Die Organisationsstruktur eines Hotels ist die Hierarchie, durch die Entscheidungen und Maßnahmen innerhalb eines Hotels getroffen werden. Man kann sie sich als kontinuierlichen Kommunikationsfluss innerhalb eines streng hierarchischen Systems vorstellen, das die Kohärenz der Nachrichten gewährleistet. Die Hotelorganisation ist ein wichtiges Element des Gastgewerbes, was zum großen Teil an der Komplexität der Branche liegt. Ein Hotel muss den Anforderungen vieler schnelllebiger Interaktionen innerhalb eines sich ständig ändernden Kundenstamms gerecht werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Organisationsstruktur eines Hotels analysieren, Organigramme interpretieren, verschiedene Rollen verstehen und vieles mehr.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist die Hotellerie?

Die Hotelbranche selbst ist ein wesentlicher Teil der größeren Organisationsstruktur der Hotels. Der Begriff befasst sich im Wesentlichen mit einem bestimmten Element der Hotelbranche – Dienstleistungen im Zusammenhang mit Übernachtungen und verwandten Elementen. Dies mag zunächst wie ein enger Fokus erscheinen. Ein Hotel, ein Motel, ein Bed & Breakfast, Luxus-Spas oder sogar Unterkünfte auf Booten würden jedoch unter den Begriff der Branche fallen.

Sie hat auch eine globale Reichweite, da viele Marken auf der ganzen Welt vertreten sind. Die Branche ist nicht nur beliebt, sondern auch einer der führenden Jobanbieter. Weitere Informationen zur Hotelbranche finden Sie unter „Hotellerie: Alles, was Sie über Hotels wissen müssen!“

Was ist Hotelmanagement?

Das Hotelmanagement ist das wichtigste organisatorische Element, das für den Betrieb eines Hotels im größeren Maßstab verantwortlich ist. Es steht im Wesentlichen an der Spitze der Organisationsstruktur des Hotels und ist die Person, die die Richtung vorgibt. Der Begriff wird jedoch genauer für den General Manager des Hotels verwendet. Diese Position leitet nicht nur das Personal an, sondern verarbeitet auch Feedback von Abteilungsleitern, die ihre eigenen Aufgaben verwalten.

Der Grad der Delegation hängt oft von der Größe eines bestimmten Hotels ab. Ein großes Franchiseunternehmen könnte eine größere Kommunikationskette zwischen Manager, Abteilungsleitern und Mitarbeitern erfordern. Weitere Informationen zum Hotelmanagement finden Sie unter „Hotelmanagement: Alles, was Sie über die Führung eines Hotels wissen müssen.“

Was ist ein Organigramm eines Hotels?

Ein Organigramm eines Hotels kann man sich als eine Karte der Hotelabteilungen und ihrer Komponenten vorstellen. Jedes Element wird in Relation zu den anderen dargestellt und zeigt, wie sie zusammenarbeiten können. Einige der Elemente in diesen Diagrammen sind die Leitung von Abteilungen, Rollen, täglich zugewiesene Aufgaben und Verantwortlichkeiten für große und kleine Projekte. Während die Diagramme immer visuell ausgerichtet sind, kann die genaue Methodik von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Baumdiagramme sind das gängigste Format. Es kann jedoch jedes System verwendet werden, das Hierarchien festlegen kann.

Warum ist ein Organigramm für Hotels wichtig?

Die Bedeutung eines Organigramms für Hotels ergibt sich aus der Komplexität der Organisationsstruktur eines Hotels. Ohne eine visuelle Darstellung von allem ist es oft ziemlich schwierig, Strategien innerhalb komplexer Systeme zu planen, zu diskutieren und umzusetzen. Hotelbetrieb sind aufgrund der Autoritätslinien, Hierarchien, wechselnden Rollen und der Gesamtstruktur normalerweise schwer im Detail zu beschreiben. Ein Organigramm kann viele dieser normalerweise schwer verständlichen Elemente auf einen Blick deutlich machen. Diese detaillierten Diagramme bieten Klarheit über die Abläufe und die Rolle einzelner Personen innerhalb der Hotelstruktur. Dies ermöglicht eine verbesserte Planung.

Video: Hotelbetriebsstruktur

Organigramm eines Hotels – Funktionen des Hotelmanagements

Sie werden oft feststellen, dass es eine größere Hotel bedeutung zu branchenüblichen Ausdrücken. Und die folgenden Begriffe haben im Zusammenhang mit Managementfunktionen eine besondere Bedeutung.

Eigentümer und Geschäftsführer

Der Geschäftsführer und der Eigentümer stehen an der Spitze der Befehlskette des Hotels. Diese beiden Rollen werden nur selten von einer einzigen Person besetzt. Dies sind zwei der wichtigsten Positionen, da von ihnen die allgemeine Politik und Geschäftsstrategie ausgehen – ebenso wie die Pläne für deren Umsetzung. Der Hotelbesitzer erstellt normalerweise die anfänglichen Richtlinien, Ziele und Standards für das Unternehmen. Der Geschäftsführer kümmert sich dann um die tägliche Arbeit, die erforderlich ist, um diese Ideen in die Realität umzusetzen. Beachten Sie, dass in kleineren Hotels normalerweise nur eine Person beide Rollen ausfüllt.

Abteilungsleiter

Abteilungsleiter sind die Personen, die die täglichen Abläufe bestimmter Abteilungen, wie z. B. Hauswirtschaft oder Personalwesen, verwalten. Sie nutzen Fachwissen innerhalb ihrer jeweiligen Nische. Abteilungsleiter sind ein wichtiger Teil der Hotellerie da sie einen Bereich bis ins kleinste Detail kennen. Ebenso übernehmen Abteilungsleiter Verantwortung für eine größere Abteilung. Der Erfolg oder Misserfolg einer bestimmten Abteilung liegt auf den Schultern ihres Managers. Delegation ist jedoch auch ein wichtiger Teil der Führungsrolle. Es geht nicht nur darum, Aufgaben und Verantwortung nach unten zu delegieren, sondern auch darum, wichtige Angelegenheiten den stellvertretenden Managern zur Kenntnis zu bringen.

Operative Mitarbeiter

Operative Mitarbeiter sind die Personen, die direkt mit Aufgaben arbeiten, wie Hotelpagen oder Mitarbeiter an der Rezeption. Sie sind die Personen, die normalerweise daran arbeiten, Strategien in die Realität umzusetzen. Sie sind verantwortlich für die Unterkunft sich für die Gäste wie zu Hause fühlen. Ebenso sind sie eine wichtige Informationsquelle über die allgemeine Meinung der Gäste. Obwohl sie in der Organisationsstruktur des Hotels weiter unten angesiedelt sind, sind sie ein wichtiges Puzzleteil. Betriebsmitarbeiter denken oft über einfache Möglichkeiten nach, die Gästezufriedenheit drastisch zu steigern. Wenn Gäste an das Hotel denken, erinnern sie sich oft an die Betriebsmitarbeiter, die Hilfe angeboten haben.

Arten von Organigrammen für Hotels

  • Hierarchisches Organigramm des Hotels: Abteilungen wie Vertrieb oder Logistik werden kategorisiert, wobei die oberste Führungsebene an der Spitze steht. Dies ist eine der traditionelleren Strukturen.
  • Funktionales Organigramm des Hotels: Positionen werden durch Funktionen und Anforderungen festgelegt. Dies birgt jedoch das Risiko, die Kommunikation zwischen Abteilungen zu stören.
  • Organigramm des Matrix Hotels: Vermeidet mögliche Verwirrungen, die in hierarchischen Diagrammen auftreten können, und ermöglicht Strukturen, die die abteilungsübergreifende Funktionalität hervorheben.
  • Organigramm des Flat Hotels: Minimiert die Vertretung der Managementebenen vom Geschäftsführer bis zum Mitarbeiter. Es fördert die Selbstverwaltung und wird daher von Start-ups bevorzugt.

5 Schritte zum Erstellen eines Organigramms für ein Hotel

Die Organisationsstruktur eines Hotels ist normalerweise recht komplex. Die folgenden fünf Schritte bieten jedoch eine einfache Möglichkeit, sie in überschaubare Teile zu unterteilen.

Definieren Sie die Struktur und Ziele des Hotels

Die Definition der Organisationsstruktur des Hotels ist die Grundlage Ihres Diagramms. Dies ist eine allgemeine Beschreibung des Diagrammtyps und Ihrer Absicht damit. Definitionen stellen sicher, dass Sie verstehen Hotelbudget Zuteilung, Wichtigkeit und Absicht. Es ist der Schlüssel, der allen Mitarbeitern genau sagt, wofür das Diagramm verwendet wird. Sie müssen alle Positionen im Hotel, die Abteilungen und die Funktionsweise der Kommunikation zwischen ihnen untersuchen. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Ziele definieren, damit Sie eine genaue Analyse darüber entwickeln können, ob Sie diese erreichen. Dies erleichtert auch die Umsetzung durch den Mitarbeiter.

Organisationsstruktur eines Hotels – Definieren Sie die Struktur und Ziele des Hotels

Skizzieren Sie die wichtigsten Rollen und Abteilungen im Hotel

Die Auflistung der wichtigsten Rollen und beteiligten Abteilungen gibt Aufschluss darüber, was jede Abteilung leisten kann. Auch die Positionen der oberen Führungsebene sollten klar ersichtlich sein. Die Bedeutung dieses Elements ergibt sich aus der Tatsache, dass es die dynamischen Elemente Ihrer Hotelorganisationsstruktur auflistet. Sie sind die grundlegenden Komponenten des Diagramms. Die wichtigsten Punkte, die in diesem Schritt zu berücksichtigen sind, sind Kommunikation und Berichtsbeziehungen. Zeigen Sie die Funktion jedes Elements zusammen mit der Hierarchie und wie es sich auf alles bezieht. Einige Beispiele für die aufgelisteten Elemente könnten das Housekeeping oder das Front Office sein.

Entwerfen Sie das Organigramm

Die Gestaltung des Diagramms Ihrer Hotelorganisationsstruktur erfolgt in der Regel mit computergestützten Hoteltechnik. Es sollte eine klare und leicht verständliche visuelle Darstellung entstehen. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da hier das visuelle Element verfestigt wird. An diesem Punkt verbessern Sie die Art und Weise, wie die Informationen kommuniziert werden. Sie sollten oben mit der Geschäftsleitung beginnen und sich dann nach unten zu den Abteilungsleitern vorarbeiten. Listen Sie als Nächstes die einzelnen Rollen jeder Abteilung auf. Veranschaulichen Sie auch abteilungsübergreifende Teams und andere einzigartige Elemente. Es ist wichtig, Kommunikationswege und Berichtsbeziehungen hervorzuheben. Streben Sie ein selbsterklärendes visuelles Design an.

Überprüfen und validieren Sie Ihre Arbeit

Wenn Sie Ihre Arbeit überprüfen und validieren, korrigieren Sie nicht einfach nur kleine Fehler. Vielmehr bietet Ihnen dieser Schritt auch die Möglichkeit, sich an Feedback anzupassen. Dies ist eine wichtige Phase, um die Gesamtumsetzung Ihres Konzepts zu überprüfen. Nutzen Sie Mitarbeiterbewertungen und optimieren Sie Daten und Präsentation gleichermaßen, um ein optimiertes Organigramm zu erstellen. Sie sollten sich auch besonders viel Zeit nehmen, um alles mit der Geschäftsleitung und den Abteilungsleitern durchzugehen. Sie möchten das Feedback der im Diagramm dargestellten Personen sowie der für die Aufgabendelegation Verantwortlichen nutzen, um die Ziele des Hotels zu erreichen.

Organisationsstruktur des Hotels – Überprüfen und validieren Sie Ihre Arbeit

Verteilen und Aktualisieren des Diagramms

Verteilen und aktualisieren Sie Ihre Arbeit, wenn sie fertig ist, mit den Methoden, die die volle Verfügbarkeit am besten gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass die Leute auch verstehen, dass sie kontinuierlich aktualisiert wird. Die Verteilung ist kein einmaliges Ereignis, sondern etwas, das immer dann geschieht, wenn sich die Organisationsstruktur des Hotels ändert. Ebenso können sich Elemente bei der Umsetzung neuer Pläne jederzeit ändern, beispielsweise während Hotelwartung. Die kontinuierliche Aktualisierung des Diagramms und die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie auf diese Aktualisierungen zugreifen können, ist ein wesentlicher Bestandteil der Erstellung eines Organigramms. Das Diagramm sollte immer dynamisch bleiben und das Wachstum des Hotels hervorheben.

Die Organisationsstruktur eines Hotels basiert auf einzelnen Abteilungen

Die Organisationsstruktur eines Hotels besteht aus Personen, Positionen und Abteilungen. Die ordnungsgemäße Organisation und Dokumentation Ihres Hotels setzt voraus, dass Sie alle diese Bereiche vollständig verstehen. Abteilungen verdienen jedoch besondere Aufmerksamkeit, da sie häufig als Knotenpunkte für bestimmte Aufgaben und Gästeeindrücke fungieren. Sie sollten sich die Zeit nehmen, um zu lernen, wie Abteilungen wie die Rezeption oder das Housekeeping funktionieren. Ebenso verfolgen Sie Hoteltrends und wie sie Abteilungen verbessern können. Mehr über die Abteilungen eines Hotels erfahren Sie im Artikel „Hotelabteilungen: Erfahren Sie mehr über alle Bereiche eines Hotels.“

Beispiel: Organigramm der F&B-Abteilung eines Hotels

Organisationsstruktur eines Hotels und Einstellungsverfahren

Die Personalbesetzung in Hotels hat offensichtliche Verbindungen zu Elementen wie Hotelfinanzierung. Sie sollten jedoch auch bedenken, wie sich der Einstellungsprozess auf Ihre gesamte Hotelorganisationsstruktur auswirkt. Ein Vorteil von Organigrammen besteht darin, dass Sie leicht erkennen können, in welchen Bereichen Sie mehr Mitarbeiter gebrauchen könnten. Es ist eine solide Grundlage für Vorstellungsgespräche. Sie wissen, warum und wo Sie Mitarbeiter benötigen, und können dies mit den Bewerbern besprechen. Wie der Einstellungsprozess in der Hotellerie funktioniert, erfahren Sie im Artikel „Personalbesetzung im Gastgewerbe: So stellen Sie die besten Mitarbeiter im Gastgewerbe ein!“

Die Organisationsstruktur eines Hotels ist komplex, aber die Komplexität ist beherrschbar. Wenn Sie die hier gefundenen Informationen verwenden, können Sie ein Diagramm, einen Plan und ein Ziel erstellen. Gehen Sie dann die interessantesten organisatorischen Punkte an.

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Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Martijn Barten

Hallo, ich bin Martijn Barten, Gründer von Revfine.com. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Hotelbranche bin ich auf die Optimierung des Umsatzes durch die Kombination von revenue management mit Marketingstrategien spezialisiert. Ich habe revenue management und Marketingstrategien für einzelne Immobilien und Portfolios mit mehreren Immobilien erfolgreich entwickelt, implementiert und verwaltet.