Un PMS de hotel es un sistema de administración de propiedades diseñado para su uso en hoteles y formas similares de alojamiento. Dicho software ofrece varios beneficios, pero dos de los más significativos son la personalización y la automatización. En este artículo, puede aprender por qué son valiosos y cómo se pueden usar.

Tabla de contenido:

¿Qué es un PMS de hotel?

Un PMS de hotel, o sistema de gestión de propiedades, es el nombre que se le da a una solución de software que se utiliza para diversas tareas de gestión hotelera y procesos administrativos, que van desde el procesamiento de pagos y la gestión de canales hasta la gestión de reservas, la gestión de habitaciones y la realización de otras tareas de recepción y recepción. -operaciones de oficina.

Esencialmente, el PMS de un hotel tiene como objetivo proporcionar a los usuarios la capacidad de llevar a cabo tantas tareas básicas asociadas con la administración de propiedades como sea posible sin cambiar de paquete de software. Por esta razón, casi todos los hoteles modernos utilizarán un PMS e integrarán tantos procedimientos como sea posible.

¿Por qué es importante un PMS de hotel?

Las demandas de la industria hotelera moderna significan que los hoteleros deben optimizar la generación de ingresos, administrar grandes cantidades de datos y utilizarlos para brindar el tipo de personalización que esperan los huéspedes. El PMS de un hotel puede ayudar mediante la automatización de tareas predecibles o repetitivas y la consolidación de procesos en una sola aplicación.

Como resultado, se puede acceder fácilmente a información importante, como la información de los huéspedes y la información sobre qué habitaciones de hotel están reservadas y cuáles están desocupadas, y esta información se puede mantener actualizada en todos los ámbitos. Al mismo tiempo, las tareas clave como el envío de confirmaciones y facturas a los clientes se pueden manejar automáticamente.

Importancia de la Personalización de un PMS Hotelero

Si bien el PMS de un hotel tiene un papel crucial que desempeñar para aquellos dentro del sector del alojamiento hotelero, también es importante que los sistemas de administración de propiedades se personalicen de manera relevante para maximizar su utilidad.

Personalización de interfaz

Los administradores de hoteles a menudo pasan por alto la personalización de frontend, pero tiene varios beneficios significativos. La creación de una interfaz fácil de usar, con una marca inteligente, puede ayudar a que los empleados se sientan más orgullosos del lugar donde trabajan y ayudar a garantizar que haya una adopción universal del PMS.

Centrarse en elementos de diseño inteligente y hacer que el front-end sea lo más intuitivo posible puede ayudar a minimizar la cantidad de tiempo y dinero que se debe gastar en sesiones de capacitación y también significará que los empleados pueden resolver más problemas dentro de sus equipos en lugar de requerir soporte técnico.

Personalización de back-end

El backend o la capa de acceso a datos del PMS de un hotel también se puede personalizar para que los datos recopilados sean lo más relevantes posible. Por ejemplo, se puede configurar un panel para que contenga las métricas de rendimiento más relevantes, y este panel se puede centralizar por completo para que los ajustes de los datos se muestren a cualquiera que acceda al PMS.

Esto se puede llevar un paso más allá al personalizar el backend para que los informes relevantes para los diferentes departamentos del hotel se puedan producir rápidamente en cualquier momento. La personalización de back-end también puede crear un sistema de reserva de habitaciones de alta calidad, que se mantiene actualizado y establece las tarifas de las habitaciones en función de la demanda.

Por qué la automatización de hoteles PMS puede beneficiar a su negocio

Los mejores sistemas de administración de propiedades hoteleras brindan una variedad de herramientas para automatizar algunas de las tareas más repetitivas, predecibles o que requieren mucho tiempo innecesariamente, lo que puede ser importante por varias razones. En primer lugar, la automatización puede ayudar a ahorrar tiempo a los empleados, lo que significa que pueden centrar sus esfuerzos en tareas más complejas.

En segundo lugar, la automatización puede permitir que ciertas acciones, como el envío de correos electrónicos de confirmación, se realicen instantáneamente, en cualquier momento, incluso si no hay ningún empleado disponible. En tercer lugar, la automatización puede ayudar a mejorar la comunicación entre los departamentos del hotel. Por ejemplo, el servicio de limpieza podría recibir una notificación automática cuando un huésped realiza el check-out, lo que significa que su habitación está vacía y lista para limpiarse para el próximo huésped que llegue.

¿Qué se puede automatizar en un PMS de hotel?

Se pueden automatizar varios componentes clave del PMS de un hotel, y aquellos dentro de la industria de la hospitalidad a menudo eligen hacerlo para mejorar la eficiencia y reducir la demanda de personal. Algunos de los ejemplos más comunes de áreas que se pueden automatizar se describen en las siguientes secciones:

Informes comerciales

Los informes son una de las tareas más comunes que se automatizan con el PMS de un hotel. Con la mayoría de las mejores soluciones en esta área, puede configurar el PMS para que genere informes regularmente utilizando las métricas que elija mientras extrae datos de varias fuentes, y estos informes pueden enviarse a direcciones de correo electrónico específicas o almacenarse dentro del PMS.

Usando tecnología hotelera ayudar con la creación de informes puede ayudar a eliminar el error humano porque la computadora realiza los cálculos. Este tipo de automatización también puede ayudar a mejorar la velocidad de redacción de informes y dar como resultado un formato más estandarizado, lo que facilita la interpretación de los informes.

Revisar solicitudes

El éxito de los hoteles modernos se basa en brindar un excelente experiencia del cliente y ganando una sólida reputación. Una de las formas en que los hoteles pueden lograr esto es manteniendo contentos a los clientes y luego alentándolos a dejar comentarios positivos en plataformas como TripAdvisor, Facebook y Google.

Las solicitudes de revisión generalmente se envían por correo electrónico, y un buen PMS del hotel le permitirá automatizar esto. Cuando los clientes hacen el check-out al final de su estadía, esto puede desencadenar el envío de un correo electrónico a la dirección de correo electrónico que proporcionaron, lo que garantiza que reciban el correo electrónico lo antes posible después de su estadía. Alternativamente, puede optar estratégicamente por un retraso de tiempo, como enviar el correo electrónico 24 horas después de que se hayan retirado, o una semana después.

Actividades de limpieza

Por fin, gestión hotelera Los sistemas también pueden permitirle automatizar varias tareas y actividades asociadas con la limpieza para que su hotel esté siempre en el mejor estado posible. Los ejemplos más obvios son las alertas automáticas enviadas al departamento de limpieza cuando ocurren ciertos eventos dentro del hotel.

Por ejemplo, se puede enviar una notificación cuando un huésped entra o sale. También se pueden configurar alertas programadas regularmente para fomentar la limpieza frecuente de las áreas públicas. Por el contrario, a más largo plazo, también se pueden configurar alertas para las comprobaciones de mantenimiento de los equipos, lo que puede ayudar a reducir la necesidad de reparaciones.

Video: Ejemplo de automatización de actividades de limpieza

 

Hotel PMS: exploración de las características clave

Un PMS hotelero es uno de los ejemplos más importantes de software de hotel para la mayoría de las propiedades en todo el mundo, pero hay una variedad de opciones disponibles. Esto significa que los responsables de la toma de decisiones dentro de la industria deben explorar las opciones disponibles, comparar las características que ofrecen y luego seleccionar la solución adecuada para sus necesidades.

Para obtener más información sobre la administración de propiedades hoteleras, las soluciones de software PMS y las características más importantes a tener en cuenta, lea el "Sistema PMS: ¿Cuáles son las características más importantes?" artículo.

Consejos para elegir el mejor PMS para hoteles

Al seleccionar el PMS de hotel adecuado, se deben sopesar varios aspectos diferentes, incluidas las necesidades específicas de su hotel y su personal, el presupuesto que tiene disponible para adquirir el software y capacitar al personal, los comentarios de los usuarios existentes y el nivel de apoyo que se ofrece.

Puede explorar más sobre estos factores y ver otros consejos para seleccionar su solución de administración de propiedades leyendo el "5 consejos esenciales para elegir el sistema de administración de propiedades adecuado" correo.

Integración de software para un PMS de hotel

Aunque el software PMS del hotel está diseñado para permitir que se controlen tantas tareas diferentes desde un solo lugar como sea posible, la mayoría de los hoteles también necesitarán usar otras herramientas de software. Esto significa que el PMS de su hotel elegido debería poder integrarse con estas otras soluciones para una experiencia perfecta.

Esto puede incluir la integración con aplicaciones de registro, administradores de canales, software de marketing, software de gestión de ingresos y más. Para obtener más información, lea "Software PMS: ¿Qué integración de software debería tener un PMS?".

Hotel PMS y otro software de gestión hotelera

Las soluciones PMS para hoteles son solo un ejemplo de software de gestión hotelera. Aún así, otras herramientas pueden ayudar a los hoteles y a su personal, con ejemplos que incluyen herramientas de gestión de canales de distribución y sistemas de gestión de ingresos. Combinadas, estas soluciones pueden ayudar a los hoteles a mejorar la eficiencia y los resultados en varias áreas clave.

Si desea explorar más a fondo el tema del software de gestión hotelera y leer acerca de los beneficios de adoptar diferentes paquetes de software, consulte "Software de gestión hotelera: ¿Cuáles son los beneficios para los hoteles?".

El PMS de un hotel se puede personalizar para que sea lo más fácil de usar posible, con datos relevantes fácilmente accesibles. Al mismo tiempo, el software también se puede utilizar para automatizar algunos de los trabajos más repetitivos o predecibles que, de otro modo, realizaría el personal del hotel, lo que se traduce en una mayor eficiencia y precisión.

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.