Un sistema de administración de propiedades, o sistema PMS para abreviar, es una herramienta cada vez más útil dentro de los hoteles modernos, que ayuda a los propietarios y al resto del personal con diversas tareas. Sin embargo, con más software PMS en el mercado que nunca, también es esencial saber qué características son las más importantes para tomar la decisión correcta.

¿Qué es un sistema PMS?

Un sistema de administración de propiedades es una solución de software que ayuda a hoteles, resorts y propiedades similares con las tareas y operaciones diarias. Por lo general, incluirán tareas administrativas y de gestión, con ejemplos que incluyen reservas, procesamiento de pagos, análisis de rendimiento y gestión de inventario. En el artículo “5 consejos esenciales para elegir el sistema de administración de propiedades adecuado” aprenderá más sobre los sistemas PMS y cómo elegir el más adecuado para su propiedad.

¿Por qué todos los hoteles necesitan un sistema PMS?

Una solución hotelera PMS es cada vez más importante porque la moderna Industria de la hospitalidad está impulsada por la tecnología. Dado que las reservas provienen de múltiples canales, los precios deben ajustarse de manera inteligente para fines de gestión de ingresos y el servicio al cliente es un esfuerzo las 24 horas, los 7 días de la semana, tener un software PMS puede ayudar a enfrentar estos desafíos.

Un buen sistema de administración de propiedades permitirá que el personal del hotel elimine el papeleo y realice tareas importantes de manera más eficiente. Además, un sistema PMS puede ayudar a reducir las habitaciones vacantes y las reservas dobles.

¿Cuáles son las características más importantes de un sistema PMS?

Si bien existen varios sistemas de administración de propiedades en el mercado, es importante identificar uno con las características adecuadas para su hotel. Con esto en mente, a continuación, encontrará once de las características más importantes que debe buscar.

1) Reservas

La primera y quizás la característica más obvia que debe tener su sistema de administración de propiedades es la capacidad de manejar reservas de hotel. Este sistema de reservas debe poder integrarse con todos los canales en los que los clientes pueden hacer reservas y proporcionar a su propio personal acceso a información de inventario actualizada.

Esto significa que los empleados deberían poder usar el sistema PMS para determinar qué habitaciones están reservadas y cuándo. Algunos sistemas PMS también brindan una funcionalidad similar para otros servicios hoteleros. Por el contrario, los hoteles que forman parte de una cadena pueden necesitar acceso a la información de reservas de toda la cartera de propiedades.

2) Operaciones de recepción

Su software PMS también debe permitir que el personal de recepción realice varias funciones importantes. En particular, el personal debe poder usar el software del hotel para acceder a información actualizada sobre las reservas y el estado de habitaciones específicas dentro de la propiedad, y este tipo de información debe poder actualizarse manualmente.

Entonces, por ejemplo, los trabajadores de la recepción deberían poder ayudar a los huéspedes a cambiar de habitación y actualizar la información de la habitación. También debería ser posible para el personal registrar manualmente la entrada y salida de los huéspedes y emitir tarjetas de acceso.

3) Administrador de canales

Para que los hoteles sigan siendo competitivos, normalmente deben distribuir hoteles a través de varios canales. De hecho, las habitaciones de hotel se pueden vender a través del sitio web del hotel, reservas telefónicas, agencias de viajes en línea y más. Esto hace que sea absolutamente esencial que los distintos canales se puedan gestionar de forma eficaz.

El mejor gestión hotelera El software incluirá funciones de administración de canales, asegurando que las habitaciones estén disponibles en múltiples canales y que la información del inventario esté siempre actualizada. Algunos sistemas PMS ofrecen funcionalidad de gestión directa de canales, mientras que otros se integran con sistemas de distribución global de terceros.

4) Gestión de ingresos

Otra característica importante de su software de gestión hotelera es gestión de los ingresos funcionalidad. Esto puede ayudar a los gerentes de hotel y otro personal a evaluar el desempeño del hotel, utilizando indicadores clave de desempeño como ADR (tarifa diaria promedio), RevPAR (ingresos por habitación disponible), y GOPPAR (beneficio operativo bruto por habitación disponible).

En relación con esto, un buen sistema PMS también ofrecerá gestión de planes de tarifas. En pocas palabras, esto permitirá a los hoteles crear planes de tarifas de habitaciones rápidamente y ponerlos en práctica, lo que permitirá a los gerentes responder a los cambios en la demanda con mayor facilidad. Estos cambios pueden estar relacionados con la temporada, eventos locales y otros factores externos.

5) Funcionalidad de check-in

La funcionalidad de registro digital es una oferta relativamente nueva dentro del mercado de PMS, pero está creciendo en popularidad. Esto permite que las tarjetas de pago se autoricen con anticipación, lo que permite que los invitados lleguen y luego se registren usando una aplicación móvil en su teléfono, o usando una máquina de autoservicio de check-in en el área de recepción.

Luego, el PMS se sincroniza automáticamente, manteniendo actualizada la información de registro y ocupación. Los beneficios incluyen mayor velocidad, comunicación con los clientes a través de la aplicación y oportunidades de venta cruzada y de aumento de ventas. Incluso en los sistemas PMS que no incluyen esta función directamente, muchos ofrecen integración con sistemas de registro externos.

6) Datos del cliente

los Industria hotelera está cada vez más basado en datos, lo que significa mantener la información del cliente. Por este motivo, su sistema PMS debe incluir una función de gestión de datos de clientes, que permita al personal obtener los datos de contacto, las fechas de estancia de los clientes en el hotel, información sobre qué huéspedes se encuentran en qué habitación, etc.

Los esquemas de fidelización de clientes deben poder administrarse a través del software, mientras que el PMS debe poder usarse para ayudar con los esfuerzos de marketing. La información del cliente puede consolidarse en un solo lugar, ya sea obtenida en línea o en persona, y el sistema PMS puede incluso integrarse con su software CRM.

7) Limpieza

Los mejores sistemas de administración de propiedades también permitirán que las tareas de limpieza se administren de manera efectiva. Este tipo de funcionalidad podría ser tan simple como permitir que el personal de recepción realice un seguimiento del estado de las habitaciones y si se han limpiado o no, pero también puede permitir que se asignen tareas específicas al personal de limpieza.

Algunos de los modernos soluciones de software de gestión hotelera también permitirá que tabletas o dispositivos móviles se conecten al sistema principal. El beneficio es que el personal de limpieza puede actualizar su progreso a medida que avanza, ofreciendo un informe de estado más actualizado, mientras que la comunicación con la recepción también se puede simplificar.

8) Integraciones de terceros

Si bien un sistema PMS está diseñado para ser una solución todo en uno, la realidad es que muchos hoteles también utilizarán otras soluciones de software junto con su PMS. Por lo tanto, las integraciones de terceros son importantes a la hora de seleccionar el mejor software de gestión hotelera para su propiedad.

Algunas de las integraciones de terceros más comunes que buscan los propietarios de hoteles son sistemas de distribución global, agentes de viajes en línea, sistemas centrales de reservas y soluciones de contabilidad hotelera.

9) Opciones de facturación y pago

A continuación, un sistema de administración de propiedades debe proporcionar varias opciones de pago. Esto debe incluir opciones de procesamiento de pagos para el personal de recepción y procesamiento de pagos electrónicos para reservas realizadas en línea con tarjeta de crédito o débito. El software también debe permitir el envío rápido de correos electrónicos de confirmación.

Además, el software debe poder crear facturas o recibos para los clientes, de modo que estos puedan emitirse fácilmente al momento del check-out o después de usar cualquier servicio hotelero adicional pagado.

10) Servicios de punto de venta

Los hoteles modernos a menudo tienen una variedad de instalaciones, servicios y puntos de venta adicionales, y las diversas transacciones que ocurren a menudo deberán agregarse a la factura de un huésped, que se presentará al momento del check-out. Por esta razón, un sistema de administración de propiedades que incluya servicios de punto de venta puede ser una adición vital.

El personal del restaurante, gimnasio o spa del hotel debe poder usar el software para manejar transacciones y actualizar la factura para huéspedes individuales. Lo mismo debería ser cierto para el servicio de habitaciones. Las mejores soluciones permitirán que se apliquen descuentos también, y este beneficio es que las transacciones se pueden manejar ahora, reduciendo los errores.

11) Informes

Finalmente, su software de gestión hotelera también debe incluir la funcionalidad de informes automatizados. Esto permitirá que el personal del hotel acceda rápidamente a los informes basados en los datos más recientes, y estos informes podrían vincularse con el rendimiento del hotel, la información financiera o las tareas y procesos de gestión del hotel.

Por ejemplo, si la gerencia requiere un informe sobre las tasas de ocupación del hotel en los últimos dos años, o sobre el desempeño de un canal de distribución específico, el software podrá producir dicho informe. Del mismo modo, los informes financieros pueden ser necesarios con fines contables y de presentación de impuestos, o para ayudar en la toma de decisiones.

Selección de un Channel Manager de hotel

Además de su sistema PMS, varios otros paquetes de software pueden ser útiles para los hoteles, pero un administrador de canales de hotel se ubicará entre los más beneficiosos. Una buena solución de administración de canales hoteleros le permitirá mantener actualizada la información de hoteles, inventario y precios en todos sus canales de distribución en línea.

Verificar “Gerente de Canal del Hotel: Nr. ¡1 guía para la gestión de canales de hoteles! " para obtener más información sobre para qué sirve este software, cómo puede ayudarlo y consejos sobre las características principales que debe buscar.

Un sistema de administración de propiedades, o sistema PMS, es esencial en la industria hotelera moderna, pero encontrar el software adecuado para sus requisitos es igualmente vital. En particular, es importante tener en cuenta las once características citadas en este artículo, si también desea una solución de software confiable y fácil de usar.

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.