Los mejores consejos para comercializar y vender espacios para conferencias y eventos

“Vende experiencia, no espacio.

Utilice a su equipo de ventas para informar a los clientes potenciales sobre cómo organizar el mejor evento posible. Esa es su clave para destacarse entre el mar de hermosas propiedades que existen.

Hoteles independientes, esta es su oportunidad de destacar. A diferencia de las cadenas de marca, usted tiene la flexibilidad de destacar lo que realmente lo distingue: la experiencia de su equipo en su sitio web.

Demasiados hoteles pierden ingresos por no mostrar los conocimientos de su equipo. Muchos de nuestros socios descubren que más de la mitad de sus oportunidades de reuniones pequeñas provienen de organizadores con poca o ninguna experiencia. Estos novatos tienen un montón de preguntas y necesitan una mano que los guíe, pero la mayoría de los sitios web de los hoteles están orientados a los organizadores experimentados que están listos para enviar una solicitud de propuestas.

Aquí hay un desafío:

• Visita tu propio sitio web como si fueras un planificador novato que recién comienza su investigación. ¿Qué tan fácil de usar es?
• ¿Ofrece recursos, preguntas frecuentes, un formulario sencillo para consultas o vídeos educativos?

Los clientes potenciales quieren trabajar con personas en las que confían. Incentive a su equipo de ventas a compartir su experiencia y personalidad en las redes sociales, especialmente en LinkedIn, que está implementando una pestaña de feeds de video similar a TikTok. Es una herramienta increíble para que los expertos en la materia eduquen a los clientes potenciales.

Las ventas se vuelven mucho más fáciles cuando los clientes potenciales ya saben quién eres. Por lo tanto, sé audaz, sé educativo y deja que la experiencia de tu equipo sea el factor diferenciador”.

“Dirigirse a los responsables de la toma de decisiones de las empresas que puedan estar interesadas en alquilar espacios para conferencias y eventos puede ser todo un desafío. Además, la competencia puede ser feroz, especialmente en las ciudades más grandes.

En cuanto a los canales de marketing digital, LinkedIn es la opción preferida por la mayoría, ya que ofrece la posibilidad de segmentar por puestos de trabajo y empresas, y los anuncios tienen espacio para elementos visuales. Sin embargo, deberá contar con un presupuesto razonable y un público objetivo lo suficientemente grande. Para que valga la pena el presupuesto invertido, sería fantástico que los invitados de negocios también se quedaran a pasar la noche. Piense en eso en el empaquetado y el mensaje.

Como Microsoft es propietario de LinkedIn, la publicidad a través de Bing con orientación a LinkedIn podría ser una alternativa.

Si solo quieres atraer empresas locales, quizás te convenga organizar un evento al que invites a las empresas a las que quieres dirigirte. Puedes mostrarles la propiedad y establecer contactos a nivel personal”.

“Comience por agrupar paquetes para simplificar el proceso de planificación y destacar el valor claro. Ofrecer precios con todo incluido que cubran habitaciones, comida, equipo audiovisual y espacio para reuniones hace que sea más fácil para los clientes comprender y apreciar sus ofertas. Cuando estaba en Dolce Hotels and Resorts, nuestros paquetes completos para reuniones agilizaban la toma de decisiones y hacían que nuestros servicios fueran más atractivos. Además, los eventos únicos de valor agregado, como las competencias Iron Chef, las mesas de chefs y las competencias de comida, mantienen a los asistentes interesados y gastan más en la propiedad, lo que mejora su experiencia y genera ingresos adicionales.

Centrarse en actividades de team building puede añadir un valor significativo a cualquier evento. Ofrecer una variedad de ejercicios de team building personalizados satisface las necesidades específicas de los clientes y enriquece su experiencia general. En Dolce, nuestras actividades de team building personalizadas fueron un factor clave en nuestro éxito, ofreciendo a los clientes razones adicionales para elegir nuestros lugares. Destacar su capacidad para ofrecer soluciones flexibles y personalizadas también es crucial. Muestre eventos pasados para ilustrar su flexibilidad y creatividad, ayudando a los clientes potenciales a visualizar las posibilidades.

Aprovechar los testimonios y los estudios de casos de clientes anteriores es esencial para generar credibilidad y confianza. Compartir historias de éxito y comentarios positivos resalta su trayectoria de brindar un servicio impecable y experiencias memorables. En Dolce, los testimonios de clientes satisfechos desempeñaron un papel crucial para atraer nuevos negocios. Además, el marketing digital eficaz y el uso de las redes sociales son poderosos. Realice campañas en línea específicas e interactúe con clientes potenciales a través de plataformas de redes sociales para mostrar sus ofertas únicas y eventos exitosos anteriores. Las actualizaciones en tiempo real y el contenido detrás de escena generan un interés y una participación significativos.

Por último, ofrecer recorridos virtuales y detallados por el lugar de celebración de sus eventos puede tener un impacto sustancial. Estas vistas previas inmersivas ayudan a los clientes potenciales a visualizar sus eventos en su lugar de celebración, lo que aumenta la probabilidad de que se comprometan. En Dolce, ofrecer recorridos virtuales permitió a los clientes explorar nuestros espacios de forma remota, lo que facilitó su proceso de toma de decisiones. Al agrupar paquetes, crear eventos atractivos, centrarse en la formación de equipos, ofrecer personalización, aprovechar los testimonios, utilizar el marketing digital y ofrecer recorridos inmersivos por el lugar, puede comercializar y vender de manera eficaz sus espacios para conferencias y eventos, y construir relaciones duraderas con los clientes”.

“Muestre que la oferta es única. Al crear contenido, sumerja al lector en la experiencia que disfrutará. Ofrezca imágenes y asegúrese de que sus redes sociales reflejen la experiencia que está vendiendo”.

“Esto depende de su mercado objetivo. Desde un punto de vista de marketing, ayudar al departamento de ventas con su alcance y comunicaciones es clave. El departamento de marketing puede ayudar a crear boletines informativos B2B exportando segmentos desde el CRM de ventas, ejecutar campañas de Google Ads/PPC específicas, ejecutar campañas en redes sociales (especialmente para eventos sociales como bodas/eventos personales), campañas específicas de EproDirect o ConventionPlanIt, organizar una asociación con HotelPlanner y crear folletos/videos relacionados con el espacio para reuniones”.

“Planificar un evento corporativo es un proceso muy complejo con muchas partes en juego. Puedes simplificar el trabajo del planificador de reuniones/eventos de la siguiente manera:

• Tener un buen contenido en su sitio web sobre sus reuniones y eventos. Procure que sea lo más descriptivo posible, incluyendo elementos como planos de planta, diferentes configuraciones, equipo audiovisual, información sobre WiFi, etc.
• Contar con capacidad de RFP en el sitio web con capacidades de respuesta de información inmediata.
• Muestra tu calendario de disponibilidad de espacios para eventos y alojamiento para grupos vinculado al PMS de la propiedad y su Módulo de Ventas y Catering.
• Capacidades de creación de reuniones y eventos impulsadas por el CMS (sistema de gestión de contenido) del sitio web para permitir eventos personalizados con un motor de reservas integrado con tarifas grupales negociadas. Un cliente nuestro tenía más de 5000 eventos de este tipo, lo que permitía a los organizadores de reuniones enviar un evento a los participantes con la agenda, la información del evento, las posibilidades de reserva, etc.
• Para grupos corporativos más pequeños, los hoteleros deberían habilitar un motor de reservas grupales como GroupSync Engage en el sitio web de su propiedad. GroupSync de Groups360 se creó para que los hoteles pudieran ofrecer reservas directas de habitaciones y espacios para reuniones y lo utilizan muchas marcas independientes, pequeñas, medianas y grandes, como Accor, IHG, Hilton y Marriott.

La comercialización de sus espacios y productos para reuniones y eventos es muy sencilla:

• Como se mencionó, cree una sección sólida de Reuniones y Eventos en el sitio web de la propiedad y optimícela para SEO.
  Lanza campañas de marketing de búsqueda relacionadas con tu producto de reuniones. Los organizadores de reuniones buscan una serie de palabras clave relacionadas con las reuniones, por ejemplo, "Hotel para conferencias en el centro de Houston", etc.
• Lance iniciativas de marketing de contenido B2B en torno a su producto de reuniones para involucrar a los planificadores de grupos corporativos: publicaciones en LinkedIn y estudios de casos, documentos técnicos, conferencias y participaciones en paneles, anuncios de premios, sorteos, etc.
• Únase a las iniciativas de marketing de Cvent.

De manera similar a los tentáculos de un pulpo, su marketing B2B difunde información sobre el hotel, su producto de reuniones y su propuesta de valor, y juega un papel importante a la hora de atraer y tentar a los organizadores de reuniones y eventos para que elijan su hotel”.

“En RevenYou trabajamos con proveedores de alojamiento pequeños e independientes. El mayor error que vemos que cometen es no tener fotografías o tener fotografías anticuadas. Los humanos somos muy visuales y, como tal, queremos ver lo que estamos considerando comprar.

Si tus fotos son viejas, obsoletas y borrosas, nadie dejará de mirar tu anuncio. Cuando organices una sesión de fotos, tómate el tiempo de preparar tus habitaciones. Dispónlas como lo harías para una variedad de eventos: sala de juntas, cabaret, teatro, cena. Agrega las flores y los centros de mesa. Dedica tiempo a planchar los manteles y agregar la iluminación. Oculta los cables, baja las tapas de los inodoros y retira los cestos de basura.

Asegúrese de que su fotógrafo tome una variedad de fotografías. Paisajes para agentes de viajes en línea y retratos para redes sociales. Actualice su folleto anualmente y asegúrese de que se pueda descargar en su sitio web para que las personas que navegan por él a las 9 p. m. puedan encontrar respuestas de inmediato y no tengan que esperar hasta que llegue a la oficina al día siguiente.

Una vez que tengas un material complementario de calidad y fotos increíbles, invierte en la formación del personal. ¿Puede vender la persona que responde al teléfono? En RevenYou, recientemente completamos una serie de llamadas a la competencia basadas únicamente en eventos y nos sorprendió la forma en que respondieron el teléfono. De los diez hoteles a los que llamamos, recibimos folletos de solo cinco. Uno nos dijo que la persona con la que necesitábamos hablar estaba en reuniones (tantas reuniones), otro no sabía cómo transferir nuestra llamada y un tercero solo podría ayudarnos si enviábamos nuestra consulta por correo electrónico. Dos no respondieron el teléfono ni devolvieron los mensajes de voz. Solo habríamos reservado un lugar debido a la confianza, el entusiasmo y el interés genuino que tenía el vendedor en nuestro evento. Sepa con quién compite y cómo puede superarlos en ventas.

A continuación, cree una lista de posibles clientes basada en usuarios anteriores, consultas perdidas, eventos futuros, tours y grupos, agencias clave y empresas clave que viajan a su área. Llame a su mejor vendedor para que comience a llamar y asegúrese de que cada llamada tenga seguimiento mediante el envío de material complementario. Mantenga un registro de sus llamadas y las conversaciones que tuvo para poder volver a revisar la lista de llamadas la próxima semana y el próximo mes”.

“Realice ingeniería inversa para determinar quién necesita realmente su espacio. El tamaño y la sensación de un espacio a menudo determinarán quién sería el más adecuado para usarlo.

Una vez que hayas hecho esto, determina tu mercado total direccionable (MAT, por sus siglas en inglés): ¿cuál es el mercado más grande al que puedes dirigirte para utilizar este espacio? Por ejemplo, ¿bodas, funciones empresariales, pequeñas exposiciones de boutiques? Determina el mercado masivo.

Ahora desarrolle un page de aterrizaje adaptado a los problemas y necesidades de ese TAM. Puede tener uno o más "TAM", por lo tanto, desarrolle algunos page de aterrizaje que se adapten a ese mercado.

Ahora, realice una prueba: aproveche los anuncios de Facebook (y los anuncios de Google si la búsqueda de palabras clave es alta para un término de búsqueda en particular que coincide con lo que su TAM está buscando en Google). Coloque un anuncio con una segmentación basada en intereses CERO (para obtener el mayor alcance con el menor costo por clic) con un anuncio que invite específicamente a un TAM a usar su espacio para el uso final previsto (función de oficina, exposición, gala, etc.). Califique el mercado a nivel de anuncios.

Ahora, observa la tasa de clics y la tasa de conversión en la página de aterrizaje page. Quien haya obtenido las conversiones y la tasa de clics más altas en el anuncio te dará una pista sobre quién podría considerar tu espacio más atractivo. Cuando estés en la llamada de ventas, no digas tonterías. Haz preguntas específicas como "¿Qué te hizo hacer clic en el anuncio y preguntar?", "¿Para qué piensas utilizar el espacio?", "¿Por qué quieres utilizar nuestro espacio en lugar de otro?", etc. Esta es una información vital que te ayudará a comprender mejor tu mercado objetivo para optimizar tu campaña.

Ahora aproveche estos datos para dirigirse más a ese nicho y crear una oferta irresistible que se sentirían estúpidos si rechazaran.

—-

Si no tienes mucho dinero para publicidad, puedes ponerte en contacto con los organizadores de eventos en sitios como meetup.com y ofrecerles tu espacio para alquilar con algo incluido de forma gratuita para endulzar el trato y hacer que se corra la voz sobre tu espacio. Luego, puedes grabar el contenido de estos eventos y simplemente promocionar tus publicaciones por $1 por día sin segmentación basada en intereses para tener el mayor alcance posible.

A quien vea tu contenido por más de 50% se le debe enviar otro video de testimonios.

Quien vea este video a través de 50% debería recibir un video de oferta comercial irresistible que comience con las palabras exactas “Hola, veo que has estado viendo nuestros videos y pensamos que tal vez te interese alquilar el espacio… [presentar oferta]… [agregar llamado a la acción]”.

“Una buena práctica sería destacar características únicas como la ubicación, la tecnología y la flexibilidad.

Luego, utilice recorridos virtuales para mostrar el espacio en línea y facilitar a los clientes potenciales la visualización de sus eventos, algo especialmente útil cuando trabajan de forma remota. Esto se está convirtiendo en algo habitual, por lo que, si no lo hace, estará fuera de la carrera desde el principio”.