Una buena aplicación de POS puede ser muy valiosa para los empleados de hostelería porque puede optimizar los procesos, mejorar la experiencia del cliente y mejorar la capacidad de su empresa para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento. Sin embargo, seguir un proceso sensato para encontrar la aplicación correcta es crucial. En este artículo, aprenderá más sobre cómo funcionan las aplicaciones POS, cómo puede elegir la correcta y por qué esta decisión es tan importante en primer lugar.

Tabla de contenido:

¿Qué son las aplicaciones POS?

Una aplicación POS es el nombre que se le da a una aplicación utilizada para controlar un sistema de punto de venta. La aplicación permitirá a los empleados de empresas de hostelería procesar pagos con tarjeta, efectivo y monedero móvil. Aún así, también es importante comprender que los usos de un sistema POS van mucho más allá del simple procesamiento de pagos.

Una aplicación POS puede actualizar de forma automática y continua los datos de ventas y otra información importante en tiempo real. Esto ayuda a las empresas a mantener actualizadas sus métricas de rendimiento y puede informar todo, desde el seguimiento del rendimiento de las ventas y el seguimiento del rendimiento de los empleados hasta la gestión de ingresos.

El uso de una aplicación POS en un dispositivo portátil, como un iPad o una tableta, también permite que esos dispositivos procesen pagos, y esto tiene el potencial de mejorar la experiencia del cliente al brindar una mayor flexibilidad.

Por qué es importante elegir la aplicación POS adecuada

Seleccionar la aplicación POS correcta es vital, pero también es importante comprender que esto significará diferentes cosas para diferentes negocios. Por ejemplo, si está comenzando una nueva empresa, la mejor aplicación probablemente será bastante simple, fácil de usar y diseñada para hacer que su negocio sea más eficiente.

Por el contrario, si está actualizando una aplicación existente, querrá una solución con una mejor gama de funciones, por lo que deberá considerar las limitaciones de su aplicación actual. Además, el tipo de negocio que maneja puede influir en su decisión, ya que la mejor aplicación de hotel puede no ser necesariamente la mejor solución para un restaurante o un bar.

¿Cuáles son los aspectos importantes a evaluar al elegir una aplicación de punto de venta?

Al seleccionar la mejor aplicación POS para su negocio, hay varios aspectos importantes que aquellos en gestión de la hospitalidad tendrá que evaluar o analizar. Algunos de los más significativos se exploran a continuación:

Presupuesto de hardware y software

Uno de los aspectos más cruciales a considerar al explorar aplicaciones POS es el presupuesto que tiene disponible tanto para el hardware como para el software. Sin embargo, esto puede ser más complicado de lo que parece inicialmente porque los sistemas POS tienen estructuras o modelos de facturación muy diferentes, incluidos los pagos por adelantado y las suscripciones mensuales.

Dicho esto, los costos de la aplicación POS forman solo una parte de la ecuación. También deberá considerar el hardware utilizado en el sistema, incluidos lectores de tarjetas, impresoras, cajas registradoras, tabletas, teléfonos móviles, computadoras y cualquier otro dispositivo utilizado para procesar pagos o almacenar datos.

Además de esto, es posible que deba pensar en algunos de los costos asociados u ocultos, como el costo de almacenar datos o los costos asociados con el acceso a las actualizaciones. Seleccione el software y el hardware que haga lo que necesita, que brinde la oportunidad de actualizar su sistema en el futuro y que esté dentro del presupuesto que estableció.

Características de la aplicación POS

A continuación, deberá considerar cuidadosamente las funciones que se ofrecen en las diferentes soluciones de aplicaciones de POS en el mercado y compararlas y contrastarlas con las funciones que son más importantes para usted. En particular, es posible que desee centrarse en las siguientes funciones de la aplicación, si están presentes y qué tan avanzadas son.

1. Características del servicio de comida y restaurante

Para partes de la industria hotelera centradas en el servicio de alimentos y bebidas, como los restaurantes, puede ser importante encontrar una aplicación POS que ofrezca características relevantes. Sin embargo, incluso dentro de este sector, los requisitos pueden variar sustancialmente, por lo que algunas aplicaciones se enfocan específicamente en restaurantes, panaderías o bares.

Algunas aplicaciones están dirigidas a tipos específicos de restaurantes, como comida rápida, entrega de pizzas, etc. Las características específicas que pueden ser relevantes para usted incluyen la creación de menús, pedidos de alimentos, pedidos en línea, opciones de división de facturas, características de diseño de restaurantes, características de inventario de alimentos y varias herramientas de comunicación.

2. Herramientas para la gestión de inventarios

Una característica clave que brindan las aplicaciones POS de alta calidad es la capacidad de rastrear el inventario para que sepa cuánto le queda de un producto en particular o cuántas habitaciones están disponibles en un momento dado en negocios como hoteles. Esta información se puede actualizar automáticamente a medida que se realizan las ventas, lo que ahorra tiempo y mejora la precisión.

Algunas de las funciones avanzadas disponibles aquí incluyen alertas de stock, que le informan cuando el inventario alcanza un cierto nivel y reordenación automática, lo que puede ayudar a evitar situaciones en las que se quede sin un producto.

3. Datos del cliente y marketing

Muchas de las mejores aplicaciones de POS también incluirán funciones basadas en datos de clientes y marketing. Esto puede incluir, por ejemplo, herramientas de gestión de relaciones con los clientes, que le permiten acceder a información sobre los productos que los clientes específicos compraron, sus métodos de pago elegidos, los datos demográficos que componen su base de clientes, etc.

A medida que los datos se vuelven más completos, también se pueden utilizar con fines de marketing, informándole sobre las preferencias y hábitos de sus clientes y permitiéndole enviar mensajes de marketing. Otro aspecto, que combina elementos de datos de clientes y marketing, es la creación y gestión de un programa de recompensas o fidelización de clientes.

4. Opciones de informes y análisis

Para aquellos involucrados en la hospitalidad, otra característica importante a tener en cuenta en una aplicación de restaurante, bar, club nocturno o hotel POS es la capacidad de acceder a las opciones de informes y análisis. Esto es posible porque el sistema POS está integrado con otras herramientas relacionadas con la recopilación, el almacenamiento y la gestión de datos.

Como resultado, puede usar potencialmente su aplicación POS para analizar información relacionada con las ventas, acceder a la información del cliente, rastrear otros datos importantes y luego analizar todo esto para detectar patrones y hacer pronósticos. Los conocimientos recopilados también se pueden presentar en varios formatos, lo que es ideal para informar a las partes interesadas.

En última instancia, las herramientas de informes y análisis dentro de las aplicaciones de POS mejoran su comprensión de su negocio, su rendimiento, los clientes y sus comportamientos y hábitos. Usando esto a su favor, puede modificar los procesos y prácticas comerciales para mejorar la experiencia del cliente y optimizar las finanzas.

5. Conectividad a Internet

Finalmente, vale la pena considerar la conectividad a Internet al evaluar las aplicaciones de POS y sus características. Esto también requerirá que pienses en tu situación actual. Por ejemplo, ¿tiene acceso a Wi-Fi confiable y continuo? De lo contrario, es posible que deba considerar una solución que brinde soporte suficiente durante los períodos fuera de línea.

Puede haber opciones que puedan ayudar con las conexiones irregulares, como usar un servidor en el sitio o un servidor ligero, que puede mejorar la confiabilidad de su conexión. Esta puede ser una ruta más costosa que encontrar una aplicación fuera de línea, pero brinda el beneficio de permitir el acceso continuo las 24 horas, los 7 días de la semana a los datos que se almacenan y comparten a través de la nube.

Integración de su aplicación POS con otro software

Una vez que haya explorado la gama de funciones disponibles en las diferentes aplicaciones de POS en el mercado, debe considerar la integración más profundamente. Después de todo, necesitará que la aplicación elegida sea lo más compatible posible con el otro software que está utilizando y sus procesos y operaciones comerciales existentes.

En particular, es sensato buscar opciones de integración con marketing, CRM, contabilidad y software de hotel, ya que esto puede ayudar a ahorrar tiempo y mejorar la colaboración entre departamentos.

Podría valer la pena que los restaurantes integren su aplicación POS con un sistema de pedidos en línea existente o un sistema de reservas para que los datos se puedan compartir entre estos sistemas sin problemas. Mientras tanto, donde las funciones de informes están presentes, es posible que desee que los archivos sean compatibles con sus aplicaciones actuales.

Video: Gestión de restaurantes: ¿Qué significa la integración de puntos de venta para el software de restaurantes? 

Soporte y formación

Finalmente, los involucrados en la gestión de hoteles y restaurantes deben pensar detenidamente en los temas de soporte y capacitación. Con respecto al soporte, es probable que esto sea una consideración continua, y deberá tener en cuenta todo, desde ayuda con la configuración inicial hasta asistencia con problemas técnicos.

Esto significa explorar el nivel de soporte proporcionado junto con las diferentes aplicaciones de POS y los servicios asociados. También debe investigar cuáles serán los costos probables y si el soporte es en persona o remoto.

Además de este problema, también debe considerar los costos de capacitación, la cantidad de capacitación que se requerirá para actualizar al personal y si necesitará o no traer expertos para brindar esta capacitación. Es probable que los costos en esta área se correlacionen con qué tan avanzada es la aplicación POS elegida.

Considere el crecimiento futuro al elegir una aplicación POS para su negocio

Para los involucrados en gestión hotelera y otros aspectos de la hospitalidad, el concepto de crecimiento es importante. Las empresas no se detienen y, en una situación ideal, su negocio atraerá a más clientes con el tiempo, lo que generará mayores ingresos y oportunidades para un mayor crecimiento.

Con esto en mente, las empresas deben estar atentas al futuro al seleccionar las aplicaciones POS adecuadas. Si bien es posible que tenga algunas necesidades específicas ahora, también debe considerar sus necesidades en un año, tres años, cinco años y más allá. También deberá investigar opciones para actualizar en el futuro y evaluar con qué frecuencia se lanzan nuevas versiones o actualizaciones. Esto ayudará a garantizar que su inversión valga la pena a largo plazo.

Aplicaciones de punto de venta y otras soluciones de software para hoteles

La aplicación POS adecuada es solo una parte de la adquisición de las mejores soluciones de software para hoteles. Otras herramientas para optimizar el rendimiento incluyen un administrador de canales de hotel, que le permitirá administrar diferentes canales de distribución, un sistema de administración de ingresos y una aplicación de registro móvil.

Verificar "Consejos de software para la industria hotelera y hotelera" para acceder a varios artículos centrados en las soluciones de software, sus ventajas, cómo elegirlas y cómo aprovecharlas al máximo.

Seleccionar la aplicación de POS correcta es vital, y hacerlo requerirá que considere una variedad de factores diferentes, incluidas las funciones que se ofrecen, su presupuesto, el potencial de crecimiento futuro y sus otras soluciones de software.

Importancia de las aplicaciones POS en la industria hotelera

Tener el sistema de punto de venta adecuado puede transformar un negocio de hostelería y ayudar a llevarlo al siguiente nivel, por lo que es tan esencial que los altos cargos de una organización entiendan la gama completa de funciones, cómo se pueden aprovechar y las importancia general de las aplicaciones POS.

Para obtener más información sobre este tema, lea "Sistemas de punto de venta: descripción general e importancia en la industria hotelera", donde puede acceder a la información más crítica sobre los sistemas POS, las aplicaciones POS y su verdadero valor.

Beneficios de las aplicaciones POS para hoteles

La industria hotelera es una parte crucial de la hospitalidad, pero los hoteles también tienen preocupaciones, necesidades y expectativas específicas que les son exclusivas. Con esto en mente, las aplicaciones de POS pueden beneficiar a los hoteles que pueden no ser necesariamente relevantes para otras empresas, o los beneficios pueden ser más significativos dentro de la industria hotelera.

Leer el artículo "6 beneficios del software de punto de venta para hoteles" si está interesado en explorar mucho más sobre cómo las aplicaciones POS y los sistemas POS pueden ayudar a los empleados del hotel, la administración y sus clientes.

Funciones de informes dentro de una aplicación POS

Muchos consideran que las aplicaciones de POS procesan pagos y recopilan y administran datos importantes. Sin embargo, en realidad, los usos de estas aplicaciones van mucho más allá. En particular, las mejores aplicaciones proporcionarán funciones de informes, que pueden ser invaluables para los empleados que deben informar el progreso al personal superior y otras partes interesadas.

Para obtener más información, lea "Profundización en las funciones de generación de informes del software de punto de venta para hostelería", donde puede leer acerca de las características clave y cómo se aplican a restaurantes, hoteles, bares y clubes nocturnos.

Aplicación de punto de venta: tendencias para la industria de la restauración

Además de comprender cómo aprovechar al máximo su aplicación POS, debe conocer las tendencias recientes en el uso de su sistema POS. Esto ayudará a garantizar que no se pierda usos potenciales y brindará una ventaja competitiva a los rivales. Además, también debe considerar el futuro y las tendencias probables.

Leer el "Sistemas de punto de venta para restaurantes: las últimas y futuras tendencias" artículo para obtener más información sobre la importancia de mantenerse al día con las últimas tendencias, algunos ejemplos y explorar algunas tendencias que darán forma a los próximos años.

Maximice las aplicaciones de punto de venta dentro de las empresas hoteleras

Las diversas características asociadas con las aplicaciones POS brindan a las empresas de la industria hotelera grandes oportunidades para maximizar el éxito. Esto se puede lograr de varias maneras diferentes, incluidas las ventas adicionales y cruzadas, la personalización de las aplicaciones de POS para que se adapten a las necesidades de su negocio y la capacitación del personal en el uso de los sistemas para optimizar la satisfacción del cliente.

Para obtener más información sobre cómo aprovechar al máximo su sistema POS y aprovechar al máximo las diversas funciones, lea el "Maximice los beneficios de los sistemas de punto de venta en el sector hotelero" artículo.

Más consejos para hacer crecer su negocio

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.