4 Schritte zur Verbesserung der Umsatzentwicklung bei Meetings und Events

Umsatzmanager auf der ganzen Welt widmen einen erheblichen Teil ihrer Bemühungen der Steigerung der Zimmerumsätze. Dies ist eine verständliche Entscheidung, wenn man bedenkt, dass Zimmer das wichtigste Element eines jeden Hotelbetriebs sind und ein Tag nur eine begrenzte Anzahl von Stunden hat.

4 Schritte zur Verbesserung der Umsatzentwicklung bei Meetings und Events

Da Tagungen und Veranstaltungen (M&E) für fast 20 bis 30 Prozent des Umsatzes eines durchschnittlichen Gastgewerbeunternehmens verantwortlich sind, laufen diejenigen, die die Optimierung dieses Segments vernachlässigen, Gefahr, einige wirklich erhebliche Umsatzchancen zu verpassen.

Was also können Sie tun, um das M&E-Geschäft fest in eine erfolgreiche Umsatzstrategie für Ihr Unternehmen zu integrieren? Im Folgenden finden Sie vier Schritte zur Verbesserung Ihrer Einnahmen aus Meetings und Veranstaltungen.

1. Nehmen Sie die wichtigsten M&E-Leistungsindikatoren ernst

Seltsamerweise beobachten Ihre Umsatzverantwortlichen die Umsatzkennzahlen für Zimmer wie den Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR) mit Argusaugen. Während M&E sicherlich an die RevPAR-Leistung gebunden ist, stellen Zimmer nur einen Teil des durch M&E-Möglichkeiten generierten Umsatzes dar. Für viele Immobilien sind andere Einnahmen wie Speisen und Getränke, Transport, audiovisuelle Unterstützung und Raummieten, die durch das M&E-Geschäft generiert werden, beträchtlich und sollten bei der Leistungsbewertung berücksichtigt werden.

Dazu müssen geeignete M&E-KPIs festgelegt und überwacht werden. Einige gängige Optionen sind:

• Nutzung der Veranstaltungsräume
• Teilnehmerbelegung versus optimale Kapazität
• Umsatz pro Quadratmeter/Fuß pro Besucher
• Effizienz der Veranstaltungsräume
• Gewinn pro verfügbarem Raum/Zeit (ProPAST)
• Gewinn pro belegtem Raum/Zeit (ProPOST)

Durch die Überwachung solcher Kennzahlen können Sie Ihren Umsatz im Gruppen- und M&E-Geschäft steigern, indem Sie sicherstellen, gesamt Das Umsatzpotenzial für jede Geschäftsmöglichkeit einer Gruppe steht im Mittelpunkt. Dazu muss berücksichtigt werden, wie viel jede Gruppe voraussichtlich für alle Dienstleistungen und Einnahmequellen außerhalb ihrer Zimmer ausgeben wird.

Um den Umsatz aus dem Gruppen- und M&E-Geschäft zu steigern, sollte Ihr Unternehmen das Gesamtumsatzpotenzial für jede Geschäftsmöglichkeit für Gruppen berücksichtigen. Dies bedeutet, dass Sie berücksichtigen müssen, was jede Gruppe für alle Dienstleistungen und Einnahmequellen außerhalb ihrer Zimmer ausgeben wird. Durch die Verfolgung und Benchmarking dieser Ausgaben, die nichts mit Zimmern zu tun haben, können Sie im Laufe der Zeit leichter den prognostizierten tatsächlichen Wert Ihres Geschäfts verstehen – und dies wiederum als Grundlage für zukünftige M&E-Buchungs- und Preisentscheidungen verwenden.

2. Entwickeln Sie M&E-Berichts- und Visualisierungsfunktionen

Während eine ordnungsgemäße Messung ein Schlüsselelement für die Förderung von Veränderungen ist, stellt der Prozess der Datenerfassung und -berichterstattung häufig ein wesentliches Hindernis für Verbesserungen dar. Die Steuerung einer M&E-Umsatzstrategie ist wesentlich einfacher und effizienter, wenn Sie über ein leistungsstarkes System zur Berichterstattung und Visualisierung Ihrer Fortschritte verfügen.

Mit der richtigen Technologie können Umsatzleiter wichtige strategiebestimmende Daten schnell visualisieren, beispielsweise:

• Nachfrage nach Tag (oder „Tagesteil„ für Veranstaltungsräume, die täglich für mehrere Zeitfenster buchbar sind)
• Nachfrage nach Größe
• Vorlaufzeit
• Tempo
• Kritische Buchungen
• Raumnutzung
• Konvertierungen

Mit der idealen Visualisierungslösung können Sie Buchungstrends und -muster erkennen, die Nachfrage präziser prognostizieren und Preise und Buchungsbedingungen entsprechend anpassen.

3. Mit Prognosen und Automatisierung in die Zukunft blicken

Visualisierungstools und Excel-basierte Dashboards können einen klareren Überblick über die Muster, KPIs und Trends geben, die für eine effektive M&E-Strategie erforderlich sind. Damit verfügen Sie möglicherweise über die Daten, um schrittweise Verbesserungen voranzutreiben, aber es ist immer noch viel Kleinarbeit erforderlich, um die optimale Preisgestaltung für M&E-Möglichkeiten zu bestimmen. Diese Kleinarbeit kostet wertvolle Zeit in einer Zeit, in der Veranstaltungsplaner nicht lange auf die Reaktion Ihres Objekts warten möchten.

Erweiterte M&E-Umsatzmanagement-Tools kann diesen kritischen Schritt durch Automatisierung erheblich vereinfachen – eine Automatisierung, die durch intelligente Nachfrageprognosen vorangetrieben wird. Diese Tools helfen Vertriebsteams dabei, schnell optimale Preise zu finden und sicherzustellen, dass sich die Buchungen größerer Gruppen lohnen.

4. Setzen Sie auf eine fundierte Priorisierung Ihrer Gruppengeschäfte

Für viele kommerzielle Teams ist es zu einer schwer zu überwindenden Gewohnheit geworden, Gruppenaufträge nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ anzunehmen. Es ist verständlich, warum sich diese Praxis durchgesetzt hat – da die Nachfrageprognosen nicht transparent sind, vertrauen manche darauf, dass Gruppen eine solide Grundlage für die Einnahmen aus Zimmern und Veranstaltungsflächen bieten, insbesondere während der normalerweise "langsam" mal.

Aber natürlich schwankt die Nachfrage nach Zimmern und Veranstaltungsräumen, und dieses Nachfrageniveau beeinflusst, was eine optimale Umsatzentscheidung darstellt. Angenommen, Nachfrageprognosen deuten auf eine erhöhte Nachfrage während eines Buchungszeitraums hin. In diesem Fall könnte es sich lohnen, noch einmal zu überlegen, ob es sich lohnt, sofort eine Gruppe anzunehmen, die nur die Hälfte der Kapazität Ihres Veranstaltungsraums nutzen würde.

Um das Potenzial Ihres Veranstaltungsraums voll auszuschöpfen, müssen Sie nicht nur so viele Räume und Tage wie möglich buchen – Sie müssen auch selektiv vorgehen.

Grundsätzlich beginnt die Maximierung des Veranstaltungsraums oft damit, Räume in kleinere Abschnitte aufzuteilen, um mehr Teilnehmer gleichzeitig vor Ort zu haben. Es bedeutet auch, Besprechungspläne zu koordinieren, um Kunden anzulocken, die voraussichtlich hohe Beträge für Zusatzgüter und -dienstleistungen ausgeben.

Ohne eine effiziente und effektive Methode zur Ermittlung der zukünftigen Nachfrage kann es schwierig sein, zu verstehen, welche Möglichkeiten sich voraussichtlich ergeben werden, wie viel jede Gruppe bereit wäre auszugeben und wie viel für jeden Veranstaltungsraum berechnet werden soll.

Das richtige Tool für die M&E-Optimierung ist der Schlüssel. Unternehmen, die die Komplexität der Nachfrageprognose mit einer Tabellenkalkulation und ihrem Bauchgefühl bewältigen, verpassen wahrscheinlich erhebliche Umsatzchancen.

Alle Betreiber sollten idealerweise danach streben, die M&E-Möglichkeiten einer Immobilie optimal zu nutzen. Dies erfordert eine solide Grundlage aus effektiven Werkzeugen und Technologien, eine kollaborative Kultur unter den kommerziellen Teams und die Bereitschaft, von „wie es immer war„um zusätzliche Umsatzmöglichkeiten zu nutzen. Hoteliers, die in die Entwicklung dieser Grundlage investieren, sind gut aufgestellt, um die Umsatzstrategie ihrer Hotels im Bereich Events auf ein neues Niveau zu heben.

Kostenloses Quiz: Sind Sie auf dem Weg zum Umsatzerfolg?