El software de administración de propiedades, o software PMS, se utiliza ampliamente en la industria hotelera y ayuda a los propietarios a administrar muchas de sus operaciones diarias desde una sola ubicación. Sin embargo, también es importante que su sistema PMS ofrezca integración con otras soluciones de software, que pueden ser más especializadas. En este artículo, aprenderá más sobre las opciones de integración más importantes que debe tener el software de su hotel.

¿Qué es el software PMS?

Un sistema de gestión de propiedades, o software PMS, es un tipo de software de gestión hotelera que funciona como un punto central de control, lo que permite a los hoteles y complejos turísticos gestionar fácilmente las operaciones diarias. Por ejemplo, podría ayudar con la gestión de reservas, pagos, gestión de inventario, análisis de rendimiento y tareas de limpieza.

Por qué todos los hoteles necesitan un software PMS

Tener el software de hotel adecuado es más importante que nunca, porque la industria hotelera depende cada vez más de los datos digitales y muchos aspectos de gestión hotelera ocurrir en línea. Además, ahora se espera que el servicio al cliente se brinde las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y las reservas se realicen directamente, a través del sitio web de su hotel, desde OTA y otros canales. La solución hotelera PMS adecuada debería permitir a los gerentes y empleados del hotel lidiar fácilmente con estos diversos desafíos. Además, el software puede ayudar a que los procesos sean más eficientes, mejorando los resultados financieros.

En el artículo “5 consejos esenciales para elegir el sistema de administración de propiedades adecuado” aprenderá más sobre los sistemas PMS y cómo elegir el más adecuado para su propiedad.

Características clave de un sistema de administración de propiedades

Aunque cada sistema de administración de propiedades ofrecerá funciones ligeramente diferentes, las características clave están vinculadas a las reservas, las operaciones de recepción, el registro de entrada y salida de los huéspedes, el procesamiento de pagos y las tareas diarias del hotel, como el servicio de limpieza. En este sentido, un sistema PMS puede considerarse una solución todo en uno.

¿Qué integración debería tener el software PMS?

Si bien las características específicas de un paquete de software PMS son importantes, también es esencial que aquellos en la industria hotelera busquen soluciones que permitan integrar otros sistemas. Por esta razón, debe buscar un sistema de administración de propiedades que facilite la integración con los siguientes sistemas o proveedores de terceros.

1. Administradores de canales

Los sistemas de administración de canales están diseñados para permitir que los hoteles administren fácilmente la distribución de habitaciones de hotel a través de múltiples canales diferentes. Es común para aquellos en el Industria de la hospitalidad vender habitaciones a través de la web del hotel, OTA, sistemas de distribución global, directamente por teléfono y más. Con los administradores de canales, la información de inventario se puede mantener actualizada en todos los canales, se pueden establecer tarifas especiales para canales específicos y se pueden evitar las reservas dobles. La integración con su PMS le ahorrará tiempo.

2. Aplicaciones de registro

Las funciones de registro son una parte importante de la mayoría de las soluciones de software PMS, y una extensión lógica de esto es la integración con sistemas o aplicaciones de registro de autoservicio. Esto brindará a sus invitados una mayor libertad y también puede mejorar la experiencia del cliente que brinda, al reducir las colas en la recepción. Cuando estos sistemas de autoservicio están vinculados a su PMS, puede mejorarlo fácilmente, lo que permite a los huéspedes elegir su propia habitación de su inventario disponible y pagar su factura final sin necesidad de asistencia del personal.

3. Software de gestión de ingresos

El software de gestión de ingresos puede ayudar a los hoteles a controlar el rendimiento financiero de su propiedad, calculando automáticamente KPI como los ingresos por habitación disponible (RevPAR), tarifa diaria promedio (ADR), y más. Por lo general, también ofrecerá opciones de administración de planes de tarifas, lo que permitirá que las tarifas de las habitaciones se ajusten más fácilmente en respuesta al rendimiento. Su software PMS debe ofrecer integración de software de gestión de ingresos, con la información de precios y disponibilidad de alimentación de PMS en el software RMS, que puede ajustar cosas como las tarifas de habitación recomendadas.

4. Sistemas de gestión de la reputación

Muchos clientes revisan las reseñas en línea antes de reservar un hotel, por lo que los sistemas de gestión de la reputación son importantes. Estos permiten a los hoteles monitorear y administrar la críticas izquierda a través de varias plataformas. Uno de los aspectos más importantes de la gestión de la reputación es alentar a los huéspedes a que dejen comentarios en sus redes sociales o plataformas de reseñas en línea. Un PMS con integración de gestión de reputación puede lograr esto automáticamente, enviando la solicitud de comentarios por SMS o correo electrónico, según la información que el huésped le haya proporcionado.

5. Software de marketing

Marketing hotelero El software está diseñado para ayudar con la gestión y distribución de contenido promocional. La integración de este software con su sistema PMS puede ayudar al hacer que el proceso de distribución sea más automatizado y más relevante para los huéspedes que se hospedan en su hotel. Esto significa que puede configurar sus sistemas para enviar ofertas especiales a los huéspedes inmediatamente antes de su llegada, o para enviar una encuesta los días posteriores a su salida, sin necesidad de intervención manual.

6. Sistemas de tarjetas clave

Los modernos sistemas electrónicos de tarjetas llave se pueden configurar para que los huéspedes reciban una tarjeta llave que funcione en la habitación específica que hayan reservado, en las fechas en que la hayan reservado. En algunos casos, el sistema de tarjeta llave puede incluso permitir a los huéspedes controlar la cerradura de su habitación desde una aplicación en su teléfono inteligente, eliminando por completo las llaves físicas. Esto ayuda a sortear los problemas asociados con la pérdida o el robo de tarjetas llave, que pueden cancelarse electrónicamente. La integración de su sistema de tarjeta llave con su sistema PMS significa que el software PMS podrá enviar la información relevante sobre cada huésped a su sistema de tarjeta llave, evitando la necesidad de ingresar los detalles manualmente.

7. Sistemas de gestión de la energía

Con el enfoque moderno en la eficiencia energética, los sistemas de gestión de energía se han vuelto mucho más frecuentes en el Industria hotelera, lo que permite que cosas como la calefacción y el aire acondicionado se controlen de forma remota. Esto no solo puede resultar en un ahorro significativo de costos, sino que también puede mejorar en gran medida la experiencia del cliente. Su software PMS puede integrarse con su sistema de gestión de energía para facilitar una mayor automatización. Por ejemplo, la calefacción puede encenderse automáticamente cuando los huéspedes se registran y apagarse cuando regresan.

8. Software de punto de venta

Dentro de la mayoría de los hoteles, se ofrecen varios servicios de punto de venta a los huéspedes, que van desde restaurantes y bares hasta spas, gimnasios y tiendas del hotel. Un sistema de punto de venta permite que los pagos se procesen de forma rápida y sencilla en el momento, y esta información se puede integrar en el software principal del hotel PMS. En la práctica, esto significa que se puede realizar una venta en el momento, la información de esa venta se puede sincronizar con su PMS y la factura final del huésped se puede actualizar de forma rápida, precisa y automática.

9. Sistemas de entretenimiento

Al igual que con los servicios de punto de venta, muchos hoteles ofrecen sistemas de entretenimiento pagos, incluidos servicios de Internet, películas de pago por evento y transmisión de música. La integración de estos sistemas con su software PMS tiene varias ventajas, con mayor precisión y eficiencia a la vanguardia. Cuando es posible la integración con los sistemas de entretenimiento, los cargos se pueden agregar automáticamente a la factura final de un huésped, eliminando la necesidad de ajustes manuales y minimizando las posibilidades de errores.

10. Sistemas de pago

Los hoteles requieren sistemas de pago para procesar pagos con tarjeta de crédito y débito en la recepción y pagos en línea. Además, muchos sistemas de pago están configurados para que las facturas se puedan crear automáticamente para los huéspedes y los correos electrónicos de confirmación se puedan enviar automáticamente cuando se realizan los pagos. Cuando tienes administración de propiedades software de hotel que se integra con su sistema de pago, se beneficiará de un procesamiento de pago más rápido, errores reducidos y procesos de pago más automáticos.

11. Software de análisis empresarial

Finalmente, los hoteles utilizan software de análisis de negocios para monitorear el desempeño general de la propiedad. Estos sistemas de software pueden manejar cantidades sustanciales de datos no estructurados y ayudar al personal del hotel a comprenderlos. También permiten a los propietarios de hoteles realizar un seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo y crear informes comerciales automatizados. Una vez más, la integración con su sistema PMS puede ser invaluable, asegurando que el software de análisis pueda acceder a datos en tiempo real vinculados a la ocupación de habitaciones, tarifas de habitaciones, ingresos, gastos y más.

En última instancia, su sistema de administración de propiedades contribuirá en gran medida a facilitarle la vida y mejorar su manejo de las operaciones hoteleras diarias. Sin embargo, la integración con software de terceros también es esencial para un rendimiento óptimo, y los 11 tipos de software enumerados en este artículo se encuentran entre los más importantes a tener en cuenta.

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.