Muchas organizaciones subcontratan la responsabilidad de administrar sus diversos requisitos de viajes de negocios a empresas dedicadas a la gestión de viajes. En muchos sentidos, las empresas de TMC funcionan de manera similar a las agencias de viajes y pueden ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero. En este artículo, aprenderá más sobre la importancia de la gestión de viajes de negocios y cómo puede elegir la mejor empresa de gestión de viajes.

Tabla de contenido:

¿Qué es la gestión de viajes?

Gestión de viajes es el término utilizado para describir la gestión estratégica de los requisitos de viaje. Esto puede incluir buscar y reservar vuelos, negociar con proveedores, organizar el transporte y reservar alojamiento. También puede implicar la gestión de gastos y la adopción de las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los viajeros.

La gestión de viajes puede llevarse a cabo por, o en nombre de, empresas, organizaciones o individuos. La forma más común de gestión de viajes es gestión de viajes corporativos, que se lleva a cabo en nombre de una empresa.

¿Qué son las empresas de gestión de viajes?

Una empresa de gestión de viajes es una empresa que se especializa en brindar servicios de gestión de viajes para clientes o clientes. En la mayoría de los casos, sus clientes serán empresas, organizaciones o grupos que deseen subcontratar la responsabilidad de la gestión de viajes. Sin embargo, las personas también pueden recurrir a un administrador de viajes.

Las empresas de TMC generalmente cobrarán una suscripción o una tarifa plana por los servicios específicos que utilice. Las empresas recurren a las empresas de gestión de viajes por conveniencia, experiencia en la industria, ahorro de tiempo y gestión integral de los requisitos de viaje. Esto puede ser especialmente importante en las grandes empresas, con muchos viajeros de negocios.

Empresas de gestión de viajes: ¿cómo seleccionar una?

Existe una amplia gama de empresas de gestión de viajes, cada una de las cuales se promociona como la mejor opción para las empresas que buscan externalizar la gestión de viajes corporativos. Entonces, ¿cómo puedes elegir entre ellos? A continuación se presentan seis consejos prácticos para reducir las distintas empresas de TMC.

1. Las tarifas y los ahorros

Para la mayoría de las empresas, es probable que las tarifas involucradas y los posibles ahorros sean la consideración más importante al elegir entre las empresas de gestión de viajes. Todas las empresas de gestión de viajes requerirán el pago de sus servicios, pero debe considerar cómo el dinero gastado puede compensarse con el dinero potencial ahorrado.

Por ejemplo, las empresas de TMC tienden a tener excelentes Industria de viajes contactos, lo que les permite desbloquear descuentos en habitaciones de hotel y transporte que de otro modo no estarían disponibles. También es importante considerar que el dinero ahorrado por las necesidades de viajes se gestiona externamente, lo que permite a sus empleados concentrarse en sus trabajos diarios.

2. ¿Cuánta personalización?

A continuación, debe comenzar a ver la cantidad de personalización ofrecen diferentes empresas de gestión de viajes. Debe externalizar las responsabilidades de gestión de viajes a una empresa que esté dispuesta a trabajar con usted, en lugar de tratar de adaptarlo a sus preferencias.

¿En qué medida adaptarán sus servicios para que se ajusten a sus requisitos específicos? ¿Pueden ayudarlo a crear una política de viajes corporativos que funcione para su negocio y sus viajeros de negocios? ¿Pueden usar datos para hacer recomendaciones inteligentes, basadas en sus preferencias? Evita las empresas que ofrecen un servicio estandarizado a todos los clientes.

3. La experiencia del cliente

El servicio al cliente que se ofrece y la experiencia del cliente que se puede brindar es otro diferenciador competitivo importante para las empresas de TMC. Los viajes corporativos pueden ser complejos incluso con las mejores políticas y procesos implementados. Pueden ocurrir retrasos, pueden ser necesarios cambios de plan de última hora y necesita saber que una empresa puede dar un paso al frente.

Considere lo que podría salir mal con los viajes de negocios y encuentre una empresa de administración de viajes que lo ayude no solo a solucionar problemas, sino también a evitarlos en primer lugar siempre que sea posible. ¿Están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana si un viajero corporativo los necesita? ¿Qué consejo o conocimiento experto pueden ofrecer? ¿Pueden responder a solicitudes de última hora?

4. Tecnología en oferta

La gestión de viajes corporativos es importante, por lo que desea saber que está trabajando con una empresa que se lo toma en serio. Por esta razón, vale la pena tomarse el tiempo para informarse sobre la tecnología que están utilizando las diferentes empresas de gestión de viajes. En general, la tecnología de punta y de alta calidad se refleja bien en ellos.

Hable con ellos acerca de su(s) sistema(s) de distribución global, pero céntrese en lo que está disponible para que lo use su negocio también. ¿Tienen una aplicación móvil? ¿Ofrecen software de cliente? ¿Qué lo hace especial o único? Los sistemas de reserva en línea son vitales, pero una empresa que ofrece sistemas de llamadas puede ser preferible para muchas empresas.

5. Disponibilidad de informes

La gestión de viajes es más que simplemente organizar viajes de negocios cuando es necesario. El componente de gestión involucra el establecimiento de objetivos, la toma de decisiones estratégicas y el seguimiento continuo de los resultados. Para que esto funcione correctamente, debe tener acceso a la información sobre cómo está funcionando actualmente su estrategia de viaje.

Al comparar empresas de TMC, analice la disponibilidad de informes. ¿Qué tipo de informes ofrecen? ¿Con qué frecuencia recibirá informes? ¿Puede solicitar información cuando la necesita? Debe intentar trabajar con un agente de viajes corporativo para que lo ayude a analizar los informes, sacar conclusiones y hacer recomendaciones.

6. Reseñas y comentarios de los clientes

Finalmente, no debe simplemente tomar la palabra de las compañías de TMC. Debe saber que pueden cumplir lo que prometieron, lo que significa buscar comentarios. Las reseñas en línea pueden servir como un punto de partida útil, ya que indican lo que piensa la gente, pero es necesario profundizar más.

Las mejores empresas de gestión de viajes estarán encantadas de proporcionar referencias de clientes, así que no dude en preguntar. La falta de voluntad para proporcionar referencias podría ser una señal de alerta. También vale la pena buscar la opinión de otras empresas directamente, por lo que si conoce una organización que haya utilizado el TMC en cuestión, hable con ellos sobre su experiencia.

Beneficios de utilizar empresas de gestión de viajes

Ahora debe comprender qué buscar en una buena empresa de gestión de viajes. Dicho esto, es posible que aún se esté preguntando acerca de algunos de los beneficios específicos de tomar este camino.

En el artículo “Empresa de gestión de viajes: beneficios de utilizar una empresa TMC” podrá obtener más información sobre las empresas de gestión de viajes y su función. Además, comprenderá mejor por qué tantas organizaciones subcontratan la responsabilidad de la gestión de viajes, con nueve beneficios específicos.

Lista de empresas de gestión de viajes

Las empresas de gestión de viajes ofrecen una oportunidad única para que los hoteles atraigan a más viajeros de negocios. Los propietarios de hoteles pueden lograr esto conectándose con los principales sistemas de distribución global y formando relaciones cercanas y mutuamente beneficiosas con empresas específicas de gestión de viajes.

En el artículo “Agentes de viajes corporativos para hoteles para ganar más viajeros de negocios” aprenderá más sobre cómo las empresas de gestión de viajes pueden ayudar a los hoteles y encontrará ocho de los mejores agentes de viajes corporativos.

Las empresas de gestión de viajes ofrecen numerosas ventajas para las empresas con necesidades de viajes corporativos, pero encontrar la empresa adecuada requiere un proceso cuidadoso. En particular, debe considerar aspectos como el costo, los ahorros potenciales, el nivel de servicio al cliente y personalización, y el historial de la empresa.

Más consejos sobre viajes corporativos

El mercado de viajes corporativos está recibiendo una mayor atención por parte de muchos en la industria de viajes, en parte los viajeros de negocios a menudo gastan más dinero en sus viajes, especialmente cuando su empleador cubre sus costos. Sin embargo, lo que es más importante, los viajes de negocios están creciendo gracias a factores como la globalización y la disponibilidad de vuelos. En los siguientes artículos, encontrará más información sobre el mercado de viajes corporativos:

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.