Para aquellos en la industria hotelera que intentan administrar un hotel exitoso, una sólida estrategia de gestión de ingresos es de suma importancia, y un sistema de administración de propiedades (PMS) puede ser de gran ayuda. En este artículo, encontrará los usos de un sistema de administración de propiedades y leerá cinco consejos para ayudarlo a seleccionar el correcto.

Tabla de contenido:

¿Qué es un sistema de gestión de propiedades?

En términos simples, un sistema de administración de propiedades, o PMS para abreviar, es una solución de software todo en uno que ayuda Industria hotelera empleados con tareas principales como ventas, planificación y otras operaciones diarias. En la hostelería moderna, estas soluciones de software han sustituido en gran medida a los métodos tradicionales basados en papel. De acuerdo a Informe de mercado global de software de gestión de propiedades hoteleras Según Research and Markets, se prevé que el tamaño del mercado mundial de software de gestión de propiedades hoteleras alcance los $14,71 mil millones para 2030.

Aunque las soluciones de PMS varían en sus características precisas, normalmente permiten a los líderes del hotel y otro personal administrar las reservas de habitaciones, las reservas de restaurantes y la información contable básica. Además, la mayoría de los sistemas de gestión de propiedades permiten a los líderes realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento clave, como ADR y RevPAR.

Vídeo: ¿Qué es un sistema de gestión de propiedades?

¿Por qué es importante un sistema de gestión de propiedades?

El uso de sistemas de administración de propiedades dentro gestión hotelera ha crecido significativamente durante la última década, especialmente desde que la tecnología en la nube se convirtió en la corriente principal. Hay una serie de beneficios clave al usar un PMS, incluida la capacidad de administrar fácilmente su calendario, lo que resulta en menos reservas dobles o errores costosos.

Un sistema de gestión de propiedades permitirá a los miembros del personal realizar rápidamente muchas tareas esenciales y, al mismo tiempo, automatizar algunos de los elementos administrativos más mundanos. Dado que tantos hoteles optan por utilizar un PMS, aquellos que optan por confiar en procesos de gestión manuales se están poniendo en desventaja competitiva.

Tabla: Beneficios de un sistema de gestión de propiedades

Beneficio clave Funcionalidad e impacto Implicación competitiva
Gestión eficiente del calendario Agiliza los procesos de reserva, reduciendo la probabilidad de dobles reservas y errores. Los hoteles pueden maximizar la ocupación y los ingresos, obteniendo una ventaja sobre aquellos que utilizan procesos manuales.
Automatización de tareas Automatiza tareas rutinarias como reservas, facturación y comunicación con los huéspedes. Libera al personal para centrarse en el servicio al huésped, mejorando la satisfacción general del huésped.
Gestión de datos centralizada Consolida la información de los huéspedes, el historial de reservas y los datos financieros en un solo lugar. Permite decisiones basadas en datos, experiencias personalizadas para los huéspedes y operaciones eficientes.
Seguimiento financiero mejorado Ofrece herramientas integrales de gestión de ingresos, facturación y generación de informes. Permite una mejor planificación y análisis financiero, contribuyendo a la rentabilidad.
Experiencia mejorada para los huéspedes Facilita registros de entrada/salida rápidos y servicios personalizados para los huéspedes. Mejora la lealtad de los huéspedes y la repetición de negocios al brindarles una estadía perfecta y personalizada.
Coordinación de mantenimiento y limpieza. Programa y realiza un seguimiento de la limpieza y el mantenimiento de las habitaciones, garantizando la preparación para los huéspedes. Garantiza altos estándares de limpieza y condición de las habitaciones, lo que impacta directamente en las opiniones de los huéspedes.
Integración con otros sistemas Se conecta con administradores de canales, CRM, POS y sistemas de gestión de ingresos para operaciones fluidas. Fortalece la capacidad del hotel para vender a través de múltiples canales y gestionar las operaciones de forma eficaz.
Acceso a análisis avanzados Utiliza análisis de datos para obtener información sobre el comportamiento de los huéspedes, tendencias de reserva y métricas de rendimiento. Apoya la toma de decisiones estratégicas, ayudando a los hoteles a adaptarse a los cambios del mercado y las necesidades de los huéspedes.

5 consejos sobre cómo elegir un sistema de administración de propiedades

Con muchas soluciones PMS diferentes en el mercado, cada una de las cuales ofrece características ligeramente diferentes, es importante seleccionar la adecuada para su hotel. A continuación se presentan cinco consejos que le ayudarán en su proceso de toma de decisiones.

1. Realice una evaluación de necesidades

El primer paso a la hora de elegir un sistema de gestión de propiedades es realizar una evaluación de las necesidades y establecer con precisión sus requisitos. Para hacer esto, debe considerar sus diversas operaciones, procesos, funciones y socios de distribución, así como las características deseables del propio software.

Una vez que haya creado una lista de sus necesidades y los requisitos para su sistema de administración de propiedades, también debe ordenar cada necesidad, según su importancia general. Esto puede servir como una lista de prioridades a tener en cuenta al buscar su solución PMS.

2. Establezca un presupuesto claro

Antes de comenzar el proceso de elegir su sistema de administración de propiedades entre las distintas opciones, debe trabajar con el departamento de finanzas y establecer cuánto dinero tiene para gastar. Por supuesto, es posible que encuentres un PMS que esté dentro de tu presupuesto, pero es importante saber hasta dónde puedes llegar.

Al decidir sobre un presupuesto, aquellos en el Industria de la hospitalidad debe considerar los costos de licencia asociados con el sistema de administración de propiedades, los costos asociados con la instalación del sistema y los asociados con la capacitación de los miembros del personal. Una vez que se haya establecido el presupuesto, apéguese a él.

3. Encuentre un PMS con un motor de reservas

Gestión de los ingresos es un concepto importante dentro de la industria hotelera, y facilitar las reservas directas es clave porque las reservas directas maximizan las ganancias al eliminar las comisiones que se pagan a terceros. De acuerdo a el Estudio de Operaciones Hoteleras Digitales Según H2c, un tercio de las reservas se realizan a través de canales directos. Por lo tanto, es fundamental que los hoteles hagan que esta opción de reserva sea lo más cómoda posible.

Mientras que aquellos en hospitalidad quieren reservas directas, los clientes tenderán a reservar en función de precio y facilidad de uso. Por este motivo, a la hora de valorar las diferentes opciones de PMS que se ofrecen, es imprescindible que optes por uno que incluya su motor de reservas web y que el propio motor de reservas sea fiable y fácil de usar.

4. Obtenga más información sobre el soporte brindado

A continuación, debe conocer el nivel de soporte que ofrece su proveedor de sistema de administración de propiedades. Si algo sale mal con el sistema, si su personal tiene problemas para usarlo o si se agregan nuevas funciones que requieren explicación, debe saber que puede confiar en ellos para que lo ayuden.

Al evaluar el nivel de apoyo, debe pensar en lo siguiente: ¿cómo se proporciona el apoyo? ¿Hay soporte para su idioma? ¿Hay tutoriales en línea disponibles? ¿Puedes hablar con un agente en vivo? ¿En qué días y horarios se puede llegar? ¿Existe alguna disposición para la formación presencial?

Sistema de gestión de propiedades: conozca el soporte brindado

5. Leer reseñas de clientes reales

Por último, es importante no confiar simplemente en la palabra de los proveedores sobre sus soluciones PMS. En su lugar, debe realizar una investigación independiente sobre sus productos y determinar qué dicen sus usuarios o clientes actuales sobre ellos.

Cheque reseñas en línea, mire sus cuentas de redes sociales y tenga una idea de las experiencias de las personas con ellos. Si solo ve comentarios negativos, quejas sobre la atención al cliente o una gran cantidad de problemas de software, puede ser sensato buscar en otra parte.

Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión de propiedades

Un sistema de gestión de propiedades, o PMS, es una solución de software utilizada en la industria hotelera para la gestión hotelera. Por lo general, se asocia con las operaciones de recepción y permite a los hoteles gestionar reservas, procesar pagos, realizar tareas administrativas, supervisar los servicios a los huéspedes y gestionar los registros de entrada y salida.

Los precios del software PMS pueden variar drásticamente según las funciones y el público objetivo. La mayoría de las soluciones PMS modernas se proporcionan en forma de software como servicio (SaaS). El software puede costar alrededor de $100 por mes para hoteles pequeños, mientras que los hoteles grandes podrían pagar más de $1000 por mes. También es posible que deba considerar tarifas de instalación iniciales.

Los sistemas de gestión de propiedades son una plataforma centralizada para gestionar diversos aspectos de un hotel y permiten la colaboración entre departamentos. Aunque se asocia principalmente con la recepción del hotel, otros pueden utilizar un PMS, incluidos gerentes, personal de limpieza, especialistas en marketing y altos ejecutivos.

Un POS o sistema de punto de venta está diseñado para procesar pagos y gestionar transacciones. Es un punto en el que los clientes pueden adquirir bienes o servicios. Por el contrario, un sistema de gestión de propiedades es un sistema de gestión más completo que se utiliza para supervisar operaciones hoteleras más amplias.

Cuando los hoteles hablan de la experiencia de PMS, se refieren a comprender el sistema PMS y cómo funciona y a tener experiencia de primera mano en el uso de dicho sistema. Cuando el personal del hotel tiene experiencia en PMS, sabe cómo interactuar con el sistema para gestionar tareas, mejorar la experiencia de los huéspedes e impulsar la eficiencia operativa.

Un sistema de gestión de propiedades (PMS) de alta calidad puede resultar extremadamente útil para ayudar a los propietarios y líderes de hoteles a implementar una estrategia sólida de gestión de ingresos. Si sigue los cinco consejos anteriores, podrá encontrar una solución PMS que se adapte a los requisitos específicos de su hotel.

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.