POS-Systeme oder Point-of-Sale-Systeme können den täglichen Betrieb von Unternehmen im Gastgewerbe erheblich verbessern und auch das Kundenerlebnis verbessern. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über ein Kassensystem, wie es funktioniert, warum es von Vorteil sein kann und wie Sie das Beste daraus machen können.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist ein Kassensystem?

Ein POS-System oder Point-of-Sale-System ist ein System, mit dem Einzelhandelstransaktionen abgewickelt werden können. Im Wesentlichen dient es als Tool zur Zahlungsabwicklung. Dennoch verfügt sie über einen viel größeren Funktionsumfang als eine herkömmliche Registrierkasse und ermöglicht es Benutzern, verschiedene Zahlungsarten zu verarbeiten, auf wichtige Informationen zuzugreifen, den Lagerbestand zu überprüfen und vieles mehr.

POS-Systeme erfreuen sich im Gastgewerbe immer größerer Beliebtheit, da Gastgewerbebetriebe Umsätze tätigen und gleichzeitig auf die aktuellsten Informationen über verderbliche Lagerbestände zugreifen und die Preise auf der Grundlage von Revenue-Management-Prinzipien optimieren müssen. Da es sich bei dem Kassensystem um ein integriertes System handelt, können Informationen wie Lagerbestände, Anzahl der Verkäufe und Gesamtumsatz automatisch in Echtzeit aktualisiert werden.

Video: Was ist ein Kassensystem? Definition von Point of Sale (POS) Systemen mit Beispielen

Arten von POS-Systemen

Die im Gastgewerbe verwendeten Kassensysteme lassen sich grob in zwei Haupttypen unterteilen. Es ist wichtig, sich mit diesen beiden Arten von POS-Systemen vertraut zu machen, wie sie sich voneinander unterscheiden und unter welchen Umständen der eine oder der andere Typ in einer Organisation verwendet wird:

Legacy-basierte POS-Systeme

Ältere POS-Systeme werden vor Ort eingesetzt und die Daten werden lokal auf Ihren eigenen Computern und Speichergeräten gespeichert. Die Vorabgebühren sind tendenziell höher, es handelt sich jedoch im Allgemeinen um eine einmalige Gebühr, obwohl mit Upgrades und dem Zugriff auf Support bei Bedarf unvorhersehbare Kosten verbunden sein können.

Während der Legacy-basierte Ansatz eine größere Kontrolle bietet, kann auf das Kassensystem und die zugehörigen Daten nur über interne Computer und Systeme zugegriffen werden. Aus diesem Grund wird dieser Ansatz immer weniger populär.

Cloud-basierte POS-Systeme

Cloudbasierte Kassensysteme sind eine modernere Alternative, und wie der Name schon sagt, nutzen diese Systeme Cloud-Technologie für die Datenspeicherung und -bereitstellung. Der Software-as-a-Service-Ansatz (SaaS) bedeutet auch, dass auf die Systeme von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät überall auf der Welt zugegriffen werden kann.

Wer im Gastgewerbe cloudbasierte POS-Systeme nutzt, zahlt stattdessen niedrige monatliche Abonnementgebühren, wodurch die Kosten vorhersehbarer werden. Es handelt sich jedoch um ein Modell, das auf einen kontinuierlichen Zugang zum Internet angewiesen ist.

Elemente und Tools von POS-Systemen

Mit POS-Systemen sind verschiedene Tools und Elemente verbunden. Wer im Gastgewerbe tätig ist, muss wissen, was das ist und wie er arbeitet, um zum Gesamtpaket beizutragen.

Point-of-Sale-Software

Unter POS-Software versteht man die Anweisungen und Programme, die dafür sorgen, dass Ihre POS-Systeme ordnungsgemäß funktionieren. Die Software kann verschiedene Tools umfassen, von grundlegenden Funktionen wie dem Zugriff auf Bestandsinformationen und der Durchführung von Verkäufen bis hin zu erweiterten Funktionen wie der Kundenbindungsfunktion.

In manchen Fällen ist möglicherweise auch die Erstellung von Barcodes, die Bestellung neuer Lagerbestände, die Verwaltung von Kundenbindungsprogrammen und mehr möglich. Mit der Software können alle unterschiedlichen Kassenfunktionen ausgeführt, aber auch miteinander verknüpft werden, so dass Daten unterschiedlich genutzt und flächendeckend in Echtzeit aktualisiert werden können.

Aufgrund des komplexen Aufgabenspektrums beim Einsatz von Kassensystemen muss die Kassensoftware umfassend sein und hohen Anforderungen gerecht werden. Gleichzeitig muss die Software über eine hochwertige und benutzerfreundliche Oberfläche verfügen, damit die Mitarbeiter sie einfach bedienen können.

Verschiedene Arten von POS-Hardware

Andererseits bezieht sich POS-Hardware auf die physischen Komponenten, aus denen das POS-System besteht. Zu den wichtigsten Beispielen für die Hardware, die für den Betrieb eines voll funktionsfähigen POS-Systems im Gastgewerbe erforderlich ist, gehören die Registrierkasse, ein Bildschirm oder Tablet sowie ein Gerät zur Verarbeitung von Kartenzahlungen.

Abhängig von der Art des Gastronomiebetriebes kann zusätzliche Hardware an das Kassensystem angeschlossen werden, darunter Barcodescanner, Waagen oder Kameras. Im Laufe der Zeit hat sich die Hardware von POS-Systemen von Desktop- oder Laptop-Computern hin zu mobilen Geräten, einschließlich Tablets und Smartphones, ausgeweitet.

Diese mobile Kompatibilität bedeutet, dass die Tools zur Zahlungsabwicklung in vielen Fällen in den physischen Räumlichkeiten bewegt werden können, anstatt dass Kunden sich auf den Weg zu einem bestimmten Kassenbereich machen müssen.

Was kostet ein Kassensystem?

Die mit der Nutzung eines Kassensystems im Gastgewerbe verbundenen Kosten lassen sich grob in Hardware, Software und Bearbeitungsgebühren unterteilen. Auch in diesem Bereich gibt es große Unterschiede, je nachdem, wie ausgereift Ihr Kassensystem sein soll und welche optionalen Funktionen Sie darin enthalten möchten.

Für Unternehmen mit kleinem Budget gibt es mobile oder Tablet-basierte Softwarelösungen, die die Abwicklung von Karten- und Barzahlungen sowie die Verknüpfung der Informationen mit internen Daten zu sehr günstigen Preisen ermöglichen nur eine geringe Bearbeitungsgebühr. Fortgeschrittenere Optionen können jedoch Hunderte oder sogar Tausende von Pfund kosten. Im Allgemeinen haben Cloud-basierte Lösungen niedrigere Vorlaufkosten.

Die Bedeutung von POS-Systemen für das Gastgewerbe

Die Bedeutung von Kassensystemen hat in letzter Zeit erheblich zugenommen, insbesondere mit dem Aufkommen cloudbasierter Kassensysteme. Daher reicht es nicht mehr aus, sich ein Kassensystem vergleichbar mit einer Einzelhandelskasse vorzustellen. Diese Systeme sind heute intelligente Servicelösungen, die das Gastgewerbe grundlegend verändern können.

Der effektive Einsatz eines POS-Systems ermöglicht es Unternehmen, ihren Kunden einen schnellen und bequemen Service zu bieten und ihnen die effiziente Bezahlung von Waren und Dienstleistungen mit verschiedenen Methoden zu ermöglichen – oft ohne den Gang zu einem speziellen Kassenbereich. Die Vorteile eines Kassensystems gehen jedoch weit über das Kundenerlebnis hinaus.

POS-Systeme ermöglichen eine sofortige und kontinuierliche Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und sogar verschiedenen Niederlassungen desselben Unternehmens. Die Systeme können dazu beitragen, Berechnungsfehler zu beseitigen und sicherzustellen, dass alle Bereiche eines Unternehmens Zugriff auf die wichtigsten Informationen zu Lagerbestand und Verfügbarkeit haben.

Bei optimaler Nutzung können POS-Systeme bei der Berichterstellung, Datenanalyse und verschiedenen anderen internen Prozessen helfen, die für den Geschäftserfolg entscheidend sind. Darüber hinaus können die besten POS-Systeme die Produktivität der Mitarbeiter steigern, unnötige Reibungsverluste beseitigen, automatisch Sonderangebote auf Einkäufe anwenden und bei der Unternehmensverwaltung helfen.

3 Schwachstellen, auf die Sie bei der Implementierung eines POS-Systems in Ihrem Unternehmen stoßen könnten

Bei der Implementierung eines POS-Systems in einem Hotelbetrieb können Sie auf drei Hauptprobleme stoßen. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr darüber und wie Sie sie überwinden können.

1. Definieren Sie den Umfang Ihres Geschäfts und den Zweck des POS-Systems darin

Zunächst muss klar sein, dass die Zwecke eines Kassensystems und die Kriterien für die Auswahl je nach Unternehmensgröße unterschiedlich sein können. Ein kleines, lokales Unternehmen, das in einem Gebäude tätig ist, benötigt möglicherweise nur ein einfaches System. Wenn Sie jedoch eine Hotel- oder Restaurantkette sind, benötigen Sie möglicherweise ein System, auf das von überall aus zugegriffen werden kann und das extern verwaltet werden kann. Vor diesem Hintergrund sollten Sie Ihr Unternehmen, Ihre Ziele und den Grund, warum Sie ein Kassensystem benötigen, definieren.

2. Definieren Sie die Funktionen, die Sie am POS benötigen, einschließlich Analytics

Als nächstes ist es wichtig, den im letzten Schritt definierten Umfang zu verwenden, um die Funktionalität zu bestimmen, die Sie von Ihrem Kassensystem benötigen. Benötigen Sie Einzelhandelsfunktionen? Funktionalität zum Mitnehmen? Wie wäre es mit einem Webshop? Benötigen Sie Tools für die Analyse? Wie viel Individualisierung benötigen Sie? Dabei müssen Sie auch über Ihre Zukunftspläne nachdenken und darüber, wie sich Ihre Anforderungen in den kommenden Monaten und Jahren ändern könnten.

3. Schulung des Personals im Umgang mit POS-Systemen

Obwohl POS-Systeme in der Hotellerie ein leistungsstarkes Werkzeug sind, sind sie nicht nur nützlich für Krankenhausverwaltung. Tatsächlich muss Ihr normales Personal die Kassensysteme täglich nutzen, was eine Schulung erfordert. Sie müssen dies jedoch ganzheitlicher betrachten und nicht nur den Mitarbeitern beibringen, wie sie die bereitgestellten Funktionen nutzen können. Wie können Mitarbeiter während des Bezahlvorgangs Momente für Upselling erkennen? Wo finden Mitarbeiter Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen? Versuchen Sie, Ihre Mitarbeiter im Umgang mit allen Tools zu schulen.

Wie sicher ist ein Kassensystem?

Obwohl Point-of-Sale-Systeme im Allgemeinen sicher sind, können sie für Unternehmen im Gastgewerbe anfällig sein, insbesondere aufgrund der Menge der damit verbundenen sensiblen Daten. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Maßnahmen zur Minimierung von Bedrohungen ergriffen werden. Diese können von Schulungen zum Sicherheitsbewusstsein bis hin zum Einsatz von Verschlüsselung reichen.

Um Schwachstellen zu reduzieren, bietet die Verwendung von Betriebssystemen wie iOS für Apple-Geräte oder Android oder Chrome OS für andere Geräte Vorteile, da sie weniger anfällig für Viren und andere bösartige Bedrohungen sind als Microsoft Windows. Geräte sollten gesperrt werden, wenn sie nicht verwendet werden, und unsichere externe Netzwerke sollten vermieden werden.

POS-Systeme und andere Hotelmanagement-Software

Unter Hotelmanagementsoftware versteht man jede Software, die zur Verbesserung der Hotelmanagementaktivitäten entwickelt wurde. Vor diesem Hintergrund könnten viele Kassensysteme und ihre Software entweder als Beispiel für Hotelmanagementsoftware angesehen werden oder in bestehende Hotelmanagementsoftware integriert werden.

Lesen „Hotelmanagement-Software: Was sind die Vorteile für Hotels?“ wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was Hotelmanagement-Software ist, wie sie funktioniert und wie sie Hotels und deren Management nutzen kann.

Kassensysteme und Hotelsoftwarelösungen

Kassensysteme sind nur ein Beispiel für Systeme innerhalb eines Hotels, die durch hochwertige Hotelsoftware erweitert werden können. Weitere Beispiele für Hotelsysteme und -software, die von Nutzen sein können, sind Revenue-Management-Systeme (RMS), Hotel-Channel-Manager, Hotel-Chatbots und mobile Check-in-Anwendungen.

Sie können eine breite Palette von Themen im Zusammenhang mit Hotelsoftwarelösungen erkunden und erfahren, wie diese Lösungen Hotels dabei helfen können, interne Prozesse zu verbessern, Geschäftsergebnisse zu steigern und das Erlebnis für Gäste zu verbessern, indem Sie sich die anschauen „Software-Tipps für die Hotel- und Gastgewerbebranche“ Kategorie.

Der Einsatz von Kassensystemen im Gastgewerbe geht weit über die einfache Zahlungsabwicklung hinaus. Stattdessen sind moderne POS-Systeme integraler Bestandteil der internen Kommunikation und ermöglichen es Unternehmen, Lagerbestände, die Anzahl der getätigten Verkäufe und die damit verbundenen Einnahmen genau zu verfolgen und gleichzeitig bei Analysen und Berichten zu helfen.

Die Vorteile von POS-Systemen für Hotels

Innerhalb der Hotelbranche können Kassensysteme den Checkout-Prozess erheblich verbessern, sie können aber auch in anderen Bereichen des Hotels eingesetzt werden, um weitere Umsätze zu erzielen und zusätzliche Einnahmen zu erzielen. Darüber hinaus kann ein POS-System beim Upselling und Cross-Selling helfen und so unter anderem eine bessere Bestandsverwaltung ermöglichen.

Lies das „6 Vorteile der Point-of-Sale-Software für Hotels“ In diesem Artikel finden Sie einen vollständigen Überblick über die verschiedenen Pluspunkte, die mit dem Einsatz von POS-Systemen in der Hotelbranche verbunden sind, sowie wichtige Informationen darüber, wie Mitarbeiter und Hotelleiter genau sicherstellen können, dass sie das Beste aus ihren POS-Systemen herausholen.

Aktuelle und zukünftige Trends für Restaurant-Kassensysteme

In der Restaurantbranche haben POS-Systeme mehrere spezifische Einsatzmöglichkeiten, die dazu beitragen können, das Kundenerlebnis zu verbessern und gleichzeitig interne Prozesse zu verbessern. Zu den Trends, die mit dem Einsatz dieser Systeme in Restaurants verbunden sind, gehören insbesondere Selbstbestellung, bargeldlose Restaurants und mobile Zahlungsabwicklung.

Lies das „Restaurant-Kassensysteme: Neueste und zukünftige Trends“ In diesem Artikel erfahren Sie mehr über das Konzept von POS-Systemen in Restaurants, erfahren mehr über einige der bestehenden und aufkommenden Trends in diesem Bereich und erfahren, wie POS-Systeme das Restauranterlebnis für Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen verbessern können.

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Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Martijn Barten

Hallo, ich bin Martijn Barten, Gründer von Revfine.com. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Hotelbranche bin ich auf die Optimierung des Umsatzes durch die Kombination von revenue management mit Marketingstrategien spezialisiert. Ich habe revenue management und Marketingstrategien für einzelne Immobilien und Portfolios mit mehreren Immobilien erfolgreich entwickelt, implementiert und verwaltet.