Tipps zur Online-Buchung und Marketingoptimierung für Meetings und Events

„Ah, das Rätsel der Online-Eventbuchungen. Erstens verwende ich den Begriff Event für JEDE formelle Zusammenkunft (Symposium, Workshop, Tagung, Konferenz, gesellschaftliche Aktivität usw.). Und das allein bedeutet, dass Ihr System BREIT genug sein muss, um die Auswahl für den Benutzer einzugrenzen. Sie sollten als ERSTEN Schritt alle möglichen Eventtypen als „Best Practice“ auflisten und sie dann nach Größe, Datum, bestimmten Annehmlichkeiten oder Orten (z. B. Strand im Freien, Dachterrasse usw.) eingrenzen, damit der Endbenutzer Ihr Wissen über die Abwicklung von Events umso besser einschätzt, je individueller die Angebotsanfrage (RFP) ist.

Der Prozess sollte auch Informationen in einem möglichst vollständigen Format sammeln, damit Ihr Verkaufspersonal bei einem ersten virtuellen Chat oder Telefonat nicht noch mehr Fragen stellen muss. Stattdessen sollten sie bereits viel über die Veranstaltung wissen und VOR Beginn des Einführungsgesprächs über genügend Informationen verfügen, mit denen sie chatten können. Meiner Meinung nach haben die am BESTEN vorbereiteten Veranstaltungsorte NUR aufgrund meiner persönlichen Informationseingabe bereits mehrere Ideen entwickelt. Ich schiebe ehrlich gesagt Veranstaltungsorte, die bei ihrem ersten Anruf oder Zoom-Meeting mit „Hallo zusammen. Lassen Sie uns mit Ihrem Meeting neu beginnen“ auf die hinterste Liste der Vorschläge. Warum um alles in der Welt habe ich 20 Minuten damit verbracht, detaillierte Informationen einzugeben?

Stellen Sie relevante Fragen, indem Sie mit einer RIESIGEN Vielfalt an Veranstaltungsmöglichkeiten beginnen und dann ein System verwenden, das strategisch Folgefragen und Informationen basierend auf der ersten Eingabe des Veranstaltungstyps stellt. Antworten Sie dem anfragenden Kunden anschließend möglichst innerhalb von 12 Stunden oder innerhalb von maximal 24 Stunden. Dies schließt Wochenenden und Feiertage ein. Jemand im Hotel muss in der Lage sein, diese Plattform Tag und Nacht, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr zu überwachen.

Kommen Sie schließlich mit einem Arsenal an vorbereiteten Materialien zu Ihrem ersten Gespräch. Wenn die Termine nicht passen, sollten Sie immer noch alle anderen Dinge parat haben, damit Sie den Kunden davon überzeugen können, dass Sie hervorragend vorbereitet sind und dass er aufgrund Ihrer persönlichen Expertise und Ihrer Fähigkeit, ihn als Kunden zu behandeln, sogar eine Woche früher oder später in Betracht ziehen sollte.

Wenn Sie Ihren Online-Anfrageprozess für Veranstaltungen angesichts der hochentwickelten Technologie von heute nicht entsprechend anpassen, wird es mit Sicherheit einer Ihrer Konkurrenten besser machen und Ihnen potenzielle (und bestehende) Kunden wegnehmen.“

„Aufgrund der Pandemie kam es zu einer dramatischen Veränderung der Gruppenlandschaft mit dem Aufkommen nicht professioneller Meetingplaner und einer Kultur der Remote-Arbeit. Viele Unternehmen haben sich entschieden, keine eigenen Planer mehr einzustellen und diese Aufgaben stattdessen an Administratoren und andere Mitarbeiter zu delegieren. Die hohe Personalfluktuation hat das Problem noch verschärft.

Die Meetings- und Event-Websites der meisten Hotels gehen davon aus, dass der Besucher ein erfahrener Meeting-Planer ist, dem es keine hilfreichen Ressourcen oder einfache Möglichkeiten gibt, grundlegende Fragen zu stellen. Für viele, die neu in diesem Prozess sind, ist das eine einschüchternde Erfahrung. Ein hochoptimiertes Website-Erlebnis sollte idealerweise beiden Planerebenen gerecht werden.

Bieten Sie erfahrenen Mitarbeitern die Möglichkeit, einen für sie geeigneten Umfang des Prozesses zu verwalten. Dazu gehört auch die Möglichkeit, kleine Meetings selbst zu buchen.

Für den nicht professionellen Planer geht es vor allem um Bildung. Integrieren Sie ausführliche Ressourcen, Blogs, FAQs und Videoinhalte. Integrieren Sie außerdem ein einfaches Formular mit vier Feldern für grundlegende Fragen und einfache Anfragen. Sie verfügen höchstwahrscheinlich nicht über die erforderlichen Informationen, um ein langes RFP-Formular auszufüllen.

Einige unserer Hotels berichten, dass mittlerweile bis zur Hälfte ihres Geschäfts von Interessenten stammt, die kaum oder gar keine Erfahrung in der Veranstaltungsplanung haben.“

„Aus Sicht des Gastes/Kunden wäre ein Buchungsmodul auf der Website mit Sofortbuchung für die Tagesnutzung von MICE-Locations sehr hilfreich. Es erfordert von den Hotels, im Voraus über Preise, optionale Extras usw. zu informieren, unterstützt aber auch schnelle Entscheidungsfindungen. Der Austausch zwischen der MICE-Abteilung und dem Kunden kann sehr zeitaufwändig sein und erfordert mehr Ressourcen des Hotels. Darüber hinaus könnte es heutzutage für manche ein Hindernis sein, anrufen oder eine E-Mail schreiben zu müssen.

Bei komplexeren Anfragen und/oder High-End-Lösungen ist natürlich ein persönlicher Ansprechpartner für maßgeschneiderte Angebote und Lösungen sinnvoll. So kann eine langfristige Beziehung aufgebaut werden, in die es sich lohnt zu investieren.

Marketingtechnisch können Sie die Vorteile Ihrer Nachrichten nutzen, um Benutzer anzulocken, wie etwa „einfache Buchung“, „Last-Minute“ oder „maßgeschneiderte Lösungen“ – je nach Komplexität der Buchung. Konzentrieren Sie sich auf B2B-Plattformen, um die richtigen Entscheidungsträger zu erreichen.“

„KI-gestützte Websites mit interaktiven KI-gesteuerten Chatbots bieten reaktionsschnellen Support, beantworten Fragen und helfen bei Buchungen. Predictive Analytics personalisiert das Browsing-Erlebnis, indem sie Kundenpräferenzen antizipiert. Automatisierte Buchungssysteme optimieren den Betrieb durch Kalendersynchronisierung, automatische Zimmerzuweisung und Echtzeit-Updates. Virtuelle Touren mit Augmented Reality helfen dabei, Veranstaltungsräume effektiv zu visualisieren. Zur Personalisierung gehört auch die KI-Analyse von Daten, um das Buchungserlebnis mit personalisierten Paketempfehlungen und dynamischen Preisen anzupassen.

Im Marketing ist KI entscheidend, um potenzielle Kunden anzusprechen und zu binden. KI-Algorithmen ermöglichen gezielte digitale Werbung und ermöglichen die effektive Identifizierung und Ansprache potenzieller Kunden, insbesondere in sozialen Medien und Suchmaschinen. KI-gesteuerte automatisierte E-Mail-Kampagnen verbessern das Engagement, indem sie Zielgruppen segmentieren und personalisierte Nachrichten senden. KI-Tools spielen auch eine Schlüsselrolle bei der Analyse von Social-Media-Trends, helfen bei der Erstellung von Inhalten, die beim Publikum Anklang finden, und automatisieren Antworten für eine konsistente Interaktion. Darüber hinaus verbessert KI die Personalisierung von Inhalten auf Websites und in sozialen Medien und steigert das Suchmaschinen-Ranking durch SEO.

Zu den Best Practices gehören die Erstellung benutzerfreundlicher Schnittstellen für Websites und Buchungsplattformen, die Optimierung für mobile Benutzer und die Nutzung von KI zur Einrichtung von Feedbackschleifen zum Sammeln und Analysieren von Kundenfeedback zur kontinuierlichen Verbesserung. Darüber hinaus ist es wichtig, hohe Sicherheits- und Datenschutzstandards einzuhalten, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der Datenschutzgesetze.“