Ein Hotel mit Late-Check-in bietet kurzfristige Übernachtungsmöglichkeiten und die Möglichkeit, später als zur üblichen Check-in-Zeit anzureisen. Diese Hotels müssen solide Richtlinien und Strategien für den Check-in-Prozess entwickeln.

Späte Check-ins sind wichtig, weil Gäste Flexibilität wünschen. Die Möglichkeit, zu einem für sie passenden Zeitpunkt einzuchecken, kann einen positiven ersten Eindruck hinterlassen, während späte Check-ins für Hotels auch eine zusätzliche Einnahmequelle darstellen können.

In diesem Artikel erfahren Sie einige wichtige Strategien, mit denen Hoteliers eine effektive Richtlinie für den späten Check-in umsetzen können.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist ein Late-Check-in in einem Hotel?

Ein später Check-in in einem Hotel ist ein Check-in des Gastes, der nach der normalen Check-in-Zeit erfolgt, die oft zwischen 14 und 16 Uhr liegt. Ein später Check-in ist wichtig, da Gäste aus zahlreichen Gründen, einschließlich verspäteter Flüge, zu spät ankommen können.

Indem Sie einen Hotelservice für spätes Einchecken anbieten, können Sie Gäste unterbringen, die möglicherweise außerhalb des normalen Check-in-Zeitfensters ankommen. Verschiedene Hotels haben unterschiedliche Verfahren für den Umgang mit verspäteten Ankünften.

In vielen Fällen ist ein später Check-in in einem Hotel so üblich, dass das Hotel einfach einen 24/7-Check-in anbietet oder ein Check-in-Fenster, das weit über 16 Uhr hinausgeht. Einige Hotels verlangen von den Gästen, dass sie wissen, ob sie voraussichtlich zu spät ankommen. Dies kann dazu beitragen, dass die Zimmer reserviert bleiben, und kann auch die Zimmerreinigung und andere Hotelabteilungen.

Einige Hotels erleichtern dem Personal an der Rezeption auch die Arbeit, indem sie kontaktlose Check-ins, digitale Schlüssel und eine Smartphone-App anbieten. Diese effektive Nutzung von Hoteltechnik bietet großen Komfort für spät ankommende Gäste und bedeutet außerdem, dass die Rezeption nicht unbedingt rund um die Uhr voll besetzt sein muss.

Warum ist eine Hotelrichtlinie für spätes Einchecken wichtig?

Eine Hotelrichtlinie für den späten Check-in ist wichtig für Gäste, Personal und Hotelbetrieb allgemeiner. Eine solide Richtlinie schafft Klarheit darüber, was das Personal tun muss, und stellt sicher, dass der Check-in-Prozess für die Gäste reibungslos verläuft, auch wenn sie spät ankommen.

Für Hotelmitarbeiter bietet eine Richtlinie für den späten Check-in wichtige Informationen über die zu befolgenden Verfahren und kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Rezeption angemessen besetzt ist. Sie kann auch die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen verbessern und es dem gesamten Hotellerie um effizienter zu arbeiten.

Gleichzeitig profitieren Gäste von klaren Richtlinien, da sie wissen, was sie tun müssen, um einen späten Check-in zu vereinbaren. Das Angebot von Optionen für einen späten Check-in kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass bestimmte Gäste Ihr Hotel wählen. Es kann die Zufriedenheit der Gäste steigern, indem sichergestellt wird, dass sie zu einer Zeit ankommen können, die ihren Reiseplänen entspricht.

Video: Was ist die Check-in-Zeit in einem Hotel?

8 Best Practices für den Umgang mit späten Check-Ins in einem Hotel

In den folgenden Abschnitten können Sie einige wichtige Strategien und Best Practices für einen Late-Check-in-Hotelservice lesen.

1. Klare Kommunikation mit Gästen ist wichtig

Sie sollten eine klare Kommunikation mit Ihren Gästen über Ihren Late-Check-in-Service in Ihrem Hotel anstreben. Machen Sie Ihre Gäste transparent, was Ihre Check-in-Zeiten sind, wie ein Late-Check-in funktioniert und wie Gäste einen Late-Check-in beantragen können.

Eine klare Kommunikation mit den Gästen ist wichtig, da sie dabei hilft, die Erwartungen zu steuern. Wenn die Gäste wissen, was sie tun müssen, können sie eine angenehme Ankunftserfahrung genießen, frei von unnötige Frustrationen.

Fügen Sie Check-in-Informationen in Bestätigungs-E-Mails, E-Mails vor der Ankunft und Hotelmarketing Inhalt. Versuchen Sie sicherzustellen, dass es keinen Raum für Verwirrung gibt, und Sie machen Ihren Gästen und Hotelmitarbeitern das Leben leichter.

2. Erstellen und bieten Sie einen 24/7-Check-In-Prozess an

Eine der besten Möglichkeiten, ein Hotel mit spätem Check-in zu betreiben, ist die Einführung eines 27/7-Check-in-Prozesses. So können Gäste jederzeit ankommen und trotzdem ihr reserviertes Zimmer in Ihrem Hotel beanspruchen.

Ein 24/7-Hotelservice mit spätem Check-in wird viele Gäste ansprechen und sie dazu bringen, Ihr Hotel einem Konkurrenten vorzuziehen. Es entwickelt sich schnell zu einem der größten Wettbewerbsvorteile in der Hotelbranche.

Hierfür bieten sich verschiedene Optionen an, wie zum Beispiel eine rund um die Uhr besetzte Rezeption, der Einsatz mobiler Check-ins, das Angebot schlüsselloser Zugangssysteme oder die Bereitstellung von Selbstbedienungskiosken im Rezeptionsbereich.

Video: Check-in- und Check-out-Verfahren im Hotel

3. Investieren Sie in hochwertige Schulungen und Coaching

Ein Late-Check-in-Service in einem Hotel hängt von der Qualität des Personals an der Rezeption ab. Schulungen sind daher unerlässlich. Konzentrieren Sie sich darauf, das Personal darauf vorzubereiten, Neuankömmlinge effizient einzuchecken und die häufigsten auftretenden Probleme zu lösen.

Schulungen sind unerlässlich, da die Mitarbeiter Ihre Richtlinien und Verfahren für den späten Check-in vollständig verstehen müssen. Sie müssen auch wissen, wie sie mit verspäteten Ankünften umgehen und welche Herausforderungen diese mit sich bringen können.

Möglicherweise muss das Personal auch darin geschult werden, Probleme im Zusammenhang mit der Self-Check-in-Technologie zu lösen.

4. Hotelzimmer flexibel zuweisen

Ein spätes Einchecken in einem Hotel erfordert oft ein gewisses Maß an Flexibilität. Am besten ist es, sich im Voraus vorzubereiten. Versuchen Sie, ein oder zwei Zimmer freizuhalten, auf die Sie im Notfall zurückgreifen können.

Diese Art der Flexibilität ist wichtig, da es bei verspäteten Ankünften schwierig sein kann, festzustellen, ob Gäste nicht erschienen sind und ob Zimmer für eine Neuzuteilung verfügbar sind. Indem Sie einige übrig, damit kannst du klarkommen.

Ein zusätzlicher Vorteil dieser Flexibilität ist, dass Sie Überbuchungssituationen vermeiden können. Sie können diese Zimmer auch Personen anbieten, die kurzfristig ein Hotelzimmer suchen.

5. Erstellen Sie ein Richtliniendokument zum späten Check-in

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Hotelrichtlinie für den späten Check-in nicht nur erstellen, sondern auch dokumentieren. Beschreiben Sie, was als später Check-in gilt, wie diese Check-ins funktionieren und was Sie für die Privilegien des späten Check-ins berechnen.

Eine klare Richtlinie ist wichtig, denn sie bedeutet, dass Sie sich bei Problemen darauf beziehen können. Außerdem können Sie Ihren Gästen so klare Informationen darüber geben, was sie tun dürfen und was nicht.

Ihre Richtlinie kann intern verwendet werden unter Hotel Management und Mitarbeiter, aber eine Version sollte auch öffentlich verfügbar sein.

6. Digitale Benachrichtigungen effektiv nutzen

Digitale Benachrichtigungen können dem Personal wertvolle Informationen darüber liefern, wann mit der Ankunft eines Gastes zu rechnen ist. Gleichzeitig können Benachrichtigungen mit Updates oder nützlichen Details auch an Gäste gesendet werden.

Der Wert von Benachrichtigungen liegt in der zeitnahen Übermittlung von Informationen. So kann ein Gast über die späteste Zeit informiert werden, zu der er einchecken kann, oder ein Mitarbeiter kann informiert werden, bis wann das Zimmer bereit sein muss.

Hotelsoftware kann für das Versenden interner Benachrichtigungen von entscheidender Bedeutung sein. Darüber hinaus ist eine eigene mobile App eine der größten Hoteltrends und über eine App können Benachrichtigungen an das Telefon eines Gastes gesendet werden.

7. Nutzen Sie späte Check-Ins als Einnahmequelle

Eine gute Möglichkeit, späte Check-ins für beide Seiten vorteilhaft zu gestalten, besteht darin, für diese Option einen kleinen Aufpreis zu verlangen. So können die Gäste weiterhin vom Service profitieren, aber auch Ihr Hotel profitiert von diesen Buchungen.

Ein Aufpreis für den Late-Check-in-Service kann die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens verbessern. In einer wettbewerbsintensiven Branche lohnt es sich, alle verfügbaren Einnahmequellen optimal zu nutzen.

Durch den Verkauf von Late-Check-ins als Zusatzleistung lässt sich zudem der Mehraufwand für die Bereitstellung dieser Dienstleistung leichter rechtfertigen.

Spätes Einchecken im Hotel

8. Versuchen Sie, Transportpartnerschaften aufzubauen

Versuchen Sie, mit Transportunternehmen in der Umgebung zusammenzuarbeiten, um Dienstleistungen für Personen anzubieten, die Ihr Late-Check-in-Angebot nutzen. Dazu könnten lokale Taxiunternehmen, private Autodienste und Autovermietungen gehören.

Durch die Zusammenarbeit mit lokalen Transportunternehmen können Sie zusätzliche Umsätze erzielen und gleichzeitig dafür sorgen, dass Ihre Gäste sicher ankommen. Das steigert die Kundenzufriedenheit und sorgt für einen positiven ersten Eindruck.

Entdecken Sie verschiedene Lösungen in diesem Bereich, darunter Mitfahrgelegenheiten und Fahrradverleihe. Je mehr Optionen Sie zur Auswahl haben, desto einfacher wird es, Ihren Gästen Optionen anzubieten.

Herausforderungen mit Late-Check-In-Hotelservices meistern

Wenn Sie in einem Hotel einen späten Check-in anbieten, müssen Sie lernen, häufige Probleme zu lösen:

  • Überbuchungen: Überlegen Sie sich, wie Sie mit Überbuchungen umgehen können. Versuchen Sie, ein oder zwei Zimmer freizuhalten, verwenden Sie hochwertige Softwarelösungen und gehen Sie Partnerschaften mit anderen Hotels ein.
  • Sicherheitsherausforderungen: Gäste, die den Late-Check-in-Service in Anspruch nehmen, können das Sicherheitsrisiko erhöhen. Nutzen Sie Videoüberwachungs- und Türsicherheitssysteme und sorgen Sie für ausreichend Personal, um die Sicherheit in Ihrem Hotel zu optimieren.
  • Erwartungen: Der beste Weg, die Erwartungen der Gäste zu erfüllen, besteht darin, so klar und transparent wie möglich zu sein. Kommunizieren Sie Ihre Richtlinien den Gästen per E-Mail, auf Ihrer Website, in sozialen Medien und über andere Kanäle.

Lösungen für den frühen Check-in in Hotels verstehen

Frühe und späte Check-in-Services in Hotels können manchmal Hand in Hand gehen, aber das ist nicht immer der Fall. Ein früher Check-in-Service ermöglicht es Gästen, vor der festgelegten Check-in-Zeit einzuchecken, die oft zwischen 14 und 16 Uhr liegt. Frühe Check-ins stellen für Housekeeping-Teams manchmal eine größere Herausforderung dar als späte Check-in-Optionen, aber die Sicherheitsherausforderungen können einfacher sein zu überwinden, da die Gäste nicht über Nacht anreisen.

In dem "Hotels mit frühem Check-in: Optimieren Sie das Gästeerlebnis und den Hotelumsatz“ erfahren Sie alles Wissenswerte über den erfolgreichen Betrieb eines Early Check-in-Service.

Optimierung des Check-Outs von Gästen in einem Hotel

Ein Hotel mit Late-Check-in muss auch den Check-out-Prozess berücksichtigen, der stattfindet, wenn ein Gast das Hotel verlässt. Dies ist ein entscheidender Teil der Customer Journey, bei dem normalerweise Abrechnungen und Finanztransaktionen stattfinden. Gäste wünschen sich oft ein gewisses Maß an Flexibilität und Hotels müssen auch sicherstellen, dass der Prozess so effizient wie möglich ist.

In dem "Check-Out-Prozesse in Hotels: Tipps zur Optimierung des Check-Outs von GästenIn diesem Artikel erfahren Sie alles darüber, wie Sie einen robusten, effizienten Check-out-Prozess erstellen, der Ihren Gästen ein positives Erlebnis bietet.

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Angebote für einen späten Check-in können für Gäste wichtig sein und den Unterschied ausmachen, ob jemand bei Ihrem Hotel oder bei einem Konkurrenten bucht. Gäste legen Wert auf Flexibilität und wenn Sie die beschriebenen Strategien anwenden, können Sie einen erfolgreichen Service für einen späten Check-in implementieren und Neuankömmlingen einen großartigen ersten Eindruck hinterlassen.

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Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Martijn Barten

Hallo, ich bin Martijn Barten, Gründer von Revfine.com. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Hotelbranche bin ich auf die Optimierung des Umsatzes durch die Kombination von revenue management mit Marketingstrategien spezialisiert. Ich habe revenue management und Marketingstrategien für einzelne Immobilien und Portfolios mit mehreren Immobilien erfolgreich entwickelt, implementiert und verwaltet.