Existen numerosos beneficios que un viajero corporativo puede obtener al utilizar los servicios de una agencia de viajes de negocios profesional. Aquellos que eligen no utilizar dichos servicios no solo pierden una atención al cliente excepcional, sino que también pierden dinero. En este artículo, descubra de qué se encarga exactamente una empresa de gestión de viajes de negocios y 9 razones para utilizar este servicio.

Tabla de contenido:

¿Qué es una agencia de viajes de negocios?

Las agencias de viajes de negocios, también conocidas como empresas de gestión de viajes, brindan servicios relacionados con los viajes con descuentos y ventajas, que se pueden ajustar para cumplir con la política de viajes de la empresa y el deber de cuidado para los viajeros de negocios.

Estos agentes de viajes de negocios están formados por expertos en viajes independientes o internos que son responsables de administrar y monitorear los gastos de viaje, así como de organizar viajes para empresas o personas corporativas. El artículo, "¿Qué es la gestión de viajes?", explica el papel de las TMC para las empresas con más detalle.

Agencia de viajes de negocios: 9 razones para usar una

Empresas de gestión de viajes de negocios puede ser muy beneficioso para las empresas por varias razones. Para tener una mejor idea de cuán útiles son, aquí hay 9 de los principales beneficios de usar una agencia de viajes de negocios para administrar sus viajes corporativos.

1. Viajes con descuento

Una agencia de viajes de negocios puede ofrecer a las empresas muchos beneficios, incluidos descuentos en vuelos y alojamiento. Las agencias de viajes de negocios en la industria de viajes y turismo a menudo reservan grandes volúmenes de vuelos y habitaciones de hotel para personas en todo el mundo. Esto los coloca en una posición favorable para obtener mejores tarifas de vuelos o descuentos. Al utilizar una agencia de viajes de negocios, es más probable que obtenga una tarifa especial en su viaje de negocios que si hiciera la reserva usted mismo.

Pero esa no es la única ventaja de usar un agente de viajes corporativo. Debido a que han estado trabajando en la industria durante mucho tiempo (las agencias establecidas desde hace mucho tiempo), también pueden acceder a mejoras de vuelos y habitaciones de hotel, salas VIP y transporte terrestre de primera clase.

2. Ahorre tiempo y dinero

El ahorro de tiempo y dinero son claras ventajas de utilizar una agencia de viajes de negocios. Debido a sus contactos en la industria y su experiencia, pueden encontrarle fácilmente las mejores ofertas. La mayoría de las empresas eligen agencias de viajes de negocios que se especializan en tratar con clientes en la misma industria que ellos. Esto es muy beneficioso ya que las agencias de viajes de negocios experimentadas pueden optimizar su estrategia de viaje, ahorrándole así tiempo y dinero.

3. Asistencia las 24 horas

Su agente de viajes corporativo actúa como un contacto de emergencia, siempre que usted o sus empleados necesiten su apoyo antes, durante o después de sus viajes. Ya sea que viaje a nivel nacional o internacional, es probable que necesite el apoyo de una agencia de viajes de negocios, especialmente si no habla el idioma local. Incluso puede encontrarse varado durante una agitación política o climática adversa. Aquí es donde su agente de viajes de negocios lo rescatará de día o de noche.

Estés donde estés, tu agencia de viajes de negocios te quitará el estrés de los problemas contactando con sus contactos y solucionando todo de inmediato para que puedas seguir disfrutando de tu viaje de negocios.

4. Conocimiento interno

Dado que las agencias de viajes de negocios tienen años de experiencia en su campo, pueden brindarle información interna que no está abiertamente disponible al público. Su vasto conocimiento e información privilegiada los mantienen al tanto de los últimos acontecimientos con los cambios en los precios de los vuelos.

Otro beneficio clave de su conocimiento interno es que los cambios de itinerario se pueden realizar sin tener que pagar ninguna tarifa. Un agente de viajes corporativo puede cambiar itinerarios a bajo costo o sin costo para usted, lo que le permite ahorrar dinero a su negocio.

5. Cumplimiento de la política de viajes corporativos

Cualquier empresa pequeña o grande con empleados que viajan por trabajo debe aplicar una política de viajes corporativos para garantizar que su personal cumpla con las reglas básicas. Estas reglas incluyen clases de vuelo específicas, estrellas de alquiler de autos y tarifas de clase de hotel.

Un agente de viajes de negocios ayuda a hacer cumplir esta política guiando a los empleados sobre todas las opciones compatibles. Al utilizar una agencia de viajes de negocios, se asegurará de que los miembros de su personal se adhieran a la política de viajes de su empresa sin necesidad de un esfuerzo adicional para realizar un seguimiento del cumplimiento de los viajes.

6. Mayor acceso a los recursos

Los agentes de viajes corporativos pueden brindar un amplio acceso a todos los recursos que necesita para que su viaje de negocios salga según lo planeado. Estos agentes utilizan las mejores herramientas en línea para determinar cualquier factor que afecte su viaje de negocios. También pueden imprimir sus boletos de avión, conocer posibles demoras, asegurarse de que su conductor esté programado para recogerlo en el aeropuerto y varios otros procesos importantes para que su viaje transcurra de la mejor manera posible.

Dado que las agencias de viajes de negocios tienen un mayor acceso a las herramientas en línea, pueden evitar cualquier percance que pueda ocurrir durante o antes de su viaje programado. Incluso si los cambios climáticos provocan retrasos en los vuelos, su agente reservará rápidamente un vuelo alternativo. Cuando utiliza una agencia de viajes de negocios, no solo tendrá tranquilidad durante su viaje de negocios, sino que también sabrá que hay un equipo de profesionales competentes detrás de usted en caso de que surja algún problema.

7. Los mejores sistemas de reserva de viajes

Como se mencionó anteriormente, las agencias de viajes de negocios tienen acceso a los mejores sistemas en línea para realizar reservas de viajes. En el mundo moderno de los viajes de negocios, la reserva integral basada en la web es necesaria, ya que elimina la molestia de hacer reservas individuales para vuelos, habitaciones, etc.
Con la ayuda de una agencia de viajes de negocios, puede estar seguro de que obtendrá las mejores tarifas posibles. No hay estrategias ocultas involucradas en el proceso, ya que el agente utiliza una plataforma de reserva confiable y consistente.

Una agencia de viajes de negocios moderna proporciona todas las herramientas necesarias, incluida una aplicación móvil para enviar sus planes de viaje y solicitar cambios en cualquier momento del día o de la noche. Con la tecnología y el software adecuados, puede mantener abierta la línea de comunicación entre usted y su agente de viajes.

La tecnología de punta juega un papel importante en esta industria. Si tuviera que administrar los itinerarios de viaje de sus empleados, todo el proceso podría consumir gran parte de su tiempo. Por otro lado, usar una aplicación o software móvil para enviar sus planes de viaje al agente se puede hacer fácilmente en unos minutos.

8. Un servicio integral

Además de reservar coches de alquiler, vuelos, habitaciones y traslados al aeropuerto, un agente de viajes corporativo también puede encargarse de los trámites de visado para el destino al que usted o sus empleados viajen. Seguro de viaje, tipos de cambio, estacionamiento, lugares de negocios, reuniones, eventos y más de lo que una agencia de viajes de negocios puede organizar para usted. Una agencia de viajes de negocios puede brindar un servicio integral de principio a fin, por lo que no tendrá que preocuparse por nada durante su viaje de negocios.

9. Agentes dedicados

Finalmente, la última razón para usar un agente de viajes de negocios es su dedicación para conocer sus necesidades de viaje. La mayoría de las agencias crean perfiles de empresas y designan a sus agentes para clientes específicos. Esto hace que los arreglos de viaje sean simples y precisos. Además, sus requisitos específicos se cumplirán cada vez con un agente dedicado, por lo que no tendrá que repasar los detalles con ellos una y otra vez.

Las solicitudes específicas incluyen números de asientos, salas para fumadores, requisitos dietéticos y procesamiento de viajeros frecuentes. Los agentes con perfiles de empresa se aseguran de que se sigan las políticas de viaje en cada reserva. Todos estos son importantes para garantizar que un viaje de negocios se lleve a cabo con éxito.

Encontrar la agencia de viajes de negocios adecuada

La elección del agente adecuado para su empresa no debe comenzar con el propio agente. Primero debe evaluar su propia política de viajes. Una vez que haya creado una política de viajes clara, el agente que elija también alineará sus servicios en función de las necesidades exactas de su empresa. También debe considerar los destinos a los que es más probable que viajen sus empleados y su presupuesto para estos viajes de negocios. Siga leyendo para descubrir cómo elegir la mejor agencia de viajes de negocios para su empresa.

El tipo de agente que seleccione debe basarse en el tamaño de su empresa y la industria en la que trabaja. Por ejemplo, si es una gran corporación que necesita asistir a eventos de negocios con regularidad, necesitará un agente de viajes para organizar los lugares adecuados para su evento. reuniones o eventos. También deberán ser lo suficientemente adaptables para hacer cambios de itinerario de última hora.

Finalmente, otro componente clave para encontrar la mejor agencia de viajes de negocios es asegurarse de que se adapte a la cultura de su empresa. Como estos agentes trabajarán en estrecha colaboración con su personal, deben cumplir con sus políticas. Por ejemplo, si su empresa enfatiza la flexibilidad del horario de trabajo para los empleados que están en viajes de negocios, querrá un agente que también pueda cumplir con esa política.

Cómo las empresas de viajes pueden aumentar los ingresos con la ayuda de una agencia de viajes de negocios

Los viajes de negocios frecuentes pueden ser costosos y complicados, especialmente si los viajes consisten en varios viajeros con itinerarios separados. La mayoría de las empresas no tienen el tiempo ni los recursos para llevar a cabo tales tareas por sí mismas, por lo que optan por los servicios de una agencia de viajes de negocios. Las agencias de viajes de negocios no solo organizan y gestionan los viajes de negocios para las empresas, sino que también son muy beneficiosas para la industria hotelera, ya que necesitan hacer reservas de varias habitaciones con regularidad.

La mayoría de las agencias de viajes de negocios utilizan un sistema GDS (sistema de distribución global) para reservar alojamiento y mucho más. Los hoteles también pueden aprovechar y maximizar sus ganancias al conectarse con un sistema GDS. Este sistema brinda acceso en tiempo real a los precios y la disponibilidad de las habitaciones de su hotel, lo que aumenta las posibilidades de atraer a más viajeros de negocios y aumentar los ingresos al mismo tiempo.

En la guía detallada, "Sistema de distribución global (GDS): ¿Cuáles son los beneficios para los hoteles?" descubrirá qué es un GDS y cómo puede beneficiar a la industria hotelera.

Principales empresas de gestión de viajes de negocios

Dado que el trabajo de una agencia de viajes de negocios es organizar viajes de negocios y eventos para los empleados de las empresas, los hoteles pueden, a su vez, atraer a más viajeros de negocios al hacer que sus habitaciones y servicios sean accesibles para que las agencias de viajes de negocios puedan reservar. Si es gerente o propietario de un hotel y desea atraer a más viajeros corporativos a su propiedad, consulte este artículo informativo, “Agentes de viajes corporativos para hoteles para ganar más viajeros de negocios”.

Una agencia de viajes de negocios no solo reserva viajes de negocios, sino que también anima a los empleados de las empresas a cumplir con la política de viajes corporativos. Aunque una agencia de viajes de negocios puede tener un precio, la mayoría de las empresas estarían perdidas sin ellas, especialmente cuando se trata de obtener las mejores ofertas de viajes.

Más consejos sobre viajes de negocios

El mercado de viajes corporativos está recibiendo una mayor atención por parte de muchos en la industria de viajes, en parte los viajeros de negocios a menudo gastan más dinero en sus viajes, especialmente cuando su empleador cubre sus costos. Sin embargo, lo que es más importante, los viajes de negocios están creciendo gracias a factores como la globalización y la disponibilidad de vuelos. En los siguientes artículos, encontrará más información sobre el mercado de viajes corporativos:

Más consejos para hacer crecer su negocio

Revfine.com es una plataforma de conocimiento para la industria de la hospitalidad y los viajes. Los profesionales utilizan nuestros conocimientos, estrategias y consejos prácticos para inspirarse, optimizar los ingresos, innovar procesos y mejorar la experiencia del cliente. Puedes encontrar todo consejos de hotel y hospitalidad en las categorias Gestión de los ingresos, Comercialización y distribución, Operaciones Hoteleras, Dotación de personal y carrera, Tecnología y Software.

Enviar un artículo

Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.