Für diejenigen in der Hotellerie, die versuchen, ein erfolgreiches Hotel zu führen, ein robustes Revenue-Management-Strategie ist von größter Bedeutung, und ein Property Management System (PMS) kann eine große Hilfe sein. In diesem Artikel finden Sie die Einsatzmöglichkeiten eines Immobilienverwaltungssystems und lesen fünf Tipps, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen helfen.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist ein Property-Management-System?

Vereinfacht ausgedrückt ist ein Property Management System, kurz PMS, eine All-in-One-Softwarelösung, die unterstützt Hotelbranche Mitarbeiter mit Kernaufgaben wie Vertrieb, Planung und anderen täglichen Abläufen. Im modernen Gastgewerbe haben diese Softwarelösungen herkömmliche papierbasierte Methoden weitgehend ersetzt. Entsprechend der Global Hotel Property Management Software-Marktbericht Laut Research and Markets wird der weltweite Markt für Hotelimmobilienverwaltungssoftware bis 2030 voraussichtlich 14,71 Mrd. $ erreichen.

Obwohl sich PMS-Lösungen in ihren genauen Funktionen unterscheiden, ermöglichen sie Hotelleitern und anderen Mitarbeitern in der Regel die Verwaltung von Zimmerreservierungen, Restaurantbuchungen und grundlegenden Buchhaltungsinformationen. Darüber hinaus ermöglichen die meisten Immobilienverwaltungssysteme Führungskräften, wichtige Leistungskennzahlen zu verfolgen, z ADR und RevPAR.

Video: Was ist ein Immobilienverwaltungssystem?

Warum ist ein Property-Management-System wichtig?

Der Einsatz von Property-Management-Systemen innerhalb von Hotel Management ist in den letzten zehn Jahren stark gewachsen, insbesondere seit die Cloud-Technologie zum Mainstream wurde. Die Verwendung eines PMS bietet eine Reihe wichtiger Vorteile, darunter die Möglichkeit, Ihren Kalender einfach zu verwalten, was zu weniger Doppelbuchungen oder kostspieligen Fehlern führt.

Ein Property-Management-System ermöglicht es den Mitarbeitern, viele wichtige Aufgaben schnell zu erledigen und gleichzeitig einige der eher banalen Verwaltungsaufgaben zu automatisieren. Da sich so viele Hotels für den Einsatz eines PMS entscheiden, geraten diejenigen, die sich auf manuelle Verwaltungsprozesse verlassen, in einen Wettbewerbsnachteil.

Tabelle: Vorteile eines Property-Management-Systems

Hauptvorteil Funktionalität und Wirkung Wettbewerbsimplikation
Effizientes Kalendermanagement Optimiert Buchungsprozesse und verringert die Wahrscheinlichkeit von Doppelbuchungen und Fehlern. Hotels können ihre Auslastung und ihren Umsatz maximieren und sich so einen Vorteil gegenüber Hotels verschaffen, die manuelle Prozesse nutzen.
Aufgabenautomatisierung Automatisiert Routineaufgaben wie Reservierungen, Abrechnung und Gästekommunikation. Entlastet das Personal, damit es sich auf den Gästeservice konzentrieren kann, und erhöht so die Gesamtzufriedenheit der Gäste.
Zentralisiertes Datenmanagement Konsolidiert Gästeinformationen, Buchungshistorie und Finanzdaten an einem Ort. Ermöglicht datengesteuerte Entscheidungen, personalisierte Gästeerlebnisse und effiziente Abläufe.
Verbesserte Finanzverfolgung Bietet umfassende Tools für Umsatzmanagement, Rechnungsstellung und Berichterstellung. Ermöglicht eine bessere Finanzplanung und -analyse und trägt so zur Rentabilität bei.
Verbessertes Gästeerlebnis Ermöglicht schnelles Ein- und Auschecken und personalisierten Gästeservice. Verbessert die Gästetreue und Stammkunden durch einen reibungslosen, maßgeschneiderten Aufenthalt.
Wartungs- und Housekeeping-Koordination Plant und verfolgt die Reinigung und Wartung der Zimmer und stellt so die Bereitschaft für die Gäste sicher. Gewährleistet hohe Standards an Sauberkeit und Zimmerzustand, was sich direkt auf die Gästebewertungen auswirkt.
Integration mit anderen Systemen Verbindet sich mit Channel-Managern, CRM-, POS- und Revenue-Management-Systemen für einen reibungslosen Betrieb. Stärkt die Fähigkeit des Hotels, über mehrere Kanäle zu verkaufen und den Betrieb effektiv zu verwalten.
Zugriff auf erweiterte Analysen Nutzt Datenanalysen für Einblicke in das Gästeverhalten, Buchungstrends und Leistungskennzahlen. Unterstützt die strategische Entscheidungsfindung und hilft Hotels, sich an Marktveränderungen und Gästebedürfnisse anzupassen.

5 Tipps zur Auswahl eines Property Management Systems

Da es viele verschiedene PMS-Lösungen auf dem Markt gibt, die jeweils leicht unterschiedliche Funktionen bieten, ist es wichtig, die richtige Lösung für Ihr Hotel auszuwählen. Nachfolgend finden Sie fünf Tipps, die Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung unterstützen.

1. Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch

Der erste Schritt bei der Auswahl eines Immobilienverwaltungssystems besteht darin, eine Bedarfsanalyse durchzuführen und Ihre Anforderungen genau zu ermitteln. Dazu müssen Sie Ihre verschiedenen Abläufe, Prozesse, Funktionen und Vertriebspartner, sowie die wünschenswerten Funktionen der Software selbst.

Nachdem Sie eine Liste Ihrer Bedürfnisse und Anforderungen an Ihr Immobilienverwaltungssystem erstellt haben, sollten Sie die einzelnen Bedürfnisse auch nach ihrer Gesamtbedeutung ordnen. Dies kann dann als Prioritätenliste dienen, nach der Sie bei der Suche nach Ihrer PMS-Lösung suchen sollten.

2. Legen Sie ein klares Budget fest

Bevor Sie mit der Auswahl Ihres Immobilienverwaltungssystems aus den verschiedenen Optionen beginnen, müssen Sie mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten und feststellen, wie viel Geld Sie ausgeben können. Natürlich können Sie ein PMS finden, das in Ihr Budget passt, aber es ist wichtig zu wissen, wie weit Sie gehen können.

Bei der Budgetentscheidung werden die Gastgewerbe müssen die mit dem Property-Management-System verbundenen Lizenzkosten, die mit der Einrichtung des Systems verbundenen Kosten und die mit der Schulung der Mitarbeiter verbundenen Kosten berücksichtigen. Nachdem das Budget festgelegt wurde, halten Sie sich daran.

3. Finden Sie ein PMS mit einer Buchungsmaschine

Revenue management ist ein wichtiges Konzept in der Hotelbranche, und die Erleichterung von Direktbuchungen ist von entscheidender Bedeutung, da Direktbuchungen den Gewinn maximieren, indem Provisionen an Dritte gezahlt werden. Entsprechend die Digital Hotel Operations Studie Bei H2c erfolgt ein Drittel der Buchungen über Direktkanäle. Daher ist es wichtig, dass Hotels diese Buchungsoption so bequem wie möglich gestalten.

Während die in Gastfreundschaft Wenn Sie Direktbuchungen wünschen, buchen Kunden tendenziell basierend auf Preis und Benutzerfreundlichkeit. Aus diesem Grund ist es bei der Bewertung der verschiedenen angebotenen PMS-Optionen unbedingt erforderlich, dass Sie sich für eine entscheiden, die ihre Web-Buchungsmaschine enthält und die Buchungsmaschine selbst sowohl zuverlässig als auch benutzerfreundlich ist.

4. Erfahren Sie mehr über den bereitgestellten Support

Als Nächstes müssen Sie sich über den Umfang des Supports informieren, den Ihr Anbieter für das Immobilienverwaltungssystem bietet. Wenn etwas mit dem System nicht stimmt, Ihre Mitarbeiter Probleme bei der Nutzung haben oder neue Funktionen hinzugefügt werden, die einer Erklärung bedürfen, müssen Sie sich auf die Hilfe des Anbieters verlassen können.

Bei der Beurteilung des Unterstützungsgrades müssen Sie Folgendes bedenken: Wie wird unterstützt? Gibt es Unterstützung für Ihre Sprache? Gibt es Online-Tutorials? Können Sie mit einem Live-Agenten sprechen? An welchen Tagen und zu welchen Zeiten sind sie erreichbar? Ist ein Präsenztraining vorgesehen?

Immobilienverwaltungssystem - Erfahren Sie mehr über die bereitgestellte Unterstützung

5. Lesen Sie Bewertungen von echten Kunden

Schließlich ist es wichtig, sich nicht einfach auf die Aussagen der Anbieter zu ihren PMS-Lösungen zu verlassen. Stattdessen sollten Sie unabhängige Recherchen zu deren Produkten durchführen und herausfinden, was ihre bestehenden Benutzer oder Kunden über sie sagen.

Prüfen Online-Bewertungen, schauen Sie sich ihre Social-Media-Konten an und bekommen Sie ein Gefühl für die Erfahrungen der Menschen mit ihnen. Wenn Sie nur negatives Feedback, Beschwerden über den Kundensupport oder eine Fülle von Softwareproblemen sehen, kann es sinnvoll sein, sich stattdessen woanders umzusehen.

Häufig gestellte Fragen zum Immobilienverwaltungssystem

Ein Property-Management-System (PMS) ist eine Softwarelösung, die in der Hotelbranche zur Verwaltung von Hotels eingesetzt wird. Es wird in der Regel mit Front-Office-Abläufen in Verbindung gebracht und ermöglicht Hotels, Buchungen zu verwalten, Zahlungen abzuwickeln, Verwaltungsaufgaben auszuführen, den Gästeservice zu überwachen und Check-ins und Check-outs abzuwickeln.

Die Preise für PMS-Software können je nach Funktionen und Zielgruppe erheblich variieren. Die meisten modernen PMS-Lösungen werden auf Software-as-a-Service-Basis (SaaS) bereitgestellt. Für kleine Hotels kann die Software etwa 1.000.000 US-Dollar pro Monat kosten, während große Hotels bis zu 1.000.000 US-Dollar pro Monat zahlen können. Möglicherweise sind auch anfängliche Einrichtungsgebühren zu berücksichtigen.

Property-Management-Systeme sind eine zentrale Plattform zur Verwaltung verschiedener Aspekte eines Hotels und ermöglichen eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Obwohl sie in erster Linie mit der Hotelrezeption in Verbindung gebracht werden, können PMS auch von anderen genutzt werden, darunter Managern, Housekeeping-Mitarbeitern, Marketingfachleuten und leitenden Angestellten.

Ein POS- oder Point-of-Sale-System dient der Zahlungsabwicklung und Transaktionsverwaltung. Es ist ein Punkt, an dem Kunden Waren oder Dienstleistungen erwerben können. Im Gegensatz dazu ist ein Property-Management-System ein umfassenderes Verwaltungssystem, das zur Überwachung umfassenderer Hotelabläufe verwendet wird.

Wenn Hotels von PMS-Erfahrung sprechen, meinen sie damit, dass sie das PMS-System und seine Funktionsweise verstehen und über Erfahrungen aus erster Hand im Umgang mit einem solchen System verfügen. Wenn Hotelmitarbeiter PMS-Erfahrung haben, wissen sie, wie sie mit dem System interagieren müssen, um Aufgaben zu verwalten, das Gästeerlebnis zu verbessern und die Betriebseffizienz zu steigern.

Ein hochwertiges Property-Management-System (PMS) kann Hotelbesitzern und -leitern bei der Umsetzung einer robusten Revenue-Management-Strategie äußerst hilfreich sein. Wenn Sie die fünf oben genannten Tipps befolgen, sollten Sie in der Lage sein, eine PMS-Lösung zu finden, die den spezifischen Anforderungen Ihres Hotels entspricht.

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Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Martijn Barten

Hallo, ich bin Martijn Barten, Gründer von Revfine.com. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Hotelbranche bin ich auf die Optimierung des Umsatzes durch die Kombination von revenue management mit Marketingstrategien spezialisiert. Ich habe revenue management und Marketingstrategien für einzelne Immobilien und Portfolios mit mehreren Immobilien erfolgreich entwickelt, implementiert und verwaltet.