Para muchas empresas, los viajes corporativos son un componente clave del funcionamiento de un negocio moderno y uno de los gastos más importantes. Los costos de viaje deben controlarse cuidadosamente, mientras que la logística debe manejarse para que los viajeros no encuentren dificultades. Por esta razón, muchos recurren a una empresa de gestión de viajes en busca de ayuda. En este artículo, aprenderá más sobre la gestión de viajes como disciplina y algunos de los beneficios clave que puede ofrecer una empresa de TMC.

Tabla de contenido:

¿Qué es la gestión de viajes?

En términos generales, la gestión de viajes se refiere a la gestión estratégica de los requisitos de viaje, siendo la gestión de viajes corporativos el principal ejemplo. Por lo general, implica todo, desde establecer una política de viajes hasta tratar con los proveedores, hacer reservas y ayudar a monitorear y administrar los costos y gastos de viaje.

Una empresa de gestión de viajes tiene la tarea de gestionar los viajes de un cliente. El cliente generalmente será una empresa u otra organización, pero las personas también pueden optar por utilizar una empresa de TMC, en algunos casos.

Además de gestionar los requisitos de viaje y la logística, una empresa de gestión de viajes normalmente tiene como objetivo ahorrar tiempo y dinero a los clientes. Su función tiene un alcance más amplio que el de un agente de viajes porque un agente de viajes generalmente hará reservas en función de criterios establecidos. Por el contrario, una empresa TMC puede ayudar a establecer los criterios.

Puedes encontrar más información sobre la gestión de viajes en el artículo "¿Qué es la gestión de viajes?".

9 beneficios de utilizar una empresa de gestión de viajes

Las empresas de gestión de viajes pueden ser valiosas para las empresas por muchas razones. Algunos de estos son obvios, mientras que otros se pasan por alto más fácilmente. A continuación, encontrará nueve beneficios principales de utilizar una empresa de TMC para administrar su estrategia de viajes de negocios.

1. Vuelos y hoteles más económicos

Si bien es cierto que una empresa TMC requerirá el pago de sus servicios, a menudo mediante suscripción o cobrando una tarifa por los servicios que utiliza, la realidad es que aún pueden ahorrarle cantidades considerables de dinero. Esto es especialmente cierto si viaja con regularidad o tiene empleados que viajan con regularidad.

Una empresa de gestión de viajes tendrá conexiones comerciales en todo el Industria de viajes, permitiéndoles obtener tarifas hoteleras favorables. También tienen la experiencia para buscar vuelos baratos en el lugar adecuado y reservar vuelos en el momento adecuado. Como resultado, los costos generales de viaje pueden reducirse significativamente.

2. Asesoramiento e información de expertos

Cualquier empresa de gestión de viajes con experiencia conocerá la industria de viajes a la perfección y habrá aprendido algunos trucos en el camino. Con esto en mente, pueden brindarle asesoramiento experto sobre cómo gastar mejor su dinero, cuáles son las mejores rutas de viaje y qué necesita saber antes de visitar ciertos destinos.

En muchos casos, las empresas trabajarán con una empresa de TMC que se especialice en tratar con clientes de la misma industria. Esto puede ser extremadamente útil, ya que algunas industrias tienen necesidades de viaje específicas o matizadas. La experiencia previa puede ayudar al empresa de gestión de viajes para optimizar su estrategia de viaje y alejarlo de las trampas comunes.

3. Ayuda y soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana

Otra gran ventaja de trabajar con una empresa de gestión de viajes es la disponibilidad de soporte. Con la mayoría de las empresas, estará disponible las 24 horas del día o cerca. Esto significa que si algo sale mal, si necesita hacer un cambio repentino o si necesita un consejo urgente, habrá alguien disponible para ayudarlo.

Sin usar un administrador de viajes, deberá manejar cualquier problema con los viajes internamente. Esto podría significar que tiene dificultades para encontrar apoyo fuera de su horario comercial principal, o que es personalmente responsable de brindar apoyo a todos los viajeros corporativos de su organización, incluso si necesitan ayuda en horarios poco sociables.

4. Asistencia con las políticas de viaje

Los viajes de negocios deben ser lo más consistentes posible, pero debe mantener a los empleados que viajan felices y seguros. Por estas razones, debe establecer una política de viaje. Con una política clara, todos saben cuál es su posición, se pueden delinear los comportamientos aceptables e inaceptables y se pueden establecer reglas sobre los gastos.

Una empresa de gestión de viajes no solo puede ayudarlo a crear una política sólida, sino que también podrá ayudarlo a hacerla cumplir, por ejemplo, solo recomendando opciones de viaje que cumplan con todos los requisitos.

5. Informes consolidados

Con respecto a informar sus gastos de viaje, la mayoría de las empresas de gestión de viajes consolidarán la información en un solo informe, lo que ayudará a reunir la información importante en un solo lugar. Esto hace que sea más fácil realizar un seguimiento de sus gastos de viaje e identificar si su gasto en esta área es demasiado alto o no.

Además de consolidar los informes de esta manera, la mejor gestión de viajes corporativos los expertos harán un esfuerzo adicional, ayudándolo a analizar la información en sus informes para hacer ajustes a su estrategia.

6. Alertas o advertencias de viaje

Con muchas empresas, se olvida una vez que se organiza el viaje hasta que se acerca el momento. Sin embargo, con una empresa de gestión de viajes, cualquier plan de viaje se puede controlar y gestionar de forma más activa. Una de las formas en que esto se manifiesta es mediante el uso de alertas de viaje o mensajes de advertencia, que se envían para señalar información importante.

Por ejemplo, se pueden enviar alertas si hay una interrupción en la ruta de viaje planificada, lo que le permite prepararse para todas las eventualidades. Descubrir esta información con prontitud también puede proporcionar enormes beneficios financieros.

7. El uso de tecnología moderna

Es importante comprender que una empresa de gestión de viajes moderna proporcionará las herramientas y los sistemas necesarios para reservar su viaje fácilmente. Esto podría significar, por ejemplo, que le proporcionarán un software informático o una aplicación móvil que le permitirá enviar sus planes o solicitudes de viaje en cualquier momento del día.

El uso de tecnología de punta permite una eficiencia mucho mayor en esta área. Si gestiona los arreglos de viaje usted mismo, todo el proceso puede llevar una cantidad significativa de tiempo. Por el contrario, el uso de una aplicación móvil o un paquete de software de computadora para realizar una solicitud a su empresa TMC generalmente se puede hacer en unos pocos minutos.

8. Mayor tranquilidad

La gestión de viajes puede ser complicada y es sorprendentemente fácil pasar por alto algo, ya sea resolver los requisitos de la visa, garantizar que los viajeros de negocios tengan la cobertura médica adecuada u organizar los traslados al aeropuerto. Un beneficio clave de trabajar con una empresa de TMC es la tranquilidad que brinda.

Tu elegido agencia de viajes de negocios trabajará con usted para comprender sus necesidades y garantizar que todo se maneje. Su experiencia en el campo hace que sea mucho menos probable que algo se pase por alto accidentalmente.

9. Más tiempo para otras tareas

Finalmente, una de las principales razones por las que muchas organizaciones recurren a una empresa de gestión de viajes es que les libera más tiempo, que luego pueden dedicar a otras tareas cruciales para el éxito empresarial. La gestión de viajes es una disciplina multifacética; encontrar los vuelos más baratos, los mejores hoteles y organizar los traslados lleva tiempo.

Una empresa de TMC de alta calidad no solo podrá manejar estas responsabilidades en su nombre, sino que también tiene relaciones comerciales existentes con proveedores, ofreciéndoles un acceso mucho más rápido a las mejores tarifas posibles.

Cómo elegir una empresa de gestión de viajes

Hay varios factores importantes a considerar al encontrar la empresa de gestión de viajes adecuada. En un nivel básico, desea encontrar una empresa con experiencia relevante y una reputación establecida por brindar un servicio excelente. También necesita saber que pueden adaptar sus servicios a su negocio.

Cuando sea posible, es recomendable trabajar con una empresa de TMC con experiencia previa en la industria. También es mejor establecer una política de viajes corporativos antes de iniciar el proceso de búsqueda. Su compañía elegida eventualmente podrá ayudarlo a optimizar esto, pero tener una política básica establecida lo ayudará a encontrar la opción adecuada.

Debe considerar su presupuesto y encontrar una empresa que le proporcione lo que necesita a un precio asequible. Al mismo tiempo, es importante trabajar con una empresa de alta calidad que utilice la última tecnología. También querrá garantías de que la empresa ofrecerá soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana o casi.

Cómo los hoteles pueden beneficiarse de las empresas de gestión de viajes

Los viajes corporativos frecuentes pueden ser costosos y complicados, especialmente cuando se combinan varios viajeros de negocios con itinerarios únicos. Por este motivo, muchas empresas adquieren los servicios de empresas de gestión de viajes o agentes de viajes corporativos. Básicamente, estos agentes asumen la responsabilidad de organizar y administrar los viajes de negocios, incluidas las reservas. Cualquier hotel que desee sacar el máximo partido a los viajes de negocios debe estar lo más disponible posible para estas empresas de gestión de viajes.

Un agente de viajes corporativo puede ser responsable de encontrar alojamiento, vuelos y otras formas de transporte y, por lo general, recurrirá a un sistema de distribución global (GDS) para ayudarlo con estas tareas. Esto significa que el principal Sistemas GDS funcionan como un canal de distribución vital para los hoteles. Al conectarse a estos sistemas de distribución global, puede proporcionar a los agentes de viajes acceso a la información más actualizada sobre las tarifas de sus habitaciones y la disponibilidad actual. Esto aumenta las posibilidades de que reserven habitaciones en su hotel, ayudándole a maximizar los ingresos.

En el artículo “Sistema de distribución global (GDS): ¿Cuáles son los beneficios para los hoteles?”Obtendrá más información sobre los principales sistemas GDS y cómo pueden ayudar a su hotel a beneficiarse de los agentes de viajes y las empresas de gestión de viajes.

Lista de empresas de gestión de viajes

Dado que las empresas de gestión de viajes organizan viajes de negocios y eventos para los empleados de las empresas, los hoteles pueden crear la posibilidad de atraer a más viajeros corporativos al poner su propiedad a disposición de varias empresas de TMC. En el artículo “Agentes de viajes corporativos para hoteles para ganar más viajeros de negocios”, encontrará una lista de empresas de gestión de viajes populares.

Bolsas de trabajo de viajes para encontrar empresas de gestión de viajes

Una empresa de gestión de viajes a menudo anuncia las vacantes de trabajo en línea, y una de las formas más comunes de hacerlo es utilizar bolsas de trabajo de viajes. Algunas bolsas de trabajo están dirigidas específicamente a la industria de viajes y son utilizadas principalmente por empresas de la industria y personas que desean trabajar en la industria.

En el "Empleos de viajes: las mejores bolsas de trabajo de la industria de viajes para su carrera”, puede encontrar un desglose de algunas de las mejores bolsas de trabajo utilizadas por las empresas de gestión de viajes y otras en el sector de los viajes.

Agente de viajes online como alternativa a la empresa de gestión de viajes

Al reservar un viaje, la principal alternativa a una empresa de gestión de viajes es recurrir a un agente de viajes en línea u OTA. Estos funcionan de manera similar a los agentes de viajes convencionales, sirviendo como enlace entre proveedores y clientes, pero operan en línea y tienen un énfasis mucho mayor en el autoservicio.

En el artículo "12 agencias de viajes en línea (OTA) para aumentar sus reservas de hotel“, podrá acceder a una lista de algunas de las OTA más populares y obtener más información sobre cómo funcionan estas plataformas y qué pueden ofrecer.

Una empresa de gestión de viajes puede ayudar a las personas y empresas a gestionar sus requisitos de viaje. Con una empresa típica de TMC asumiendo tareas como ponerse en contacto con empresas de viajes, negociar con hoteles, organizar vuelos y brindar asistencia adicional, las empresas pueden ahorrar dinero y dedicar más tiempo a sus operaciones diarias.

Más consejos sobre viajes corporativos

El mercado de viajes corporativos está recibiendo una mayor atención por parte de muchos en la industria de viajes, en parte los viajeros de negocios a menudo gastan más dinero en sus viajes, especialmente cuando su empleador cubre sus costos. Sin embargo, lo que es más importante, los viajes de negocios están creciendo gracias a factores como la globalización y la disponibilidad de vuelos. En los siguientes artículos, encontrará más información sobre el mercado de viajes corporativos:

Más consejos para hacer crecer su negocio

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.