Los hoteles pierden millones en ventas grupales. Aquí te explicamos por qué (y cómo solucionarlo)

Existe una curiosa paradoja en la industria hotelera. Los hoteles han dominado el arte de facilitar la reserva de una habitación individual por una noche. Sin embargo, en cuanto un grupo entra en la ecuación, ya sea la reserva de un equipo corporativo, un club deportivo o un evento que requiere habitaciones y espacio para reuniones, todo el proceso se paraliza. De repente, todo se reduce a cadenas de correos electrónicos, solicitudes de propuestas manuales y un proceso de ventas más propio de los años 90 que de una industria que se enorgullece de ofrecer una hospitalidad impecable.

Pero ¿y si las reservas de grupo fueran tan sencillas, eficientes y rentables como las de estancias cortas? La respuesta no es solo la automatización. Se trata de replantear por completo cómo los hoteles venden sus servicios de grupo.

La fuga de ingresos de la que nadie habla

Hay un gerente de ingresos de hotel ahora mismo, probablemente en una oficina con poca luz, obsesionado con las tarifas de las habitaciones, los ingresos por noche y los objetivos de ocupación. Pero esto es algo que rara vez se menciona: ¿cuántas reservas de grupo se pierden incluso antes de que lleguen al sistema?

Aquí está la dura realidad:

• El tiempo de respuesta mata negocios. Los organizadores de eventos y agencias de reservas corporativas envían múltiples solicitudes de propuesta (RFP). La primera respuesta positiva suele ser la ganadora.
• La opacidad en los precios provoca abandono del negocio. El cliente moderno espera disponibilidad y precios instantáneos, no un correo electrónico que diga: Nos pondremos en contacto con usted en 48 horas.
• Un servicio inconsistente aleja los negocios recurrentes. ¿Por qué un booker corporativo debe volver a explicar sus requisitos cada vez que contrata una nueva propiedad?

El negocio de grupo no se pierde porque no haya demanda. Se pierde porque los hoteles no facilitan la compra.

Por qué las ventas grupales deberían funcionar como el comercio electrónico

Imagina si Amazon funcionara como la mayoría de los hoteles gestionan las reservas de grupo. Añadirías algunos artículos a tu carrito, harías clic... “verificar,“ y en lugar de una confirmación instantánea, recibirías un correo electrónico que decía:

Gracias por su interés en comprar estos productos. Nuestro equipo de ventas revisará su solicitud y se pondrá en contacto con usted en un plazo de 48 horas.

Abandonarás el carrito de inmediato. Sin embargo, así es exactamente como funcionan las reservas de grupo en la mayoría de los hoteles. El sector lleva años perfeccionando la automatización de los flujos de reservas temporales, mientras que las ventas de grupo aún se realizan mediante correo electrónico, llamadas telefónicas e interminables negociaciones.

¿La solución? A Sistema Central de Reservas (CRS) para grupos empresarialesUn sistema que se integra perfectamente con todos los canales de venta, proporciona disponibilidad y precios en tiempo real y hace que todo el proceso sea tan sencillo como una reserva directa.

Cubriendo todos los canales de venta: online, offline e indirecto

Para solucionar las ventas grupales, los hoteles necesitan una solución universal que cubra todas las formas de reserva de los clientes. Estas se pueden clasificar en las tres grandes categorías siguientes:

1. Ventas fuera de línea (tradicionales, pero aún relevantes)
   • Ventas por teléfono, correo electrónico y en persona
   • Un CRS grupal garantiza que estas consultas no se pierdan en una bandeja de entrada abarrotada y que las respuestas sean rápidas y rastreables.

2. Ventas directas online (la evidente oportunidad perdida)
   • Un motor de reservas para grupos en el sitio web del hotel
   • Permite a los clientes ver los precios y la disponibilidad al instante, lo que reduce el volumen de RFP y aumenta la conversión directa.

3. Ventas indirectas en línea (donde se produce la escala)
   • OTA, empresas de gestión de viajes (TMC) y plataformas de terceros
   • Sin un sistema centralizado, los hoteles tienen dificultades para gestionar los negocios grupales en múltiples plataformas

La mayoría de los hoteles destacan en uno o dos de estos canales, pero muy pocos integran los tres. Aquí es donde un CRS para grupos se convierte en un multiplicador de ingresos, garantizando que cada consulta, independientemente de su origen, se capte, responda y convierta.

El intermediario que los hoteles necesitan desesperadamente

No se trata solo de automatizar las reservas de grupo. Se trata de conectar los puntos.

Un CRS de grupo actúa como intermediario, garantizando una comunicación fluida entre todos los diferentes programas, incluidos, entre otros:

• síndrome premenstrual – para que las habitaciones permanezcan precisas y disponibles
• Software de ventas y catering – por lo que se contabilizan las salas de reuniones, la configuración audiovisual y los paquetes de catering.
• Sistemas CRM – para que los hoteles puedan rastrear clientes potenciales y hacer un seguimiento eficaz
• RMS – de modo que los precios se ajusten dinámicamente en lugar de depender de hojas de tarifas estáticas y obsoletas

Sin este nivel de integración backend, los hoteles están perdiendo dinero y cediendo negocios a competidores que responden más rápido.

El verdadero ROI: ingresos, eficiencia y experiencia

Los hoteles a menudo preguntan: "¿Cuál es el ROI de un CRS grupal?" La verdadera pregunta es: ¿cuánto cuesta no tener uno?

Los organizadores de reuniones y los clientes corporativos esperan respuestas inmediatas, una comunicación fluida y precios transparentes. Sin un sistema centralizado, los hoteles corren el riesgo de tiempos de respuesta lentos, oportunidades perdidas y procesos de venta ineficientes. Un CRS aporta valor precisamente en estas áreas clave:

• Más ingresos. Los hoteles responden más rápido, lo que genera tasas de conversión más altas
• Ahorro de tiempo. Los equipos de ventas dedican menos tiempo a la administración y más tiempo a reservas de alto valor.
• Mejor experiencia. Los clientes obtienen precios y disponibilidad al instante. Los hoteles obtienen un seguimiento y conversiones fluidos.

La diferencia entre ganar una venta grupal y perderla a menudo se reduce a la velocidad, la transparencia y la conveniencia.

Repensando los negocios grupales para el futuro

Si la industria hotelera quiere competir en la era digital, es hora de tratar las ventas grupales como ventas transitorias con automatización, eficiencia y una experiencia de reserva sin fricciones.

Es hora de replantear cómo los hoteles venden sus servicios a grupos. Las herramientas existen, la demanda existe y la oportunidad es demasiado buena como para desaprovecharla. La única pregunta que queda es: ¿cuánto tiempo más seguirán haciendo esperar los hoteles a los clientes?

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