Herbergsverwaltungssysteme sind Softwarelösungen, die in Herbergen zur Durchführung wichtiger Managementaufgaben und zur Überwachung des Betriebs eingesetzt werden. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über diese Systeme, wie sie funktionieren, warum sie so nützlich sind, welche Hauptfunktionen sie haben und wie viel sie kosten.

Inhaltsverzeichnis:

Warum brauchen Hostels Hostel-Management-Systeme?

Hostel-Management-Systeme ermöglichen es denjenigen, die an der Verwaltung von Hostels beteiligt sind – und ihren Mitarbeitern –, wichtige Informationen und Daten zu zentralisieren. Dies wiederum ermöglicht es Einzelpersonen, ein breites Spektrum allgemeiner Aufgaben von einem einzigen Ort aus auszuführen, was besonders wertvoll für die Effizienzsteigerung sein kann.

Wie bei anderen Unternehmen innerhalb der Gastgewerbe, Wohnheime sind geschäftige Arbeitsplätze, an denen viele Elemente gleichzeitig überwacht werden müssen. Dies kann alles umfassen, von der Verwaltung von Lagerbeständen und Reservierungen über die Zahlungsabwicklung bis hin zum Verkauf zusätzlicher Produkte oder Dienstleistungen an Kunden.

Die besten Herbergsverwaltungssysteme ermöglichen nicht nur Herbergsbesitzern und Mitarbeitern, diese verschiedenen Aspekte des Geschäfts von einem Ort aus zu verwalten, sie bieten auch die Möglichkeit für Mitarbeiter, aus der Ferne auf das System zuzugreifen, und Informationen, die innerhalb des Systems aktualisiert werden, werden automatisch aktualisiert für jeder benutzt es.

Viele Teile der Reiseindustrie sind saisonabhängig, was manchmal bedeutet, dass plötzliche Nachfragespitzen mit begrenztem Personal bewältigt werden müssen. Hostel-Management-Systeme können die Arbeit in einem Hostel einfacher und effizienter machen, während die verfügbaren Automatisierungsoptionen auch dazu beitragen können, dass sich das Personal auf andere Teile seiner Arbeit konzentrieren kann.

Was sind die Hauptfunktionen von Hostel-Management-Systemen?

Verschiedene Hostel-Management-Systeme bieten einen unterschiedlichen Funktionsumfang. Dennoch gibt es einige Kernfunktionen, die Sie in den meisten Softwarepaketen dieser Art erwarten können, wie z. B. die Möglichkeit, Reservierungen und aktuelle Verfügbarkeit im Auge zu behalten oder die Möglichkeit, verschiedene Vertriebskanäle zu verwalten.

Die meisten Hostel-Managementsysteme berücksichtigen auch die Zahlungsabwicklung und die Möglichkeit, wichtige Geschäftsdaten zu verfolgen. Gleichzeitig umfassen einige Angebote der Spitzenklasse möglicherweise Funktionen, die Sie von Point-of-Sale-Systemen erwarten würden, wie z. B. die Zahlungsabwicklung und die Zentralisierung von Leistungsmetriken und Geschäftsdaten.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über einige der wichtigsten Funktionen:

Reservierungen & Bestandsverwaltung

Die Bestandsverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil der Verwaltung jeder Unterkunft, kann jedoch in Hostels besonders wichtig sein, da diese Unterkünfte möglicherweise einzelne Betten und private Schlafsäle verkaufen. Dazu müssen die Verantwortlichen sorgfältig überwachen, wie Reservierungen gehandhabt werden, damit der Umsatz maximiert werden kann.

Darüber hinaus müssen Reservierungen so verwaltet werden, dass die Preise an die aktuelle Nachfrage angepasst werden können, Doppelbuchungen vermieden werden und alle Vertriebskanäle die korrekten Verfügbarkeitsinformationen anzeigen. Dies kann dazu beitragen, kostspielige Fehler zu vermeiden, die sich negativ auf den Ruf eines Hostels auswirken.

Herbergsverwaltungssysteme umfassen im Allgemeinen Optionen zum Verwalten von Reservierungen, zum Anzeigen von Daten in den Büchern und zum Anpassen von Preisen. Darüber hinaus könnte es auch Optionen zur Verwaltung anderer Bestände geben, etwa von Geräten oder Lebensmitteln und Getränken, um Situationen zu vermeiden, in denen wichtige Produkte oder Artikel nicht vorrätig sind.

Kanalverwaltung

Viele Herbergsverwaltungssysteme umfassen die Hauptfunktionen, die mit einer Herberge verbunden sind oder Hotel Channel Manager. Dies bedeutet, dass Benutzer in der Regel Einträge über verschiedene Vertriebskanäle hinweg überwachen können, darunter Online-Reisebüros, Hotel-Metasuchmaschinen, Social-Media-Plattformen und mehr.

Die Channel-Manager-Funktionalität Ihrer Hostel-Management-Software ermöglicht es Ihnen, einige der wichtigsten Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung dieser Vertriebskanäle zu automatisieren, wie z. B. die Anpassung der Preise an die Verfügbarkeit.

Hochwertige Lösungen ermöglichen die Integration mit Hunderten von Vertriebskanälen und die Möglichkeit, die Leistung zu verfolgen. Darüber hinaus sollte es mithilfe von Hostel-Management-Systemen möglich sein, Informationen wie Verfügbarkeit und Preise zu aktualisieren und diese Änderungen flächendeckend anzuwenden.

Video: Was ist ein Channel-Manager? 

 

Betriebsführung

Ein weiteres wichtiges Merkmal der meisten Herbergsverwaltungssysteme ist die Betriebsverwaltung, die es Herbergen und ähnlichen Unterkünften ermöglicht, viele der grundlegenden Vorgänge zu überwachen, die täglich für den erfolgreichen Betrieb des Unternehmens erfolgen müssen.

Mithilfe dieser speziellen Funktion ist es in der Regel möglich, bestimmte zu erledigende Aufgaben zu einem Arbeitsplan hinzuzufügen und diese Aufgaben verschiedenen Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitern zuzuweisen. Dies kann insbesondere für die Verwaltung und Koordinierung der verschiedenen Hauswirtschaftsaufgaben nützlich sein.

In Situationen, in denen mehrere Hostels verwaltet werden müssen, können die verschiedenen Unterkünfte innerhalb der Plattform aufgeteilt werden, sodass alle Vorgänge effizient abgewickelt werden können. Hier können möglicherweise auch Leistungskennzahlen eingesehen werden, die dazu beitragen können, Mitarbeiter auf Bereiche aufmerksam zu machen, in denen das Hostel möglicherweise seine Ziele nicht erreicht.

Was sind einige der zusätzlichen Funktionen von Hostel-Management-Systemen?

Wenn Sie verschiedene Hostel-Management-Systeme auf dem Markt vergleichen und gegenüberstellen, gibt es einige zusätzliche Funktionen, die Sie möglicherweise berücksichtigen möchten, wie zum Beispiel die folgenden:

Direktbuchungssystem

Wie andere Bereiche des Gastgewerbes neigen auch Hostels dazu, mehrere Vertriebskanäle zu nutzen, um ihre Reichweite zu maximieren. Direktbuchungen werden jedoch der profitabelste Kanal sein, da für diese Buchungen nicht die Provisionsgebühren anfallen, die üblicherweise bei Online-Reisebürobuchungen anfallen.

Vor diesem Hintergrund verfügen einige der besten Hostel-Management-Systeme über eine Direktbuchungsplattform, mit der sich Kunden über das Internet anlocken lassen. Die Hauptbuchungsseite kann auf der Website des Hostels platziert, in sozialen Medien beworben und mit E-Mail-Marketing und anderen Marketinginhalten verknüpft werden.

Buchungssysteme bieten Herbergen hervorragende Möglichkeiten zum Upselling oder Cross-Selling zum günstigsten Zeitpunkt, und es können auch Tools zur Kundenbetreuung bereitgestellt werden. Darüber hinaus kann die Gewinnung von Direktbuchungen dazu beitragen, dass Hostels eine bessere Kontrolle über Kundendaten haben, was Remarketing-Bemühungen erheblich erleichtert.

Kassensystem

EIN Kassensystem, oder Kassensystem, dient der Zahlungsabwicklung. Dies ist für jedes Hostel unerlässlich, das zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen verkauft, sei es Essen, Getränke oder Zugang zu zusätzlichen Einrichtungen. Ein Hostel-Managementsystem mit POS-Funktionen ermöglicht es Hostels, Kundenzahlungen zu verarbeiten und zu verfolgen.

Ein modernes Kassensystem sollte immer an ein Immobilienverwaltungssystem angeschlossen sein, da dies eine höhere Datenkonsistenz schafft und die Aktualität der Informationen gewährleistet. Auch wenn das Herbergsverwaltungssystem nicht über ein integriertes POS-System verfügt, sollte es in eine externe Anwendung integriert werden können.

CRM- und Marketingmanager

Die umfassendsten Hostel-Managementsysteme bieten möglicherweise Tools für das Kundenbeziehungsmanagement. Dazu könnten Kundenprofile gehören, die es ermöglichen, die Kommunikation zwischen Einzelpersonen und dem Kundendienstpersonal des Hostels zu erfassen, zu speichern und an sie weiterzuleiten. Profile können auch die persönlichen Vorlieben früherer Gäste enthalten.

Mittlerweile lässt sich diese CRM-Funktionalität auch in umfassendere Marketing-Management-Tools integrieren. In der Praxis könnte dies einem Hostel ermöglichen, maßgeschneiderte Marketingbotschaften an Kunden zu senden, sodass ihnen auf den Plattformen, für die sie am wahrscheinlichsten empfänglich sind, Angebote präsentiert werden, die sie am wahrscheinlichsten ansprechen.

Wie viel kosten Hostel-Management-Systeme?

Der Preis für Hostel-Management-Systeme kann erheblich variieren, insbesondere in einer Zeit, in der das Software-as-a-Service-Modell (SaaS) immer häufiger eingesetzt wird. Das bedeutet, dass die Software in manchen Fällen nicht direkt erworben wird, sondern über eine fortlaufende monatliche oder jährliche Abonnementgebühr bezahlt wird.

Auf Abonnementbasis bezahlte Spitzensoftware wird in der Region wahrscheinlich $20 bis $70 pro Monat kosten. Für die Bereitstellung vor Ort, bei der die Software direkt gekauft wird, kosten die Lösungen wahrscheinlich mehr als $50 und könnten weit über $100 liegen. Es gibt kostenlose Optionen, die möglicherweise für Benutzer mit sehr grundlegenden Anforderungen ausreichend sind. Diese Optionen verfügen jedoch in der Regel über begrenzte Funktionen und die Qualität des angebotenen Supports ist wahrscheinlich auch geringer.

POS-Systeme und Hostel-Management-Software

Herbergsverwaltungssysteme verfügen häufig über gemeinsame Funktionen oder bieten eine Integration mit POS-Systemen, die hauptsächlich zur Verarbeitung von Kundenzahlungen verwendet werden. Die allgemeine Bedeutung und der Wert von POS-Systemen im Gastgewerbe gehen jedoch noch weiter, insbesondere da sie zur Aktualisierung und Zentralisierung wichtiger Unternehmensdaten verwendet werden können.

In der Lektüre erfahren Sie mehr über das Thema Kassensysteme und deren Nutzen für Herbergen, Hotels und ähnliche Einrichtungen „POS-Systeme: Überblick und Bedeutung in der Hotellerie“.

Hostel-Management-Systeme und der Wert von CRM

Ein weiterer wichtiger Bereich, in dem Hostel-Management-Systeme zum täglichen Erfolg eines Unternehmens beitragen können, ist das Kundenbeziehungsmanagement. Dies ist von entscheidender Bedeutung für die Verwaltung der Kundenkommunikation, das Verständnis der Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Zielgruppe und die Bereitstellung des personalisierten Erlebnisses, das sich die Menschen wünschen.

Dieses Thema und verwandte Themen werden im Artikel mit Experteneinblicken und Meinungen von Fachleuten der Branche weiter untersucht „Ist ein CRM für die Bereitstellung personalisierter Hotelerlebnisse unerlässlich?“.

Hostel-Management-Systeme und andere wichtige Software

Obwohl Herbergsverwaltungssysteme mehrere Funktionen erfüllen, ist es unwahrscheinlich, dass sie die einzige Softwarelösung sind, die von einer erfolgreichen Unterkunft dieser Art genutzt wird. Einige andere Anwendungen oder Pakete, die möglicherweise benötigt werden, umfassen einen Vertriebskanalmanager, ein Revenue-Management-System und Reputationsmanagement-Software.

Viele weitere Informationen zu der unverzichtbaren Software für die Verwaltung von Immobilien und die Zufriedenheit der Kunden finden Sie im Artikel mit dem Titel „5 Hotelmanagement-Softwarelösungen, die jedes Hotel braucht“.

Die Vorteile von Hotel- und Hostel-Management-Software

Der Einsatz von Hostel-Management-Software und entsprechenden Hotel-Management-Softwarelösungen bietet viele bemerkenswerte Vorteile, wie z. B. die Reduzierung der Arbeitskosten, die Steigerung des Umsatzpotenzials, die Rationalisierung allgemeiner Prozesse und die Bereitstellung eines erstklassigen Gästeerlebnisses.

Lesen Sie mehr über dieses Thema und erfahren Sie mehr über die Vorteile der Verwendung von Hotel- oder Hostel-Management-Software im „Hotelmanagement-Software: Was sind die Vorteile für Hotels?“ Artikel.

Hostel-Management-Systeme fungieren als vielseitige Softwarelösungen für Betreiber von Hostels oder ähnlichen Formen der Gästebeherbergung. Sie umfassen in der Regel verschiedene Funktionen, wie z. B. Betriebsmanagement-Tools, POS-Optionen, CRM-Funktionalität und die Möglichkeit, mehrere Vertriebskanäle zu verwalten.

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Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Martijn Barten

Hallo, ich bin Martijn Barten, Gründer von Revfine.com. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Hotelbranche bin ich auf die Optimierung des Umsatzes durch die Kombination von revenue management mit Marketingstrategien spezialisiert. Ich habe revenue management und Marketingstrategien für einzelne Immobilien und Portfolios mit mehreren Immobilien erfolgreich entwickelt, implementiert und verwaltet.