Hotels verlieren Millionen bei Gruppenverkäufen. Hier ist der Grund (und wie man das Problem löst)

In der Hotelbranche herrscht ein merkwürdiges Paradoxon. Hotels haben es geschafft, Gästen die Buchung eines Einzelzimmers für eine Nacht so einfach wie möglich zu machen. Doch sobald eine Gruppe hinzukommt – sei es eine Firmenbuchung, ein Sportverein oder eine Veranstaltung, für die Zimmer und Tagungsräume benötigt werden –, gerät der gesamte Prozess ins Stocken. Plötzlich sind es nur noch E-Mail-Ketten, manuelle Ausschreibungen und ein Verkaufsprozess, der eher in die 1990er Jahre passt als in eine Branche, die stolz auf ihre nahtlose Gastfreundschaft ist.

Doch was wäre, wenn Gruppenbuchungen genauso einfach, effizient und umsatzstark wären wie Kurzzeitbuchungen? Die Antwort liegt nicht nur in der Automatisierung. Es geht darum, die Art und Weise, wie Hotels Gruppenbuchungen vermarkten, grundlegend zu überdenken.

Das Einnahmeleck, über das niemand spricht

Irgendwo sitzt gerade ein Hotel-Revenue-Manager, wahrscheinlich in einem schwach beleuchteten Büro, und grübelt über Zimmerpreise, Übernachtungseinnahmen und Auslastungsziele. Doch was dabei selten zur Sprache kommt: Wie viele Gruppenbuchungen gehen verloren, bevor sie überhaupt im System erfasst werden?

Hier ist die harte Realität:

• Die Reaktionszeit macht Geschäfte zunichte. Eventplaner und Firmenbucher verschicken mehrere RFPs. Die erste anständige Antwort gewinnt oft.
• Preisintransparenz führt zu Kursrückgängen. Der moderne Kunde erwartet sofortige Verfügbarkeit und Preise, nicht eine E-Mail mit der Nachricht: „Wir melden uns innerhalb von 48 Stunden bei Ihnen.“
• Inkonsistenter Service führt zu Folgeaufträgen. Warum sollte ein Firmenbuchhalter seine Anforderungen jedes Mal erneut erläutern müssen, wenn er eine neue Immobilie bucht?

Das Gruppengeschäft geht nicht verloren, weil die Nachfrage fehlt. Es geht verloren, weil die Hotels den Kauf nicht einfach machen.

Warum Gruppenverkäufe wie E-Commerce funktionieren sollten

Stellen Sie sich vor, Amazon würde so funktionieren, wie die meisten Hotels Gruppenbuchungen abwickeln. Sie würden ein paar Artikel in Ihren Warenkorb legen, auf “Kasse,“ und statt einer sofortigen Bestätigung erhalten Sie eine E-Mail mit dem Inhalt:

Vielen Dank für Ihr Interesse am Kauf dieser Produkte. Unser Vertriebsteam wird Ihre Anfrage prüfen und sich innerhalb von 48 Stunden bei Ihnen melden.

Sie würden den Warenkorb sofort verlassen. Doch genau so funktionieren Gruppenbuchungen in den meisten Hotels. Die Branche hat Jahre damit verbracht, automatisierte Buchungsabläufe für Kurzzeitbuchungen zu perfektionieren, während Gruppenbuchungen immer noch über E-Mail, Telefon und endlose Verhandlungen abgewickelt werden.

Die Lösung? Ein Zentrales Reservierungssystem (CRS) für Gruppenreisen. Ein System, das sich nahtlos in jeden Vertriebskanal integrieren lässt, Verfügbarkeit und Preise in Echtzeit bereitstellt und den gesamten Prozess so mühelos macht wie eine direkte Buchung für Kurzzeitreisende.

Abdeckung aller Vertriebskanäle: Online, Offline und indirekt

Um Gruppenbuchungen zu ermöglichen, benötigen Hotels eine universelle Lösung, die alle Buchungswege abdeckt. Diese lassen sich in die folgenden drei Kategorien einteilen:

1. Offline-Verkauf (traditionell, aber immer noch relevant)
   • Telefon-, E-Mail- und persönlicher Verkauf
   • Ein Gruppen-CRS stellt sicher, dass diese Anfragen nicht in einem überfüllten Posteingang verloren gehen und dass die Antworten schnell und nachverfolgbar sind

2. Direkter Online-Verkauf (Die offensichtlich verpasste Chance)
   • Eine Gruppenbuchungsmaschine auf der Website des Hotels
   • Ermöglicht Kunden, Preise und Verfügbarkeit sofort anzuzeigen, wodurch das RFP-Volumen reduziert und die direkte Konvertierung erhöht wird

3. Indirekter Online-Verkauf (wo Skalierung stattfindet)
   • OTAs, Travel Management Companies (TMCs) und Plattformen von Drittanbietern
   • Ohne ein zentrales System fällt es Hotels schwer, Gruppengeschäfte über mehrere Plattformen hinweg zu verwalten

Die meisten Hotels sind in einem oder zwei dieser Kanäle hervorragend aufgestellt, aber nur wenige integrieren alle drei. Hier wird ein CRS für Gruppenreisen zum Umsatzmultiplikator und stellt sicher, dass jede Anfrage, unabhängig von ihrer Quelle, erfasst, beantwortet und konvertiert wird.

Der Zwischenhändler, den Hotels dringend brauchen

Es geht nicht nur darum, Gruppenbuchungen zu automatisieren. Es geht darum, die einzelnen Punkte zu verbinden.

Ein Gruppen-CRS fungiert als Vermittler und gewährleistet eine reibungslose Kommunikation zwischen allen verschiedenen Softwareprogrammen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• PMS – damit die Räume stets aktuell und verfügbar bleiben
• Vertriebs- & Cateringsoftware – so dass Besprechungsräume, AV-Setups und Catering-Pakete berücksichtigt werden
• CRM-Systeme – damit Hotels Leads verfolgen und effektiv nachfassen können
• Effektivwert – so dass sich die Preise dynamisch anpassen, anstatt sich auf statische, veraltete Preislisten zu verlassen

Ohne diese Backend-Integration lassen Hotels Geld liegen und überlassen das Geschäft schneller reagierenden Konkurrenten.

Der wahre ROI: Umsatz, Effizienz und Erfahrung

Hotels fragen oft: „Wie hoch ist der ROI eines Group CRS?“ Die eigentliche Frage lautet: Was kostet es, keins zu haben?

Meetingplaner und Firmenkunden erwarten sofortige Antworten, reibungslose Kommunikation und transparente Preise. Ohne ein zentrales System riskieren Hotels lange Reaktionszeiten, verpasste Chancen und ineffiziente Vertriebsprozesse. Ein CRS bietet genau in diesen Schlüsselbereichen Mehrwert:

• Mehr Umsatz. Hotels reagieren schneller, was zu höheren Konversionsraten führt
• Zeitersparnis. Vertriebsteams verbringen weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit mit hochwertigen Buchungen
• Bessere Erfahrung. Kunden erhalten sofortige Preis- und Verfügbarkeitsinformationen. Hotels profitieren von nahtlosem Tracking und Conversions

Der Unterschied zwischen dem Erfolg und dem Verlust eines Gruppenverkaufs liegt oft in der Geschwindigkeit, Transparenz und Bequemlichkeit.

Das Gruppengeschäft für die Zukunft neu denken

Wenn die Hotelbranche im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig bleiben möchte, ist es an der Zeit, Gruppenbuchungen wie Kurzzeitbuchungen zu behandeln – mit Automatisierung, Effizienz und einem reibungslosen Buchungserlebnis.

Es ist an der Zeit, die Art und Weise zu überdenken, wie Hotels Gruppenreisen verkaufen. Die Tools sind vorhanden, die Nachfrage ist da, und die Gelegenheit ist zu gut, um sie ungenutzt zu lassen. Bleibt nur noch die Frage: Wie lange lassen Hotels ihre Kunden noch warten?

Kostenlose Anleitung: Erfolgsleitfaden für den Online-Verkauf von Meetings und Events