Estrategias y mejores consejos para calcular tarifas grupales

“Los precios se agrupan fuera de la tarifa transitoria, y no al revés. Te arrinconarás si pones el carro delante del caballo. Su negocio base normalmente será un controlador RevPAR y no un controlador ADR. Con una base de negocio sólida, se puede cerrar la brecha en los objetivos de ADR con una casa reducida y tasas transitorias más altas”.

“En general, es importante comprender la naturaleza del grupo para poder hacer una propuesta relevante que se ajuste a las necesidades de los invitados y aprovechar las oportunidades de venta cruzada o up-selling. Además, en caso de que haya un distribuidor de algún tipo involucrado en la reserva, debemos comprender qué impulsa la decisión de su cliente y cuál es su motivación. ¿Necesitarán una comisión o una tarifa neta? El precio real cotizado a un grupo varía según varios factores.

A.) Gasto auxiliar. Considere subvencionar el ADR para grupos con un gran servicio de catering adjunto, pero tenga en cuenta la rentabilidad. En la mayoría de los casos, las habitaciones tienen el mayor margen de beneficio.

B.) Demanda estacional y ventana de reserva anticipada. Las consultas realizadas con mucha antelación para una temporada baja pueden asegurar una base de negocios y brindar oportunidades de rendimiento para los segmentos transitorios. Las consultas para temporadas altas deben cotizarse a tarifas transitorias o superiores para evitar el desplazamiento de segmentos de mercado con tarifas más altas. Recuerde siempre existe el riesgo de cancelación y no poder reponer el negocio.

C.) Volumen. Las consultas de los operadores turísticos para una serie de grupos a veces requieren una evaluación global, ya que muchas veces las fechas de viaje caen en temporada baja y alta. Además, los operadores turísticos suelen exigir un período de liberación corto para vender el mayor tiempo posible a sus clientes y muchas veces las solicitudes de temporada baja no se materializan. Se requiere un análisis de riesgos exhaustivo. Lo ideal sería fijar contractualmente el volumen de toda la serie y no cada grupo individualmente.

D.) Frecuencia y fidelización. Los touroperadores o mayoristas de grupos que utilicen el hotel con frecuencia deberán acordar un acuerdo marco para formalizar precios y asignaciones. Una vez más, lo ideal sería que hubiera un compromiso formal con el volumen acordado.

También es importante tener en cuenta que las agencias que organizan grandes eventos corporativos o incentivos probablemente vuelvan a reservar un hotel en el que hayan tenido una buena experiencia. Por lo tanto, cada grupo convertido con éxito también puede generar negocios posteriores. Recuerde que la flexibilidad es clave y es importante tratar a cada grupo como una entidad única. Sea receptivo a sus necesidades y expectativas para construir relaciones duraderas y asegurar la repetición de negocios”.

“Quizás mi primer consejo sea contratar a un excelente administrador de ingresos. Calcular el precio de un grupo es sin duda una de las tareas más complejas a las que debe enfrentarse un Revenue Manager, ya que un grupo mal cotizado puede perjudicar los resultados de un mes concreto. En este proceso, el revenue manager debe dominar a la perfección el cálculo del desplazamiento de ese negocio. Creo que aquí es donde radica una de las mayores diferencias entre un buen Revenue Manager y uno excelente: calcular un desplazamiento correcto.

Mejores prácticas generales para calcular tarifas grupales:

A) Análisis de datos históricos y patrones de demanda:
Estudie los patrones históricos de reserva y las tendencias de la demanda para las fechas que el grupo desea reservar. Utilice datos pasados para predecir la demanda futura y la probabilidad de vender habitaciones a precios regulares si el grupo no es aceptado.

B) Evaluación de la duración de la estancia del grupo:
Los grupos con estancias más largas pueden ser más deseables, ya que llenan habitaciones que podrían ser más difíciles de vender. Considere la flexibilidad del grupo en términos de fechas, lo que puede ayudar a maximizar la ocupación durante los períodos de baja demanda.

C) Considerando los Ingresos Totales del Grupo:
Más allá de los ingresos por habitaciones, evalúe otros ingresos potenciales que el grupo pueda generar (salas de reuniones, catering, servicios adicionales). Calcula el valor total del grupo, incluyendo todos los servicios que utilizarán.

D) Uso de herramientas de análisis de desplazamiento:
Utilice software de gestión de ingresos especializado que pueda ayudar a realizar análisis de desplazamiento más precisos. Estas herramientas pueden ayudar a calcular el impacto neto de aceptar un grupo frente a los ingresos potenciales de los huéspedes con tarifa regular”.

“Si hay desplazamiento, fíjese en el resultado del desplazamiento independientemente del segmento. Si no hay desplazamiento, incluso se puede vender hasta el punto de equilibrio. Sí, equilibre los gastos si es necesario para poder obtener ventas adicionales. Quienes niegan grupos cuando no hay desplazamiento son generalmente aquellos en los que el ego tomó la decisión”.

“El cálculo de tarifas para grupos es verdaderamente subjetivo en función de la situación del hotel en el momento concreto, los objetivos, el mercado, la competencia, la ocupación, el día de la semana, el tiempo de estancia y mucho más.

En la evaluación general del negocio siempre se deben considerar los ingresos totales generados (por tanto si el grupo requiere servicios extra además de las habitaciones), el desplazamiento (potencial pérdida de demanda de otros segmentos con mayor rentabilidad) y los costes. En pocas palabras, una evaluación de la rentabilidad total del grupo que debe encajar en la estrategia global”.