{"id":32886,"date":"2024-10-08T09:00:03","date_gmt":"2024-10-08T07:00:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.revfine.com\/?p=32886"},"modified":"2024-10-08T19:22:20","modified_gmt":"2024-10-08T17:22:20","slug":"tips-to-structure-your-pre-arrival-communication","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.revfine.com\/de\/tips-to-structure-your-pre-arrival-communication\/","title":{"rendered":"9 Tipps zur Strukturierung Ihrer Kommunikation vor der Ankunft"},"content":{"rendered":"

Als Hotelier ist es wichtig, der Kommunikation mit Ihren G\u00e4sten vor der Ankunft Priorit\u00e4t einzur\u00e4umen. Dies ist die Zeit, in der Sie den Ton f\u00fcr ihren gesamten Aufenthalt angeben und sicherstellen k\u00f6nnen, dass sie sich vom Moment der Buchung an willkommen und gesch\u00e4tzt f\u00fchlen. <\/em><\/p>\n

Warum ist die Kommunikation vor der Ankunft f\u00fcr Hotels wichtig?<\/h2>\n

Bei der Kommunikation vor der Ankunft geht es darum, einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen und die B\u00fchne f\u00fcr ein unvergessliches Erlebnis zu bereiten. Sie k\u00f6nnen Ihren G\u00e4sten Vorfreude auf die Ankunft in Ihrem Anwesen vermitteln.<\/p>\n

Andererseits k\u00f6nnen Sie durch die Kommunikation mit Ihren G\u00e4sten vor ihrer Ankunft etwaige Bedenken oder Probleme Ihrer G\u00e4ste vorhersehen und ansprechen, um ihren Aufenthalt so reibungslos und angenehm wie m\u00f6glich zu gestalten.<\/p>\n

Wussten Sie, dass mehr als 851.000 Kunden proaktive Kommunikation und Kontakt von einem Unternehmen w\u00fcnschen? Diese Statistik unterstreicht, wie wichtig es ist, mit Ihren G\u00e4sten zu interagieren, bevor sie \u00fcberhaupt in Ihrem Hotel ankommen.<\/p>\n

Das bedeutet: Durch die richtige Kommunikation mit Ihren G\u00e4sten vor ihrer Ankunft in Ihrem Hotel k\u00f6nnen Sie sie in treue Kunden verwandeln, die immer wieder zur\u00fcckkehren.<\/p>\n

9 Tipps f\u00fcr die Kommunikation mit Ihren G\u00e4sten vor der Ankunft<\/h2>\n

Nachfolgend finden Sie neun Tipps f\u00fcr Ihre Kommunikation mit Ihren G\u00e4sten vor der Ankunft.<\/p>\n

1. W\u00e4hlen Sie den richtigen Zeitpunkt<\/h3>\n

Damit Ihre Kommunikation erfolgreich ist, m\u00fcssen Sie den richtigen Zeitpunkt f\u00fcr den Versand w\u00e4hlen. Hotels haben dabei zwei M\u00f6glichkeiten: Entweder sie senden viele Informationen gleich nach der Reservierung oder sie senden alles ein oder zwei Tage vor dem Check-in-Datum.<\/p>\n

Bei beiden Wegen fehlt das Timing-Element.<\/p>\n

Wenn Sie ihnen alle Informationen gleich nach der Reservierung schicken, werden Sie sie nur \u00fcberfordern, und das Gleiche passiert, wenn Sie sie zu kurz vor dem Reisedatum schicken.<\/p>\n

Wenn Sie wertvolle Informationen senden m\u00f6chten, die ihnen bei der Planung ihrer Reise helfen, ist es ideal, diese mindestens eine Woche vor dem Ankunftsdatum zu versenden. Wenn die Nachricht jedoch eher mit Upselling zu tun hat, ist drei bis vier Tage vor Reisebeginn der beste Zeitpunkt daf\u00fcr. Warum? Weil die Kunden gerade beim Packen sind, sich bereits auf die Reise freuen und eher bereit sind, Angebote in Betracht zu ziehen.<\/p>\n

2. Seien Sie pers\u00f6nlich \u2013 Vergessen Sie allgemeine Nachrichten<\/h3>\n

Heutzutage geht Personalisierung \u00fcber die Anrede Ihrer G\u00e4ste mit Namen hinaus. Durch die Analyse Ihrer G\u00e4stedaten k\u00f6nnen Sie Informationen \u00fcber die Vorlieben, Herkunft, Sprachen, Generationen und vieles mehr Ihrer G\u00e4ste finden.<\/p>\n

Anhand Ihrer G\u00e4stedaten k\u00f6nnen Sie au\u00dferdem verfolgen, wann sie Ihr Hotel besuchen und welche Dienstleistungen sie in Anspruch nehmen. All diese Informationen sind f\u00fcr Ihre Kommunikation von entscheidender Bedeutung, da Sie damit Ihre G\u00e4ste segmentieren und Ihre Nachrichten personalisieren k\u00f6nnen.<\/p>\n

Schauen Sie sich diese an 9 Zielgruppensegmente, die Sie erstellen k\u00f6nnen<\/a> um hyperpersonalisierte Nachrichten zu senden.<\/p>\n

3. Entscheiden Sie sich f\u00fcr wertorientierte Kommunikation<\/h3>\n

Bei der Kommunikation vor dem Aufenthalt geht es nicht nur ums Verkaufen. Sie m\u00fcssen daf\u00fcr sorgen, dass Ihre Nachrichten f\u00fcr Ihre G\u00e4ste wertvoll sind, damit sie sie nicht als irrelevant empfinden. Verwenden Sie dazu das wertorientierte Prinzip: F\u00fcgt dies dem Erlebnis des Gastes einen Mehrwert hinzu?<\/p>\n

Geben Sie beispielsweise Informationen zu Transportm\u00f6glichkeiten weiter, damit G\u00e4ste das Hotel schneller und problemlos erreichen. Sie k\u00f6nnen ihnen von lokalen Veranstaltungen rund um Ihr Hotel und den ber\u00fchmtesten Sehensw\u00fcrdigkeiten in Ihrer Gegend erz\u00e4hlen.<\/p>\n

Sie k\u00f6nnen noch einen Schritt weitergehen und diese Empfehlungen auf der Grundlage ihrer Profile personalisieren. F\u00fcr Paare romantische Empfehlungen; f\u00fcr Familien Attraktionen, die f\u00fcr Kinder geeignet sind, und so weiter. Das mag nach viel Arbeit aussehen, aber wenn Sie ein gutes Hotel-CRM<\/a><\/span> Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten.<\/p>\n

Dadurch verringert sich nicht nur der Aufwand f\u00fcr Ihre Kunden, da sie \u00fcber n\u00fctzliche Informationen verf\u00fcgen, die ihnen das Erlebnis erleichtern, sondern es ist auch eine gro\u00dfartige M\u00f6glichkeit, Ihre Ortskenntnisse zu demonstrieren und das Vertrauen Ihrer G\u00e4ste aufzubauen.<\/p>\n

4. Upselling richtig betreiben<\/h3>\n

Geben Sie Ihren G\u00e4sten die M\u00f6glichkeit, ein Zimmer-Upgrade vorzunehmen oder zus\u00e4tzliche Services zu ihrer Reservierung hinzuzuf\u00fcgen. Dies bietet ihnen nicht nur ein pers\u00f6nlicheres Erlebnis, sondern tr\u00e4gt auch zu h\u00f6heren Ums\u00e4tzen bei.<\/p>\n

\u00dcberlegen Sie jedoch, wie Sie Ihr Angebot gestalten. Wenn Sie von Ihren G\u00e4sten erwarten, f\u00fcr zus\u00e4tzliche Dienstleistungen zu zahlen, m\u00fcssen Sie die Merkmale dieser Dienstleistungen hervorheben und erkl\u00e4ren, warum sie den Mehrpreis wert sind. Nat\u00fcrlich sollten Sie Bilder verwenden, die zeigen, wie attraktiv sie sind.<\/p>\n

Die Verwendung allgemeiner Bilder und Nachrichten f\u00fchrt bei den G\u00e4sten nur zu der Frage: \u201eSoll ich daf\u00fcr 20 Euro extra bezahlen?<\/em>\u201d<\/p>\n

Denken Sie andererseits daran, sich immer auf die Dienstleistungen zu beschr\u00e4nken, die f\u00fcr sie relevant sind. Bieten Sie Gesch\u00e4ftsreisenden oder Alleinreisenden keine Paarmassage an! Sie k\u00f6nnen in Ihren G\u00e4stedaten nachsehen, welche Buchungsdetails sie haben und welche Dienstleistungen f\u00fcr diesen bestimmten Gast sinnvoller sind.<\/p>\n

5. Machen Sie den Check-In einfach<\/h3>\n

Geben Sie Anweisungen zum Einchecken weiter und bieten Sie einen fr\u00fchen Check-in oder eine Gep\u00e4ckaufbewahrung an, damit die Ankunft des Gastes so reibungslos wie m\u00f6glich verl\u00e4uft. So geben Sie dem Gast den richtigen Ton f\u00fcr seinen Aufenthalt und zeigen, dass Sie bereit sind, alles zu tun, um einen hervorragenden Service zu bieten.<\/p>\n

Machen Sie sich das l\u00e4stige Einchecken bei der Ankunft erspart. Bitten Sie Ihre G\u00e4ste stattdessen, den digitalen Check-in zu nutzen, um die Wartezeit bei der Ankunft zu verk\u00fcrzen. So k\u00f6nnen sich die Hotelmitarbeiter auch auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren und die Arbeitseffizienz steigern.<\/p>\n

6. Highlight-Hotelservices<\/h3>\n

Erinnern Sie Ihre G\u00e4ste an die Annehmlichkeiten des Hotels, die in ihrer Reservierung enthalten sind, wie etwa den Pool oder das Fitnessstudio. Dies ist eine gro\u00dfartige M\u00f6glichkeit, Werbung f\u00fcr Ihr Hotel zu machen und G\u00e4ste zu ermutigen, die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen zu nutzen.<\/p>\n

\u00dcbertreffen Sie die Erwartungen Ihrer G\u00e4ste, indem Sie ihnen sagen, was sie im Zimmerpreis erwartet, um sicherzustellen, dass sie ihr Geld wert bekommen. \u00dcbertreiben Sie nicht, wenn Sie ihnen von den enthaltenen Leistungen erz\u00e4hlen, damit Sie bei ihrer Ankunft ihren Erwartungen gerecht werden.<\/p>\n

7. W\u00e4hlen Sie f\u00fcr jede Nachricht den richtigen Kanal<\/h3>\n

Angesichts der Vielzahl verf\u00fcgbarer Kommunikationskan\u00e4le kann es schwierig sein, zu entscheiden, welche genutzt werden sollen. Der Schl\u00fcssel zu einer erfolgreichen Kommunikation vor der Ankunft liegt in der Nutzung mehrerer Kan\u00e4le.<\/p>\n

Manche G\u00e4ste lesen E-Mails, w\u00e4hrend andere Instant-Messaging-Apps wie WhatsApp bevorzugen. Der Hauptpunkt ist, dass G\u00e4ste unterschiedliche Vorlieben haben und indem Sie ihnen eine Vielzahl von Kommunikationskan\u00e4len anbieten, geben Sie ihnen die Flexibilit\u00e4t, die Methode zu w\u00e4hlen, die ihnen am besten passt.<\/p>\n

\u200d<\/strong>Tats\u00e4chlich geh\u00f6ren nicht alle Nachrichten zu einer E-Mail. Handelt es sich um eine zeitkritischere Nachricht, wie eine Erinnerung zum Einchecken oder das WLAN-Passwort, empfiehlt sich eher die Verwendung von Instant Messaging-Kan\u00e4len wie SMS oder WhatsApp.<\/p>\n

\u200d<\/strong>Handelt es sich hingegen um eine offiziellere Mitteilung wie eine Buchungsbest\u00e4tigung, ist die E-Mail immer das Mittel der Wahl. Und das Gleiche gilt f\u00fcr l\u00e4ngere Nachrichten.<\/p>\n

Lesen Sie auch: 6 Tipps zur Optimierung des E-Mail-Marketings Ihres Hotels<\/a><\/p>\n

8. Nutzen Sie die Automatisierung, um zeitnahe Ma\u00dfnahmen sicherzustellen<\/h3>\n

Bei der Pre-Stay-Kommunikation geht es darum, die G\u00e4ste mit der richtigen Botschaft zur richtigen Zeit und auf dem richtigen Kanal zu erreichen. Und dies f\u00fcr alle Ihre G\u00e4ste manuell zu tun, ist eine gigantische Aufgabe.<\/p>\n

Ihr Team wird \u00fcberfordert sein und die Personalisierung wird nicht so gut sein, wie sie sein k\u00f6nnte, was dazu f\u00fchrt, dass Nachrichten nicht die gew\u00fcnschte Wirkung auf die G\u00e4ste haben.<\/p>\n

Die L\u00f6sung? Technologie. Heutzutage k\u00f6nnen Ihnen viele Systeme dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren. Das beste Beispiel hierf\u00fcr ist ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) im Gastgewerbe.<\/p>\n

Mit Bookboost k\u00f6nnen Sie beispielsweise s\u00e4mtliche Kampagnen erstellen und Ausl\u00f6ser ausw\u00e4hlen, die daf\u00fcr sorgen, dass die Nachricht zum richtigen Zeitpunkt gesendet wird: Zum Zeitpunkt der Buchung, drei Tage vor dem Check-in, am Anreisetag, einen Tag nach dem Check-out und mehr.<\/p>\n

Das Beste daran ist, dass Ihr Team keine Stunden damit verbringen muss, Nachrichten an G\u00e4ste zu personalisieren und zu senden, sodass Zeit f\u00fcr pers\u00f6nliche Interaktionen und andere wichtige Projekte bleibt.<\/p>\n

Lesen Sie hier mehr \u00fcber andere Touchpoints, die Sie automatisieren k\u00f6nnen<\/a> um ein nahtloses G\u00e4steerlebnis zu schaffen.<\/p>\n

9. Nutzen Sie die Kommunikation vor der Ankunft, um Bedenken vorwegzunehmen<\/h3>\n

Wenn es potenzielle Probleme gibt, die den Aufenthalt Ihrer G\u00e4ste beeintr\u00e4chtigen k\u00f6nnten, wie etwa Bauarbeiten in der N\u00e4he oder ein arbeitsreiches Feiertagswochenende, k\u00f6nnen Sie diese Probleme durch die Kommunikation vor der Ankunft proaktiv angehen und etwaige St\u00f6rungen minimieren.<\/p>\n

Wie erreicht man OTA-G\u00e4ste vor der Ankunft?<\/h2>\n

G\u00e4ste, die \u00fcber OTAs buchen, k\u00f6nnen schwer zu erreichen sein. Der wichtigste Punkt ist, dass Sie Zugriff auf ihre echten Informationen ben\u00f6tigen. Wie bekommen Sie diese?<\/p>\n

Sie k\u00f6nnen eine Kampagne an die tempor\u00e4re E-Mail-Adresse senden, die OTAs f\u00fcr diese G\u00e4ste erstellen, und ihnen durch Aktualisierung ihrer Kontaktdaten Zugang zu einem Sonderangebot anbieten. Zum Beispiel ein kostenloses Getr\u00e4nk in der Bar oder einen Rabatt auf das Fr\u00fchst\u00fcck.<\/p>\n

In anderen F\u00e4llen reicht es aus, wenn die Leute wissen, dass sie ihre Kontaktdaten f\u00fcr den Fall kurzfristiger Mitteilungen oder \u00c4nderungen angeben m\u00fcssen.<\/p>\n

Sie k\u00f6nnen viele verschiedene Ans\u00e4tze ausprobieren und entscheiden, welcher f\u00fcr Ihr Anwesen am besten geeignet ist. Unterm Strich m\u00fcssen Sie jedoch die Informationen abrufen, um eine Beziehung zu Ihren G\u00e4sten aufzubauen. Und der beste Zeitpunkt daf\u00fcr ist die Phase vor der Ankunft, wobei Sie alle Tipps in diesem Artikel nutzen k\u00f6nnen.<\/p>\n

Letzte Erinnerung: Sie m\u00fcssen nicht alle Nachrichten an dieselben G\u00e4ste senden. Sie m\u00f6chten sie nicht \u00fcberfordern. W\u00e4hlen Sie die W\u00fcnsche aus, die zu Ihrer Unterkunft und Ihren G\u00e4sten passen, und nutzen Sie sie mit Bedacht. <\/strong><\/p>\n

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