Für viele Unternehmen sind Geschäftsreisen ein zentraler Bestandteil der Führung eines modernen Unternehmens und einer der größten Kostenfaktoren. Die Reisekosten müssen sorgfältig kontrolliert werden, während die Logistik so gehandhabt werden muss, dass Reisende nicht auf Schwierigkeiten stoßen. Aus diesem Grund wenden sich viele an ein Reisemanagementunternehmen, um Hilfe zu erhalten. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über das Reisemanagement als Disziplin und einige der wichtigsten Vorteile, die ein TMC-Unternehmen bieten kann.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist Reisemanagement?

Unter Travel Management versteht man im Großen und Ganzen das strategische Management von Reiseanforderungen, wobei das Corporate Travel Management das wichtigste Beispiel ist. Es umfasst in der Regel alles von der Erstellung einer Reiserichtlinie über den Umgang mit Anbietern und die Durchführung von Buchungen bis hin zur Unterstützung bei der Überwachung und Verwaltung von Reisekosten und -ausgaben.

Ein Reisemanagementunternehmen hat die Aufgabe, Reisen für einen Kunden zu verwalten. Der Kunde ist in der Regel ein Unternehmen oder eine andere Organisation, aber in manchen Fällen entscheiden sich auch Einzelpersonen für die Zusammenarbeit mit einem TMC-Unternehmen.

Neben der Verwaltung der Reiseanforderungen und der Logistik zielt ein Reisemanagementunternehmen in der Regel darauf ab, seinen Kunden Zeit und Geld zu sparen. Ihre Rolle ist umfassender als die eines Reisebüros, da ein Reisebüro in der Regel Reservierungen auf der Grundlage festgelegter Kriterien vornimmt. Im Gegensatz dazu kann ein TMC-Unternehmen bei der Festlegung der Kriterien behilflich sein.

Weitere Informationen zum Thema Reisemanagement finden Sie im Artikel „Was ist Reisemanagement?“.

9 Vorteile der Nutzung eines Reisemanagement-Unternehmens

Reisemanagementunternehmen können aus vielen Gründen für Unternehmen wertvoll sein. Einige davon sind offensichtlich, während andere leichter übersehen werden. Nachfolgend finden Sie neun Hauptvorteile, wenn Sie ein TMC-Unternehmen für die Verwaltung Ihrer Geschäftsreisestrategie beauftragen.

1. Günstigere Flüge und Hotels

Es stimmt zwar, dass ein TMC-Unternehmen eine Zahlung für seine Dienste verlangt, oft auf Abonnementbasis oder durch Erhebung einer Gebühr für die von Ihnen genutzten Dienste, aber in Wirklichkeit können sie Ihnen immer noch erhebliche Geldbeträge sparen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie regelmäßig reisen oder Mitarbeiter haben, die regelmäßig reisen.

Ein Travel-Management-Unternehmen hat Geschäftsverbindungen im gesamten Reiseindustrie, wodurch sie von günstigen Hotelpreisen profitieren können. Sie verfügen außerdem über das Fachwissen, am richtigen Ort nach günstigen Flügen zu suchen und Flüge zur richtigen Zeit zu buchen. Dadurch können die gesamten Reisekosten deutlich gesenkt werden.

2. Expertenrat und Einblicke

Jedes erfahrene Reisemanagementunternehmen kennt die Reisebranche in- und auswendig und hat dabei einige Tricks gelernt. Vor diesem Hintergrund können sie kompetente Ratschläge dazu geben, wie Sie Ihr Geld am besten ausgeben, welche Reiserouten am besten geeignet sind und was Sie wissen müssen, bevor Sie bestimmte Reiseziele besuchen.

In vielen Fällen arbeiten Unternehmen mit einem TMC-Unternehmen zusammen, das auf den Umgang mit Kunden aus derselben Branche spezialisiert ist. Dies kann äußerst nützlich sein, da einige Branchen spezifische oder differenzierte Reisebedürfnisse haben. Vorkenntnisse können hilfreich sein Reisemanagement-Unternehmen um Ihre Reisestrategie zu optimieren und Sie von häufigen Fallstricken fernzuhalten.

3. 24/7 Hilfe und Support

Eine weitere großartige Sache bei der Zusammenarbeit mit einem Travel-Management-Unternehmen ist die Verfügbarkeit von Support. Bei den meisten Unternehmen wird dies rund um die Uhr oder in der Nähe verfügbar sein. Das heißt, wenn etwas schief geht, Sie eine plötzliche Änderung vornehmen müssen oder Sie dringend Rat benötigen, ist jemand zur Stelle, der Ihnen hilft.

Ohne den Einsatz eines Travel Managers müssen Sie alle Reiseprobleme intern lösen. Dies könnte bedeuten, dass Sie außerhalb Ihrer Kerngeschäftszeiten Schwierigkeiten haben, Unterstützung zu finden, oder dass Sie persönlich dafür verantwortlich sind, jedem Geschäftsreisenden in Ihrer Organisation Unterstützung zu bieten, selbst wenn dieser zu ungeselligen Zeiten Hilfe benötigt.

4. Unterstützung bei Reiserichtlinien

Geschäftsreisen sollten so einheitlich wie möglich sein, aber Sie müssen dafür sorgen, dass die reisenden Mitarbeiter zufrieden und sicher sind. Aus diesen Gründen müssen Sie eine Reiserichtlinie erstellen. Mit einer klaren Richtlinie weiß jeder, woran er ist, akzeptables und inakzeptables Verhalten kann umrissen und Ausgabenregeln festgelegt werden.

Ein Reisemanagementunternehmen kann Sie nicht nur bei der Erstellung einer soliden Richtlinie unterstützen, sondern auch bei deren Durchsetzung helfen, indem es beispielsweise nur Reiseoptionen empfiehlt, die alle Anforderungen erfüllen.

5. Konsolidierte Berichterstattung

Was die Berichterstattung über Ihre Reisekosten angeht, fassen die meisten Reisemanagementunternehmen die Informationen in einem einzigen Bericht zusammen und tragen so dazu bei, die wichtigen Informationen an einem Ort zusammenzuführen. Dadurch behalten Sie den Überblick über Ihre Reisekosten und können erkennen, ob Ihre Ausgaben in diesem Bereich zu hoch sind.

Neben der Konsolidierung der Berichterstattung sind die besten Geschäftsreisemanagement Experten gehen noch einen Schritt weiter und helfen Ihnen bei der Analyse der Informationen in Ihren Berichten, um Anpassungen an Ihrer Strategie vorzunehmen.

6. Reisewarnungen oder -warnungen

Bei vielen Unternehmen wird die Reise erst einmal auf einen späteren Zeitpunkt arrangiert. Mit einem Reisemanagementunternehmen können jedoch alle Reisepläne aktiver überwacht und verwaltet werden. Dies manifestiert sich unter anderem durch die Verwendung von Reisewarnungen oder Warnmeldungen, die zur Kennzeichnung wichtiger Informationen gesendet werden.

Beispielsweise können Benachrichtigungen versendet werden, wenn es auf der geplanten Reiseroute zu Störungen kommt, sodass Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet sind. Das zeitnahe Ermitteln dieser Informationen kann auch große finanzielle Vorteile mit sich bringen.

7. Der Einsatz moderner Technologie

Es ist wichtig zu verstehen, dass ein modernes Reisemanagementunternehmen die notwendigen Tools und Systeme bereitstellt, um Ihre Reise einfach zu buchen. Dies könnte beispielsweise bedeuten, dass Ihnen Computersoftware oder eine mobile App zur Verfügung gestellt wird, mit der Sie Ihre Reisepläne oder -anfragen zu jeder Tageszeit einreichen können.

Der Einsatz modernster Technologie ermöglicht eine deutlich höhere Effizienz in diesem Bereich. Wenn Sie die Reisevorbereitungen selbst verwalten, kann der gesamte Prozess viel Zeit in Anspruch nehmen. Im Gegensatz dazu kann eine Anfrage bei Ihrem TMC-Unternehmen über eine mobile App oder ein Computersoftwarepaket in der Regel in wenigen Minuten erledigt werden.

8. Mehr Seelenfrieden

Reisemanagement kann kompliziert sein, und es ist überraschend leicht, etwas zu übersehen, sei es bei der Klärung der Visabestimmungen, der Sicherstellung der richtigen Krankenversicherung für Geschäftsreisende oder der Organisation von Flughafentransfers. Ein wesentlicher Vorteil der Zusammenarbeit mit einem TMC-Unternehmen ist die Sicherheit, die es bietet.

Ihr Auserwählter Geschäftsreisebüro wird mit Ihnen zusammenarbeiten, um Ihre Bedürfnisse zu verstehen und sicherzustellen, dass alles erledigt wird. Aufgrund ihrer Fachkenntnisse ist es weitaus unwahrscheinlicher, dass etwas versehentlich übersehen wird.

9. Mehr Zeit für andere Aufgaben

Ein Hauptgrund dafür, dass sich so viele Unternehmen an ein Reisemanagementunternehmen wenden, ist schließlich, dass dadurch mehr Zeit frei wird, die dann für andere Aufgaben verwendet werden kann, die für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung sind. Reisemanagement ist eine vielschichtige Disziplin; Es braucht Zeit, die günstigsten Flüge und die besten Hotels zu finden und Transfers zu organisieren.

Ein erstklassiges TMC-Unternehmen kann diese Aufgaben nicht nur in Ihrem Namen übernehmen, sondern verfügt auch über bestehende Geschäftsbeziehungen zu Anbietern, die ihnen einen viel schnelleren Zugang zu den bestmöglichen Tarifen ermöglichen.

So wählen Sie ein Reisemanagement-Unternehmen aus

Bei der Suche nach dem richtigen Reisemanagementunternehmen sind mehrere wichtige Faktoren zu berücksichtigen. Grundsätzlich möchten Sie ein Unternehmen mit einschlägiger Erfahrung und einem guten Ruf für die Bereitstellung exzellenter Dienstleistungen finden. Sie müssen auch wissen, dass sie ihre Dienstleistungen an Ihr Unternehmen anpassen können.

Wenn möglich, ist es ratsam, mit einem TMC-Unternehmen mit Erfahrung in der Branche zusammenzuarbeiten. Es ist außerdem am besten, eine Geschäftsreiserichtlinie festzulegen, bevor Sie mit der Suche beginnen. Das von Ihnen gewählte Unternehmen wird Ihnen letztendlich dabei helfen können, dies zu optimieren, aber eine grundlegende Richtlinie wird Ihnen dabei helfen, die richtige Lösung zu finden.

Sie müssen Ihr Budget berücksichtigen und ein Unternehmen finden, das Ihnen das liefert, was Sie brauchen, und das zu einem erschwinglichen Preis. Gleichzeitig ist es wichtig, mit einem hochwertigen Unternehmen zusammenzuarbeiten, das die neueste Technologie einsetzt. Sie möchten außerdem die Zusicherung haben, dass das Unternehmen rund um die Uhr oder in der Nähe Support bietet.

Wie Hotels von Travel-Management-Unternehmen profitieren können

Häufige Geschäftsreisen können teuer und kompliziert sein, insbesondere wenn mehrere Geschäftsreisende mit unterschiedlichen Reiserouten unter einen Hut kommen. Aus diesem Grund nehmen viele Unternehmen die Dienste von Reisemanagementunternehmen oder Geschäftsreisebüros in Anspruch. Im Wesentlichen übernehmen diese Agenten die Verantwortung für die Organisation und Verwaltung von Geschäftsreisen, einschließlich Buchungen. Jedes Hotel, das Geschäftsreisen optimal nutzen möchte, muss diesen Reisemanagementunternehmen so gut wie möglich zur Verfügung stehen.

Ein Geschäftsreisebüro ist möglicherweise für die Suche nach Unterkünften, Flügen und anderen Transportmitteln verantwortlich und wendet sich in der Regel an ein globales Vertriebssystem (GDS), um bei diesen Aufgaben unterstützt zu werden. Das bedeutet das Wichtigste GDS-Systeme fungieren als wichtiger Vertriebskanal für Hotels. Durch die Anbindung an diese globalen Vertriebssysteme können Sie Reisebüros Zugriff auf die aktuellsten Informationen zu Ihren Zimmerpreisen und der aktuellen Verfügbarkeit gewähren. Dies erhöht die Chancen, dass sie Zimmer in Ihrem Hotel buchen, und hilft Ihnen, Ihren Umsatz zu maximieren.

Im Artikel „Global Distribution System (GDS): Was sind die Vorteile für Hotels?” erfahren Sie mehr über die Top-GDS-Systeme und wie sie Ihrem Hotel helfen können, von Reisebüros und Travel-Management-Unternehmen zu profitieren.

Liste der Reisemanagement-Unternehmen

Da Travel-Management-Unternehmen Geschäftsreisen und Veranstaltungen für die Mitarbeiter von Unternehmen organisieren, können Hotels die Möglichkeit schaffen, mehr Geschäftsreisende anzulocken, indem sie ihre Unterkünfte mehreren TMC-Unternehmen zur Verfügung stellen. Im Artikel „Unternehmensreisebüros für Hotels, um mehr Geschäftsreisende zu gewinnen“, finden Sie eine Liste beliebter Reisemanagement-Unternehmen.

Reise-Jobbörsen, um Travel-Management-Unternehmen zu finden

Ein Reisemanagementunternehmen veröffentlicht Stellenangebote oft online, und eine der gängigsten Methoden hierfür ist die Nutzung von Jobbörsen im Reisebereich. Einige Jobbörsen richten sich speziell an die Reisebranche und werden hauptsächlich von Unternehmen der Branche und Einzelpersonen, die in der Branche arbeiten möchten, genutzt.

In dem "Reisejobs: Die besten Jobbörsen in der Reisebranche für Ihre KarriereIn diesem Artikel finden Sie eine Aufschlüsselung einiger der besten Jobbörsen, die von Reisemanagementunternehmen und anderen in der Reisebranche genutzt werden.

Online-Reisebüro als Alternative zum Travel-Management-Unternehmen

Bei der Buchung von Reisen besteht die wichtigste Alternative zu einem Reisemanagementunternehmen darin, sich an ein Online-Reisebüro oder OTA zu wenden. Diese funktionieren ähnlich wie herkömmliche Reisebüros und fungieren als Bindeglied zwischen Anbietern und Kunden, agieren jedoch online und legen einen viel größeren Schwerpunkt auf Selbstbedienung.

Im Artikel "12 Online-Reisebüros (OTAs) zur Steigerung Ihrer Hotelbuchungen„Sie können auf eine Liste einiger der beliebtesten OTAs zugreifen und mehr darüber erfahren, wie diese Plattformen funktionieren und was sie bieten können.

Ein Reisemanagementunternehmen kann Einzelpersonen und Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Reiseanforderungen unterstützen. Wenn ein typisches TMC-Unternehmen Aufgaben wie die Kontaktaufnahme mit Reiseunternehmen, Verhandlungen mit Hotels, die Organisation von Flügen und die Bereitstellung zusätzlicher Unterstützung übernimmt, können Unternehmen Geld sparen und mehr Zeit für ihre täglichen Abläufe aufwenden.

Weitere Tipps zu Geschäftsreisen

Der Geschäftsreisemarkt rückt bei vielen in der Reisebranche zunehmend in den Fokus, teilweise geben Geschäftsreisende oft mehr Geld für ihre Reisen aus, insbesondere wenn ihr Arbeitgeber die Kosten übernimmt. Noch wichtiger ist jedoch, dass der Geschäftsreiseverkehr aufgrund von Faktoren wie der Globalisierung und der Verfügbarkeit von Flügen zunimmt. In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zum Geschäftsreisemarkt:

Weitere Tipps zum Wachstum Ihres Unternehmens

Revfine.com ist eine Wissensplattform für die Hotel- und Reisebranche. Fachleute nutzen unsere Erkenntnisse, Strategien und umsetzbaren Tipps, um sich inspirieren zu lassen, den Umsatz zu optimieren, Prozesse zu innovieren und das Kundenerlebnis zu verbessern. Sie können alle finden Hotel- und Hospitality-Tipps in den Kategorien Revenue Management, Marketing & Vertrieb, Hotelbetrieb, Personal & Karriere, Technologie und Software.

Einen Artikel einreichen

Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Martijn Barten

Hallo, ich bin Martijn Barten, Gründer von Revfine.com. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Hotelbranche bin ich auf die Optimierung des Umsatzes durch die Kombination von revenue management mit Marketingstrategien spezialisiert. Ich habe revenue management und Marketingstrategien für einzelne Immobilien und Portfolios mit mehreren Immobilien erfolgreich entwickelt, implementiert und verwaltet.