5 Touchpoints, die Sie automatisieren können, um in Ihrem Hotel Zeit zu sparen

In der schnelllebigen Welt des Gastgewerbes müssen Hoteliers oft mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen. Eine Möglichkeit, Marketingbemühungen zu optimieren und die Gesamteffizienz zu steigern, besteht darin, einige Ihrer Kontaktpunkte mit Gästen zu automatisieren. Die gute Nachricht ist, dass dies nicht schwer ist. Durch das Einrichten intelligenter Auslöser, die bestimmte Aktionen automatisieren, können Hotelmanager, Rezeptions- oder Marketingteams Zeit sparen, manuelle Arbeit reduzieren und effizienter arbeiten.

Wie funktioniert der Hotel-Marketing-Trigger?

Auslöser können als Aktionen definiert werden, die eine Konsequenz haben. In diesem Fall wird bei der Erfüllung einer bestimmten Eigenschaft oder der Ausführung einer Aktion automatisch und ohne Interaktion eine Nachricht versendet. Wenn ein Gast beispielsweise eine Buchung vornimmt, erhält er automatisch eine bestimmte Nachricht.

Durch die Einrichtung von Auslösern können Hotelmanager die Interaktion mit Gästen in jeder Phase erleichtern und eine persönliche Beziehung zu ihnen aufbauen.

Bei strategischer Nutzung können Trigger das Gästeerlebnis entscheidend verbessern, insbesondere in den Phasen vor und nach der Ankunft. Warum? Weil Sie Zeit sparen und Ihre Gäste gleichzeitig die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten. Das führt zu weniger Fragen und höherer Zufriedenheit, was sich wiederum in besseren Bewertungen niederschlagen kann.

In diesem Artikel finden Sie 5 Kontaktpunkte, die Sie automatisieren können, um die Marketingkommunikation von Hotels zu optimieren und ein nahtloses Kundenerlebnis zu bieten. Alle diese Kontaktpunkte können mithilfe eines CRM automatisiert werden, das diese Funktionalität bietet, wie zum Beispiel Das CRM von Bookboost.

1. Reservierungsbestätigung

Wenn Sie diesen Auslöser einrichten, können Sie dem Gast automatisch eine Bestätigungs-E-Mail oder SMS zur Bestätigung seiner Reservierung senden. Sie können auch wichtige Details wie die Reservierungsdaten, den Zimmertyp und die Buchungsreferenznummer angeben.

Wenn Sie einen Trigger für eine Reservierungsbestätigung setzen, müssen Sie sich keine Sorgen machen, wenn eine Reservierung um 23 Uhr oder 3 Uhr nachts erfolgt. Der Gast erhält die Information rechtzeitig.

Darüber hinaus können Sie die Nachricht personalisieren, indem Sie den Namen des Gastes und alle spezifischen Anweisungen angeben, die er möglicherweise wissen muss. Die Lage des Hotels und die wichtigsten Sehenswürdigkeiten in der Nähe geben ihm beispielsweise einen Überblick über die Umgebung.

Sie können Ihre Nachricht noch persönlicher gestalten, indem Sie Ihre Gäste segmentieren und jeden einzelnen von ihnen gezielt ansprechen. Schauen Sie sich an: 9 Zielgruppen, die Sie für bessere Hotelmarketingkampagnen erstellen können.

2. Online-Check-in-Erinnerung

Sie können einen Auslöser festlegen, um diese spezielle Nachricht eine bestimmte Anzahl von Tagen vor Beginn des Aufenthalts zu senden. Mit dieser Nachricht (entweder per E-Mail, SMS oder WhatsApp) können Sie Ihre Gäste an ihren bevorstehenden Aufenthalt erinnern und sie bitten, im Voraus alle erforderlichen Informationen einzugeben.

Geben Sie alle relevanten Informationen an, wie etwa die Check-in-Zeit, eine Wegbeschreibung zum Hotel und Kontaktdaten für etwaige Anfragen oder Sonderwünsche. Sie können Ihre Gäste auch daran erinnern, einzuchecken, um Warteschlangen an der Hotelrezeption zu vermeiden.

Sie können sogar einen weiteren Auslöser einrichten, sodass eine zusätzliche Nachricht gesendet wird, wenn bis einen Tag vor der Reise kein Check-in erfolgt.

Warum ist dieser Auslöser wichtig? Weil er Ihnen hilft, automatisch mit jedem Reisenden zu kommunizieren, unabhängig von den Daten seines Aufenthalts. Anstatt jede Nachricht manuell zu verfolgen, können Sie sich entspannen und zusehen, wie die Arbeit für Sie erledigt wird.

3. Stornierungen oder Nichterscheinen

Dieser Auslöser sendet eine automatische Stornierungsbestätigung an jeden Gast, der seine Reservierung stornieren möchte.. Sie können die Nachricht so strukturieren, dass sie Einzelheiten zu Rückerstattungs- oder Stornierungsbedingungen enthält, und Hilfe anbieten, falls weitere Fragen bestehen oder eine Umbuchung erforderlich ist.

Wenn der Check-in noch nicht erfolgt ist und der Aufenthalt bereits begonnen hat, können Sie einen Auslöser festlegen, sodass einen Tag später eine automatische Nachricht gesendet wird, mit der Frage, ob alles in Ordnung ist und ob Unterstützung bei der Umbuchung des Aufenthalts benötigt wird.

Auf diese Weise können Sie Ihr Engagement für außergewöhnlichen Kundenservice auch bei unvorhergesehenen Umständen unter Beweis stellen, für ein positives Gästeerlebnis sorgen und möglicherweise zukünftige Buchungen aufrechterhalten.

4. Auschecken

Sie können diesen Auslöser so einstellen, dass er am Abreisetag oder einen Tag davor gesendet wird. Es wird eine automatische Nachricht gesendet, die den Express-Checkout anbietet, möglicherweise mit der Angabe, wo die Zimmerschlüssel abgegeben werden sollen. Je nach Verfügbarkeit können Sie Ihren Gästen gegen Aufpreis sogar eine Verlängerung ihres Aufenthalts oder einen späten Check-out anbieten.

Fügen Sie alle erforderlichen Anweisungen bei, z. B. die Begleichung offener Gebühren oder die Benachrichtigung des Hotels über die Abreise. Dies vereinfacht den Check-out-Prozess für Gäste, die eine stressfreie Abreise bevorzugen.

Durch die Automatisierung dieser Kommunikation sparen Sie nicht nur Ihrem Team Zeit und Aufwand, sondern verbessern auch das Gästeerlebnis, indem Sie praktische Optionen und relevante Anweisungen anbieten und so einen positiven bleibenden Eindruck hinterlassen.

5. Gästebewertungen

Durch das Einrichten dieses Auslösers können Sie Gästen 2 Tage nach ihrer Abreise (oder zu dem Zeitpunkt, den Sie für am günstigsten halten) automatisch eine personalisierte Nachricht über ihren bevorzugten Kommunikationskanal senden, sei es E-Mail, WhatsApp oder SMS.

Die Nachricht kann einen Link zur Umfrage enthalten und den Gästen für ihren Aufenthalt danken. Auf diese Weise können Sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Dienstleistungen zu verbessern und die Zufriedenheit Ihrer Gäste sicherzustellen.

Dieser Auslöser ist auch für Vermarkter von erheblichem Wert, vor allem, weil Feedback und Bewertungen Schlüsselelemente für den Ruf eines Hotels und seine Mundpropaganda sind.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie ansprechende E-Mails für Ihre Gäste erstellen? Lesen Sie diesen Artikel: 6 Tipps, um das E-Mail-Marketing Ihres Hotels zu verbessern und die Conversions zu steigern

Welche Vorteile bietet die Automatisierung von Touchpoints in Ihrer Immobilie?

Das Setzen von Triggern ist nicht nur für das Marketingteam, sondern auch für die Gäste von Vorteil. Einerseits muss sich das Marketingteam auf weniger manuelle Aufgaben konzentrieren, sodass es sich wichtigeren Projekten widmen kann.

Den Überblick über die Daten zu behalten, macht nicht immer Spaß und die Zeit, die Sie damit verbringen, jeden einzelnen Gast individuell anzuschreiben, können Sie besser in kreative Kampagnen investieren, um zum Beispiel die Zahl der Direktbuchungen zu erhöhen.

Auf der anderen Seite besteht der Vorteil für die Gäste darin, dass die Kommunikation immer im richtigen Moment erfolgt, sodass keine Zeit für Verwirrung bleibt und der Aufwand für den Kunden automatisch reduziert wird. Laut Forbes961 TP291 T der Kunden werden untreu, wenn der Kundenaufwand hoch ist. Daher können diese Auslöser den Aufwand für Kunden und Personal bei der Bereitstellung eines reibungslosen und konsistenten Services erheblich reduzieren.

Welche Möglichkeiten können Sie aus jedem dieser Auslöser schaffen?

Sie können in Ihrem CRM so viele Trigger einrichten, wie Sie möchten. Das Hauptziel besteht darin, die manuelle Arbeit zu reduzieren und die Gästezufriedenheit zu erhöhen. So können sich Ihre Mitarbeiter auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen, die automatisiert werden können. Sorgen Sie außerdem für ein einheitliches Gästeerlebnis, das den Bedürfnissen und Erwartungen der Gäste entspricht.

Auslöser ermöglichen einen direkten Zeitschalter, der automatisch an den Kunden gesendet wird, sobald er eine Aktion ausführt. Dadurch spart das Personal Zeit für Aufgaben, die mehr Aufmerksamkeit erfordern, und steigert durch betriebliche Effizienz das Gästeerlebnis.

Wenn beispielsweise eine Familie ein Zimmer bucht, können Sie einen Auslöser einrichten, um etwas Relevantes anzubieten, beispielsweise ein Kinderbett, damit das Baby sich an seine Bedürfnisse gewöhnen kann. Eine solche Aktion eines Hotels kann eine tiefere Verbindung zum Gast aufbauen, wenn alle seine Bedürfnisse erfüllt werden, indem man sich besonders viel Mühe gibt.

Darüber hinaus helfen Trigger dabei, den Gästen Informationen zu senden, die sie möglicherweise noch nicht kennen. So können sie zusätzliche Serviceleistungen des Hotels verkaufen, ohne dass sie lange suchen müssen. Beispiele hierfür sind das tägliche Frühstück oder Freizeitaktivitäten wie ein Kinderspielplatz oder ein hoteleigenes Spa zur Entgiftung.

Der entscheidende Punkt ist, dass Sie Automatisierung und Technologie nutzen können, um intelligenter statt härter zu arbeiten. So können Sie das Gästeerlebnis verbessern und gleichzeitig Ihrem Team und sich selbst Zeit sparen.

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