Top-Tipps für die Vermarktung und den Verkauf von Konferenz- und Veranstaltungsräumen

„Verkaufen Sie Erfahrungen. Nicht Platz.“

Nutzen Sie Ihr Vertriebsteam, um potenziellen Kunden beizubringen, wie sie die bestmögliche Veranstaltung organisieren können. Das ist Ihre goldene Eintrittskarte, um aus der Masse der schönen Immobilien herauszustechen.

Unabhängige Hotels, das ist Ihre Chance, zu glänzen. Im Gegensatz zu Markenketten haben Sie die Flexibilität, auf Ihrer Website hervorzuheben, was Sie wirklich auszeichnet: die Fachkompetenz Ihres Teams.

Zu viele Hotels entgehen Einnahmen, weil sie das Wissen ihres Teams nicht zur Schau stellen. Viele unserer Partner stellen fest, dass über die Hälfte ihrer kleinen Meeting-Möglichkeiten von Planern mit wenig bis gar keiner Erfahrung kommen. Diese Neulinge haben eine Menge Fragen und brauchen eine helfende Hand, aber die meisten Hotel-Websites sind auf erfahrene Planer ausgerichtet, die bereit sind, eine RFP einzureichen.

Hier ist eine Herausforderung:

• Besuchen Sie Ihre eigene Website, als wären Sie ein Planungsneuling, der gerade mit seiner Recherche beginnt. Wie benutzerfreundlich ist sie?
• Bieten Sie Ressourcen, FAQs, ein einfaches Formular für Anfragen oder Lehrvideos an?

Interessenten möchten mit Menschen zusammenarbeiten, denen sie vertrauen. Ermutigen Sie Ihr Vertriebsteam, sein Fachwissen und seine Persönlichkeit in den sozialen Medien zu teilen, insbesondere auf LinkedIn, wo ein Video-Feed-Tab ähnlich wie bei TikTok eingeführt wird. Es ist ein unglaubliches Tool für Fachexperten, um potenzielle Kunden zu informieren.

Der Verkauf wird viel einfacher, wenn potenzielle Kunden bereits wissen, wer Sie sind. Seien Sie also mutig, informieren Sie sich und lassen Sie das Fachwissen Ihres Teams zum Differenzierungsmerkmal werden.“

„Entscheider von Unternehmen anzusprechen, die an der Anmietung von Konferenz- und Veranstaltungsräumen interessiert sein könnten, kann eine ziemliche Herausforderung sein. Darüber hinaus kann die Konkurrenz groß sein, insbesondere in den größeren Städten.

Was digitale Marketingkanäle angeht, ist LinkedIn für die meisten die erste Wahl, da es Möglichkeiten gibt, auf Stellen- und Unternehmensebene zu zielen, und die Anzeigen Platz für visuelle Elemente bieten. Sie müssen jedoch über ein angemessenes Budget und eine ausreichend große Zielgruppe verfügen. Damit sich das ausgegebene Budget lohnt, wäre es großartig, wenn die Geschäftsgäste auch über Nacht bleiben würden. Denken Sie bei Ihrer Verpackung und Ihren Botschaften daran.

Da LinkedIn zu Microsoft gehört, könnte Werbung über Bing mit LinkedIn-Targeting eine Alternative sein.

Wenn Sie nur lokale Unternehmen anziehen möchten, ist es vielleicht besser, eine Veranstaltung zu organisieren, zu der Sie die Unternehmen einladen, die Sie ansprechen möchten. Sie können ihnen eine Führung durch die Immobilie geben und auf persönlicher Ebene Kontakte knüpfen.“

„Beginnen Sie mit der Bündelung von Paketen, um den Planungsprozess zu vereinfachen und den klaren Mehrwert hervorzuheben. Wenn Sie Pauschalpreise anbieten, die Zimmer, Essen, AV und Tagungsräume abdecken, können Kunden Ihr Angebot leichter verstehen und wertschätzen. Als ich bei Dolce Hotels and Resorts war, vereinfachten unsere kompletten Tagungspakete die Entscheidungsfindung und machten unsere Dienstleistungen attraktiver. Darüber hinaus sorgen einzigartige Mehrwertveranstaltungen wie Iron Chef-Wettbewerbe, Chefs Tables und Essenswettbewerbe dafür, dass die Teilnehmer bei der Sache bleiben und mehr für das Anwesen ausgeben, was ihr Erlebnis verbessert und zusätzliche Einnahmen bringt.

Die Konzentration auf Teambuilding-Aktivitäten kann jeder Veranstaltung einen erheblichen Mehrwert verleihen. Die Bereitstellung einer Vielzahl maßgeschneiderter Teambuilding-Übungen erfüllt die spezifischen Bedürfnisse der Kunden und bereichert ihr Gesamterlebnis. Bei Dolce waren unsere maßgeschneiderten Teambuilding-Aktivitäten ein Schlüsselfaktor für unseren Erfolg und gaben den Kunden zusätzliche Gründe, sich für unsere Veranstaltungsorte zu entscheiden. Es ist auch wichtig, Ihre Fähigkeit hervorzuheben, flexible und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Präsentieren Sie vergangene Veranstaltungen, um Ihre Flexibilität und Kreativität zu veranschaulichen und potenziellen Kunden zu helfen, sich die Möglichkeiten vorzustellen.

Um Glaubwürdigkeit und Vertrauen aufzubauen, ist es wichtig, Erfahrungsberichte und Fallstudien früherer Kunden zu nutzen. Das Teilen von Erfolgsgeschichten und positivem Feedback unterstreicht Ihre Erfolgsbilanz bei der Bereitstellung nahtloser Services und unvergesslicher Erlebnisse. Bei Dolce spielten Erfahrungsberichte zufriedener Kunden eine entscheidende Rolle bei der Gewinnung neuer Kunden. Darüber hinaus ist eine effektive Nutzung digitaler Marketing- und Social-Media-Kanäle wirkungsvoll. Führen Sie gezielte Online-Kampagnen durch und sprechen Sie potenzielle Kunden über Social-Media-Plattformen an, um Ihre einzigartigen Angebote und erfolgreichen Events in der Vergangenheit zu präsentieren. Echtzeit-Updates und Inhalte hinter den Kulissen sorgen für erhebliches Interesse und Engagement.

Und schließlich können Sie mit detaillierten Besichtigungen und virtuellen Rundgängen durch Ihre Veranstaltungsräume einen erheblichen Eindruck hinterlassen. Diese immersiven Vorschauen helfen potenziellen Kunden, sich ihre Veranstaltungen an Ihrem Veranstaltungsort vorzustellen, und erhöhen so die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich dazu verpflichten. Bei Dolce konnten Kunden durch virtuelle Besichtigungen unsere Räumlichkeiten aus der Ferne erkunden, was ihnen den Entscheidungsprozess erleichterte. Indem Sie Pakete bündeln, ansprechende Veranstaltungen erstellen, sich auf Teambuilding konzentrieren, individuelle Anpassungen anbieten, Erfahrungsberichte nutzen, digitales Marketing einsetzen und immersive Besichtigungen anbieten, können Sie Ihre Konferenz- und Veranstaltungsräume effektiv vermarkten und verkaufen und so dauerhafte Kundenbeziehungen aufbauen.“

„Zeigen Sie, dass das Angebot einzigartig ist. Lassen Sie den Leser beim Erstellen von Inhalten in das Erlebnis eintauchen, das ihm Spaß machen wird. Stellen Sie Bilder zur Verfügung und stellen Sie sicher, dass Ihre sozialen Netzwerke das Erlebnis widerspiegeln, das Sie verkaufen.“

„Das hängt von Ihrem Zielmarkt ab. Aus Marketingsicht ist es entscheidend, den Vertrieb bei der Reichweite und Kommunikation zu unterstützen. Das Marketing kann dabei helfen, B2B-Newsletter zu erstellen, indem Segmente aus dem Vertriebs-CRM exportiert werden, gezielte Google Ads/PPC-Kampagnen durchzuführen, Social-Media-Kampagnen (insbesondere für gesellschaftliche Ereignisse wie Hochzeiten/Lebensereignisse), gezielte EproDirect- oder ConventionPlanIt-Kampagnen durchzuführen, eine Partnerschaft mit HotelPlanner zu vereinbaren und Flyer/Videos zum Thema Tagungsräume zu erstellen.“

„Die Planung einer Firmenveranstaltung ist ein sehr komplexer Prozess mit vielen beweglichen Teilen. Sie können die Arbeit des Meeting-/Eventplaners vereinfachen, indem Sie:

• Sorgen Sie für gute Website-Inhalte zu Ihren Meetings und Events. Gestalten Sie diese so ausführlich wie möglich und geben Sie Informationen wie Grundrisse, unterschiedliche Konfigurationen, audiovisuelle Geräte, Informationen zu WLAN usw. an.
• Bereitstellung einer RFP-Funktion auf der Website mit der Möglichkeit zur sofortigen Beantwortung von Informationen.
• Zeigen Sie Ihren Verfügbarkeitskalender für Veranstaltungsräume und Gruppenunterkünfte an, der mit dem PMS der Unterkunft und seinem Verkaufs- und Cateringmodul verknüpft ist.
• Mit der Möglichkeit, Meeting-/Event-pages über das CMS (Content Management System) der Website zu erstellen, können Sie maßgeschneiderte Event-pages mit einer eingebetteten Buchungsmaschine und ausgehandelten Gruppenpreisen erstellen. Einer unserer Kunden hatte über 5.000 solcher Event-pages, sodass Meeting-Planer den Teilnehmern ein Event-page mit Tagesordnung, Event-Informationen, Buchungsfunktionen usw. senden konnten.
• Für kleinere Unternehmensgruppen sollten Hoteliers eine Gruppenbuchungsmaschine wie GroupSync Engage auf ihrer Unterkunftswebsite aktivieren. GroupSync von Groups360 wurde entwickelt, damit Hotels die direkte Buchung von Gästezimmern und Hotelkonferenzräumen anbieten können, und wird von vielen unabhängigen, kleineren, mittelgroßen und großen Marken wie Accor, IHG, Hilton und Marriott verwendet.

Die Vermarktung Ihrer Tagungs- und Veranstaltungsräume sowie Ihres Produkts ist ganz einfach:

• Erstellen Sie wie bereits erwähnt einen umfangreichen Bereich für Meetings und Events auf der Website der Unterkunft und optimieren Sie ihn für SEO.
  Starten Sie Suchmarketingkampagnen rund um Ihr Meeting-Produkt. Meeting-Planer suchen nach einer Reihe von Schlüsselwörtern, die mit Meetings in Zusammenhang stehen, beispielsweise „Konferenzhotel in der Innenstadt von Houston“ usw.
• Starten Sie B2B-Content-Marketing-Initiativen rund um Ihr Meeting-Produkt, um Unternehmensgruppenplaner einzubinden: LinkedIn-Posts und Fallstudien, Whitepaper, Vorträge und Panel-Teilnahmen bei Konferenzen, Preisverleihungen, Gewinnspiele usw.
• Nehmen Sie an den Cvent-Marketinginitiativen teil.

Ähnlich wie die Tentakeln eines Oktopus macht Ihr B2B-Marketing das Hotel, sein Tagungsprodukt und sein Wertversprechen bekannt und spielt eine wichtige Rolle dabei, Tagungs- und Veranstaltungsplaner zu gewinnen und davon zu überzeugen, sich für Ihr Hotel zu entscheiden.“

„Bei RevenYou arbeiten wir mit kleinen und unabhängigen Unterkunftsanbietern zusammen. Der größte Fehler, den sie unserer Beobachtung nach machen, ist, dass sie keine oder veraltete Fotos haben. Menschen sind sehr visuell veranlagt und möchten daher sehen, was sie kaufen möchten.

Wenn Ihre Fotos alt, veraltet und verschwommen sind, wird niemand aufhören, zu scrollen, um sich Ihren Eintrag anzusehen. Wenn Sie ein Fotoshooting arrangieren, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Räume in Szene zu setzen. Richten Sie sie so ein, wie Sie es für verschiedene Veranstaltungen tun würden. Sitzungssaal, Kabarett, Theater, Abendessen. Fügen Sie die Blumen und die Tischdekoration hinzu. Nehmen Sie sich die Zeit, die Tischdecken zu bügeln und die Beleuchtung anzubringen. Verstecken Sie die Kabel, klappen Sie die Toilettensitze herunter und entfernen Sie die Mülleimer.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Fotograf eine Vielzahl von Aufnahmen macht. Querformat für Online-Reisebüros und Hochformat für soziale Medien. Aktualisieren Sie Ihre Broschüre jährlich und stellen Sie sicher, dass sie auf Ihrer Website heruntergeladen werden kann, damit Leute, die abends um 21 Uhr nach ihnen suchen, sofort Antworten finden und nicht warten müssen, bis Sie am nächsten Tag ins Büro kommen.

Sobald Sie großartiges Werbematerial und tolle Fotos haben: Investieren Sie in die Schulung Ihres Personals. Kann die Person, die ans Telefon geht, verkaufen? Bei RevenYou haben wir kürzlich eine Reihe von Anrufen bei Wettbewerbern getätigt, die ausschließlich auf Veranstaltungen basierten, und waren schockiert über die Art und Weise, wie das Telefon beantwortet wurde. Von zehn angerufenen Hotels haben wir nur von fünf Broschüren erhalten. Eines sagte uns, die Person, mit der wir sprechen mussten, sei in Besprechungen (so viele Besprechungen), ein anderes wusste nicht, wie es unseren Anruf weiterleiten sollte, und ein drittes konnte uns nur helfen, wenn wir unsere Anfrage per E-Mail schickten. Zwei gingen nicht ans Telefon oder antworteten auf Voicemails. Wir hätten nur einen Veranstaltungsort gebucht, aufgrund des Vertrauens, der Begeisterung und des echten Interesses, das der Verkäufer an unserer Veranstaltung hatte. Wissen Sie, gegen wen Sie antreten und wie Sie mehr verkaufen können als sie.

Erstellen Sie als Nächstes eine Liste potenzieller Kunden basierend auf früheren Benutzern, verlorenen Anfragen, zukünftigen Veranstaltungen, Touren und Gruppen, wichtigen Agenturen und wichtigen Unternehmen, die in Ihrer Gegend unterwegs sind. Rufen Sie Ihren besten Verkäufer an und stellen Sie sicher, dass jeder Anruf durch das Senden Ihres Werbematerials nachverfolgt wird. Führen Sie ein Protokoll Ihrer Anrufe und der Gespräche, die Sie geführt haben, damit Sie die Anrufliste nächste Woche und nächsten Monat erneut aufrufen können.“

„Stellen Sie fest, wer Ihren Raum tatsächlich benötigt. Die Größe und Atmosphäre eines Raums bestimmen oft, wer ihn am besten nutzen kann.

Nachdem Sie dies getan haben, ermitteln Sie Ihren TAM (Total Addressable Market) – welcher ist der größte Markt, den Sie mit diesem Raum ansprechen können? Zum Beispiel Hochzeiten, Geschäftsveranstaltungen, kleine Boutique-Ausstellungen? Bestimmen Sie den Massenmarkt.

Entwickeln Sie nun ein Landing-page, das auf die Probleme und Bedürfnisse dieses TAM zugeschnitten ist. Möglicherweise haben Sie ein oder mehrere „TAMs“, entwickeln Sie daher ein paar Landing-pages, die diesen Markt ansprechen.

Führen Sie jetzt einen Testlauf durch – Nutzen Sie Facebook-Anzeigen (und Google-Anzeigen, wenn die Keyword-Suche nach einem bestimmten Suchbegriff hoch ist, der mit der Suchanfrage Ihres TAM bei Google übereinstimmt). Platzieren Sie eine Anzeige mit NULL interessenbasiertem Targeting (um die größte Reichweite bei den niedrigsten Kosten pro Klick zu erzielen) mit einer Anzeige, die speziell einen TAM auffordert, Ihren Raum für den beabsichtigten Endzweck (Büroveranstaltung, Ausstellung, Gala usw.) zu nutzen. Qualifizieren Sie den Markt auf Anzeigenebene.

Beobachten Sie nun die Klickrate und die Konvertierungsrate auf einer Landingpage page. Wer die höchsten Konvertierungen und die höchste Klickrate auf die Anzeige hatte, gibt Ihnen einen Hinweis darauf, wer Ihren Platz am attraktivsten finden könnte. Reden Sie beim Verkaufsgespräch nicht einfach nur Unsinn. Stellen Sie gezielte Fragen wie „Warum haben Sie auf die Anzeige geklickt und nachgefragt?“, „Wofür möchten Sie den Platz nutzen?“, „Warum möchten Sie unseren Platz und nicht einen anderen nutzen?“ usw. Dies sind wichtige Informationen, die Ihnen helfen, Ihren Zielmarkt besser zu verstehen und Ihre Kampagne zu optimieren.

Nutzen Sie diese Daten nun, um diese Nische gezielter anzusprechen und ein unwiderstehliches Angebot zu erstellen, das abzulehnen für Ihre Kunden dumm wäre.

—-

Wenn Sie wenig Geld für Werbung haben, können Sie Event-Hosts auf Websites wie meetup.com kontaktieren und Ihren Raum mit etwas Kostenlosem zur Miete anbieten, um das Angebot zu versüßen und die Bekanntheit Ihres Raums zu steigern. Sie können dann den Inhalt dieser Events aufzeichnen und Ihre Posts für 1 TP365 T1 pro Tag ohne interessenbasiertes Targeting steigern, um die größtmögliche Reichweite zu erzielen.

Wer Ihre Inhalte länger als 501 TP364T ansieht, sollte ein weiteres Video mit Erfahrungsberichten erhalten.

Wer sich dieses Video über 50% ansieht, sollte ein unwiderstehliches Verkaufsangebotsvideo erhalten, das mit den genauen Worten beginnt: „Hey, ich sehe, Sie haben sich unsere Videos angesehen und wir dachten, dass Sie vielleicht daran interessiert sind, die Räumlichkeiten zu mieten … [Angebot präsentieren] … [Call-to-Action hinzufügen].“.“

„Eine bewährte Vorgehensweise wäre, einzigartige Merkmale wie Standort, Technologie und Flexibilität hervorzuheben.

Nutzen Sie dann virtuelle Rundgänge, um den Raum online zu präsentieren und es potenziellen Kunden leicht zu machen, ihre Veranstaltungen zu visualisieren – besonders nützlich, wenn sie an einem entfernten Standort stattfinden. Das wird mittlerweile zur Selbstverständlichkeit, wenn Sie es also nicht tun, sind Sie von vornherein aus dem Rennen.“