Los sistemas de gestión de albergues son soluciones de software que se utilizan dentro de los albergues para llevar a cabo tareas administrativas clave y supervisar las operaciones. En este artículo puedes aprender sobre estos sistemas, cómo funcionan, por qué son tan útiles, sus principales características y cuánto cuestan.

Tabla de contenido:

¿Por qué los albergues necesitan sistemas de gestión de albergues?

Los sistemas de gestión de albergues permiten a los involucrados en la gestión de albergues, así como a sus empleados, centralizar información y datos importantes. Esto, a su vez, permite a las personas realizar una amplia gama de tareas comunes desde un solo lugar, lo que puede ser especialmente valioso para mejorar la eficiencia.

Al igual que con otras empresas dentro de la Industria de la hospitalidad, los albergues son lugares de trabajo ocupados donde muchos elementos deben supervisarse simultáneamente. Esto podría incluir todo, desde la gestión del inventario y las reservas hasta el procesamiento de pagos y la venta de productos o servicios adicionales a los clientes.

Los mejores sistemas de administración de albergues no solo permiten a los propietarios de albergues y miembros del personal administrar estos diversos aspectos del negocio desde un solo lugar, sino que también ofrecen la posibilidad de que los empleados accedan al sistema de forma remota, y la información que se actualiza dentro del sistema se actualizará automáticamente para todo el mundo usándolo.

Muchas partes del Industria de viajes son estacionales, lo que a veces puede significar manejar picos repentinos en la demanda con personal limitado. Los sistemas de gestión de albergues pueden hacer que el trabajo dentro de un albergue sea más fácil y eficiente, mientras que las opciones de automatización disponibles también pueden ayudar a liberar al personal para que se concentre en otras partes de su trabajo.

¿Cuáles son las funciones principales de los sistemas de gestión de albergues?

Los diferentes sistemas de gestión de albergues ofrecerán una gama diferente de funciones. Aún así, hay varias características principales que podría esperar encontrar en la mayoría de los paquetes de software de este tipo, como la capacidad de realizar un seguimiento de las reservas y la disponibilidad actual o el potencial para administrar diferentes canales de distribución.

La mayoría de los sistemas de administración de albergues también ven el procesamiento de pagos y la capacidad de rastrear datos comerciales críticos. Al mismo tiempo, algunas ofertas de primer nivel pueden incluir funciones que podría esperar encontrar en un sistema de punto de venta, como el procesamiento de pagos y la centralización de métricas de rendimiento y datos comerciales.

A continuación, puede obtener más información sobre algunas de las características más importantes:

Reservas y Gestión de Inventario

La gestión del inventario es una parte importante de la gestión de cualquier alojamiento, pero puede ser especialmente vital dentro de los albergues, ya que estas propiedades pueden vender camas individuales y dormitorios privados. Hacerlo requiere que los encargados supervisen cuidadosamente cómo se manejan las reservas para maximizar los ingresos.

Más allá de esto, las reservas deben gestionarse de modo que las tarifas puedan ajustarse en función de los niveles actuales de demanda, se eviten las reservas dobles y todos los canales de distribución muestren la información de disponibilidad correcta. Esto puede ayudar a evitar el tipo de errores costosos que afectan la reputación de un albergue.

Los sistemas de gestión de albergues generalmente incluyen opciones para administrar reservas, ver datos en los libros y ajustar precios. Además, también podría haber opciones para administrar otro inventario, como equipos o alimentos y bebidas, para evitar situaciones en las que productos o artículos importantes estén agotados.

Gestión de canales

Muchos sistemas de gestión de albergues incluyen las funciones principales asociadas con un albergue o gerente de canal hotelero. Esto significa que los usuarios normalmente pueden supervisar los listados en varios canales de distribución, incluidas las agencias de viajes en línea, los metabuscadores de hoteles, las plataformas de redes sociales y más.

La funcionalidad del administrador de canales dentro de su software de administración de albergues le permitirá automatizar algunas de las tareas clave asociadas con la administración de estos canales de distribución, como ajustar los precios según la disponibilidad.

Las soluciones de alta calidad proporcionarán integración con cientos de canales de distribución y la capacidad de realizar un seguimiento del rendimiento. Además, al utilizar los sistemas de gestión de albergues, debería ser posible actualizar información como la disponibilidad y los precios y aplicar estos cambios en todos los ámbitos.

Vídeo: ¿Qué es un Channel Manager? 

 

Jefe de operaciones

Otra característica importante que se ve en la mayoría de los sistemas de gestión de albergues es la gestión de operaciones, que permite a los albergues y formas similares de alojamiento supervisar muchas de las operaciones fundamentales que deben ocurrir diariamente para que el negocio funcione con éxito.

Con esta función en particular, generalmente es posible agregar tareas específicas que deben completarse a un horario de trabajo y asignar esas tareas a diferentes departamentos o diferentes miembros individuales del personal. Esto puede ser especialmente útil para administrar y coordinar las diversas tareas de limpieza.

En situaciones con múltiples albergues para administrar, las diferentes propiedades se pueden dividir dentro de la plataforma para que todas las operaciones se manejen de manera eficiente. Las métricas de rendimiento también pueden estar disponibles para ver aquí, lo que puede ayudar a alertar a los empleados sobre las áreas en las que el albergue puede no alcanzar los objetivos.

¿Cuáles son algunas de las funciones adicionales de los sistemas de gestión de albergues?

Al comparar y contrastar diferentes sistemas de gestión de albergues en el mercado, hay algunas características adicionales que quizás desee considerar, como las siguientes:

Sistema de Reservas Directas

Al igual que otras partes de la industria hotelera, los albergues tienden a utilizar múltiples canales de distribución para maximizar el alcance. Sin embargo, las reservas directas serán el canal más rentable porque estas reservas no están sujetas a las comisiones comúnmente asociadas con las reservas de agencias de viajes en línea.

Teniendo esto en cuenta, algunos de los mejores sistemas de gestión de albergues incluyen una plataforma de reserva directa, que se puede utilizar para atraer clientes a través de Internet. La página principal de reservas puede colocarse en el sitio web del albergue, promocionarse en las redes sociales y vincularse a marketing por correo electrónico y otros contenidos de marketing.

Los sistemas de reserva pueden brindar a los albergues excelentes oportunidades para aumentar las ventas o realizar ventas cruzadas en los momentos más oportunos, y también se pueden proporcionar herramientas de atención al cliente. Además, atraer reservas directas puede ayudar a los albergues a tener un mayor control sobre los datos de los clientes, lo que facilita significativamente los esfuerzos de remarketing.

sistema de punto de venta

A sistema de punto de venta, o sistema POS, se utiliza para procesar pagos. Esto es esencial para cualquier albergue que venda productos o servicios adicionales, ya sean alimentos, bebidas o acceso a instalaciones adicionales. Un sistema de gestión de albergues con características POS permitirá a los albergues procesar y rastrear los pagos de los clientes.

Un sistema POS moderno siempre debe estar conectado a un sistema de administración de propiedades porque esto crea una mayor coherencia con los datos y garantiza que la información esté siempre actualizada. Incluso cuando el sistema de gestión del albergue no tiene un sistema POS incorporado, debería poder integrarse con una aplicación externa.

Gerente de Marketing y CRM

Los sistemas de gestión de albergues más completos pueden ofrecer herramientas de gestión de relaciones con los clientes. Esto podría incluir perfiles de clientes, lo que permite capturar, almacenar y consultar la comunicación entre las personas y el personal de servicio al cliente del albergue. Los perfiles también podrían incluir las preferencias personales de huéspedes anteriores.

Mientras tanto, esta funcionalidad de CRM también puede integrarse con herramientas de gestión de marketing más amplias. En la práctica, esto podría permitir que un albergue envíe mensajes de marketing personalizados a los clientes para que se les presenten ofertas que probablemente les atraigan en las plataformas a las que es más probable que sean receptivos.

¿Cuánto cuestan los sistemas de gestión de albergues?

El precio de los sistemas de gestión de albergues puede variar significativamente, especialmente en una época en la que el modelo de software como servicio (SaaS) se está volviendo más común. Esto significa que, en algunos casos, el software no se adquiere directamente, sino que se paga a través de una tarifa de suscripción mensual o anual continua.

Es probable que el software de gama alta pagado por suscripción cueste entre $20 y $70 por mes en la región. Para la implementación local, donde el software se compra directamente, es probable que las soluciones cuesten más de $50 y podrían superar ampliamente los $100. Existen opciones gratuitas y pueden ser lo suficientemente buenas para aquellos con requisitos muy básicos, pero estas opciones tienden a tener características limitadas, y es probable que la calidad del soporte que se ofrece también sea menor.

Sistemas POS y software de gestión de albergues

Los sistemas de gestión de albergues a menudo comparten funciones u ofrecen integración con los sistemas POS que se utilizan principalmente para procesar los pagos de los clientes. Sin embargo, la importancia y el valor generales de los sistemas POS dentro de la industria hotelera se extienden más allá, especialmente porque pueden usarse para actualizar y centralizar datos cruciales de la empresa.

Puede explorar el tema de los sistemas POS y cómo son valiosos para hostales, hoteles y propiedades similares leyendo "Sistemas de punto de venta: descripción general e importancia en la industria hotelera".

Sistemas de gestión de albergues y el valor de CRM

Otra área clave en la que los sistemas de gestión de albergues pueden contribuir al éxito diario de una empresa es la gestión de las relaciones con los clientes. Esto es esencial para administrar las comunicaciones con los clientes, comprender las necesidades y los deseos de su público objetivo y brindar la experiencia personalizada que la gente desea.

Este tema y los problemas relacionados se exploran más a fondo, con conocimientos y opiniones de expertos de profesionales que trabajan en la industria, en el artículo "¿Es esencial un CRM para ofrecer experiencias hoteleras personalizadas?".

Sistemas de gestión de albergues y otro software esencial

Aunque los sistemas de gestión de albergues cumplen múltiples funciones, es poco probable que sean la única solución de software utilizada por una propiedad exitosa de este tipo. Algunas otras aplicaciones o paquetes que pueden ser necesarios incluyen un administrador de canales de distribución, un sistema de gestión de ingresos y un software de gestión de reputación.

Puede encontrar mucha más información sobre el software esencial para administrar propiedades y mantener contentos a los clientes en el artículo titulado “5 soluciones de software de gestión hotelera que todo hotel necesita”.

Los beneficios del software de gestión de hoteles y albergues

Con respecto al uso del software de gestión de albergues y las soluciones de software de gestión hotelera equivalentes, existen muchos beneficios notables, como la reducción de los costos laborales, el aumento del potencial de ingresos, la optimización de los procesos comunes y la entrega de una experiencia superior a los huéspedes.

Puede leer sobre este tema y conocer los beneficios de usar un software de administración de hoteles u hostales en el "Software de gestión hotelera: ¿Cuáles son los beneficios para los hoteles?" artículo.

Los sistemas de gestión de albergues funcionan como soluciones de software multipropósito para aquellos que operan albergues o formas similares de alojamiento para huéspedes. Por lo general, incluyen varias funciones, como herramientas de administración de operaciones, opciones de POS, funcionalidad de CRM y la capacidad de administrar múltiples canales de distribución.

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Este artículo está escrito por:

Martijn Barten

Hola, soy Martijn Barten, fundador de Revfine.com. Con 20 años de experiencia en la industria hotelera, me especializo en optimizar los ingresos combinando revenue management con estrategias de marketing. He desarrollado, implementado y administrado con éxito revenue management y estrategias de marketing para propiedades individuales y carteras de propiedades múltiples.