Una empresa de gestión de viajes de negocios ofrece numerosos beneficios a las empresas grandes y pequeñas. Desde el ahorro de costos de viaje hasta la organización de múltiples itinerarios, ninguna empresa o viajero corporativo puede permitirse el lujo de pasar por alto los servicios de una agencia de viajes de negocios, especialmente si viaja con frecuencia. Pero dada la gran cantidad de empresas de gestión de viajes de negocios, ¿cómo se selecciona la empresa adecuada? Siga leyendo para averiguarlo.

Tabla de contenido:

¿Qué es la gestión de viajes de negocios?

Funciones de gestión de viajes de negocios para administrar las necesidades de viaje de los empleados de una empresa y los costos relacionados y cumplir con las políticas de viajes corporativos.

Una empresa dedicada a la gestión de viajes de negocios es responsable de gestionar todos los aspectos de los viajes de negocios para el personal de la empresa, desde la firma de contratos con aerolíneas, cadenas hoteleras y empresas de alquiler de automóviles hasta la organización de otros servicios relacionados. Las organizaciones más grandes suelen emplear agentes de viajes internos, mientras que las empresas más pequeñas subcontratan sus necesidades de viajes de negocios a empresas externas de gestión de viajes de negocios.

¿Por qué utilizar una empresa de gestión de viajes de negocios?

Después de los salarios y las bonificaciones, los viajes y sus gastos asociados son el costo de control más alto de una empresa. Por lo tanto, la función de gestión de viajes de negocios para las empresas es de importancia estratégica.

Una empresa de gestión de viajes de negocios establece contratos con aerolíneas y hoteles para garantizar que los empleados de una empresa siempre puedan encontrar vuelos, transporte y habitaciones de hotel adecuados cuando los necesiten. Es a través de estos agentes que las empresas pueden obtener importantes descuentos en viajes. Si el viajero corporativo reservó el vuelo o la habitación de hotel, este no sería el caso.

¿Cómo seleccionar una buena empresa de gestión de viajes de negocios?

Dado que existen muchas empresas de gestión de viajes de negocios, deberá determinar qué agencia satisfará las necesidades específicas de su empresa. A continuación, encontrará seis preguntas esenciales que le ayudarán a hacer su selección más fácil.

1. ¿Cuáles son los costos y ahorros?

Cada agencia de viajes de negocios tiene que cobrar una tarifa por sus servicios, pero debe determinar cómo sus tarifas pueden compensarse con los ahorros que obtendrá a través de mejores tarifas. Para la mayoría de las empresas, las tarifas compensan los ahorros potenciales, y dichos servicios valen mucho la pena a largo plazo, especialmente si su personal necesita viajar por negocios con regularidad.

Dado que las empresas de gestión de viajes de negocios establecidas tienen excelentes contactos en el viaje y Turismo industria, pueden pasar los descuentos en vuelos, transporte y habitaciones de hotel a sus empleados. Además, cuando una agencia subcontratada gestiona todas sus necesidades de viaje, sus empleados pueden concentrarse en sus tareas diarias en lugar de buscar vuelos y habitaciones de hotel.

2. ¿Ofrecen personalización?

No hay dos empresas que tengan exactamente las mismas necesidades de viaje. Por lo tanto, algunas agencias de viajes de negocios brindan servicios de personalización para aquellas empresas en sectores específicos.

Si opera en un sector especializado, por ejemplo, en TI, derecho, organizaciones sin fines de lucro, ventas, etc., debe considerar elegir una agencia especializada para su apoyo en viajes corporativos. También hay agencias más grandes con departamentos dedicados para atender a su sector.

3. ¿Qué experiencia tienen las empresas de gestión de viajes de negocios?

Además de la personalización, también debe considerar con qué frecuencia y dónde viajan sus empleados. Algunas agencias de viajes corporativas solo se especializan en viajes nacionales o extranjeros. Para seleccionar el adecuado, debes determinar si tus empleados solo viajan a destinos locales o al extranjero. Suponga que utiliza una empresa de gestión de viajes que no tiene la experiencia adecuada en la gestión de viajes internacionales. En ese caso, es probable que enfrente problemas al lidiar con cambios de itinerario, demoras o emergencias de última hora. Necesita un agente de viajes con mucha experiencia para brindar a sus empleados soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana en todo el mundo.

Si bien algunas agencias de viajes corporativas pequeñas solo se enfocan en viajes nacionales, pueden ser parte de una red más grande que puede ofrecerle viajes internacionales. Gestión de viajes. Esto está bien siempre que puedan brindarle el mismo nivel de soporte en toda la red.

4. ¿Qué tecnologías se utilizan?

Cuando una empresa utiliza tecnología de punta para ofrecer un servicio a sus clientes, generalmente se refleja bien en ellos. Las agencias innovadoras que se mantienen al día con las últimas tendencias tecnológicas tienen más probabilidades de tener éxito en industrias competitivas. Querrá asociarse con aquellas agencias que tienen equipos de expertos en tecnología que implementan interfaces de usuario fluidas y un diseño intuitivo de reserva de viajes.

Todos los negocios modernos deben automatizarse y simplificarse. Lo mejor es encontrar una agencia que aproveche las últimas tendencias y sistemas tecnológicos. Pregúnteles sobre su sistema de distribución global y cualquier aplicación o software que puedan proporcionar para su negocio.

5. ¿Qué tipo de informes ofrecen?

Hay mas para gestión de viajes corporativos que simplemente organizar viajes de negocios. Las tareas de una empresa de gestión de viajes de negocios implican establecer objetivos, tomar decisiones importantes y monitorear los resultados de manera continua. Para establecer conexiones a largo plazo con una agencia de viajes, deben brindarle una estrategia que funcione para ambos.

Cuando busque la empresa de gestión de viajes de negocios adecuada, averigüe qué tipo de informes tienen disponibles para sus clientes y si puede acceder a ellos cuando lo necesite. La agencia adecuada debe ayudarlo a evaluar los informes y realizar las modificaciones necesarias.

6. ¿Pueden cumplir o superar sus expectativas?

Finalmente, debe asegurarse de que la agencia elegida ofrezca un servicio y una comunicación sobresalientes. Antes de firmar el contrato, déjales perfectamente claras tus expectativas. Cree un plan para reuniones y revisiones periódicas con la empresa de gestión de viajes de negocios. También debe describir sus objetivos comerciales en el acuerdo de servicio. Esto se puede hacer creando métricas específicas y detalles de la política de viajes de su empresa.

Al comunicarse regularmente con su agente de viajes corporativo, tendrá una buena oportunidad de rastrear y monitorear su desempeño. Sin embargo, para ahorrarse el tiempo y la molestia de realizar ajustes destinados a mejorar el rendimiento, debe optar por una agencia de gran reputación y bien establecida con muchos comentarios positivos de los clientes.

Ventajas de utilizar empresas de gestión de viajes de negocios

Como se mencionó anteriormente, las empresas pueden beneficiarse de ahorros a largo plazo cuando optan por los servicios de una agencia de viajes corporativa para administrar sus viajes de negocios. Pero hay muchas más ventajas de las que puede que no seas consciente.

El siguiente artículo, “Empresa de gestión de viajes: beneficios de utilizar una empresa TMC” proporciona todos los detalles de las principales razones y beneficios de utilizar una empresa de viajes de negocios.

Cómo las empresas de viajes pueden beneficiarse de las agencias de gestión de viajes de negocios

Las empresas de viajes como hoteles, aerolíneas y alquiler de coches pueden aumentar significativamente sus reservas si aprovechan la oportunidad única que ofrecen las empresas de gestión de viajes de negocios. Pueden hacerlo conectándose con el mismo sistema que las empresas de gestión de viajes: un sistema de distribución global. GDS ayudará a los hoteles a formar relaciones beneficiosas con las empresas de gestión de viajes de negocios y, por lo tanto, atraer a más viajeros corporativos.

“Agentes de viajes corporativos para hoteles para ganar más viajeros de negocios” es un artículo detallado que explica las formas en que las empresas de gestión de viajes de negocios pueden ayudar a los hoteles a ganar más viajeros corporativos. El artículo también revela una lista de las mejores agencias de viajes de negocios.

Su agente de viajes de negocios no solo debe compartir los objetivos de su empresa y respaldar las necesidades de viaje de su personal, sino que también debe reflejar su política de viajes. Elegir la mejor agencia ahorrará en costos de viaje y hará que su negocio sea más atractivo para los proveedores.

Más consejos sobre viajes de negocios

El mercado de viajes corporativos está recibiendo una mayor atención por parte de muchos en la industria de viajes, en parte los viajeros de negocios a menudo gastan más dinero en sus viajes, especialmente cuando su empleador cubre sus costos. Sin embargo, lo que es más importante, los viajes de negocios están creciendo gracias a factores como la globalización y la disponibilidad de vuelos. En los siguientes artículos, encontrará más información sobre el mercado de viajes corporativos:

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.