Los sistemas POS, o sistemas de punto de venta, pueden mejorar significativamente las operaciones diarias de las empresas en la industria hotelera y también pueden mejorar la experiencia del cliente. En este artículo, puede obtener más información sobre un sistema POS, cómo funciona, por qué puede ser beneficioso y cómo puede aprovecharlo al máximo.

Tabla de contenido:

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS, o sistema de punto de venta, es un sistema que se puede utilizar para realizar transacciones minoristas. Esencialmente, sirve como una herramienta para procesar pagos. Aún así, tiene una gama de características mucho más amplia que una caja registradora convencional, lo que permite a los usuarios procesar diferentes tipos de pago, acceder a información importante, verificar existencias y más.

Los sistemas POS se han vuelto más populares dentro de la industria hotelera porque las empresas hoteleras necesitan realizar ventas mientras acceden a la información más actualizada sobre inventarios perecederos y optimizan los precios según los principios de gestión de ingresos. Como el sistema POS es un sistema integrado, la información como los niveles de existencias, el número de ventas y los ingresos totales se pueden actualizar automáticamente en tiempo real.

Video: ¿Qué es un sistema POS? Definición de sistemas de punto de venta (POS) con ejemplos

Tipos de sistemas POS

Los sistemas POS utilizados en la industria hotelera se pueden dividir en dos tipos principales. Es importante que se familiarice con estos dos tipos de sistemas POS, cómo se diferencian entre sí y cuáles son las circunstancias para que uno u otro tipo se utilice dentro de una organización:

Sistemas POS basados en legado

Los sistemas POS heredados se implementan en las instalaciones y los datos se almacenan localmente utilizando sus propias computadoras y dispositivos de almacenamiento. Las tarifas iniciales tienden a ser más altas, pero generalmente se trata de una tarifa única, aunque los costos impredecibles pueden estar asociados con las actualizaciones y el acceso al soporte si es necesario.

Si bien el enfoque basado en el legado ofrece un mayor control, solo se puede acceder al sistema POS y los datos asociados utilizando computadoras y sistemas internos. Por esta razón, se está convirtiendo en un enfoque menos popular.

Sistemas POS basados en la nube

Los sistemas POS basados en la nube son una alternativa más moderna y, como su nombre indica, estos sistemas utilizan tecnología en la nube para el almacenamiento y la implementación de datos. El enfoque de software como servicio (SaaS) también significa que se puede acceder a los sistemas desde cualquier dispositivo conectado a Internet, en cualquier parte del mundo.

Aquellos en la industria de la hospitalidad que usan sistemas POS basados en la nube pagarán tarifas de suscripción mensuales bajas, lo que hace que los costos sean más predecibles. Sin embargo, es un modelo que se basa en el acceso continuo a Internet.

Elementos y herramientas de sistemas POS

Hay varias herramientas y elementos diferentes asociados con los sistemas POS. Aquellos en la industria de la hospitalidad necesitan saber cuáles son y cómo funcionan para contribuir al paquete general.

Software de punto de venta

El software POS se refiere a las instrucciones y programas que permiten que sus sistemas POS funcionen correctamente. El software puede incluir varias herramientas, que van desde las básicas, como permitir a los usuarios acceder a la información del inventario y realizar ventas, hasta características más avanzadas, como la funcionalidad de interacción con el cliente.

En algunos casos, también puede ser posible crear códigos de barras, solicitar nuevas existencias, administrar esquemas de fidelización de clientes y más. El software permite que se realicen todas las diferentes funciones de POS, pero también interconectadas, de modo que los datos se puedan usar de diferentes maneras y se actualicen de forma generalizada en tiempo real.

La compleja gama de tareas que normalmente se llevan a cabo cuando se utilizan sistemas POS significa que el software POS debe ser de naturaleza integral y capaz de hacer frente a las altas demandas. Al mismo tiempo, el software debe tener una interfaz fácil de usar y de alta calidad para que los empleados lo encuentren fácil de usar.

Diferentes tipos de hardware POS

Por otro lado, el hardware POS se refiere a los componentes físicos que componen el sistema POS. Para aquellos en la industria de la hospitalidad, algunos ejemplos principales de hardware necesarios para operar un sistema POS completamente funcional incluyen la caja registradora, un monitor o tableta de visualización y un dispositivo para procesar pagos con tarjeta.

Dependiendo de la naturaleza del negocio hotelero, se puede conectar hardware adicional al sistema POS, incluidos lectores de códigos de barras, básculas o cámaras. Con el tiempo, el hardware del sistema POS se ha expandido de las computadoras de escritorio o portátiles a los dispositivos móviles, incluidas las tabletas y los teléfonos inteligentes.

Esta compatibilidad móvil significa que, en muchos casos, las herramientas para procesar pagos se pueden mover alrededor de las instalaciones físicas en lugar de requerir que los clientes se dirijan a un área de pago precisa.

¿Cuáles son los costos de un sistema POS?

Los costos asociados con el uso de un sistema POS en la industria de la hospitalidad se pueden separar ampliamente en tarifas de hardware, software y procesamiento. También hay una gran variación en esta área, dependiendo de qué tan avanzado necesite que sea su sistema POS y qué características opcionales le gustaría incluir.

Para las empresas que operan con un presupuesto limitado, es posible encontrar soluciones de software para dispositivos móviles o tabletas, que permitirán procesar pagos con tarjeta y en efectivo, y vincular la información a datos internos, todo a precios muy bajos, con sólo una pequeña tarifa de procesamiento. Sin embargo, las opciones más avanzadas pueden costar cientos o incluso miles de libras. Generalmente, las soluciones basadas en la nube tendrán costos iniciales más bajos.

La importancia de los sistemas POS para la industria hotelera

La importancia de los sistemas POS ha crecido sustancialmente recientemente, especialmente a medida que surgieron los sistemas POS basados en la nube. Como resultado, ya no es suficiente pensar en un sistema POS comparable a una caja registradora minorista. Estos sistemas ahora son soluciones de servicios inteligentes con el poder de cambiar fundamentalmente los negocios de hospitalidad.

El uso efectivo de un sistema POS permite a las empresas brindar un servicio rápido y conveniente a los clientes, lo que les permite pagar bienes y servicios de manera eficiente, utilizando varios métodos, a menudo sin necesidad de dirigirse a un área de pago dedicada. Sin embargo, los beneficios de un sistema POS también se extienden mucho más allá de la experiencia del cliente.

Los sistemas POS permiten una comunicación instantánea y continua entre diferentes departamentos e incluso diferentes sucursales de un mismo negocio. Los sistemas pueden ayudar a erradicar los errores de cálculo y garantizar que todas las partes de una empresa tengan acceso a la información más importante relacionada con el inventario y la disponibilidad.

Cuando se utilizan al máximo, los sistemas POS pueden ayudar con la creación de informes, el análisis de datos y otros procesos internos cruciales para el éxito empresarial. Además de esto, los mejores sistemas POS pueden mejorar la productividad del personal, eliminar fricciones innecesarias, aplicar automáticamente ofertas especiales a las compras y ayudar con la administración comercial.

3 puntos débiles que podría encontrar al implementar un sistema POS en su negocio

Al implementar un sistema POS dentro de un negocio de la industria hotelera, es posible que encuentre tres puntos débiles principales. Puede aprender sobre estos y cómo superarlos en las secciones a continuación.

1. Defina el alcance de su negocio y el propósito del sistema POS dentro de él

Primero, es importante tener claro que los propósitos de un sistema POS y los criterios para seleccionar uno pueden diferir según el tamaño de la empresa. Una pequeña empresa local que opera en un edificio solo puede requerir un sistema simple. Aún así, si usted es una cadena de hoteles o restaurantes, es posible que necesite un sistema al que se pueda acceder desde cualquier lugar y que se administre externamente. Con esto en mente, debe definir su negocio, objetivos y por qué necesita un sistema POS.

2. Defina las funciones que necesita del POS, incluidas las analíticas

A continuación, es importante usar el alcance que definió en el último paso para identificar la funcionalidad que necesita de su sistema POS. ¿Requiere funcionalidad minorista? ¿Funcionalidad para llevar? ¿Qué tal una tienda web? ¿Necesita herramientas de análisis? ¿Cuánta personalización necesitas? Dentro de esto, también debe considerar sus planes futuros y cómo pueden cambiar sus requisitos en los meses y años venideros.

3. Capacitación del personal para el uso de sistemas POS

Si bien los sistemas POS son una herramienta poderosa en la industria hotelera, no solo son útiles para gestión de la hospitalidad. En realidad, su personal ordinario necesitará usar los sistemas POS diariamente, lo que requiere capacitación. Sin embargo, debe pensar en esto de manera más integral que simplemente enseñar a los empleados cómo usar las funciones proporcionadas. ¿Cómo puede el personal identificar momentos durante el proceso de pago para realizar ventas adicionales? ¿Dónde puede el personal encontrar información sobre productos o servicios? Intente capacitar a sus empleados en el uso de toda la gama de herramientas.

¿Qué tan seguro es un sistema POS?

Aunque los sistemas de punto de venta son generalmente seguros, pueden ser vulnerables para las empresas de la industria hotelera, especialmente debido a la cantidad de datos confidenciales adjuntos. Por esta razón, es vital que se tomen medidas para minimizar cualquier amenaza, y estas pueden variar desde brindar capacitación en concientización sobre seguridad hasta el uso de encriptación.

Para reducir las vulnerabilidades, existen ventajas al usar sistemas operativos como iOS para dispositivos Apple o Android o Chrome OS para otros dispositivos porque son menos propensos a virus y otras amenazas maliciosas que Microsoft Windows. Los dispositivos deben bloquearse cuando no estén en uso y deben evitarse las redes externas inseguras.

Sistemas POS y otro software de gestión hotelera

El software de gestión hotelera es cualquier software diseñado para mejorar las actividades de gestión hotelera. Con esto en mente, muchos sistemas POS y su software podrían considerarse como un ejemplo de software de gestión hotelera o podrían integrarse con el software de gestión hotelera existente.

Leer "Software de gestión hotelera: ¿Cuáles son los beneficios para los hoteles?" si desea obtener más información sobre qué es el software de gestión hotelera, cómo funciona y las formas en que puede beneficiar a los hoteles y su gestión.

Soluciones de software para hoteles y sistemas POS

Los sistemas POS son solo un ejemplo de los sistemas dentro de un hotel que se pueden mejorar a través de un software hotelero de alta calidad. Otros ejemplos de sistemas y software de hoteles que pueden ser beneficiosos incluyen los sistemas de gestión de ingresos (RMS), los administradores de canales de hoteles, los chatbots de hoteles y las aplicaciones de registro móvil.

Puede explorar una amplia gama de temas relacionados con las soluciones de software para hoteles y conocer cómo estas soluciones pueden ayudar a los hoteles a mejorar los procesos internos, impulsar los resultados comerciales y mejorar la experiencia de los huéspedes consultando el "Consejos de software para la industria hotelera y hotelera" categoría.

Los usos de los sistemas POS en la industria hotelera van mucho más allá del simple procesamiento de pagos. En cambio, los sistemas POS modernos son parte integral de la comunicación interna, lo que permite a las empresas realizar un seguimiento preciso de los niveles de existencias, la cantidad de ventas realizadas y los ingresos asociados mientras ayudan con el análisis y la generación de informes.

Los beneficios de los sistemas POS para hoteles

Dentro de la industria hotelera, los sistemas POS pueden mejorar en gran medida el proceso de pago, pero también se pueden usar en otras partes del hotel para realizar más ventas y obtener ingresos adicionales. Además, un sistema POS puede ayudar con las ventas adicionales y cruzadas, lo que permite una mejor gestión del inventario, entre otras ventajas.

Leer el "6 beneficios del software de punto de venta para hoteles" artículo para obtener una visión completa de los diversos puntos positivos asociados con el uso de sistemas POS dentro de la industria hotelera, junto con información importante sobre cómo los empleados y los líderes del hotel pueden asegurarse de que están aprovechando al máximo sus sistemas POS.

Tendencias actuales y futuras para los sistemas de punto de venta de restaurantes

Dentro de la industria de restaurantes, los sistemas POS tienen varios usos específicos, que pueden ayudar a mejorar la experiencia del cliente al mismo tiempo que mejoran los procesos internos. En particular, algunas tendencias asociadas con el uso de estos sistemas en restaurantes incluyen auto-pedido, restaurantes sin efectivo y procesamiento de pagos móviles.

Leer el "Sistemas de punto de venta para restaurantes: tendencias más recientes y futuras" artículo para explorar el concepto de sistemas POS en restaurantes con más profundidad, conocer algunas de las tendencias existentes y emergentes en esta área y descubrir cómo los sistemas POS pueden mejorar la experiencia del restaurante para empleados y clientes por igual.

Más consejos para hacer crecer su negocio

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.