Cuatro pasos para mejorar el rendimiento de los ingresos de reuniones y eventos

Los líderes en ingresos de todo el mundo dedican una cantidad considerable de sus esfuerzos a impulsar el rendimiento de los ingresos por habitaciones. Es una decisión comprensible, dado que las habitaciones son el elemento básico obvio de cualquier operación hotelera y el día tiene un número limitado de horas.

Cuatro pasos para mejorar el rendimiento de los ingresos de reuniones y eventos

Dado que las reuniones y eventos (M&E) son responsables de casi el 20 al 30 por ciento de los ingresos de una organización hotelera promedio, aquellos que no optimizan este segmento corren el riesgo de perder algunas oportunidades de ingresos verdaderamente sustanciales.

Entonces, ¿qué se puede hacer para mantener el negocio de M&E firmemente integrado en una estrategia de ingresos exitosa en su propiedad? A continuación, encontrará cuatro pasos para mejorar el rendimiento de los ingresos de sus reuniones y eventos.

1. Tome en serio los indicadores clave de desempeño de M&E

Curiosamente, sus líderes de ingresos mantienen una vigilancia estricta sobre las métricas de ingresos por habitaciones, como los ingresos por habitación disponible (RevPAR). Si bien el M&E está ciertamente ligado al desempeño de RevPAR, las habitaciones representan solo una parte de los ingresos generados por las oportunidades de M&E. Para muchas propiedades, otros ingresos como alimentos y bebidas, transporte, soporte audiovisual y alquiler de espacios impulsados por el negocio de M&E son sustanciales y deben considerarse al evaluar el desempeño.

Para hacer esto es necesario establecer y monitorear KPI de M&E adecuados para su propósito. Algunas opciones comunes incluyen:

• Utilización del espacio funcional
• Ocupación de asistentes versus capacidad óptima
• Ingresos por metro cuadrado/pie por asistente
• Eficiencia del espacio funcional
• Beneficio por espacio/tiempo disponible (ProPAST)
• Beneficio por espacio/tiempo ocupado (ProPOST)

Monitorear métricas como estas le ayuda a aumentar los ingresos del grupo y del negocio de M&E al garantizar la total El foco está en el potencial de ingresos para cada oportunidad de negocio del grupo. Esto requiere considerar lo que probablemente gastará cada grupo en todos los servicios y flujos de ingresos fuera de sus salas.

Para aumentar los ingresos del grupo y del negocio de M&E, su organización debe considerar el potencial de ingresos total para cada oportunidad de negocio del grupo. Esto significa considerar lo que cada grupo gastará en todos los servicios y flujos de ingresos fuera de sus habitaciones. Con el tiempo, el seguimiento y la evaluación comparativa de este gasto no relacionado con las habitaciones facilita la comprensión del verdadero valor proyectado de su negocio y, a su vez, orienta las futuras decisiones de fijación de precios y reservas de M&E.

2. Desarrollar capacidades de visualización e informes de M&E

Si bien una medición adecuada es un ingrediente clave para impulsar el cambio, el proceso de recopilación y presentación de informes suele ser una barrera clave para la mejora. Dirigir una estrategia de ingresos de M&E es mucho más fácil y eficiente si se cuenta con un sistema sólido para informar y visualizar su progreso.

Con la tecnología adecuada, los líderes de ingresos pueden visualizar rápidamente datos clave que impulsan la estrategia, como:

• Demanda por día (o “parte del día”para espacios para eventos que se pueden reservar durante múltiples períodos de tiempo diariamente)
• Demanda por tamaño
• Tiempo de espera
• Paso
• Reservas críticas
• Utilización del espacio
• Conversiones

La solución de visualización ideal lo ayudará a ver tendencias y patrones de reserva para que pueda pronosticar la demanda con mayor precisión y ajustar los precios y los términos de reserva en consecuencia.

3. Mirar hacia el futuro con previsión y automatización

Las herramientas de visualización y los paneles de control basados en Excel pueden brindar una visión más clara de los patrones, KPI y tendencias necesarios para informar una estrategia de M&E eficaz. Con estos, es posible que tenga los datos para impulsar mejoras incrementales, pero aún requieren mucho trabajo preliminar para determinar el precio óptimo para las oportunidades de M&E. Ese trabajo preliminar requiere un tiempo valioso en una era en la que los planificadores de eventos no están dispuestos a esperar mucho para obtener la respuesta de su propiedad.

Herramientas avanzadas de gestión de ingresos de M&E puede simplificar enormemente este paso crítico a través de la automatización, automatización impulsada por la previsión inteligente de la demanda. Estas herramientas ayudan a los equipos comerciales a encontrar rápidamente los precios ideales y garantizar que valga la pena realizar las reservas de grupos más grandes.

4. Adoptar la práctica de priorización empresarial informada en grupo

Para muchos equipos comerciales, aceptar negocios grupales por orden de llegada se ha convertido en un hábito difícil de romper. Es comprensible por qué se afianzó esta práctica: debido a la falta de visibilidad del pronóstico de la demanda, algunos se sienten cómodos con grupos que brindan una base sólida de ingresos por salas y espacios para eventos, particularmente durante los períodos típicos "lento" veces.

Pero, por supuesto, la demanda de salas y espacio para eventos fluctúa, y ese nivel de demanda influye en lo que constituye una decisión óptima en materia de ingresos. Supongamos que los pronósticos de demanda indican una demanda elevada durante un período de reserva. En ese caso, puede que valga la pena reconsiderar si vale la pena aceptar de inmediato un grupo que solo utilizaría la mitad de la capacidad de su espacio para eventos.

Maximizar el potencial de su espacio para eventos requiere más que reservar tantos espacios y días como sea posible: también requiere cierta selectividad.

En un nivel fundamental, la maximización del espacio para eventos a menudo comienza con la división de las salas en secciones más pequeñas para atraer a más asistentes al lugar simultáneamente. También significa coordinar cronogramas de reuniones para atraer clientes que se prevé que gasten grandes cantidades de dinero en bienes y servicios auxiliares.

Sin contar con un método eficiente y eficaz para revelar la demanda futura, puede resultar complicado comprender qué oportunidades podrían surgir, cuánto estaría dispuesto a gastar cada grupo y cuánto cobrar por cada espacio para eventos.

Tener la herramienta adecuada para la optimización del M&E es clave. Las organizaciones que navegan por la complejidad de la previsión de la demanda con una hoja de cálculo y con intuiciones probablemente perderán importantes oportunidades de generación de ingresos.

Idealmente, todos los operadores deberían esforzarse por aprovechar al máximo las oportunidades de M&E de una propiedad. Esto requiere una base sólida de herramientas y tecnología efectivas, una cultura de colaboración entre los equipos comerciales y la voluntad de romper con "como siempre ha sido”para capitalizar oportunidades de ingresos incrementales. Los hoteleros que inviertan en el desarrollo de esta base estarán bien posicionados para llevar la estrategia de ingresos por eventos de su propiedad a nuevas alturas.

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