Da die Globalisierung dazu beiträgt, dass Geschäftsreisen wichtiger denn je werden, ist die Disziplin des Reisemanagements heute entscheidend für die Optimierung der Gesamtleistung. Es ist wichtig zu verstehen, dass Geschäftsreisen kompliziert sind und daher nicht willkürlich oder in letzter Minute arrangiert werden sollten. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über das Reisemanagement selbst und den Wert von Reisemanagementunternehmen, die Ihnen bei der Optimierung Ihrer Strategie helfen.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist Reisemanagement?

Reisemanagement ist ein Spezialgebiet, das auf der Organisation von Geschäftsreisen, der Verfolgung von Reisekosten und der Entwicklung einer umfassenden Reisestrategie basiert. Als Disziplin soll es Unternehmen und ihren Mitarbeitern dabei helfen, den Umgang mit ihren Reisebedürfnissen zu optimieren. Dies bedeutet, sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß gehandhabt wird und gleichzeitig negative Auswirkungen auf die Produktivität und die finanziellen Ergebnisse minimiert werden.

Welche Vorteile bietet Travel Management für Unternehmen?

Ein großer Vorteil des Reisemanagements ist die Möglichkeit, Reisekosten zu senken. Dies kann alles umfassen, von Flugtickets über Hotelzimmerpreise bis hin zu Reiseversicherungen. Im Allgemeinen verfügen Reisemanagement-Spezialisten über Branchenkontakte und genügend Erfahrung, um die besten Angebote zu finden oder auszuhandeln.

Indem die Verantwortung dafür einem dedizierten Travel Manager oder einem Travel-Management-Team übertragen wird, können die einzelnen Mitarbeiter viel mehr Zeit mit den Kernaufgaben des Tagesgeschäfts verbringen und weniger Zeit mit der Planung von Reisen verbringen.

Sobald eine Reisestrategie erstellt wurde, können Ihnen die Anbieter von Travel-Management-Services auch dabei helfen, diese Strategie kontinuierlich zu verbessern, indem sie über Ihre Geschäftsreisekosten berichten und nützliche Änderungen vorschlagen.

Interne Reisebüros vs. externe Reisebüros

Es gibt zwei Hauptansätze, die Unternehmen verfolgen können: die Abwicklung des Reisemanagements im eigenen Haus oder die Auslagerung an ein externes Reisebüro, und beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile.

Reisebüro im Haus

Wenn Sie ein internes Reisebüro für das Reisemanagement einsetzen, liegt die Verantwortung für die Verwaltung Ihrer Reisestrategie bei Ihrem eigenen Unternehmen. Entweder stellen Sie jemanden speziell für die Stelle ein, oder jemand, der bereits bei Ihnen angestellt ist, übernimmt diese Aufgaben.

Der Vorteil besteht darin, dass Sie die Arbeit des Reisebüros einfacher überprüfen können als bei einem externen Agenten und außerdem die Zahlung der Provision oder Abonnementgebühr vermeiden, die ein externer Agent verlangen würde. Andererseits müssen Sie entweder jemanden für die Stelle einstellen oder einen aktuellen Mitarbeiter haben, der seine Zeit aufteilt.

Externe Firmenreisebüros

Die Alternative besteht darin, mit einer externen Reisemanagementagentur für Unternehmen zusammenzuarbeiten. Dies bedeutet, dass die Verantwortung für das Reisemanagement an ein anderes, auf diese Disziplin spezialisiertes Unternehmen ausgelagert wird. Sie beschäftigen die Person, die Ihre Reisestrategie verwaltet, nicht, sondern bezahlen sie über eine Buchungsprovision oder eine Abonnementgebühr.

Zu den Vorteilen dieses Ansatzes gehören die Entlastung Ihrer eigenen Mitarbeiter für andere Aufgaben und der Gewinn von Expertenwissen von einem Unternehmen, das sich ausschließlich auf Reisemanagement konzentriert. Es besteht auch die Möglichkeit, günstigere Reisetarife zu erhalten. Es kann jedoch schwieriger sein, die genaue Arbeit, die sie leisten, zu überprüfen, daher ist ein gewisses Maß an Vertrauen erforderlich.

Was sind die Aufgaben eines Reisebüros?

Unabhängig davon, ob Sie einen Reisemanager oder Reisevermittler beschäftigen oder sich für die Auslagerung an ein externes Unternehmen entscheiden, werden die Kernaufgaben sehr ähnlich sein. Nachfolgend werden einige der wichtigsten Funktionen und Verantwortlichkeiten erläutert:

1. Reiseplanung

Grundsätzlich müssen Geschäftsreisen im Voraus geplant werden, sodass alle Grundlagen abgedeckt sind. Dabei geht es unter anderem darum, die richtigen Reisedaten auszuwählen, die besten Zeiten für Flüge zu ermitteln, den besten Standort für eine Unterkunft zu ermitteln, ob Flughafentransfers erforderlich sind oder nicht und so weiter.

Wenn Sie die Reiseplanung in die fähigen Hände eines Travel Managers oder einer Travel-Management-Firma geben, können Sie sicherstellen, dass nichts vergessen wird. Ihr fundiertes Wissen über die Reiseindustrie kann auch von unschätzbarem Wert sein.

2. Verhandlung

Ein großer Teil von Geschäftsreisemanagement Dabei geht es darum, Geschäftsreisen zum bestmöglichen Preis zu organisieren. Um dies zu erreichen, sind wahrscheinlich Verhandlungen mit verschiedenen Anbietern erforderlich.

Travel-Management-Unternehmen sind für diese Verantwortung bestens gerüstet, da ihre Mitarbeiter verhandlungserfahren sind. Außerdem verfügen sie mit größerer Wahrscheinlichkeit über enge Kontakte in verschiedenen Bereichen der Reisebranche, wodurch sie sich Sonderkonditionen sichern können, die für Sie sonst möglicherweise unerreichbar wären.

3. Vermittlung der Unterkunft

Eine weitere wichtige Aufgabe bei der Organisation von Reisevorbereitungen ist die Organisation geeigneter Unterkünfte für Geschäftsreisende. Das bedeutet, alle verfügbaren Optionen in Betracht zu ziehen, darunter Hotels, Bed & Breakfasts und Gemeinschaftsunterkünfte. Es bedeutet auch, die richtige Anzahl an Zimmern zum richtigen Preis für die richtige Zeit und Anzahl an Tagen zu buchen.

Wenn Unternehmen nicht genügend Zeit haben, suchen sie nach günstigen Unterkünften oder Unterkünften am richtigen Ort. Ein Reisemanager kann sich jedoch die Zeit nehmen, alle unterschiedlichen Bedürfnisse abzuwägen, sie zu bewerten und eine Unterkunft zu finden, die möglichst viele Anforderungen erfüllt und gleichzeitig das Budget einhält.

4. Transport

Der Transport ist ein großer Teil der Reiseplanung und ein gutes Reisemanagement-Unternehmen oder ein Fachmann kann Ihnen helfen, alle Ihre Transportbedürfnisse im Voraus zu erfüllen. Dies kann die Buchung von Flügen, die Sicherung eines Mietwagens, die Organisation von Flughafentransfers, den Kauf von Bahntickets oder die Buchung von ermäßigten Reisepässen umfassen.

Um Ihre Geschäftsreisestrategie zu optimieren, müssen all diese Dinge im Voraus zum bestmöglichen Preis organisiert werden und gleichzeitig gewährleistet werden, dass alle Geschäftsreisenden pünktlich an ihrem Zielort ankommen.

5. Meeting- und Eventplanung

Im Allgemeinen konzentrieren sich Geschäftsreisen auf die Teilnahme an Besprechungen oder Geschäftsveranstaltungen. Es steckt viel Arbeit in die Organisation. Sie müssen beispielsweise sicherstellen, dass jeder Teilnehmer einer Veranstaltung über die richtigen Zugangsberechtigungen verfügt und weiß, wohin er geht und was er tut.

Wenn Sie eine Geschäftsveranstaltung veranstalten, wird der Planungsprozess noch komplizierter. In jedem Fall sind qualitativ hochwertige Reisemanagementdienste von Vorteil, die Ihnen bei der Bewältigung der logistischen Seite helfen.

6. Reisekosten verwalten

Schließlich ist die Verwaltung der Reisekosten wohl der Hauptteil der Arbeit, und ein professioneller Reisemanager ist für diese Aufgabe weitaus besser gerüstet als jemand ohne wirkliche Erfahrung. Tatsächlich, gut Reisemanagement-Unternehmen hilft Ihnen, die Ausgaben zu vereinfachen, sodass Unterkunft und Extras auf eine Rechnung kommen.

Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Unternehmen kann Ihnen auch bei der Verwaltung Ihrer Unternehmensfinanzen helfen. Konsolidierte Finanzberichte erleichtern das Lesen, und Ihr Reisemanager kann diese Berichte analysieren und Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren.

Wie Reiseunternehmen von Reisemanagement-Unternehmen profitieren können

In der heutigen globalisierten Welt sind regelmäßige Geschäftsreisen für viele Unternehmen eine Selbstverständlichkeit. Allerdings wenden sich Unternehmen immer häufiger an Geschäftsreisebüros oder professionelle Reisemanagementunternehmen, um Unterstützung zu erhalten. Ein Agent kann einem Unternehmen dann auf verschiedene Weise dabei helfen, seine Reisestrategie zu optimieren, häufig indem er die Verantwortung für die Buchung von Flügen, Mietwagen, Unterkünften und Veranstaltungen übernimmt. Für Hotelbesitzer sind Geschäftsreisebüros eine unschätzbare Verbindung zu Geschäftsreisenden.

Die meisten Geschäftsreisebüros nutzen ein globales Vertriebssystem, kurz GDS-System, um Unterkünfte, Flüge und Transport für Geschäftskunden zu buchen. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass Unternehmen, die in der Reisebranche tätig sind, mögen Fluggesellschaften, Autovermietungen oder Hotels, die ihre Attraktivität für Geschäftsreisende maximieren möchten, sind ebenfalls mit den wichtigsten GDS-Systemen verbunden. Auf diese Weise können Reisebüros in Echtzeit auf Informationen zu beispielsweise Hotelzimmerpreisen und -verfügbarkeit zugreifen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie sich für Geschäftsreisen an Ihr Hotel wenden, und Ihren Umsatz steigert.

Unsere „Global Distribution System (GDS): Was sind die Vorteile für Hotels?“ Der Artikel bietet weitere Informationen zu den wichtigsten GDS-Systemen, ihrer Funktionsweise und den Vorteilen für Unternehmen in der Reisebranche.

Liste der Reisemanagement-Unternehmen

Immer mehr Unternehmen lagern die Verantwortung für das Management von Geschäftsreisen an Reisemanagementunternehmen aus und profitieren dabei von deren Branchenkontakten, Fachwissen und Support rund um die Uhr. Für Hotels kann die Anbindung an die globalen Vertriebssysteme dieser Reisebüros dazu beitragen, mehr Geschäftsreisegäste anzulocken.

Im Artikel „Unternehmensreisebüros für Hotels, um mehr Geschäftsreisende zu gewinnen“Erfahren Sie mehr über die Rolle von Geschäftsreisebüros, erfahren Sie, warum Unternehmen das Reisemanagement zunehmend an sie auslagern, und gewinnen Sie ein Verständnis dafür, warum diese Reisebüros für Hotels wertvoll sind, die Geschäftsreisende anziehen möchten.

Bleisure Travel als Travel Manager verstehen

Für diejenigen, die sich mit Reisemanagement befassen, ist es wichtig, mit allen aufkommenden Trends Schritt zu halten, und einer der bedeutendsten ist der des Bleisure-Reisens. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Reisen, die Geschäfts- und Freizeitelemente verbinden und bei denen Geschäftsreisende häufig die Dauer ihres Aufenthalts verlängern, um andere Aktivitäten zu genießen.

In dem "Was ist Bleisure-Reisen? Wonach suchen Bleisure-Reisende?In diesem Artikel können Sie sich weiter mit dem Thema Bleisure-Reisen befassen, um zu verstehen, was es ist, warum es wächst und was diese Reisenden wollen.

Beste Jobbörsen, um Jobs im Reisemanagement zu finden

Personen, die einen Job im Reisemanagement suchen, müssen bei ihrer Jobsuche die richtigen Kanäle nutzen. Reise-Jobbörsen stellen hierfür eine der besten Möglichkeiten dar, aber es gibt viele Jobbörsen zur Auswahl, daher ist es wichtig, die Bemühungen auf diejenigen zu konzentrieren, die diese Stellen am wahrscheinlichsten ausschreiben.

Im Artikel "Reisejobs: Die besten Jobbörsen in der Reisebranche für Ihre Karriere“, können Sie einige der beliebtesten Jobbörsen mit Fokus auf die Reisebranche durchsuchen und die ideale Stelle im Bereich Travel Management finden.

Geschäftsreisen sind ein wichtiger Bestandteil der Führung eines modernen Unternehmens und stellen neben Gehältern und Marketingkosten eine der größten Ausgaben dar. Aus diesem Grund müssen Sie für Ihr Geld den größtmöglichen Gegenwert erhalten. Das Reisemanagement kann dabei helfen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle logistischen Elemente ordnungsgemäß abgewickelt werden.

Weitere Tipps zu Geschäftsreisen

Der Geschäftsreisemarkt rückt bei vielen in der Reisebranche zunehmend in den Fokus, teilweise geben Geschäftsreisende oft mehr Geld für ihre Reisen aus, insbesondere wenn ihr Arbeitgeber die Kosten übernimmt. Noch wichtiger ist jedoch, dass der Geschäftsreiseverkehr aufgrund von Faktoren wie der Globalisierung und der Verfügbarkeit von Flügen zunimmt. In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zum Geschäftsreisemarkt:

Weitere Tipps zum Wachstum Ihres Unternehmens

Revfine.com ist eine Wissensplattform für die Hotel- und Reisebranche. Fachleute nutzen unsere Erkenntnisse, Strategien und umsetzbaren Tipps, um sich inspirieren zu lassen, den Umsatz zu optimieren, Prozesse zu innovieren und das Kundenerlebnis zu verbessern. Sie können alle finden Hotel- und Hospitality-Tipps in den Kategorien Revenue Management, Marketing & Vertrieb, Hotelbetrieb, Personal & Karriere, Technologie und Software.

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Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Martijn Barten

Hallo, ich bin Martijn Barten, Gründer von Revfine.com. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Hotelbranche bin ich auf die Optimierung des Umsatzes durch die Kombination von revenue management mit Marketingstrategien spezialisiert. Ich habe revenue management und Marketingstrategien für einzelne Immobilien und Portfolios mit mehreren Immobilien erfolgreich entwickelt, implementiert und verwaltet.