Rompiendo los silos: combinando el análisis comercial y financiero para el bien de todos

En el complejo y competitivo entorno hotelero actual, la complacencia no es una opción. La toma de decisiones basada en datos es esencial para el éxito de su negocio.

En la mayoría de las organizaciones, el análisis comercial es competencia de las ventas, el marketing y, en particular, de revenue management. Los datos financieros son utilizados por los equipos de contabilidad y finanzas, que se centran en los costes, la rentabilidad y la salud financiera general.

En este artículo, aprenderá por qué y cómo los equipos financieros y comerciales deben aprovechar estos tipos de datos para crear un enfoque integrado para usar los datos con el fin de maximizar el crecimiento de los ingresos y la rentabilidad final.

Explicación de la combinación de análisis comercial y financiero

Comencemos esbozando a qué se refieren estos términos.

Los datos de análisis comercial provienen de sistemas que son el núcleo de las operaciones comerciales de un hotel, incluidos el PMS, el RMS, las herramientas de evaluación comparativa y comparación de precios, entre otros. El análisis comercial se refiere a datos y visualizaciones de datos relacionados con el desempeño comercial del negocio, incluida información sobre cómo se ha desarrollado el negocio.

Por ejemplo:

• Desgloses como segmentación, canales, códigos de tarifas, tipos de habitaciones, ocupación de habitaciones
• Datos de comportamiento que incluyen tiempo de entrega, duración de la estadía y patrones de producción por día de la semana.
• Estadísticas sobre contribución a la fidelidad, valor medio de reserva, upgrade gratuito-%, etcétera
• Todos los puntos anteriores están relacionados entre sí y con periodos específicos de estancia y/o reserva.

Finance Analytics toma datos del sistema de contabilidad, o ERP, de la empresa y se centra en proporcionar información sobre los costos, la rentabilidad y la inversión.

La información relevante incluye:

• Estados de pérdidas y ganancias (P&L)
• Desgloses de gastos por departamento, tipo de coste, etcétera
• Rentabilidad en todo el hotel y por establecimiento

Al combinar estos dos tipos de análisis, que actualmente están separados en la mayoría de las organizaciones, los hoteles pueden obtener una imagen más clara de cómo las actividades y decisiones comerciales afectan la salud financiera del negocio y viceversa. Además, el uso de datos comerciales para proporcionar contexto a los datos financieros y viceversa ayuda a los usuarios comerciales a responder la pregunta de seguimiento más importante en materia de datos y análisis: “Por qué?”.

Por ejemplo: los desgloses comerciales por segmentación y canal pueden brindar contexto sobre por qué la rentabilidad es comparativamente alta o baja para el departamento de Habitaciones.

¿Cuáles son los beneficios de combinar el análisis comercial y financiero?

• Visión integral del negocio. Tener los análisis comerciales y financieros reunidos en un solo lugar, incluso en un solo panel, significa que los usuarios de ambos lados de la empresa obtienen una visión integral del negocio y utilizan la misma fuente de información para los mismos datos. Esto permite una comprensión más profunda de cómo las decisiones operativas en cada departamento afectan los resultados financieros. Esto es crucial para la alineación interdepartamental y para garantizar que las decisiones tomadas en un área no afecten negativamente el rendimiento de otra.
• Mejora de las previsiones y la elaboración de presupuestos. Los análisis comerciales suelen centrarse en las tendencias en tiempo real, pero cuando se combinan con los análisis financieros, los hoteles pueden realizar previsiones mejores y más fundamentadas. Por ejemplo, en lugar de centrarse únicamente en los ingresos, se pueden tener en cuenta los costes asociados para comprender la rentabilidad real de un determinado segmento o canal. Esto, a su vez, mejora las decisiones presupuestarias y la asignación de recursos.
• Mayor rentabilidad. Si bien el crecimiento de los ingresos es importante, debe ir acompañado de una gestión eficaz de los costos. La combinación de estos análisis permite a los hoteles identificar dónde pueden estar sacrificando la rentabilidad en pos de los ingresos, como por ejemplo costos de adquisición más elevados que no se traducen en reservas más rentables.
  Tener una comprensión clara de la dinámica total de costos e ingresos de los diferentes canales de distribución significa que los hoteles pueden elegir modelos de precios y estrategias de gestión de canales que maximicen las ganancias.
• Toma de decisiones mejorada. En un entorno integrado, al tomar decisiones sobre, por ejemplo, inversiones en marketing, estrategias de precios y asignación de recursos, se toman con una perspectiva financiera que garantiza que las decisiones contribuyan a la rentabilidad y sostenibilidad generales del hotel.

Cómo combinar el análisis financiero y comercial

No será de extrañar que la tecnología sea la respuesta al desafío planteado aquí como la solución más eficaz.

Paso 1: Integración de datos

Comience por derribar los silos de datos literales. Tanto los datos financieros como los comerciales deben estar disponibles y compartirse entre los departamentos. Si bien esto se puede hacer de forma manual, es a través de una herramienta de inteligencia empresarial que podrá reunir los datos de manera eficaz y significativa y utilizarlos de las distintas formas en que pueden aportar valor. Esto también elimina el costo y el tiempo necesarios para invertir en un proceso manual para extraer y estructurar los datos de una manera que los haga valiosos.

Paso 2: Definir métricas clave

El éxito de esta unión depende de la identificación de las métricas adecuadas y de su disponibilidad en los lugares adecuados. Para el análisis comercial, concéntrese en los impulsores de ingresos, como el RevPAR, el ADR y las tasas de ocupación. En el aspecto financiero, integre los costos, la rentabilidad por segmento y las métricas de costos de distribución. La fusión de estas métricas clave permite a los hoteles monitorear el desempeño y la rentabilidad reales de cada decisión operativa.

Paso 3: Colaborar

El entendimiento entre los equipos no siempre surge de manera natural. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) alineados y las reuniones interdisciplinarias periódicas ayudan a garantizar que ambas partes comprendan el impacto de sus decisiones en la otra.

Paso 4: Automatizar y personalizar

Cuando haya llegado a este paso, se dará cuenta de que un proceso manual para reunir los datos no le brindará la eficiencia que necesita para ejecutar de manera eficaz. Debido a que cada negocio es diferente y cada usuario comercial tiene diferentes preferencias personales sobre cómo consumir análisis, los hoteles necesitan herramientas flexibles que permitan la creación de paneles personalizables en los que puedan combinar datos y visualizaciones de los dominios y fuentes comerciales y financieros. La automatización reducirá el trabajo manual y los errores y garantizará la coherencia.

Paso 5: Análisis y ajustes periódicos

Es fundamental que haya un ciclo de retroalimentación constante. Revisar los análisis integrados con regularidad y que cada parte valide la precisión y las conclusiones de la otra garantiza que se puedan detectar las tendencias más rápidamente, descubrir las ineficiencias y hacer los ajustes necesarios basados en los datos. Ya sea que se trate de reasignar el presupuesto, revisar las estrategias de precios o ajustar las iniciativas de marketing, la combinación de datos comerciales y financieros garantiza que estos cambios se basen tanto en el rendimiento operativo como en la salud financiera.

Algunos ejemplos de cómo los datos holísticos pueden ayudar a un negocio hotelero

• Previsión: cuando se combinan los análisis comerciales con los financieros, los hoteles pueden prever no solo los ingresos, sino también la rentabilidad. Esto permite realizar previsiones más realistas y prácticas que reflejan el verdadero rendimiento financiero del hotel. Los hoteles aprenderán a prever cómo los costes operativos y los gastos generales afectarán los resultados financieros generales.
• Precisión presupuestaria mejorada: al alinear las previsiones de ingresos futuros con los datos de costes, los hoteles pueden asignar mejor los recursos. Por ejemplo, si una campaña de marketing generó históricamente una alta ocupación pero una baja rentabilidad debido a los altos costes de distribución, los hoteles pueden optar por ajustar su previsión de rendimiento con mayor precisión, aprovechar canales más rentables para la campaña o poner restricciones en las condiciones de reserva para limitar el desplazamiento de reservas más rentables.
• Análisis de escenarios: los hoteles pueden modelar cómo las distintas estrategias comerciales (ajustes de precios, cambios en la distribución, etc.) afectarán tanto los ingresos como los costos. Esta capacidad predictiva ayuda a la gerencia a anticipar y planificar las diferentes condiciones del mercado.
• Gestión de riesgos: las previsiones a largo plazo resultan más fiables cuando pueden incluir los riesgos financieros que acompañan a las decisiones comerciales. Al integrar análisis financieros como los puntos de equilibrio y los costes fijos y variables reales, los hoteles pueden ver los riesgos potenciales vinculados a sus estrategias comerciales. Esto ayuda a evitar o limitar los resultados financieros negativos al permitir una planificación financiera más conservadora o agresiva.
• Mejor asignación de capital. Los hoteles pueden asignar capital estratégicamente a las iniciativas más rentables. Esto podría significar invertir en campañas de marketing, ampliar los servicios o renovar las instalaciones. Comprender tanto el potencial de ingresos como las implicaciones de costos garantiza que el capital se asigne donde genere el mayor rendimiento a largo plazo.

Alineación de los análisis comerciales y financieros para el éxito hotelero

La integración de los análisis comerciales y financieros ya no es un lujo sino una necesidad para los hoteles que buscan ampliar los límites de su rendimiento. Los hoteles que logran alinear mejor sus actividades comerciales con sus objetivos financieros están mejor posicionados para optimizar la rentabilidad, mejorar la toma de decisiones y sustentar el crecimiento a largo plazo.

Al combinar los conocimientos de ambos mundos, los hoteles pueden garantizar que cada reserva, campaña de marketing e inversión genere mejores resultados financieros y un futuro sostenible.

Lista de verificación gratuita: Empiece a utilizar datos en la toma de decisiones de su hotel

El uso de datos para impulsar conocimientos y decisiones en su hotel puede posicionarlo para el éxito comercial, ayudar a aumentar la satisfacción de los huéspedes y reducir costos. Esta lista de verificación proporciona un punto de partida para los hoteleros nuevos en el análisis de datos en la industria hotelera.

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