Ein Geschäftsreisemanagementunternehmen bietet großen und kleinen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Von Reisekosteneinsparungen bis hin zur Zusammenstellung mehrerer Reiserouten kann es sich kein Unternehmen oder Geschäftsreisender leisten, auf die Dienste eines Geschäftsreisebüros zu verzichten, insbesondere wenn er häufig reist. Doch wie wählt man angesichts der großen Zahl an Geschäftsreisemanagement-Unternehmen das richtige Unternehmen aus? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist Geschäftsreisemanagement?

Geschäftsreisemanagementfunktionen dienen dazu, den Reisebedarf der Mitarbeiter eines Unternehmens und die damit verbundenen Kosten zu verwalten und die Reiserichtlinien des Unternehmens einzuhalten.

Ein spezielles Unternehmen für Geschäftsreisemanagement ist für die Verwaltung aller Aspekte der Geschäftsreisen der Mitarbeiter des Unternehmens verantwortlich, von der Unterzeichnung von Verträgen mit Fluggesellschaften, Hotelketten und Autovermietungen bis hin zur Organisation anderer damit verbundener Dienstleistungen. Größere Unternehmen beschäftigen in der Regel eigene Reisebüros, während kleinere Unternehmen ihre Geschäftsreisebedürfnisse an externe Unternehmen für Geschäftsreisemanagement auslagern.

Warum ein Business Travel Management-Unternehmen verwenden?

Nach Gehältern und Prämien sind Reisekosten und die damit verbundenen Kosten die höchsten Kontrollkosten eines Unternehmens. Daher ist die Funktion des Geschäftsreisemanagements für Unternehmen von strategischer Bedeutung.

Ein Geschäftsreisemanagementunternehmen schließt Verträge mit Fluggesellschaften und Hotels ab, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens jederzeit geeignete Flüge, Transportmittel und Hotelzimmer finden können, wann immer sie diese benötigen. Über diese Agenten können Unternehmen erhebliche Reiserabatte erhalten. Wenn der Geschäftsreisende den Flug oder das Hotelzimmer gebucht hätte, wäre dies nicht der Fall.

Wie wählt man ein gutes Business Travel Management-Unternehmen aus?

Da es viele Unternehmen für Geschäftsreisemanagement gibt, müssen Sie bestimmen, welche Agentur die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Nachfolgend finden Sie sechs wesentliche Fragen, die Ihnen die Auswahl erleichtern sollen.

1. Was sind die Kosten und Einsparungen?

Jedes Geschäftsreisebüro muss für seine Dienstleistungen eine Gebühr erheben. Sie müssen jedoch ermitteln, wie die Gebühren durch die Einsparungen, die Sie durch bessere Tarife erzielen, ausgeglichen werden können. Für die meisten Unternehmen kompensieren die Gebühren die möglichen Einsparungen und solche Dienstleistungen lohnen sich auf lange Sicht, insbesondere wenn die Mitarbeiter regelmäßig geschäftlich unterwegs sind.

Da etablierte Business Travel Management Unternehmen hervorragende Kontakte in die Reisen und Tourismus In der Branche können sie die Rabatte auf Flüge, Transport und Hotelzimmer an Ihre Mitarbeiter weitergeben. Wenn eine ausgelagerte Agentur außerdem alle Ihre Reisebedürfnisse verwaltet, können sich Ihre Mitarbeiter auf ihre täglichen Aufgaben konzentrieren und müssen nicht nach Flügen und Hotelzimmern suchen.

2. Bieten sie Personalisierung an?

Keine zwei Unternehmen haben genau die gleichen Reisebedürfnisse. Daher bieten einige Geschäftsreisebüros Personalisierungsdienste für Unternehmen in bestimmten Branchen an.

Wenn Sie in einer spezialisierten Branche tätig sind, beispielsweise in den Bereichen IT, Recht, Non-Profit, Vertrieb usw., sollten Sie darüber nachdenken, eine spezialisierte Agentur für die Unterstützung Ihrer Geschäftsreisen zu wählen. Es gibt auch größere Agenturen mit speziellen Abteilungen, die sich auf Ihre Branche konzentrieren.

3. Wie erfahren sind die Business Travel Management Unternehmen?

Neben der Personalisierung müssen Sie auch berücksichtigen, wie oft und wohin Ihre Mitarbeiter reisen. Einige Geschäftsreisebüros sind nur auf Auslands- oder Inlandsreisen spezialisiert. Um die richtige Option auszuwählen, müssen Sie feststellen, ob Ihre Mitarbeiter nur ins Inland oder ins Ausland reisen. Angenommen, Sie beauftragen ein Reisemanagementunternehmen, das nicht über ausreichende Erfahrung im Management internationaler Reisen verfügt. In diesem Fall werden Sie wahrscheinlich auf Probleme stoßen, wenn Sie kurzfristige Änderungen des Reiseplans, Verspätungen oder Notfälle bewältigen müssen. Sie benötigen ein äußerst erfahrenes Reisebüro, das Ihren Mitarbeitern weltweit rund um die Uhr Unterstützung bietet.

Während sich einige kleine Geschäftsreisebüros nur auf Inlandsreisen konzentrieren, sind sie möglicherweise Teil eines größeren Netzwerks, das Ihnen internationale Reisen anbieten kann Reisemanagement. Dies ist in Ordnung, solange sie Ihnen im gesamten Netzwerk den gleichen Support bieten können.

4. Welche Technologien werden verwendet?

Wenn ein Unternehmen modernste Technologie einsetzt, um seinen Kunden einen Service anzubieten, wird dies im Allgemeinen gut reflektiert. Innovative Agenturen, die mit den neuesten Tech-Trends Schritt halten, werden in wettbewerbsintensiven Branchen eher erfolgreich sein. Sie sollten sich mit den Agenturen zusammenschließen, die über Teams von Technologieexperten verfügen, die reibungslose Benutzeroberflächen und ein intuitives Reisebuchungsdesign implementieren.

Jedes moderne Unternehmen sollte automatisiert und rationalisiert sein. Am besten ist es, eine Agentur zu finden, die die neuesten Technologietrends und -systeme nutzt. Fragen Sie sie nach ihrem globalen Vertriebssystem und nach Apps oder Software, die sie für Ihr Unternehmen bereitstellen können.

5. Welche Art von Berichterstattung bieten sie an?

Es gibt mehr zu Geschäftsreisemanagement als nur die Organisation von Geschäftsreisen. Zu den Aufgaben eines Geschäftsreisemanagement-Unternehmens gehört es, Ziele festzulegen, wichtige Entscheidungen zu treffen und die Ergebnisse fortlaufend zu überwachen. Um langfristige Beziehungen zu einem Reisebüro aufzubauen, muss dieses Ihnen eine Strategie bieten, die für Sie beide funktioniert.

Informieren Sie sich bei der Suche nach dem richtigen Unternehmen für Geschäftsreisemanagement darüber, welche Art von Berichten es seinen Kunden zur Verfügung stellt und ob Sie bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen können. Die richtige Agentur sollte Ihnen bei der Beurteilung der Berichte helfen und gegebenenfalls erforderliche Änderungen vornehmen.

6. Können sie Ihre Erwartungen erfüllen oder übertreffen?

Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass die ausgewählte Agentur hervorragenden Service und Kommunikation bietet. Machen Sie ihm vor der Vertragsunterzeichnung Ihre Erwartungen klar und deutlich. Erstellen Sie einen Plan für regelmäßige Treffen und Besprechungen mit dem Unternehmen für Geschäftsreisemanagement. Im Servicevertrag sollten Sie auch Ihre Geschäftsziele darlegen. Dies kann durch die Erstellung spezifischer Kennzahlen und Details der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens erfolgen.

Durch die regelmäßige Kommunikation mit Ihrem Reisebüro haben Sie gute Chancen, deren Leistung zu verfolgen und zu überwachen. Um sich jedoch Zeit und Ärger mit Anpassungen zur Leistungssteigerung zu ersparen, sollten Sie sich für eine renommierte und etablierte Agentur mit viel positivem Kundenfeedback entscheiden.

Vorteile der Nutzung von Business Travel Management Unternehmen

Wie bereits erwähnt, können Unternehmen von langfristigen Einsparungen profitieren, wenn sie sich für die Dienstleistungen eines Reisebüros für die Verwaltung ihrer Geschäftsreisen entscheiden. Aber es gibt noch viele weitere Vorteile, die Sie vielleicht nicht kennen.

Der folgende Artikel, „Reisemanagementunternehmen: Vorteile der Nutzung eines TMC-Unternehmens“ enthält ausführliche Informationen zu allen wichtigen Gründen und Vorteilen der Nutzung eines Geschäftsreiseunternehmens.

Wie Reiseunternehmen von Business Travel Management-Agenturen profitieren können

Reiseunternehmen wie Hotels, Fluggesellschaften und Autovermietungen können ihre Buchungen erheblich steigern, wenn sie die einzigartige Chance nutzen, die Unternehmen für das Geschäftsreisemanagement bieten. Sie können dies tun, indem sie sich mit demselben System wie die Reisemanagementunternehmen verbinden: a Globales Verteilungssystem. GDS wird Hotels dabei helfen, vorteilhafte Beziehungen zu Geschäftsreisemanagementunternehmen aufzubauen und so mehr Geschäftsreisende anzuziehen.

„Unternehmensreisebüros für Hotels, um mehr Geschäftsreisende zu gewinnen“ ist ein ausführlicher Artikel, der erläutert, wie Unternehmen für Geschäftsreisemanagement Hotels dabei helfen können, mehr Geschäftsreisende zu gewinnen. Der Artikel enthüllt auch eine Liste der besten Geschäftsreisebüros.

Ihr Geschäftsreisebüro muss nicht nur die Ziele Ihres Unternehmens teilen und die Reisebedürfnisse Ihrer Mitarbeiter unterstützen, sondern auch Ihre Reiserichtlinien widerspiegeln. Durch die Wahl der besten Agentur sparen Sie Reisekosten und machen Ihr Unternehmen für Lieferanten attraktiver.

Weitere Tipps für Geschäftsreisen

Der Geschäftsreisemarkt rückt bei vielen in der Reisebranche zunehmend in den Fokus, teilweise geben Geschäftsreisende oft mehr Geld für ihre Reisen aus, insbesondere wenn ihr Arbeitgeber die Kosten übernimmt. Noch wichtiger ist jedoch, dass der Geschäftsreiseverkehr aufgrund von Faktoren wie der Globalisierung und der Verfügbarkeit von Flügen zunimmt. In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zum Geschäftsreisemarkt:

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Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Martijn Barten

Hallo, ich bin Martijn Barten, Gründer von Revfine.com. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Hotelbranche bin ich auf die Optimierung des Umsatzes durch die Kombination von revenue management mit Marketingstrategien spezialisiert. Ich habe revenue management und Marketingstrategien für einzelne Immobilien und Portfolios mit mehreren Immobilien erfolgreich entwickelt, implementiert und verwaltet.