Aufgrund seiner unübertroffenen Spezialisierung auf Geschäftsreisen erfreut sich das Geschäftsreisemanagement großer Beliebtheit. Die Buchung von Reisen für Ihr Unternehmen kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Bei so vielen Routen und Flugpreisen ist es schwierig, bei der Organisation der Reiserouten Ihrer Mitarbeiter das beste Angebot zu finden. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Vorteile und Bedeutung von Geschäftsreisebüros.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist Corporate Travel Management?

Unter Corporate Travel Management versteht man die Struktur eines Unternehmens zur Erleichterung von Geschäftsreisen. Dazu gehört die Planung einer Geschäftsreise, die Organisation einer Firmenveranstaltung oder jede andere notwendige Aufgabe für den Geschäftsreisenden. Es ist die Aufgabe von Geschäftsreisebüros, dafür zu sorgen, dass der Prozess ordnungsgemäß und konform abgewickelt wird. All dies muss geschehen, ohne die Produktivität des Unternehmens zu gefährden.

Warum Unternehmen Corporate Travel Management-Agenturen nutzen sollten

Kosten reduzieren: Ein großer Vorteil der Nutzung von Reisemanagementagenturen für Unternehmen ist die Reduzierung der Reisekosten. Dazu gehören Übernachtungskosten, Versicherungen, Flugtickets und andere damit verbundene Ausgaben. Ein Geschäftsreisebüro verfügt über die nötige Erfahrung, um die bestmöglichen Angebote für das Unternehmen zu finden oder auszuhandeln.

Zeiteinteilung: Die Organisation einer Geschäftsreise kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie also ein mittleres oder großes Unternehmen leiten, haben Sie keine Zeit, Ihre Geschäftsreise zu buchen. Ein engagierter Corporate Travel Manager übernimmt diese Aufgaben, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter sich auf alles andere konzentrieren können.

Effizienz: Da Geschäftsreisen immer häufiger stattfinden, entscheiden sich die meisten Unternehmen für eine Geschäftsreisemanagementagentur, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter sicher reisen und gleichzeitig alle relevanten Reiserichtlinien einhalten.

Externes Corporate Travel Management vs. Inhouse vs. Agent

Unternehmen verwenden in der Regel ein Corporate Reisemanagement-Unternehmen um die Kosten zu minimieren. Es gibt zwei Arten von Geschäftsreisebüros; Inhouse und extern. Nachfolgend erfahren Sie die wesentlichen Vor- und Nachteile beider Ansätze.

Reisemanagement-Agenten im Haus

Ein interner Reisemanagement-Agent ist ein Mitarbeiter, den Sie einstellen, um die Buchung von Reisen zu übernehmen, Last-Minute-Änderungen an den Reiseplänen vorzunehmen, Ihre Ersparnisse zu maximieren und gleichzeitig die besten Angebote für Ihre Mitarbeiter zu finden.
Durch die Einstellung eines internen Reisemanagement-Agenten können Sie sicher sein, mit einem vertrauenswürdigen Mitarbeiter zusammenzuarbeiten, der Ihre Geschäftsreiseplanung erleichtert. Ein weiterer Vorteil der Beauftragung eines internen Agenten gegenüber einem externen ist die Gebühr oder Provision, die Sie nicht an diesen Agenten zahlen müssen.

Externe Reisemanagement-Agenten für Unternehmen

Externe Travel-Management-Agenten sind auf Geschäftsreisen spezialisiert und verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Buchung von Geschäftsreisen. Diese Personen stehen auf Ihren Wunsch zur Verfügung und nutzen Online-Buchungstools, die maximale Kosteneinsparungen ermöglichen. Der Hauptunterschied zwischen einem externen und einem internen Agenten besteht darin, dass Sie die Person nicht mit der Abwicklung Ihrer Geschäftsreisebedürfnisse beauftragen; Sie zahlen ihnen jedes Mal eine Gebühr oder Provision, wenn sie für Sie buchen.

Ein internes Reisebüro ist in einer Krise möglicherweise nicht immer verfügbar, da es oft alleine arbeitet. Andererseits steht Ihnen rund um die Uhr ein engagiertes Team externer Reisemanagement-Agenten zur Verfügung. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter im Ausland in Schwierigkeiten gerät – sei es, dass er erkrankt ist oder sein Gepäck verloren hat – sind die Mitarbeiter rund um die Uhr für Sie da.

Was sind die Aufgaben eines Reisemanagement-Agenten für Unternehmen?

Ob Sie einen Inhouse-Agenten beauftragen oder sich für eine externe Agentur entscheiden, die Aufgaben dieser Agenten sind sehr ähnlich. Hier sind die sechs wichtigsten Verantwortlichkeiten von Reisebüros für Unternehmen:

1. Reiserouten erstellen und verwalten

Wenn Sie Ihre Flüge direkt bei einer Fluggesellschaft buchen oder einen Online-Ticketservice nutzen, werden Ihnen wahrscheinlich hohe Gebühren für Änderungen an Ihrer Reiseroute berechnet. Zeitplanänderungen sind in der Geschäftswelt schwer zu vermeiden. Um jedoch eine Strafe zu vermeiden, sollten Sie ein Geschäftsreisebüro damit beauftragen, die notwendigen Änderungen ohne zusätzliche Kosten vorzunehmen.

Indem Sie alle Ihre Geschäftsreisepläne in die Hände eines Reisebüros legen, können Sie sicher sein, dass während Ihrer Geschäftsreise nichts schief geht. Dies ist dem umfassenden Wissen der Agenten in der Reisebranche zu verdanken.

2. Finden Sie den besten Preis

Ein wichtiger Teil des Unternehmens Reisemanagement Dabei geht es darum, die bestmöglichen Tarife zu finden und mit mehreren Dienstleistern zu verhandeln.
Reisebüros für Unternehmen verfügen über ausreichende Erfahrung in der Abwicklung von Verhandlungsaufgaben, da sie täglich mit verschiedenen Bereichen der Reisebranche zu tun haben. Dies bedeutet, dass sie für Sie die besten Tarife finden oder sogar spezielle Rabatte erhalten können, die Sie sonst möglicherweise nicht erhalten würden.

3. Passende Unterkunft organisieren

Die Vermittlung der am besten geeigneten Unterkunft für Geschäftsreisende ist eine weitere wichtige Aufgabe eines Geschäftsreisebüros. Bevor die erforderliche Anzahl an Tagen und Mitarbeitern gebucht wird, sucht der Agent nach allen verfügbaren Optionen zum richtigen Preis, einschließlich Pensionen, Hostels und Hotels.

Wenn Sie diese Aufgabe selbst erledigen würden, hätte Sie nicht genug Zeit, um nach einer günstigen Unterkunft am richtigen Ort zu suchen. Hier ist ein Geschäftsreisebüro hilfreich, um die beste Unterkunft zu finden, ohne das Budget zu sprengen.

4. Transport organisieren

Einer der größten Teile der Reiseplanung ist der Transport. Dies kann problemlos von einem Geschäftsreisebüro erledigt werden, das Ihre Transportbedürfnisse im Voraus arrangiert. Sie sorgen dafür, dass Ihre Flüge gebucht, ein Mietwagen organisiert, ein Flughafentransfer organisiert und Bahntickets gekauft werden. Natürlich müssen Sie die Agentur für diese Dienstleistungen bezahlen; Angesichts der Zeit- und Geldersparnis, die Sie dadurch sparen, ist die Gebühr oder Provision jedoch durchaus lohnenswert, insbesondere wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter regelmäßig reisen.

Durch den Einsatz einer Geschäftsreiseagentur erhalten Sie bessere Übernachtungspreise und profitieren von günstigen Business-Class-Flügen für Ihre Mitarbeiter. Dadurch können die gesamten Geschäftsreisekosten deutlich gesenkt werden.

5. Organisieren Sie Geschäftstreffen und Veranstaltungen

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen jährliche Veranstaltungen oder Meetings im Ausland organisieren muss, kann dieser Prozess Zeit und Investitionen erfordern. Wenn Sie ein spezialisiertes Geschäftsreisebüro mit dieser Aufgabe beauftragen, können Sie die Kosten senken und Ihre Geschäftsveranstaltungen profitabler machen.
Der Planungsprozess für die Ausrichtung einer Veranstaltung kann komplex und zeitaufwändig sein. Daher ist ein seriöses Reisemanagementunternehmen in solchen Situationen von großem Vorteil.

6. Kontrolle der Reisekosten und Einhaltung der Richtlinien

Während die Verwaltung der Reisekosten die Hauptaufgabe eines Geschäftsreisebüros ist, würden Sie noch viel mehr davon profitieren, wenn Sie jemanden mit umfassender Erfahrung mit dieser Aufgabe betrauen würden. Spezialisierte Agenten halten die Reiserichtlinien des Unternehmens ein, indem sie die Verwaltung der Reiserichtlinien in Echtzeit nutzen, um die Funktionalität für den Geschäftsreisenden zu maximieren.

Wenn Sie eine professionelle Agentur beauftragen, sich um die Reisebedürfnisse Ihres Unternehmens zu kümmern, können Sie Kosten senken und Geschäftsbeziehungen optimieren und gleichzeitig die Reiserichtlinien einhalten.

Wie Reiseunternehmen von Corporate Travel Management Unternehmen profitieren können

Reiseunternehmen wie Hotels und Fluggesellschaften können ihre Reisestrategie mithilfe eines Geschäftsreisebüros optimieren. Das ist weil Reisemanagement-Unternehmen sind für die Buchung von Flugtickets, Unterkünften, Mietwagen, Transfers und Geschäftsveranstaltungen verantwortlich. Für Hotels dient dies als indirekte Verbindung zu Geschäftsreisenden. Sie können über die Geschäftsreisebüros mehr Kunden gewinnen, da es die Aufgabe des Reisebüros ist, Unterkünfte und Geschäftstreffen für die Mitarbeiter der Unternehmen zu planen und zu buchen.

Die meisten Geschäftsreisemanagement-Unternehmen wenden sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben wie der Suche nach der richtigen Unterkunft, den richtigen Flügen und dem Transport an das GDS (Global Distribution System). GDS ist auch ein wichtiger Vertriebskanal für Hotels, der sie mit Geschäftsreisebüros verbindet und ihnen aktuelle Informationen über ihre aktuellen Zimmerpreise und Verfügbarkeiten liefert. GDS-Systeme Maximieren Sie die Chancen, dass Reisemanagement-Unternehmen Ihr Hotel finden und Ihre Zimmer buchen. Indem Sie Teil dieses wichtigen Vertriebssystems werden, steigert Ihr Hotel seinen Umsatz und erreicht ein breiteres Publikum.

Unsere „Global Distribution System (GDS): Was sind die Vorteile für Hotels?“ Der Artikel bietet weitere Informationen zu den wichtigsten GDS-Systemen, ihrer Funktionsweise und den Vorteilen für Unternehmen in der Reisebranche.

Liste der Corporate Travel Management-Unternehmen

Durch die Auslagerung des Geschäftsreisemanagements an ein professionelles Unternehmen für Geschäftsreisemanagement profitieren Unternehmen von Fachwissen und Support rund um die Uhr. Für Hotelbesitzer, die an GDS-Systeme angeschlossen sind, werden diese Geschäftsreisebüros dabei helfen, mehr Geschäftsreisende anzulocken.

Im Artikel „Unternehmensreisebüros für Hotels, um mehr Geschäftsreisende zu gewinnen“erhalten Sie einen besseren Einblick, wie Hotels mithilfe von Geschäftsreisebüros und den besten Geschäftsreisebüros, mit denen sie zusammenarbeiten können, ihren Umsatz steigern können.

Wenn Sie alle Vorteile bedenken, die die Beauftragung eines Geschäftsreisebüros mit sich bringt, um die Geschäftsreisebedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu erfüllen, ist das sinnvoll. Diese Agenten sorgen dafür, dass Ihre Geschäftsreise reibungslos verläuft, indem sie Ihnen Zeit geben, damit Sie sich auf andere Bereiche Ihres Geschäfts konzentrieren können.

Weitere Tipps zu Geschäftsreisen

Der Geschäftsreisemarkt rückt bei vielen in der Reisebranche zunehmend in den Fokus, teilweise geben Geschäftsreisende oft mehr Geld für ihre Reisen aus, insbesondere wenn ihr Arbeitgeber die Kosten übernimmt. Noch wichtiger ist jedoch, dass der Geschäftsreiseverkehr aufgrund von Faktoren wie der Globalisierung und der Verfügbarkeit von Flügen zunimmt. In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zum Geschäftsreisemarkt:

Weitere Tipps zum Wachstum Ihres Unternehmens

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Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Martijn Barten

Hallo, ich bin Martijn Barten, Gründer von Revfine.com. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Hotelbranche bin ich auf die Optimierung des Umsatzes durch die Kombination von revenue management mit Marketingstrategien spezialisiert. Ich habe revenue management und Marketingstrategien für einzelne Immobilien und Portfolios mit mehreren Immobilien erfolgreich entwickelt, implementiert und verwaltet.