5 puntos de contacto que puedes automatizar para ahorrar tiempo en tu hotel

En el acelerado mundo de la hotelería, los hoteleros a menudo se encuentran haciendo malabarismos con múltiples responsabilidades. Una forma de optimizar los esfuerzos de marketing y mejorar la eficiencia general es automatizar algunos de sus puntos de contacto con los huéspedes. La buena noticia es que esto no es difícil de hacer. Al configurar activadores inteligentes que automatizan acciones específicas, los gerentes de hotel, la recepción o los equipos de marketing pueden ahorrar tiempo, reducir el trabajo manual y ser más eficientes.

¿Cómo funciona el disparador de marketing hotelero?

Los desencadenantes se pueden definir como acciones que tendrán una consecuencia. En este caso, cuando se cumple una determinada característica o se realiza una acción, automáticamente se enviará un mensaje sin ninguna interacción. Por ejemplo, si un huésped realiza una reserva, recibirá un mensaje específico automáticamente.

Al configurar factores desencadenantes, los gerentes de hoteles pueden facilitar la interacción con los huéspedes en cada etapa y construir esa relación personal con ellos.

Cuando se utilizan estratégicamente, los desencadenantes pueden cambiar las reglas del juego para mejorar la experiencia del huésped, particularmente durante las etapas del viaje previas y posteriores a la llegada. ¿Por qué? Porque mientras usted ahorra tiempo, sus huéspedes reciben la información correcta en el momento adecuado, lo que genera menos preguntas y una mayor satisfacción, lo que puede traducirse en mejores reseñas.

En este artículo, encontrará cinco puntos de contacto que puede automatizar para optimizar las comunicaciones de marketing del hotel y brindar una experiencia perfecta al cliente. Todos estos puntos de contacto se pueden automatizar utilizando un CRM que ofrezca esa funcionalidad, como CRM de Bookboost.

1. Confirmación de Reserva

Al configurar este activador, puedes enviar automáticamente un correo electrónico o SMS de confirmación al huésped, reconociendo su reserva. También puede proporcionar detalles esenciales como las fechas de la reserva, el tipo de habitación y el número de referencia de la reserva.

Cuando configura un activador para la confirmación de una reserva, no necesita preocuparse de que la reserva se realice a las 11 p. m. o a las 3 a. m. El huésped recibirá la información a tiempo.

Además, puede personalizar el mensaje incluyendo el nombre del huésped y cualquier instrucción específica que necesite saber. Por ejemplo, la ubicación del hotel y las principales atracciones cercanas les dan una visión general de los alrededores.

Puedes personalizar aún más tu mensaje segmentando a tus invitados y dirigiéndote a cada uno de ellos. Echa un vistazo a 9 audiencias que puede crear para mejores campañas de marketing hotelero.

2. Recordatorio de check-in en línea

Puede configurar un activador para enviar este mensaje específico una cierta cantidad de días antes del inicio de la estadía. A través de este mensaje (ya sea un email, SMS o WhatsApp), podrás recordarles su próxima estancia y pedirles que rellenen previamente los datos necesarios.

Incluya cualquier información relevante, como hora de check-in, indicaciones para llegar al hotel y datos de contacto para cualquier consulta o solicitud especial. También puedes recordarles que hagan el check-in para evitar hacer cola en la recepción del hotel.

Incluso puedes configurar otro activador para que, si no hay check-in hasta un día antes del viaje, se envíe un mensaje adicional.

¿Por qué es importante este desencadenante? Porque te ayuda a comunicarte automáticamente con cada viajero, independientemente de las fechas de su estancia. En lugar de realizar un seguimiento manual de cada mensaje, puede relajarse y observar el trabajo que se realiza por usted.

3. Cancelaciones o no presentaciones

Este activador enviará una confirmación de cancelación automática a cualquier huésped que quiera cancelar su reserva.. Puede estructurar el mensaje para incluir cualquier detalle de la política de reembolso o cancelación, y ofrecer asistencia en caso de que tengan más preguntas o necesiten volver a reservar.

Si no se ha realizado el check-in y la estadía ya ha comenzado, puede configurar un activador para que se envíe un mensaje automático un día después, preguntando si todo está bien y si necesitan ayuda para volver a reservar su estadía.

Al hacer esto, puede demostrar el compromiso con un servicio al cliente excepcional incluso en circunstancias imprevistas, puede mantener una experiencia positiva para los huéspedes y, potencialmente, conservar reservas futuras.

4. Revisa

Puede configurar este activador para que se envíe el día de salida o un día antes. Se enviará un mensaje automático ofreciéndole el procedimiento de salida exprés, que puede incluir dónde dejar las llaves de la habitación. Según disponibilidad, incluso puedes ofrecerles extender su estadía o un late check out con costo adicional.

Incluya las instrucciones necesarias, como liquidar los cargos pendientes o notificar al hotel su salida. Esto simplifica el proceso de pago para los huéspedes que prefieren una salida sin problemas.

Al automatizar estas comunicaciones, no solo ahorra tiempo y esfuerzo a su equipo, sino que también mejora la experiencia del huésped al ofrecer opciones convenientes e instrucciones relevantes, dejando una impresión positiva y duradera.

5. Comentarios de los huéspedes

Al configurar este activador, podrás enviar automáticamente un mensaje personalizado a los huéspedes 2 días después de su salida (o el momento que consideres más beneficioso), utilizando su canal de comunicación preferido, ya sea correo electrónico, WhatsApp o SMS.

El mensaje puede incluir un enlace a la encuesta y expresar agradecimiento a los huéspedes por su estancia. Esto le permite recopilar información valiosa que le ayudará a mejorar sus servicios y garantizar la satisfacción de los huéspedes.

Este desencadenante también tiene un valor significativo para los especialistas en marketing, principalmente porque los comentarios y las reseñas son elementos clave en la reputación y el boca a boca de un hotel.

¿Quiere obtener más información sobre cómo crear correos electrónicos atractivos para sus invitados? Lee este artículo: 6 consejos para arreglar el email marketing de tu hotel y aumentar las conversiones

¿Cuáles son los beneficios de automatizar los puntos de contacto en su propiedad?

Establecer desencadenantes es beneficioso no solo para el equipo de marketing sino también para los invitados. Por un lado, el equipo de marketing tendrá menos tareas manuales en las que centrarse, lo que les permitirá gestionar proyectos más importantes.

Hacer un seguimiento de los datos no siempre es divertido, y el tiempo dedicado a enviar mensajes a cada huésped individualmente se puede invertir mejor en campañas creativas para aumentar las reservas directas, por ejemplo.

Por otro lado, para los invitados, el beneficio es que la comunicación siempre llegará en el momento adecuado, sin dejar tiempo a confusiones y reduciendo automáticamente el esfuerzo del cliente. De acuerdo a Forbes, 96% de los clientes se vuelven desleales cuando el esfuerzo del cliente es alto. Por lo tanto, estos factores desencadenantes pueden reducir significativamente el esfuerzo de los clientes y del personal para brindar un servicio fluido y consistente.

¿Qué oportunidades puede crear a partir de cada uno de estos desencadenantes?

Puede configurar tantos activadores como desee en su CRM. El objetivo principal es reducir el trabajo manual y aumentar la satisfacción de los huéspedes.. Permitir que su personal se centre en tareas de valor añadido en lugar de tareas administrativas repetitivas que pueden automatizarse. Además, proporcione un viaje consistente a los huéspedes para satisfacer sus necesidades y expectativas.

Los activadores proporcionan un cambio directo en el tiempo que se envía automáticamente al cliente una vez que realiza una acción, esto ahorra tiempo al personal para realizar tareas que necesitan más atención y agrega valor a la experiencia del huésped a través de la eficiencia operativa.

Por ejemplo, si una familia reserva una habitación, puedes configurar un disparador para ofrecer algo relevante, como una cuna para que el bebé se acostumbre a sus necesidades. Un acto de este tipo por parte de un hotel puede crear una conexión más profunda con el huésped cuando se satisfacen todas sus necesidades haciendo un esfuerzo adicional.

Además, los activadores ayudan a enviar un recordatorio a los huéspedes sobre la información que quizás no conozcan las ofertas del hotel, lo que crea una oportunidad para vender servicios adicionales que el hotel ofrece a los huéspedes para ahorrarles la molestia de tener que buscarlos. Un ejemplo de ello es el desayuno diario o actividades de ocio como una zona de juegos infantil o un spa propio para desintoxicarse.

El punto clave que debe recordar es que puede utilizar la automatización y la tecnología para trabajar de manera más inteligente en lugar de más duro, mejorando la experiencia de los huéspedes y ahorrando tiempo a su equipo y a usted mismo.

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