Con la globalización ayudando a que los viajes de negocios sean más importantes que nunca, la disciplina de la gestión de viajes es ahora crucial para optimizar el rendimiento general. Es importante comprender que los viajes corporativos son complicados, por lo que no deben organizarse al azar o en el último minuto. En este artículo, obtendrá más información sobre la gestión de viajes en sí misma y el valor de las empresas de gestión de viajes que ayudan a optimizar su estrategia.

Tabla de contenido:

¿Qué es la gestión de viajes?

La gestión de viajes es una especialidad basada en la organización de viajes corporativos, el seguimiento de los gastos de viaje y el diseño de una estrategia de viaje integral. Como disciplina, pretende ayudar a las empresas y sus empleados a optimizar la forma en que se ocupan de sus necesidades de viaje. Esto significa garantizar que todo se maneje correctamente y minimizar cualquier impacto negativo en la productividad y los resultados financieros.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de viajes para las empresas?

Un beneficio importante de la gestión de viajes es la capacidad de reducir los costos asociados con los viajes. Esto puede incluir todo, desde boletos de avión hasta tarifas de habitaciones de hotel y seguros de viaje. Generalmente, los especialistas en gestión de viajes tendrán contactos en la industria y suficiente experiencia para encontrar o negociar las mejores ofertas.

Al transferir la responsabilidad de esto a un administrador de viajes dedicado o a un equipo de gestión de viajes, los empleados individuales pueden dedicar mucho más tiempo a las tareas básicas del día a día y menos tiempo a la planificación de viajes.

Una vez que se ha implementado una estrategia de viajes, quienes ofrecen servicios de gestión de viajes también pueden ayudarlo a mejorar continuamente esa estrategia, informando sobre sus gastos de viajes de negocios y sugiriendo cambios útiles.

Agentes de viajes internos frente a agentes de viajes externos

Hay dos enfoques principales que las empresas pueden adoptar: manejar la gestión de viajes internamente o subcontratarla a una agencia de viajes externa, y ambos enfoques tienen sus ventajas y desventajas.

Agente de viajes interno

El uso de un agente de viajes interno para fines de gestión de viajes significa que la responsabilidad de gestionar su estrategia de viajes permanece dentro de su propio negocio. Contratará a alguien específicamente para el puesto, o alguien que ya esté bajo su empleo asumirá estas responsabilidades.

En cuanto a las ventajas, esto le permite escudriñar el trabajo del agente de viajes más fácilmente que con un agente externo, y también evita pagar la comisión o tarifa de suscripción que exigiría un agente externo. Por otro lado, debe contratar a alguien para el puesto o tener un empleado actual que divida su tiempo.

Agencias de viajes corporativas externas

La alternativa es trabajar con una agencia externa de gestión de viajes corporativos. Esto significa externalizar la responsabilidad de la gestión de viajes a otra empresa especializada en esta disciplina. No contratará a la persona que gestiona su estrategia de viaje, pero le pagará a través de una comisión por las reservas o una tarifa de suscripción.

Las ventajas de este enfoque incluyen liberar a sus propios empleados para que hagan otras cosas y obtener información experta de una empresa que se enfoca únicamente en la gestión de viajes. También existe la posibilidad de obtener tarifas de viaje más baratas. Sin embargo, puede ser más difícil escudriñar el trabajo preciso que realizan, por lo que se requiere un nivel de confianza.

¿Cuáles son las tareas de un agente de viajes?

Ya sea que contrate a un agente o gerente de viajes u opte por subcontratar a una empresa externa, las tareas principales serán muy similares. Algunas de las funciones y responsabilidades más importantes se explican a continuación:

1. Planificación de viajes

En un nivel básico, los viajes de negocios deben planificarse con anticipación, de modo que se cubran todas las bases. Esto implica, entre otras cosas, seleccionar las fechas adecuadas para viajar, identificar los mejores horarios para los vuelos, la mejor ubicación para el alojamiento, si se necesitan o no traslados al aeropuerto, etc.

Dejar la planificación de viajes en manos capaces de un gestor de viajes o de una empresa de gestión de viajes ayudará a garantizar que no se olvide nada. Su profundo conocimiento de la Industria de viajes también puede ser invaluable.

2. Negociación

Gran parte de gestión de viajes corporativos consiste en organizar viajes de negocios al mejor precio posible. Para lograr esto, es probable que sea necesario negociar con varios proveedores.

Las empresas de gestión de viajes están idealmente equipadas para manejar esta responsabilidad porque su personal tendrá experiencia en negociaciones. También es mucho más probable que tengan contactos cercanos en diferentes partes de la industria de viajes, lo que les permite asegurar tarifas especiales que de otro modo podrían ser inalcanzables para usted.

3. Organización del alojamiento

Otra responsabilidad clave a la hora de gestionar los arreglos de viaje es organizar el alojamiento adecuado para los viajeros de negocios. Esto significa buscar todas las opciones disponibles, incluidos hoteles, bed and breakfast y alojamiento compartido. También significa reservar la cantidad correcta de habitaciones al precio correcto para el momento y la cantidad de días correctos.

Cuando las empresas no tienen tiempo, buscan alojamiento barato o alojamiento en la ubicación adecuada. Sin embargo, un administrador de viajes podrá tomarse el tiempo para sopesar todas las diferentes necesidades, evaluarlas y encontrar un alojamiento que cumpla con la mayor cantidad de casillas posible, sin salirse del presupuesto.

4. Transporte

El transporte es una gran parte de la planificación de viajes y una buena empresa de gestión de viajes o un profesional puede ayudarlo a manejar todas sus necesidades de transporte con anticipación. Esto podría incluir la reserva de vuelos, la obtención de un coche de alquiler, la organización de traslados al aeropuerto, la compra de billetes de tren o la reserva de pases de viaje con descuento.

Optimizar su estrategia de viajes corporativos requiere que todas estas cosas se organicen con anticipación, al mejor precio posible, mientras se garantiza que todos los viajeros de negocios lleguen a tiempo a donde deben estar.

5. Planificación de reuniones y eventos

Generalmente, los viajes de negocios se centrarán en asistir a reuniones o eventos de negocios; Se necesita mucho trabajo para organizar esto. Por ejemplo, deberá asegurarse de que todos los asistentes a un evento tengan las credenciales correctas para ingresar y sepan a dónde van y qué están haciendo.

Si organiza un evento de negocios, el proceso de planificación se vuelve aún más complicado. De cualquier manera, los servicios de administración de viajes de alta calidad serán beneficiosos y lo ayudarán a hacer frente al aspecto logístico.

6. Gestionar los gastos de viaje

Finalmente, la gestión de los gastos de viaje es posiblemente la parte principal del trabajo, y un administrador de viajes profesional estará mucho mejor equipado para manejar esto que alguien sin experiencia real. De hecho, bueno empresas de gestión de viajes le ayudará a simplificar los gastos, de modo que el alojamiento y los extras se incluyan en una misma factura.

Trabajar con una empresa profesional también puede ayudarlo a administrar las finanzas de su empresa. Los informes financieros consolidados facilitan la lectura, y su administrador de viajes puede analizar estos informes y señalar áreas de mejora.

Cómo las empresas de viajes pueden beneficiarse de las empresas de gestión de viajes

En el mundo globalizado de hoy, los viajes corporativos regulares ahora son un simple hecho de la vida para muchas organizaciones. Sin embargo, también es cada vez más común que las empresas recurran a agentes de viajes corporativos o empresas profesionales de gestión de viajes en busca de ayuda. Luego, un agente puede ayudar a una empresa a optimizar su estrategia de viaje de varias maneras, a menudo asumiendo la responsabilidad de reservar vuelos, alquiler de automóviles, alojamiento y eventos. Para los propietarios de hoteles, los agentes de viajes corporativos son un vínculo invaluable para los viajeros de negocios.

La mayoría de los agentes de viajes corporativos recurrirán a un sistema de distribución global, o sistema GDS para abreviar, para reservar alojamiento, vuelos y transporte para clientes comerciales. Con esto en mente, es importante que las empresas que operan en la industria de viajes, como aerolíneas, alquiler de autos u hoteles que buscan maximizar su atractivo para los viajeros de negocios, también se conectan con los principales sistemas GDS. Al hacerlo, los agentes de viajes podrán acceder a información en tiempo real sobre, por ejemplo, tarifas y disponibilidad de habitaciones de hotel, lo que aumentará las posibilidades de que recurran a su hotel para sus necesidades de viajes de negocios y aumente sus ingresos.

Nuestro “Sistema de distribución global (GDS): ¿Cuáles son los beneficios para los hoteles?“ El artículo proporciona más información sobre los principales sistemas GDS, cómo funcionan y cómo pueden beneficiar a las empresas que operan en la industria de viajes.

Lista de empresas de gestión de viajes

Un número cada vez mayor de empresas subcontratan la responsabilidad de gestionar los viajes de negocios a empresas de gestión de viajes, beneficiándose de sus contactos en la industria, conocimientos especializados y soporte las 24 horas, los 7 días de la semana. Para los hoteles, conectarse con los sistemas de distribución global que utilizan estos agentes de viajes puede ayudar a atraer a más huéspedes de viajes de negocios.

En el artículo "Agentes de viajes corporativos para hoteles para ganar más viajeros de negocios", obtendrá más información sobre el papel de los agentes de viajes corporativos, descubrirá por qué las empresas les subcontratan cada vez más la gestión de viajes y comprenderá por qué estos agentes de viajes son valiosos para los hoteles que buscan atraer viajeros de negocios.

Entender Bleisure Travel como gestor de viajes

Para aquellos involucrados en la gestión de viajes, es importante mantenerse al día con todas las tendencias emergentes, y una de las más significativas es la de los viajes placenteros. En esencia, esto describe un viaje que combina elementos de negocios y ocio y, a menudo, involucra a los viajeros de negocios que extienden la duración de una estadía para disfrutar de otras actividades.

En el "¿Qué es Bleisure Travel? ¿Qué buscan los viajeros de Bleisure?”, puede explorar más a fondo el tema de los viajes placenteros, para entender qué es, por qué está creciendo y qué quieren estos viajeros.

Las mejores bolsas de trabajo para encontrar trabajos de gestión de viajes

Las personas que buscan trabajos de gestión de viajes deben utilizar los canales correctos durante su búsqueda de empleo. Las bolsas de trabajo de viajes representan una de las mejores opciones para esto, pero hay muchas bolsas de trabajo para elegir, por lo que es importante centrar los esfuerzos en las que tienen más probabilidades de anunciar estos puestos.

En el artículo "Empleos de viajes: las mejores bolsas de trabajo de la industria de viajes para su carrera“, puede explorar algunas de las bolsas de trabajo más populares centradas en la industria de viajes y encontrar la vacante ideal en gestión de viajes.

Los viajes corporativos son un componente clave de la gestión de una empresa moderna y representan uno de los mayores gastos, junto con los salarios y los costes de marketing. Por esta razón, debe obtener el máximo valor por su dinero. La gestión de viajes puede ayudar con esto al tiempo que garantiza que todos los elementos logísticos se manejen correctamente.

Más consejos sobre viajes corporativos

El mercado de viajes corporativos está recibiendo una mayor atención por parte de muchos en la industria de viajes, en parte los viajeros de negocios a menudo gastan más dinero en sus viajes, especialmente cuando su empleador cubre sus costos. Sin embargo, lo que es más importante, los viajes de negocios están creciendo gracias a factores como la globalización y la disponibilidad de vuelos. En los siguientes artículos, encontrará más información sobre el mercado de viajes corporativos:

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.