Una carta de bienvenida al hotel es un mensaje que los huéspedes reciben al llegar a la propiedad. La carta puede colocarse en la habitación antes de la llegada del huésped, enviarse a su habitación después de la llegada o entregarse por correo electrónico o SMS. Crear una carta de bienvenida de hotel de alta calidad es importante porque marca el tono de la estadía y permite que su hotel demuestre su compromiso con un excelente servicio. Las mejores cartas de bienvenida también brindan información útil para ayudar a los huéspedes. En este artículo, aprenderá a escribir una excelente carta de bienvenida a un hotel, completa con ocho plantillas gratuitas.

Tabla de contenidos:

¿Qué es una carta de bienvenida del hotel?

Una carta de bienvenida a un hotel es un mensaje breve que el hotel escribe a un huésped para expresar su gratitud por su visita y brindarle información útil. Puede incluir una descripción general de los servicios y detalles sobre cómo los huéspedes pueden solicitar ayuda.

Se puede dejar una carta de bienvenida para los huéspedes del hotel en la habitación del hotel con anticipación, lista para su llegada, o se puede entregar en la habitación después de que se hayan registrado. Algunos hoteles deslizan la carta de bienvenida debajo de la puerta de los huéspedes, mientras que otros la entregan. el mensaje de bienvenida de forma digital, ya sea vía correo electrónico o vía SMS.

Enviar una carta de este tipo hace que los invitados se sientan valorados y puede ayudar a crear una primera impresión positiva. Los hoteles suelen utilizar su software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para ayudar a redactar una carta de bienvenida del hotel, lo que permite personalizar la carta para huéspedes individuales e incluso enviarla automáticamente al momento del check-in.

Beneficios de una carta de bienvenida del hotel

Escribir una carta de bienvenida para los huéspedes del hotel permite gestión hotelera y el personal de recepción para establecer el contacto inicial con un huésped y informarle qué esperar durante su estadía. Ayudará al huésped a sentirse bienvenido y a que el hotel aprecie su visita, y también puede ayudarle a comprender los servicios disponibles.

Por ejemplo, una carta de bienvenida de un hotel puede informarles dónde encontrar instalaciones clave, como el restaurante o los servicios de spa. También puede indicar las mejores formas de comunicarse con el personal del hotel. cuando las letras son personalizado, pueden explicar detalles más finos, como qué se incluye en una reserva con todo incluido o cómo utilizar las funciones de la habitación.

En última instancia, uno de los mayores beneficios de escribir y enviar una carta de bienvenida al hotel es brindar una primera impresión positiva, que con suerte estará respaldada por las interacciones iniciales con el personal de recepción. Cuando una estadía en un hotel comienza bien, es más probable que los huéspedes disfruten su tiempo y tengan una visión positiva de su hotel.

¿Por qué debería escribir cartas de bienvenida al hotel?

Ayuda a crear sentimientos positivos, establece expectativas y brinda información útil para mejorar su estadía. La carta también permite que los huéspedes sepan que usted y sus empleados están felices de ayudarlos si tienen algún problema.

Una carta de bienvenida amigable puede ayudar a crear la impresión de que el personal del hotel es accesible, está dispuesto a ayudar y se preocupa genuinamente por brindar una experiencia positiva a los huéspedes. También puede ofrecer algunos consejos sobre cómo aprovechar al máximo una estancia y se puede consultar si los huéspedes necesitan saber cómo funciona algo.

Su carta de bienvenida también brinda la oportunidad de expresar los valores de su marca y marcar la pauta para la estadía. Puede formar parte de una estrategia más amplia para mejorar la reputación de su hotel. Por último, también puedes utilizar tu carta de bienvenida para solicitar comentarios o pedir a los huéspedes que dejen una reseña en línea después de su estancia.

La mejor manera de dar la bienvenida a los huéspedes a su hotel

6 consejos sobre cómo escribir cartas de bienvenida a un hotel

Como un dueño del hotel o gerente de recepción, es importante comprender cómo redactar una carta de bienvenida de hotel eficaz. A continuación, tendrá acceso a seis consejos que pueden mejorar su redacción de cartas.

1. Utilice técnicas de personalización

La personalización es el proceso de adaptar la experiencia del huésped a cada individuo. La carta de bienvenida de un hotel se puede personalizar utilizando la información de la reserva y los datos del cliente para completar los detalles.

La personalización del mensaje es importante porque hace que el cliente se sienta valorado como individuo. También les permite a los clientes saber que usted está familiarizado con sus necesidades y preferencias específicas.

Dirígete a ellos por su nombre y haz referencia al tipo de reserva que han realizado. Por ejemplo, si han reservado una estadía con todo incluido, es posible que desee hacer referencia a los alimentos y bebidas que se incluyen en ella. Alternativamente, puede crear plantillas de mensajes para diferentes tipos de huéspedes, como huéspedes de placer o viajeros de negocios.

2. Mantenga breve su carta de bienvenida

Mantenga la carta de bienvenida de su hotel lo más breve posible y, al mismo tiempo, transmita su mensaje central. Utilice su carta para compartir información clave y establecer el tono para la estadía del huésped.

La brevedad es esencial, porque desea asegurarse de que sus invitados realmente lean el mensaje de bienvenida. Una carta clara y concisa es mucho más eficaz que un mensaje largo.

Dé la bienvenida al huésped, agradézcale por elegir su hotel y luego continúe brindando los detalles más importantes sobre servicios, comodidades y tecnología hotelera. Deje en claro que el personal estará feliz de ayudar. Si bien puede resultar tentador incluir tantos detalles como sea posible, debes evitar abrumar a tus invitados con demasiada información.

3. Solicitar comentarios de los invitados

Solicite comentarios en su carta de bienvenida para los huéspedes del hotel, para que puedas escuchar lo que les gusta y lo que no les gusta. Realizar una solicitud de comentarios aumentará las posibilidades de generar reseñas en línea.

La retroalimentación es importante porque le ayuda a identificar áreas de fortaleza y debilidad. Las reseñas online, en particular, también son esenciales para moldear su reputación y generar reservas.

Puedes animar a los huéspedes a que dejen reseñas en plataformas específicas, lo que permitirá que esto forme parte de una comunidad más amplia. marketing hotelero estrategia. Por supuesto, debe combinar esta solicitud de comentarios con la prestación de un servicio excelente.

4. Resalte contactos y lugares de interés

La carta de bienvenida de su hotel también debe resaltar los principales puntos de contacto en su hotel. Además, puede hacer referencia a algunos lugares de interés que quizás quieran visitar en las cercanías.

Explicar cómo los huéspedes pueden comunicarse con los empleados puede asegurarles que hay asistencia disponible y permitirles saber cuál es la mejor manera de comunicarse. Mientras tanto, resaltar las atracciones locales puede impulsar la experiencia de viaje en general.

Hágale saber que el personal siempre está disponible para ayudar. La industria turística y Industria hotelera A menudo trabajan de la mano, por lo que promocionar las atracciones y negocios locales en su carta de bienvenida puede ayudar a construir relaciones positivas.

5. Adopte un tono de voz positivo

Adopte un tono de voz positivo, amigable y optimista. Quiere dejar lo más claro posible que los empleados de su hotel son cálidos, acogedores y están dispuestos a ayudar a los huéspedes.

Un tono positivo es vital, porque la carta de bienvenida de su hotel ayudará a los huéspedes a formarse su primera impresión. La carta también debe ser atractiva para que los invitados la lean.

Utilizar un lenguaje acogedor y optimista puede animar a los huéspedes a aprovechar al máximo su estancia. En última instancia, lo que desea es que los huéspedes tengan un gran viaje para que se vayan con recuerdos positivos. Esto comienza cuando llegan por primera vez.

6. Incluya reglas y políticas del hotel

Considere incluir reglas básicas y políticas del hotel en la carta de bienvenida de su hotel. Pueden ser cosas simples, como reglas sobre el uso de la piscina o los horarios de apertura de las instalaciones de ocio.

Establecer sus propias expectativas de los huéspedes puede ayudar a evitar que ocurran problemas. Deja claro lo que los invitados pueden y no pueden hacer y ayuda a mantener el orden básico.

Algunos hoteles temen que resaltar reglas y políticas en una carta de bienvenida parezca demasiado estricto, pero los huéspedes aprecian la transparencia. Es importante recordar que cualquier infracción de las reglas en su hotel también afectará a otros huéspedes y al disfrute de su estancia. Sea claro, conciso y trate de mantener un tono amigable al establecer políticas.

8 plantillas de cartas de bienvenida de hotel

A continuación encontrará ocho plantillas de cartas de bienvenida para hoteles. Puede utilizarlos como base para su propia carta de bienvenida para los huéspedes del hotel o combinar elementos de varias plantillas, según sus necesidades.

Vídeo: ¿Cartas de bienvenida? Carta de bienvenida en la habitación del hotel @Taj Krishna Hyderabad.

1. Plantilla de mensaje de bienvenida del hotel de servicio al cliente

Estimado señor/señora/señorita/sra. [Nombre del invitado],

Estamos encantados de darle la bienvenida a [Nombre del hotel]. ¡Gracias por elegir quedarse con nosotros!

Aquí en [Nombre del hotel], nuestro objetivo es brindar una habitación limpia, ordenada y cómoda, con un servicio amable por parte del personal de nuestro hotel. Estamos comprometidos a brindarle una experiencia positiva durante su estadía con nosotros.

Si necesita ayuda en cualquier momento, nuestro equipo siempre está dispuesto a ayudar. Puede comunicarse con la oficina principal por teléfono en la extensión [Número de extensión]. Alternativamente, simplemente diríjase a la recepción del hotel.

Estamos seguros de que disfrutará de su estadía, pero siempre agradecemos los comentarios de los huéspedes. Si tiene sugerencias sobre cómo mejorar, háganoslo saber. También nos encantaría que pudieras encontrar un momento para dejar una reseña en TripAdvisor o en Google después de realizar el pago, ya que esto ayuda a otros huéspedes a tomar la mejor decisión.

Gracias una vez más por elegir [Nombre del hotel]. Ya sea que nos visite por negocios o por placer, confiamos en que tendrá una experiencia positiva y esperamos que nos elija nuevamente si regresa a [Destino] en el futuro.

Atentamente,

[Su nombre]

Gerente de recepción

[Nombre del hotel]

2. Plantilla de mensaje de bienvenida del hotel para un huésped nuevo

Estimado señor/señora/señorita/sra. [Nombre del invitado],

¡Bienvenido a [Nombre del hotel]! ¡Estamos encantados de que nos haya elegido!

Como esta es la primera vez que se hospeda en [Nombre del hotel], estamos decididos a brindarle a los huéspedes una experiencia placentera, placentera y sin fricciones. Si necesita ayuda o tiene alguna pregunta, no dude en comunicarse con un miembro del personal. Nuestro equipo está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para ayudarlo con cualquier consulta o problema.

Aquí en [Nombre del hotel], estamos comprometidos a brindar una habitación limpia, ordenada y agradable, junto con un servicio de clase mundial. También estaremos encantados de escuchar cualquier sugerencia o comentario que pueda tener.

Queremos que aproveches al máximo tu tiempo aquí, por lo que te animamos a que consultes la gama completa de servicios e instalaciones que ofrecemos, desde nuestro Wi-Fi gratuito hasta el excelente bar y restaurante del hotel.

Gracias una vez más por elegirnos. Siéntete como en casa; Esperamos que esta sea la primera de muchas visitas.

Atentamente,

[Su nombre]

Gerente de recepción

[Nombre del hotel]

3. Plantilla de carta de bienvenida para hoteles que abrirán próximamente

Estimado señor/señora/señorita/sra. [Nombre del invitado],

¡Bienvenido a [Nombre del hotel]! Estamos encantados de que se quede con nosotros.

Nuestro amable equipo se esforzará por garantizar que su estancia sea cómoda, placentera y placentera. Sin embargo, como estamos en una fase previa a la apertura antes de nuestra gran inauguración a finales de este año, le instamos a que haga algunas concesiones adicionales a medida que optimizamos nuestros estándares de servicio y damos los toques finales a nuestras comodidades e instalaciones.

Esperamos que disfrute su estadía con nosotros. Mientras solucionamos los problemas restantes, nos encantaría escuchar sus comentarios. No dude en contactarnos en [Dirección de correo electrónico] con cualquier sugerencia, recomendación o pensamiento que desee compartir.

Una vez más, todo nuestro equipo le agradece mucho que haya elegido alojarse en [Nombre del hotel]. Si necesita ayuda, no dude en visitar la recepción o llamar a la recepción a la extensión [Número de extensión].

Atentamente,

[Su nombre]

Gerente de recepción

[Nombre del hotel]

carta de bienvenida en una habitación de hotel

4. Carta de bienvenida del hotel para reservas con todo incluido

Estimado señor/señora/señorita/sra. [Nombre del invitado],

¡Estamos encantados de darle la bienvenida a [Nombre del hotel]! Esperamos que tengas una estancia fantástica.

Usted optó por hacer su visita 'Todo Incluido', por lo que junto con esta carta, adjuntamos una lista de los artículos que se incluyen como parte de este paquete. Eres más que bienvenido a probar cualquiera de los artículos que no aparecen aquí también, pero ten en cuenta que esos artículos se cobrarán al precio habitual.

Si tiene alguna pregunta, inquietud o idea que le gustaría compartir, comuníquese con un miembro de nuestro personal. Nuestro equipo estará disponible 24 horas al día, 7 días a la semana. Estaremos encantados de escuchar cualquier comentario que tenga y nos encantaría que pudiera tomarse el tiempo para dejar una reseña de cliente en Google o en TripAdvisor después de su partida.

Gracias una vez más por elegir [Nombre del hotel].

Atentamente,

[Su nombre]

Gerente de recepción

[Nombre del hotel]

5. Carta de bienvenida para los huéspedes del hotel que regresan

Estimado señor/señora/señorita/sra. [Nombre del invitado],

Nos sentimos honrados de tenerlo de regreso en [Nombre del hotel] y estamos muy contentos de que haya elegido quedarse con nosotros nuevamente. Realmente esperamos que su última visita haya sido placentera y nos esforzaremos para garantizar que esta visita sea aún mejor.

Desde su última visita, hemos actualizado el menú del restaurante de nuestro hotel y hemos realizado mejoras en [Instalaciones/Servicios/Amenidades]. Estamos seguros de que le encantará explorar estas nuevas opciones durante su estadía.

Como siempre, no dude en comunicarse si tiene preguntas o necesita ayuda de cualquier tipo.

Gracias una vez más por su visita de regreso. Estamos encantados de tenerte de vuelta.

Atentamente,

[Su nombre]

Gerente de recepción

[Nombre del hotel]

6. Plantilla de carta de bienvenida del hotel que destaca las características de la habitación

Estimado señor/señora/señorita/sra. [Nombre del invitado],

¡Gracias por elegir [Nombre del hotel]! Estamos encantados de tenerte con nosotros.

Nos esforzamos por ofrecer una habitación cómoda, un servicio de primera clase y una experiencia excepcional para los huéspedes.

Nuestras habitaciones están equipadas con smart TV, teléfono, minibar y acceso gratuito a Wi-Fi. Las condiciones de su habitación también se pueden controlar utilizando nuestro sistema de aire acondicionado. Siéntete libre de disfrutar cualquiera de las bebidas en el refrigerador completamente abastecido. Tenga en cuenta que cualquier artículo consumido se agregará a su factura final.

Hemos diseñado nuestras habitaciones pensando en la accesibilidad, por eso nuestros baños son amplios y cuentan con plato de ducha.

Si necesitas ayuda durante tu estadía, no dudes en comunicarte con nosotros.

Una vez más, gracias por elegir hospedarse en [Nombre del hotel].

Atentamente,

[Su nombre]

Gerente de recepción

[Nombre del hotel]

7. Carta de bienvenida del hotel para huéspedes VIP

Estimado señor/señora/señorita/sra. [Nombre del invitado],

Nos complace darle la bienvenida como nuestro VIP y esperamos poder ayudarlo en todo lo que necesite.

Agradecemos que haya elegido [Nombre del hotel] y nuestro personal estará disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, si tiene alguna pregunta, consulta, inquietud, sugerencia o pensamiento que desee compartir. Estamos comprometidos a garantizar que su estadía sea lo más placentera y libre de estrés posible, así que no dude en comunicarse con nosotros. Puede comunicarse con la recepción en la extensión [Número de extensión].

Como huésped VIP, también podrás acceder a [Lista de Amenidades o Servicios Exclusivos].

Gracias una vez más por seleccionar [Nombre del hotel]. Confiamos en que su estadía sea placentera.

Atentamente,

[Su nombre]

Gerente de recepción

[Nombre del hotel]

8. Carta de bienvenida para huéspedes del hotel en una ocasión especial

Estimado señor/señora/señorita/sra. [Nombre del invitado],

Bienvenido a [Nombre del hotel]. Nos sentimos absolutamente honrados de que haya elegido pasar [Nombre de la ocasión] con nosotros. Esperamos que la habitación sea de su agrado y le recomendamos que se comunique con un miembro del personal si tiene alguna solicitud adicional.

El personal está disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, y también puede comunicarse con la recepción en la extensión [Número de extensión].

Para ayudarle a celebrar la ocasión, busque una botella de champán de cortesía en la cubitera de hielo de su habitación.

Gracias una vez más por elegir hospedarse en [Nombre del hotel].

Atentamente,

[Su nombre]

Gerente de recepción

[Nombre del hotel]

Líneas y frases comunes de las cartas de bienvenida del hotel

Las líneas y frases comunes de las cartas de bienvenida de los hoteles pueden ayudarle a crear su propio mensaje. En general, querrás tener varias plantillas para usar en diferentes tipos de invitados y situaciones. Tener líneas y frases probadas en las que confiar hará que sea mucho más fácil crear estas plantillas:

  • Estamos encantados de que haya elegido alojarse en [Nombre del hotel] y esperamos que su experiencia sea agradable.
  • ¡Bienvenido a [Nombre del hotel]! Estamos encantados de que haya elegido quedarse con nosotros.
  • Nuestro amigable equipo está disponible las 24 horas, los 7 días de la semana. No dude en comunicarse si tiene algún problema.
  • Háganos saber si hay algo que podamos hacer para que su estadía sea más cómoda.
  • Nos esforzamos por brindar un servicio excelente, pero siempre estamos felices de recibir comentarios. Si tiene alguna sugerencia o recomendación, háganoslo saber comunicándose con nosotros a [Dirección de correo electrónico].
  • Gracias una vez más por elegir hospedarse en [Nombre del hotel]. Esperamos que tu estancia sea todo lo que esperabas.

Todo lo que necesita saber sobre el marketing por correo electrónico en hoteles

Dependiendo de cómo se envíe la carta de bienvenida de tu hotel, podría formar parte de tu estrategia de email marketing. Sin embargo, es importante comprender los otros componentes de un marketing por correo electrónico. estrategia, incluidos correos electrónicos promocionales, correos electrónicos transaccionales y correos electrónicos enviados durante la etapa previa a la llegada del recorrido del cliente.

En el "Marketing por correo electrónico para hoteles: tipos, estrategias y mejores consejos“ En este artículo, puede encontrar un desglose de los diferentes tipos de correos electrónicos que conforman una estrategia exitosa y leer algunos consejos que deberían mejorar su ROI.

Creación de una estrategia de marketing hotelero de alta calidad

Una carta de bienvenida de un hotel es excelente para saludar a los huéspedes, pero también es necesario generar tantas reservas como sea posible y esto significa utilizar estrategias de marketing hotelero. Las opciones aquí van desde marketing de contenidos y marketing en redes sociales hasta ejecutar una campaña publicitaria de hotel o crear un programa de fidelización de clientes.

En el "Estrategias esenciales de marketing hotelero para obtener más reservas”, puede leer todo sobre las estrategias más importantes a adoptar y comprender por qué son tan populares.

Una carta de bienvenida del hotel ayuda a que los huéspedes se sientan valorados y, al mismo tiempo, ofrece información importante sobre su estancia. Utilizar plantillas que permitan personalizar estas cartas se ha convertido en una de las más importantes tendencias hoteleras de los últimos tiempos y al utilizar los consejos y plantillas proporcionados, es posible que pueda mejorar la experiencia de los huéspedes.

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.