Consejos para la optimización del marketing y reservas online de reuniones y eventos

“Ah, el enigma de las reservas de eventos en línea. Primero, uso el término evento para CUALQUIER reunión formal (simposio, taller, convención, conferencia, actividad social, etc.). Y eso por sí solo significa que su sistema debe ser lo suficientemente AMPLIO como para limitar las opciones del usuario. Debería incluir todos los tipos de eventos posibles como PRIMER paso de “mejores prácticas” y luego limitarlos por tamaño, fecha, servicios o lugares específicos (es decir, frente a la playa al aire libre, patio en la azotea, etc.) para que cuanto más personalizado sea el evento. Cuanto mayor sea la solicitud de propuesta (RFP), mejor se sentirá el usuario final acerca de su conocimiento sobre el manejo de eventos.

El proceso también debe recopilar información en el formato más completo posible para que su personal de ventas no tenga que hacer más preguntas durante una primera charla virtual o llamada telefónica. En cambio, ya deberían saber mucho sobre el evento y tener mucha información con la que conversar ANTES de iniciar la conversación introductoria. Para mí, los lugares MÁS preparados ya han aportado varias ideas SÓLO a partir de mi información personal. Honestamente, llego al final de las opciones de lugares que regresan a mí con su primera llamada o reunión de Zoom como “Hola. Empecemos de nuevo con su reunión”. ¿Por qué diablos pasé 20 minutos ingresando información detallada?

Nuevamente, haga preguntas relevantes comenzando con una ENORME variedad de posibilidades de eventos y luego utilizando un sistema que estratégicamente haga preguntas e información de seguimiento basadas en la primera entrada del tipo de evento. A continuación, responda al cliente que realiza la consulta en un plazo de 12 horas si es posible, o en un plazo máximo de 24 horas. Esto incluye fines de semana y días festivos. Alguien en el hotel debe poder monitorear esta plataforma día y noche, los 7 días de la semana, los 365 días del año.

Por último, llegue a su conversación inicial con un arsenal de materiales ya preparados. Si las fechas no funcionan, aún debe tener todos los demás elementos para poder convencer al cliente de que está excelentemente preparado y que incluso debería considerarlo una semana antes o después debido a su experiencia personal y su capacidad para tratarlo como cliente. .

Con el nivel de sofisticación de la tecnología actual, si no personaliza en consecuencia su proceso de consulta de eventos en línea, uno de sus competidores seguramente lo hará mejor y le quitará sus clientes potenciales (y existentes)”.

“Debido a la pandemia, hubo un cambio dramático en el panorama grupal con el aumento de planificadores de reuniones no profesionales y la cultura del trabajo remoto. Muchas empresas han optado por no traer de vuelta planificadores dedicados y han reasignado estas tareas a administradores y otros miembros del personal. La alta rotación ha agravado el problema.

Las reuniones y eventos de la mayoría de los sitios web de hoteles asumen que el visitante es un planificador de reuniones experimentado, sin recursos útiles ni formas sencillas de hacer preguntas básicas. Es una experiencia intimidante para muchos nuevos en el proceso. Idealmente, una experiencia de sitio web altamente optimizada debería atender a ambos niveles de planificadores.

Para los experimentados, ofrézcales la posibilidad de gestionar la mayor parte del proceso con la que se sientan cómodos, incluida la posibilidad de reservar pequeñas reuniones ellos mismos.

Para el planificador no profesional, todo es cuestión de educación. Incluya recursos detallados, blogs, preguntas frecuentes y contenido de vídeo. Además, incluya un formulario básico de cuatro campos para preguntas básicas y consultas sencillas. Lo más probable es que no tengan la información necesaria para completar un formulario RFP extenso.

Algunos de nuestros hoteles informan que hasta la mitad de sus negocios provienen de clientes potenciales con poca o ninguna experiencia en la planificación de un evento”.

“Desde la perspectiva del huésped/cliente, sería muy útil un módulo de reserva en el sitio web con reserva instantánea para el uso diurno de los lugares MICE. Requiere que los hoteles sean sinceros en cuanto a precios, extras opcionales, etc., pero también favorece una rápida toma de decisiones. Ir y venir entre el departamento MICE y el cliente puede llevar mucho tiempo y requiere más recursos por parte del hotel. Además, hoy en día, tener que llamar o enviar un correo electrónico podría ser una barrera para algunos.

Para consultas más complejas y/o soluciones de alta gama, por supuesto tiene sentido tener un contacto personal para ofertas y soluciones personalizadas. Entonces se puede empezar a construir una relación a largo plazo en la que vale la pena invertir.

En cuanto al marketing, puede utilizar las ventajas de sus mensajes para atraer usuarios, como "reserva fácil", "última hora" o "soluciones a medida", dependiendo de la complejidad de la reserva. Centrarse en las plataformas B2B para llegar a los tomadores de decisiones adecuados”.

“Los sitios web mejorados con IA, que cuentan con chatbots interactivos impulsados por IA, brindan soporte receptivo, responden preguntas y ayudan con las reservas. Los análisis predictivos personalizan la experiencia de navegación anticipándose a las preferencias del cliente. Los sistemas de reserva automatizados agilizan las operaciones con sincronización de calendario, asignación automática de habitaciones y actualizaciones en tiempo real. Los recorridos virtuales que utilizan realidad aumentada ayudan a visualizar los espacios para eventos de manera efectiva. La personalización también implica que la IA analice datos para adaptar la experiencia de reserva con recomendaciones de paquetes personalizados y precios dinámicos.

En marketing, la IA es crucial para dirigirse a clientes potenciales y atraerlos. Los algoritmos de IA permiten publicidad digital dirigida, identificando y llegando eficazmente a los clientes potenciales, particularmente en las redes sociales y los motores de búsqueda. Las campañas de correo electrónico automatizadas impulsadas por IA mejoran la participación al segmentar las audiencias y enviar mensajes personalizados. Las herramientas de inteligencia artificial también desempeñan un papel clave en el análisis de las tendencias de las redes sociales, ayudando en la creación de contenido que resuena con las audiencias y automatizando respuestas para una interacción consistente. Además, la IA mejora la personalización del contenido en sitios web y redes sociales y mejora la clasificación en los motores de búsqueda a través del SEO.

Las mejores prácticas incluyen la creación de interfaces fáciles de usar para sitios web y plataformas de reservas, la optimización para usuarios móviles y el uso de IA para establecer circuitos de retroalimentación para recopilar y analizar los comentarios de los clientes para una mejora continua. También es esencial mantener altos estándares de seguridad y privacidad, especialmente en cumplimiento de las leyes de privacidad de datos”.