Silos aufbrechen: Kommerzielle und Finanzanalysen zum Wohle aller zusammenführen

Im heutigen komplexen und wettbewerbsintensiven Hotel- und Gaststättengewerbe ist Selbstzufriedenheit keine Option. Datengestützte Entscheidungsfindung ist für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

In den meisten Organisationen sind kommerzielle Analysen die Domäne von Vertrieb, Marketing und insbesondere revenue management. Finanzdaten werden von Buchhaltungs- und Finanzteams genutzt, die sich auf Kosten, Rentabilität und die allgemeine finanzielle Gesundheit konzentrieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum und wie diese Datentypen von Finanz- und Handelsteams gemeinsam genutzt werden sollten, um einen integrierten Ansatz für die Datennutzung zu entwickeln, mit dem das Umsatzwachstum und die Gewinnspanne maximiert werden können.

Die Kombination von Handels- und Finanzanalysen erklärt

Lassen Sie uns zunächst skizzieren, worauf sich diese Begriffe beziehen.

Daten aus kommerziellen Analysen stammen aus Systemen, die den Kern des kommerziellen Betriebs eines Hotels bilden, darunter PMS, RMS, Benchmarking- und Rate-Shopping-Tools und andere. Kommerzielle Analysen beziehen sich auf Daten und Datenvisualisierungen im Zusammenhang mit der kommerziellen Leistung des Unternehmens, einschließlich Informationen zum Aufbau des Unternehmens.

Zum Beispiel:

• Aufschlüsselungen wie Segmentierung, Kanäle, Preiscodes, Zimmertypen, Zimmerbelegung
• Verhaltensdaten einschließlich Vorlaufzeit, Aufenthaltsdauer, wochentagsbezogene Produktionsmuster
• Statistiken zu Treuebeiträgen, durchschnittlichem Buchungswert, kostenlosem Upgrade-% usw.
• Alle oben genannten Punkte sind miteinander und mit bestimmten Aufenthalts- und/oder Buchungszeiträumen verknüpft.

Finance Analytics nutzt Daten aus dem Buchhaltungssystem (ERP) des Unternehmens und konzentriert sich darauf, Erkenntnisse zu Kosten, Rentabilität und Investitionen zu liefern.

Zu den relevanten Informationen gehören:

• Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV)
• Aufschlüsselung der Ausgaben nach Abteilung, Kostenart usw.
• Rentabilität im gesamten Hotel und nach Verkaufsstelle

Durch die Zusammenführung dieser beiden Analysearten, die derzeit in den meisten Organisationen getrennt sind, können Hotels ein klareres Bild davon erhalten, wie sich kommerzielle Aktivitäten und Entscheidungen auf die finanzielle Gesundheit des Unternehmens auswirken und umgekehrt. Auch die Verwendung kommerzieller Daten, um Finanzdaten einen Kontext zu geben und umgekehrt, hilft Geschäftsanwendern, die wichtigste Folgefrage in Bezug auf Daten und Analysen zu beantworten: „Warum?”.

Beispielsweise kann eine kommerzielle Aufschlüsselung nach Segmentierung und Kanal Aufschluss darüber geben, warum die Rentabilität der Zimmerabteilung vergleichsweise hoch oder niedrig ist.

Die Vorteile der Verbindung von Handels- und Finanzanalysen?

• Ganzheitliche Geschäftsansicht. Wenn kommerzielle und finanzielle Analysen an einem Ort, sogar in einem Dashboard, zusammengeführt werden, erhalten Benutzer beider Seiten des Unternehmens eine ganzheitliche Geschäftsansicht und verwenden dieselbe zuverlässige Informationsquelle für dieselben Daten. Dies ermöglicht ein tieferes Verständnis dafür, wie sich betriebliche Entscheidungen in beiden Abteilungen auf die finanziellen Ergebnisse auswirken. Dies ist entscheidend für die abteilungsübergreifende Abstimmung und stellt sicher, dass Entscheidungen, die in einem Bereich getroffen werden, die Leistung in einem anderen Bereich nicht negativ beeinflussen.
• Verbesserte Prognosen und Budgetierung. Kommerzielle Analysen konzentrieren sich oft auf Echtzeittrends, aber in Verbindung mit Finanzanalysen können Hotels bessere und fundiertere Prognosen erstellen. Anstatt sich beispielsweise nur auf den Umsatz zu konzentrieren, können Sie die damit verbundenen Kosten berücksichtigen, um die tatsächliche Rentabilität eines bestimmten Segments oder Kanals zu verstehen. Dies wiederum verbessert Budgetentscheidungen und die Ressourcenzuweisung.
• Bessere Rentabilität. Umsatzwachstum ist zwar wichtig, muss aber mit einem effektiven Kostenmanagement einhergehen. Durch die Zusammenführung dieser Analysen können Hotels erkennen, wo sie auf der Jagd nach Umsatz möglicherweise die Rentabilität opfern, z. B. durch höhere Akquisitionskosten, die sich nicht in profitableren Buchungen niederschlagen.
  Ein klares Verständnis der gesamten Kosten- und Umsatzdynamik verschiedener Vertriebskanäle bedeutet, dass Hotels Preismodelle und Kanalmanagementstrategien wählen können, die den Gewinn maximieren.
• Verbesserte Entscheidungsfindung. In einer integrierten Umgebung werden Entscheidungen beispielsweise über Marketinginvestitionen, Preisstrategien und Ressourcenzuweisung aus finanzieller Sicht getroffen, um sicherzustellen, dass die Entscheidungen zur Gesamtrentabilität und Nachhaltigkeit des Hotels beitragen.

So bringen Sie Finanz- und Handelsanalysen zusammen

Es dürfte keine Überraschung sein, dass Technologie die effektivste Lösung für diese Herausforderung darstellt.

Schritt 1: Datenintegration

Beginnen Sie damit, die Datensilos aufzubrechen. Sowohl Finanz- als auch Geschäftsdaten müssen abteilungsübergreifend verfügbar und gemeinsam nutzbar sein. Dies kann zwar manuell erfolgen, aber erst mit einem Business Intelligence-Tool können Sie die Daten effektiv und sinnvoll zusammenführen und auf die vielen verschiedenen Arten nutzen, die ihnen einen Mehrwert bieten. Dadurch entfallen auch die Kosten und der Zeitaufwand für einen manuellen Prozess, um die Daten so zu extrahieren und zu strukturieren, dass sie wertvoll werden.

Schritt 2: Schlüsselmetriken definieren

Der Erfolg dieser Verbindung hängt davon ab, die richtigen Kennzahlen zu ermitteln und sie an den richtigen Standorten verfügbar zu machen. Konzentrieren Sie sich bei kommerziellen Analysen auf Umsatztreiber wie RevPAR, ADR und Belegungsraten. Integrieren Sie auf der finanziellen Seite Kosten, Rentabilität pro Segment und Vertriebskostenkennzahlen. Durch die Zusammenführung dieser Schlüsselkennzahlen können Hotels die tatsächliche Leistung und Rentabilität jeder betrieblichen Entscheidung überwachen.

Schritt 3: Zusammenarbeiten

Ein Verständnis zwischen den Teams entsteht nicht immer von selbst. Abgestimmte KPIs und regelmäßige funktionsübergreifende Meetings tragen dazu bei, dass beide Seiten die Auswirkungen ihrer Entscheidungen auf die jeweils andere Seite verstehen.

Schritt 4: Automatisieren und anpassen

Wenn Sie diesen Schritt erreicht haben, werden Sie feststellen, dass ein manueller Prozess zum Zusammenführen der Daten Ihnen nicht die Effizienz bringt, die Sie für eine effektive Umsetzung benötigen. Da jedes Unternehmen anders ist und jeder Geschäftsbenutzer unterschiedliche persönliche Vorlieben hinsichtlich der Nutzung von Analysen hat, benötigen Hotels flexible Tools, mit denen sie anpassbare Dashboards erstellen können, in denen sie Daten und Visualisierungen sowohl aus den kommerziellen als auch aus den finanziellen Bereichen und Quellen kombinieren können. Durch Automatisierung werden manuelle Arbeit und Fehler reduziert und Konsistenz gewährleistet.

Schritt 5: Regelmäßige Analyse und Anpassung

Eine ständige Feedbackschleife ist entscheidend. Durch regelmäßige Überprüfung der integrierten Analysen und durch die Bestätigung der Genauigkeit und Schlussfolgerungen der anderen Partei durch beide Parteien können Trends schneller erkannt, Ineffizienzen aufgedeckt und bei Bedarf datengesteuerte Anpassungen vorgenommen werden. Ob es sich nun um die Umverteilung des Budgets, die Überarbeitung von Preisstrategien oder die Anpassung von Marketingbemühungen handelt – die Verbindung von kommerziellen und finanziellen Daten stellt sicher, dass diese Änderungen sowohl auf der operativen Leistung als auch auf der finanziellen Gesundheit basieren.

Einige Beispiele, wie ganzheitliche Daten einem Hotelbetrieb helfen können

• Prognosen: Wenn kommerzielle Analysen mit Finanzanalysen kombiniert werden, können Hotels nicht nur den Umsatz, sondern auch die Rentabilität prognostizieren. Dies führt zu realistischeren, umsetzbaren Prognosen, die die tatsächliche finanzielle Leistung des Hotels widerspiegeln. Hotels lernen vorherzusehen, wie sich Betriebskosten und Gemeinkosten auf die gesamten finanziellen Ergebnisse auswirken.
• Verbesserte Budgetpräzision: Durch die Abstimmung zukünftiger Umsatzprognosen mit Kostendaten können Hotels ihre Ressourcen besser zuweisen. Wenn beispielsweise eine Marketingkampagne in der Vergangenheit eine hohe Auslastung, aber aufgrund hoher Vertriebskosten eine geringe Rentabilität erzielte, können Hotels entweder ihre Leistungsprognose genauer anpassen, profitablere Kanäle für die Kampagne nutzen oder die Buchungsbedingungen einschränken, um die Verdrängung profitablerer Buchungen zu begrenzen.
• Szenarioanalyse: Hotels können modellieren, wie sich verschiedene Geschäftsstrategien (Preisanpassungen, Änderungen im Vertriebsmix usw.) auf Umsatz und Kosten auswirken. Diese Vorhersagefähigkeit hilft dem Management, unterschiedliche Marktbedingungen vorherzusehen und entsprechend zu planen.
• Risikomanagement: Langfristige Prognosen werden zuverlässiger, wenn sie die finanziellen Risiken berücksichtigen, die mit geschäftlichen Entscheidungen einhergehen. Durch die Integration von Finanzanalysen wie Break-Even-Punkten und tatsächlichen Fix- und variablen Kosten können Hotels potenzielle Risiken erkennen, die mit ihren Geschäftsstrategien verbunden sind. Dies hilft, negative Finanzergebnisse zu vermeiden oder zu begrenzen, indem eine konservativere oder aggressivere Finanzplanung ermöglicht wird.
• Bessere Kapitalallokation. Hotels können Kapital strategisch den profitabelsten Initiativen zuteilen. Dies kann Investitionen in Marketingkampagnen, den Ausbau von Dienstleistungen oder die Renovierung von Einrichtungen bedeuten. Das Verständnis sowohl des Umsatzpotenzials als auch der Kostenauswirkungen stellt sicher, dass Kapital dort eingesetzt wird, wo es langfristig die höchste Rendite bringt.

Abstimmung kommerzieller und finanzieller Analysen für den Hotelerfolg

Die Zusammenführung kommerzieller und finanzieller Analysen ist für Hotels, die ihre Leistungsfähigkeit steigern möchten, kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit. Hotels, die ihre kommerziellen Aktivitäten besser auf ihre finanziellen Ziele ausrichten können, sind besser in der Lage, ihre Rentabilität zu optimieren, die Entscheidungsfindung zu verbessern und langfristiges Wachstum aufrechtzuerhalten.

Durch die Kombination von Erkenntnissen aus beiden Welten können Hotels sicherstellen, dass jede Buchung, Marketingkampagne und Investition zu besseren finanziellen Ergebnissen und einer nachhaltigen Zukunft führt.

Kostenlose Checkliste: Beginnen Sie mit der Nutzung von Daten bei der Entscheidungsfindung in Ihrem Hotel

Die Nutzung von Daten zur Gewinnung von Erkenntnissen und Entscheidungen in Ihrem Hotel kann Sie auf geschäftlichen Erfolg vorbereiten, die Zufriedenheit Ihrer Gäste steigern und Kosten senken. Diese Checkliste bietet einen Ausgangspunkt für Hoteliers, die neu in der Datenanalyse in der Hotelbranche sind.

Klicke hier zum herunterladen die Checkliste „Beginnen Sie mit der Nutzung von Daten bei der Entscheidungsfindung in Ihrem Hotel“.