Es gibt zahlreiche Vorteile, die ein Geschäftsreisender durch die Inanspruchnahme der Dienste eines professionellen Geschäftsreisebüros erzielen kann. Wer solche Dienste nicht in Anspruch nimmt, verliert nicht nur einen hervorragenden Kundensupport, sondern auch Geld. Erfahren Sie in diesem Artikel, wofür ein Geschäftsreisemanagement-Unternehmen genau verantwortlich ist und welche 9 Gründe für die Nutzung dieses Dienstes sprechen.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist ein Geschäftsreisebüro?

Geschäftsreisebüros, auch Reisemanagementunternehmen genannt, bieten reisebezogene Dienstleistungen mit Rabatten und Vergünstigungen an, die an die Reiserichtlinien und Sorgfaltspflichten des Unternehmens für Geschäftsreisende angepasst werden können.

Diese Geschäftsreisebüros bestehen aus unabhängigen oder internen Reiseexperten, die für das Management und die Überwachung der Reisekosten sowie die Organisation von Reisen für Unternehmen oder Privatpersonen verantwortlich sind. Der Artikel, „Was ist Reisemanagement“, erläutert die Rolle von TMCs für Unternehmen genauer.

Geschäftsreisebüro: 9 Gründe, eines zu nutzen

Unternehmen für Geschäftsreisemanagement kann für Unternehmen aus mehreren Gründen von großem Nutzen sein. Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie nützlich sie sind, sind hier neun der Hauptvorteile, die sich aus der Beauftragung eines Geschäftsreisebüros für die Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen ergeben.

1. Ermäßigte Reisen

Ein Geschäftsreisebüro kann Unternehmen viele Vergünstigungen bieten, darunter Rabatte auf Flüge und Unterkunft. Geschäftsreisebüros in der Reise- und Tourismusbranche buchen häufig große Mengen an Flügen und Hotelzimmern für Privatpersonen weltweit. Dadurch sind sie in einer günstigen Position, wenn es darum geht, bessere Flugpreise oder Rabatte zu erhalten. Wenn Sie ein Geschäftsreisebüro beauftragen, erhalten Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit einen Sonderpreis für Ihre Geschäftsreise, als wenn Sie die Buchung selbst vornehmen würden.

Aber das ist nicht der einzige Vorteil der Nutzung eines Geschäftsreisebüros. Da sie schon lange in der Branche tätig sind (die alteingesessenen Agenturen), können sie auch auf Flug- und Hotelzimmer-Upgrades, VIP-Lounges und erstklassigen Bodentransport zugreifen.

2. Sparen Sie Zeit und Geld

Zeit- und Kostenersparnis sind klare Vorteile der Nutzung eines Geschäftsreisebüros. Aufgrund ihrer Branchenkontakte und ihres Fachwissens können sie problemlos die besten Angebote für Sie finden. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für Geschäftsreisebüros, die auf den Umgang mit Kunden aus der gleichen Branche wie sie spezialisiert sind. Dies ist von großem Vorteil, da erfahrene Geschäftsreisebüros Ihre Reisestrategie optimieren und Ihnen so Zeit und Geld sparen können.

3. Unterstützung rund um die Uhr

Ihr Geschäftsreisebüro fungiert als Notfallkontakt, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter vor, während oder nach der Reise Unterstützung benötigen. Unabhängig davon, ob Sie im In- oder Ausland reisen, benötigen Sie wahrscheinlich die Unterstützung eines Geschäftsreisebüros, insbesondere wenn Sie die Landessprache nicht sprechen. Es kann sogar sein, dass Sie während eines politischen oder ungünstigen Wetterumbruchs festsitzen. Hier rettet Sie Ihr Geschäftsreisebüro Tag und Nacht.

Egal wo Sie sich befinden, Ihr Geschäftsreisebüro nimmt Ihnen den Stress aus dem Weg, indem es seine Ansprechpartner kontaktiert und alles sofort regelt, damit Sie Ihre Geschäftsreise weiterhin genießen können.

4. Insiderwissen

Da Geschäftsreisebüros über jahrelange Erfahrung in ihrem Bereich verfügen, können sie Ihnen Insiderinformationen liefern, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind. Durch ihr umfassendes Wissen und ihre Insiderinformationen sind sie stets über die neuesten Entwicklungen bei Flugpreisänderungen informiert.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ihres Insiderwissens besteht darin, dass Änderungen der Reiseroute vorgenommen werden können, ohne dass Gebühren anfallen. Ein Geschäftsreisebüro kann Reiserouten zu geringen oder keinen Kosten für Sie ändern und so Ihrem Unternehmen Geld sparen.

5. Einhaltung der Reiserichtlinie des Unternehmens

Jedes kleine oder große Unternehmen mit Mitarbeitern, die beruflich reisen, muss eine Geschäftsreiserichtlinie durchsetzen, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter die grundlegenden Regeln einhalten. Zu diesen Regeln gehören bestimmte Tarife für Flugklassen, Mietwagensterne und Hotelklassen.

Ein Geschäftsreisebüro hilft bei der Durchsetzung dieser Richtlinie, indem es seine Mitarbeiter über alle konformen Optionen informiert. Durch die Beauftragung eines Geschäftsreisebüros stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens einhalten, ohne dass zusätzliche Anstrengungen zur Überwachung der Reiseeinhaltung erforderlich sind.

6. Besserer Zugang zu Ressourcen

Geschäftsreisebüros können umfassenden Zugriff auf alle Ressourcen bieten, die Sie benötigen, damit Ihre Geschäftsreise nach Plan verläuft. Diese Agenten nutzen die besten Online-Tools, um alle Faktoren zu ermitteln, die Ihre Geschäftsreise beeinflussen. Sie können auch Ihre Flugtickets ausdrucken, sich über mögliche Verspätungen informieren, sicherstellen, dass Ihr Fahrer Sie pünktlich vom Flughafen abholt, und verschiedene andere wichtige Prozesse durchführen, um Ihre Reise so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Da Geschäftsreisebüros über einen besseren Zugriff auf Online-Tools verfügen, können sie Pannen vorbeugen, die während oder vor Ihrer geplanten Reise auftreten können. Auch wenn Wetteränderungen zu Flugverspätungen führen, bucht Ihr Agent schnell einen Alternativflug. Wenn Sie ein Geschäftsreisebüro beauftragen, können Sie sich während Ihrer Geschäftsreise nicht nur beruhigt zurücklehnen, sondern wissen auch, dass bei Problemen ein Team aus kompetenten Fachleuten an Ihrer Seite steht.

7. Die besten Reisebuchungssysteme

Wie bereits erwähnt, haben Geschäftsreisebüros Zugriff auf die besten Online-Systeme für Reisebuchungen. In der modernen Geschäftsreisewelt ist eine webbasierte End-to-End-Buchung notwendig, da dadurch die mühsame Einzelbuchung von Flügen, Zimmern etc. entfällt.
Mithilfe eines Geschäftsreisebüros können Sie sicher sein, dass Sie die bestmöglichen Preise erhalten. Dabei sind keine versteckten Strategien im Spiel, da der Agent eine zuverlässige und konsistente Buchungsplattform nutzt.

Ein modernes Geschäftsreisebüro bietet alle notwendigen Tools, einschließlich einer mobilen App, mit der Sie Ihre Reisepläne zu jeder Tages- und Nachtzeit einreichen und Änderungen beantragen können. Mit der richtigen Technologie und Software können Sie die Kommunikationslinie zwischen Ihnen und Ihrem Reisebüro offen halten.

Spitzentechnologie spielt in dieser Branche eine wichtige Rolle. Wenn Sie die Reisepläne Ihrer Mitarbeiter verwalten würden, könnte der gesamte Prozess sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Andererseits ist die Übermittlung Ihrer Reisepläne an den Agenten mithilfe einer mobilen App oder Software problemlos innerhalb weniger Minuten möglich.

8. Ein umfassender Service

Neben der Buchung von Mietwagen, Flügen, Zimmern und Flughafentransfers kann sich ein Geschäftsreisebüro auch um die Visa-Angelegenheiten für das Reiseziel kümmern, zu dem Sie oder Ihre Mitarbeiter reisen. Reiseversicherung, Wechselkurse, Parken, Geschäftsveranstaltungen, Tagungen, Veranstaltungen und mehr, was ein Geschäftsreisebüro für Sie organisieren kann. Ein Geschäftsreisebüro kann einen umfassenden Service vom Anfang bis zum Ende bieten, sodass Sie sich während Ihrer Geschäftsreise um nichts kümmern müssen.

9. Engagierte Agenten

Schließlich ist der letzte Grund, ein Geschäftsreisebüro zu beauftragen, dessen Engagement, Ihre Reisebedürfnisse kennenzulernen. Die meisten Agenturen erstellen Firmenprofile und beauftragen ihre Agenten mit bestimmten Kunden. Dadurch werden Reisevorbereitungen einfach und präzise. Darüber hinaus werden Ihre spezifischen Anforderungen jedes Mal mit einem engagierten Agenten erfüllt, sodass Sie die Details nicht immer wieder mit ihm besprechen müssen.

Spezifische Wünsche umfassen Sitzplatznummern, Raucherzimmer, Ernährungsbedürfnisse und Vielfliegerabfertigung. Agenten mit Firmenprofilen stellen sicher, dass die Reiserichtlinien bei jeder Buchung eingehalten werden. Dies alles ist wichtig für den erfolgreichen Ablauf einer Geschäftsreise.

Das richtige Geschäftsreisebüro finden

Die Auswahl des richtigen Maklers für Ihr Unternehmen sollte nicht beim Makler selbst beginnen. Sie sollten zunächst Ihre eigenen Reiserichtlinien prüfen. Sobald Sie eine klare Reiserichtlinie ausgearbeitet haben, wird der von Ihnen ausgewählte Reisevermittler auch seine Dienstleistungen genau an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Sie müssen auch die Ziele berücksichtigen, zu denen Ihre Mitarbeiter am wahrscheinlichsten reisen, und Ihr Budget für diese Geschäftsreisen. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie das beste Geschäftsreisebüro für Ihr Unternehmen auswählen.

Die Art des Reisebüros, das Sie auswählen, sollte auf der Größe Ihres Unternehmens und der Branche, in der Sie tätig sind, basieren. Wenn Sie beispielsweise ein großes Unternehmen sind, das regelmäßig an Geschäftsveranstaltungen teilnehmen muss, benötigen Sie ein Reisebüro, das die richtigen Veranstaltungsorte für Sie arrangiert Treffen oder Veranstaltungen. Sie müssen außerdem anpassungsfähig genug sein, um kurzfristige Änderungen der Reiseroute vornehmen zu können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Suche nach dem besten Geschäftsreisebüro besteht darin, sicherzustellen, dass es zu Ihrer Unternehmenskultur passt. Da diese Agenten eng mit Ihren Mitarbeitern zusammenarbeiten, müssen sie sich an Ihre Richtlinien halten. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Wert auf flexible Arbeitszeiten für Mitarbeiter legt, die auf Geschäftsreisen sind, benötigen Sie einen Agenten, der diese Richtlinie ebenfalls einhalten kann.

Wie Reiseunternehmen mit Hilfe eines Geschäftsreisebüros den Umsatz steigern können

Häufige Geschäftsreisen können kostspielig und kompliziert sein, insbesondere wenn die Reisen aus mehreren Reisenden mit unterschiedlichen Reiserouten bestehen. Den meisten Unternehmen fehlen die Zeit und die Ressourcen, solche Aufgaben selbst zu erledigen, weshalb sie sich für die Dienste eines Geschäftsreisebüros entscheiden. Geschäftsreisebüros organisieren und verwalten nicht nur Geschäftsreisen für Unternehmen, sondern sind auch für die Hotelbranche von großem Nutzen, da sie regelmäßig mehrere Zimmerbuchungen vornehmen müssen.

Die meisten Geschäftsreisebüros nutzen ein GDS-System (Global Distribution System) zur Buchung von Unterkünften und vielem mehr. Auch Hotels können durch die Anbindung an ein GDS-System Vorteile nutzen und ihre Gewinne maximieren. Dieses System bietet Echtzeitzugriff auf die Zimmerpreise und die Verfügbarkeit Ihres Hotels und erhöht so die Chancen, mehr Geschäftsreisende anzulocken und gleichzeitig den Umsatz zu steigern.

In der ausführlichen Anleitung „Global Distribution System (GDS): Was sind die Vorteile für Hotels?“ Sie erfahren, was ein GDS ist und welchen Nutzen es für die Hotellerie haben kann.

Top-Geschäftsreisemanagement-Unternehmen

Da es die Aufgabe eines Geschäftsreisebüros ist, Geschäftsreisen und Veranstaltungen für die Mitarbeiter von Unternehmen zu organisieren, können Hotels wiederum mehr Geschäftsreisende anziehen, indem sie ihre Zimmer und Dienstleistungen für Geschäftsreisebüros buchbar machen. Wenn Sie Hotelmanager oder -eigentümer sind und mehr Geschäftsreisende für Ihr Hotel gewinnen möchten, lesen Sie diesen informativen Artikel: „Firmenreisebüros für Hotels gewinnen mehr Geschäftsreisende“.

Ein Geschäftsreisebüro bucht nicht nur Geschäftsreisen, sondern fordert auch die Mitarbeiter von Unternehmen auf, die Geschäftsreiserichtlinien einzuhalten. Obwohl ein Geschäftsreisebüro seinen Preis haben kann, wären die meisten Unternehmen ohne es verloren, insbesondere wenn es darum geht, die besten Reiseangebote zu erhalten.

Weitere Tipps für Geschäftsreisen

Der Geschäftsreisemarkt rückt bei vielen in der Reisebranche zunehmend in den Fokus, teilweise geben Geschäftsreisende oft mehr Geld für ihre Reisen aus, insbesondere wenn ihr Arbeitgeber die Kosten übernimmt. Noch wichtiger ist jedoch, dass der Geschäftsreiseverkehr aufgrund von Faktoren wie der Globalisierung und der Verfügbarkeit von Flügen zunimmt. In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zum Geschäftsreisemarkt:

Weitere Tipps zum Wachstum Ihres Unternehmens

Revfine.com ist eine Wissensplattform für die Hotel- und Reisebranche. Fachleute nutzen unsere Erkenntnisse, Strategien und umsetzbaren Tipps, um sich inspirieren zu lassen, den Umsatz zu optimieren, Prozesse zu innovieren und das Kundenerlebnis zu verbessern. Sie können alle finden Hotel- und Hospitality-Tipps in den Kategorien Revenue Management, Marketing & Vertrieb, Hotelbetrieb, Personal & Karriere, Technologie und Software.

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Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Martijn Barten

Hallo, ich bin Martijn Barten, Gründer von Revfine.com. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Hotelbranche bin ich auf die Optimierung des Umsatzes durch die Kombination von revenue management mit Marketingstrategien spezialisiert. Ich habe revenue management und Marketingstrategien für einzelne Immobilien und Portfolios mit mehreren Immobilien erfolgreich entwickelt, implementiert und verwaltet.