Une lettre de bienvenue d'hôtel est un message que les clients reçoivent à leur arrivée à l'établissement. La lettre peut être déposée dans la chambre avant l'arrivée du client, envoyée dans sa chambre après son arrivée ou remise par e-mail ou SMS. Créer une lettre de bienvenue d'hôtel de haute qualité est important, car elle donne le ton du séjour et permet à votre hôtel de démontrer son engagement envers un excellent service. Les meilleures lettres de bienvenue fournissent également des informations utiles pour aider les clients. Dans cet article, vous apprendrez à rédiger une excellente lettre de bienvenue pour un hôtel, accompagnée de huit modèles gratuits.

Table des matières:

Qu'est-ce qu'une lettre de bienvenue à l'hôtel ?

Une lettre de bienvenue d'hôtel est un court message écrit par l'hôtel à un client, exprimant sa gratitude pour sa visite et fournissant des informations utiles. Elle peut inclure un aperçu des services et des détails sur la manière dont les clients peuvent demander de l'aide.

Une lettre de bienvenue destinée aux clients de l'hôtel peut être laissée dans la chambre d'hôtel à l'avance, prête à l'arrivée du client, ou elle peut être remise dans la chambre après son enregistrement. Certains hôtels glissent la lettre de bienvenue sous la porte d'un client, tandis que d'autres la livrent. le message de bienvenue sous forme numérique, soit par e-mail, soit par SMS.

L’envoi d’une lettre de ce type permet aux invités de se sentir valorisés et peut contribuer à créer une première impression positive. Les hôtels utilisent souvent leur logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour les aider à rédiger une lettre de bienvenue, permettant à la lettre d'être personnalisée pour chaque client et même d'être envoyée automatiquement lors de l'enregistrement.

Avantages d'une lettre de bienvenue à l'hôtel

Rédiger une lettre de bienvenue pour les clients de l'hôtel permet gestion de l'hôtel et le personnel de la réception pour établir un premier contact avec un client et lui faire savoir à quoi s'attendre pendant son séjour. Cela aidera le client à se sentir le bienvenu et à avoir l'impression que sa visite est appréciée par l'hôtel, tout en l'aidant également à comprendre les services disponibles.

Par exemple, une lettre de bienvenue à l’hôtel peut leur indiquer où trouver les installations clés, comme le restaurant ou les services de spa. Il peut également présenter les meilleurs moyens de contacter le personnel de l’hôtel. Quand les lettres sont personnalisés, ils peuvent expliquer des détails plus précis, comme ce qui est inclus dans une réservation tout compris ou comment utiliser les fonctionnalités de la chambre.

En fin de compte, l’un des plus grands avantages de la rédaction et de l’envoi d’une lettre de bienvenue à l’hôtel est de donner une première impression positive, qui, espérons-le, sera étayée par les premières interactions avec le personnel de la réception. Lorsqu’un séjour à l’hôtel commence bien, les clients sont plus susceptibles de profiter de leur séjour et d’avoir une vision positive de votre hôtel.

Pourquoi devriez-vous rédiger des lettres de bienvenue à l’hôtel ?

Elle contribue à créer des sentiments positifs, à définir des attentes et à fournir des informations utiles pour améliorer leur séjour. La lettre permet également aux clients de savoir que vous et vos employés êtes heureux de les aider s'ils rencontrent des problèmes.

Une lettre de bienvenue amicale peut contribuer à donner l’impression que le personnel de l’hôtel est accessible, prêt à aider et qu’il se soucie réellement d’offrir une expérience client positive. Il peut également offrir quelques conseils sur la façon de tirer le meilleur parti d'un séjour et peut être consulté si les clients ont besoin de savoir comment quelque chose fonctionne.

Votre lettre de bienvenue est également l'occasion d'exprimer les valeurs de votre marque et de donner le ton du séjour. Cela peut faire partie d’une stratégie plus large visant à améliorer la réputation de votre hôtel. Enfin, vous pouvez également utiliser votre lettre de bienvenue pour demander des commentaires ou demander aux clients de laisser un avis en ligne après leur séjour.

La meilleure façon d'accueillir les clients dans votre hôtel

6 conseils pour rédiger des lettres de bienvenue à l’hôtel

Comme un propriétaire de l'hôtel ou responsable de la réception, il est important de comprendre comment rédiger une lettre de bienvenue d'hôtel efficace. Ci-dessous, vous aurez accès à six conseils qui peuvent améliorer la rédaction de votre lettre.

1. Utiliser des techniques de personnalisation

La personnalisation est le processus d'adaptation de l'expérience client aux individus. Une lettre de bienvenue d'hôtel peut être personnalisée en utilisant les informations de réservation et les données client pour étoffer les détails.

La personnalisation des messages est importante, car elle permet au client de se sentir valorisé en tant qu'individu. Cela permet également aux clients de savoir que vous connaissez leurs besoins et préférences spécifiques.

Adressez-vous à eux par leur nom et faites référence au type de réservation qu'ils ont effectué. À titre d'exemple, s'ils ont réservé un séjour tout compris, vous souhaiterez peut-être faire référence à la nourriture et aux boissons qui y sont incluses. Vous pouvez également créer des modèles de messages pour différents types de clients, comme les vacanciers ou les voyageurs d'affaires.

2. Gardez votre lettre de bienvenue brève

Gardez la lettre de bienvenue de votre hôtel aussi brève que possible, tout en transmettant votre message principal. Utilisez votre lettre pour partager des informations clés et donner le ton au séjour du client.

La brièveté est essentielle, car vous voulez vous assurer que vos invités lisent réellement le message de bienvenue. Une lettre claire et concise est bien plus efficace qu’un long message.

Accueillez le client, remerciez-le d'avoir choisi votre hôtel, puis passez à la fourniture des détails les plus critiques sur les services, les équipements et technologie hôtelière. Expliquez clairement que le personnel est heureux de vous aider. Même s’il peut être tentant d’inclure autant de détails que possible, vous devez éviter de submerger vos invités avec trop d’informations.

3. Demander des commentaires aux invités

Demandez des commentaires dans votre lettre de bienvenue pour Personnes logeant à l'hotel, afin que vous puissiez entendre ce qu'ils aiment et ce qu'ils n'aiment pas. Faire une demande de commentaires augmentera les chances de générer des avis en ligne.

Les commentaires sont importants car ils vous aident à identifier les points forts et les points faibles. Les avis en ligne, en particulier, sont également essentiels pour façonner votre réputation et générer des réservations.

Vous pouvez encourager les clients à laisser des avis sur des plateformes spécifiques, permettant ainsi à ceux-ci de s'inscrire dans un cadre plus large. commercialisation de l'hôtel stratégie. Bien entendu, vous devez combiner cette demande de retour d’information avec la fourniture d’un excellent service.

4. Mettre en évidence les contacts et les lieux d'intérêt

La lettre de bienvenue de votre hôtel doit également mettre en évidence les principaux points de contact dans votre hôtel. De plus, vous pouvez référencer certains lieux d’intérêt qu’ils pourraient vouloir visiter à proximité.

Expliquer comment les clients peuvent contacter les employés peut les rassurer sur le fait qu'une assistance est disponible et leur indiquer la meilleure façon de les contacter. Parallèlement, la mise en valeur des attractions locales peut renforcer la expérience de voyage globale.

Sachez que le personnel est toujours disponible pour vous aider. L'industrie du tourisme et hôtellerie travaillent souvent main dans la main, donc la promotion des attractions et des entreprises locales dans votre lettre de bienvenue peut aider à établir des relations positives.

5. Adoptez un ton de voix positif

Adoptez un ton de voix positif, amical et optimiste. Vous souhaitez indiquer aussi clairement que possible que les employés de votre hôtel sont chaleureux, accueillants et prêts à aider les clients.

Un ton positif est essentiel, car la lettre de bienvenue de votre hôtel aidera les clients à se faire leurs premières impressions. La lettre doit également être engageante pour que les invités la lisent.

Utiliser un langage accueillant et optimiste peut encourager les clients à profiter au maximum de leur séjour. En fin de compte, vous voulez que vos invités passent un excellent voyage, afin qu’ils repartent avec des souvenirs positifs. Cela commence dès leur arrivée.

6. Inclure les règles et les politiques de l'hôtel

Pensez à inclure les règles de base et les politiques de l'hôtel dans la lettre de bienvenue de votre hôtel. Il peut s'agir de choses simples, comme des règles concernant l'utilisation des piscines ou les horaires d'ouverture des installations de loisirs.

Définir vos propres attentes vis-à-vis des clients peut aider à éviter que des problèmes ne surviennent. Il indique clairement ce que les invités peuvent et ne peuvent pas faire et contribue à maintenir l’ordre de base.

Certains hôtels craignent que la mise en évidence des règles et politiques dans une lettre de bienvenue paraisse trop stricte, mais les clients apprécient la transparence. Il est important de se rappeler que tout manquement aux règles dans votre hôtel aura également un impact sur les autres clients et sur leur plaisir de séjourner. Soyez clair, concis et essayez de conserver votre ton amical lorsque vous établissez des politiques.

8 modèles de lettres de bienvenue à l'hôtel

Ci-dessous, vous trouverez huit modèles de lettres de bienvenue d'hôtel. Vous pouvez les utiliser comme base pour votre propre lettre de bienvenue destinée aux clients de l'hôtel, ou combiner des éléments de plusieurs modèles, selon vos besoins.

Vidéo : Des lettres de bienvenue ? Lettre de bienvenue dans la chambre de l'hôtel @Taj Krishna Hyderabad.

1. Modèle de message de bienvenue de l'hôtel du service client

Cher M./Madame/Mlle/Mme. [Nom de l'invité],

Nous sommes ravis de vous accueillir à [Nom de l'hôtel]. Merci d'avoir choisi de rester avec nous!

Ici, à [Nom de l'hôtel], notre objectif est de fournir une chambre propre, bien rangée et confortable, avec un service amical de la part de notre personnel de l'hôtel. Nous nous engageons à offrir une expérience positive tout au long de votre séjour avec nous.

Si vous avez besoin d'aide à tout moment, notre équipe est toujours prête à vous aider. Vous pouvez contacter la réception par téléphone sur le poste [Numéro d'extension]. Alternativement, rendez-vous simplement à la réception de l’hôtel.

Nous sommes convaincus que vous apprécierez votre séjour, mais nous apprécions toujours les commentaires des voyageurs. Si vous avez des suggestions sur la façon d'améliorer, veuillez nous le faire savoir. Nous aimerions également que vous trouviez un moment pour laisser un avis sur TripAdvisor ou sur Google après votre départ, car cela aide les autres clients à faire le meilleur choix.

Merci encore d'avoir choisi [Nom de l'hôtel]. Que vous veniez pour affaires ou pour le plaisir, nous sommes convaincus que vous vivrez une expérience positive et nous espérons que vous nous choisirez à nouveau si vous revenez à [Destination] à l'avenir.

Sincèrement,

[Votre nom]

chef de réception

[Nom de l'Hotel]

2. Modèle de message de bienvenue à l'hôtel pour un nouveau client

Cher M./Madame/Mlle/Mme. [Nom de l'invité],

Bienvenue à [Nom de l'hôtel] ! Nous sommes ravis que vous nous ayez choisis !

Comme c'est la première fois que vous séjournez à [Nom de l'hôtel], nous sommes déterminés à offrir une expérience client agréable, agréable et sans friction. Si vous avez besoin d'aide ou si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter un membre du personnel. Notre équipe est disponible 24h/24 et 7j/7 pour vous aider en cas de questions ou de problèmes.

Ici, à [Nom de l'hôtel], nous nous engageons à fournir une chambre propre, bien rangée et agréable, ainsi qu'un service de classe mondiale. Nous serions également ravis d’écouter toutes suggestions ou commentaires que vous pourriez avoir.

Nous souhaitons que vous profitiez au maximum de votre séjour ici, c'est pourquoi nous vous encourageons à consulter la gamme complète de services et d'installations que nous proposons, de notre connexion Wi-Fi gratuite à notre excellent bar et restaurant de l'hôtel.

Merci encore une fois de nous avoir choisis. Faites comme chez vous; nous espérons que c'est la première de nombreuses visites.

Sincèrement,

[Votre nom]

chef de réception

[Nom de l'Hotel]

3. Modèle de lettre de bienvenue pour les hôtels bientôt ouverts

Cher M./Madame/Mlle/Mme. [Nom de l'invité],

Bienvenue à [Nom de l'hôtel] ! Nous sommes ravis de vous accueillir parmi nous.

Notre équipe amicale s'efforcera de garantir que votre séjour soit confortable, agréable et agréable. Cependant, comme nous sommes dans une phase de pré-ouverture avant notre grande ouverture plus tard dans l'année, nous vous invitons à faire quelques concessions supplémentaires alors que nous optimisons nos normes de service et apportons la touche finale à nos équipements et installations.

Nous espérons que vous apprécierez votre séjour parmi nous. Pendant que nous résolvons les problèmes restants, nous aimerions connaître vos commentaires. N'hésitez pas à nous contacter à [Adresse e-mail] pour toute suggestion, recommandation ou réflexion que vous aimeriez partager.

Encore une fois, toute notre équipe vous remercie infiniment d'avoir choisi de séjourner à [Nom de l'hôtel]. Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à vous rendre à la réception ou à appeler la réception au poste [numéro de poste].

Sincèrement,

[Votre nom]

chef de réception

[Nom de l'Hotel]

lettre de bienvenue dans une chambre d'hôtel

4. Lettre de bienvenue à l'hôtel pour les réservations tout compris

Cher M./Madame/Mlle/Mme. [Nom de l'invité],

Nous sommes ravis de vous accueillir à [Nom de l'hôtel] ! Nous espérons que vous passerez un séjour fantastique.

Vous avez choisi de rendre votre visite « tout compris », c'est pourquoi nous avons joint à cette lettre une liste des éléments inclus dans ce forfait. Vous êtes également plus que bienvenu pour essayer les articles qui ne sont pas répertoriés ici, mais sachez que ces articles seront facturés au prix habituel.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des réflexions que vous aimeriez partager, veuillez contacter un membre de notre personnel. Notre équipe sera disponible 24h/24 et 7j/7. Nous serions ravis de connaître vos commentaires et aimerions que vous preniez le temps de laisser un avis client sur Google ou TripAdvisor après votre départ.

Merci encore d'avoir choisi [Nom de l'hôtel].

Sincèrement,

[Votre nom]

chef de réception

[Nom de l'Hotel]

5. Lettre de bienvenue pour les clients de l'hôtel qui reviennent

Cher M./Madame/Mlle/Mme. [Nom de l'invité],

Nous sommes honorés de vous revoir à [Nom de l'hôtel] et sommes très heureux que vous ayez choisi de rester à nouveau avec nous. Nous espérons sincèrement que votre dernière visite a été agréable et nous nous efforcerons de faire en sorte que cette visite soit encore meilleure.

Depuis votre dernière visite, nous avons mis à jour le menu du restaurant de notre hôtel et avons apporté des améliorations aux [Installations/Services/Commodités]. Nous sommes sûrs que vous adorerez explorer ces nouvelles options pendant votre séjour.

Comme toujours, n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide de quelque nature que ce soit.

Merci encore pour votre retour. Nous sommes ravis de vous retrouver.

Sincèrement,

[Votre nom]

chef de réception

[Nom de l'Hotel]

6. Modèle de lettre de bienvenue d’hôtel mettant en évidence les caractéristiques de la chambre

Cher M./Madame/Mlle/Mme. [Nom de l'invité],

Merci d'avoir choisi [Nom de l'hôtel] ! Nous sommes ravis de vous avoir parmi nous.

Nous nous efforçons d'offrir une chambre confortable, un service de classe mondiale et une expérience client exceptionnelle.

Nos chambres sont équipées d'une télévision connectée, d'un téléphone, d'un minibar et d'un accès Wi-Fi gratuit. Les conditions dans votre chambre peuvent également être contrôlées à l’aide de notre système de climatisation. N'hésitez pas à savourer l'une des boissons dans le réfrigérateur bien approvisionné. Veuillez noter que tous les articles consommés seront ajoutés à votre facture finale.

Nous avons conçu nos chambres dans un souci d'accessibilité, nos salles de bains sont donc spacieuses et disposent d'une douche à l'italienne.

Si vous avez besoin d'aide pendant votre séjour, n'hésitez pas à nous contacter.

Encore une fois, merci d'avoir choisi de séjourner à [Nom de l'hôtel].

Sincèrement,

[Votre nom]

chef de réception

[Nom de l'Hotel]

7. Lettre de bienvenue à l'hôtel pour les clients VIP

Cher M./Madame/Mlle/Mme. [Nom de l'invité],

Nous sommes heureux de vous accueillir en tant que VIP et sommes impatients de vous aider de toutes les manières dont vous avez besoin.

Nous sommes reconnaissants que vous ayez choisi [Nom de l'hôtel] et notre personnel sera disponible 24h/24 et 7j/7 si vous avez des questions, des requêtes, des préoccupations, des suggestions ou des réflexions que vous aimeriez partager. Nous nous engageons à ce que votre séjour soit aussi agréable et sans stress que possible, alors n'hésitez pas à nous contacter. Vous pouvez contacter la réception sur le poste [Numéro de poste].

En tant qu'invité VIP, vous pouvez également accéder à la [Liste des équipements ou services exclusifs].

Merci encore d'avoir sélectionné [Nom de l'hôtel]. Nous espérons que votre séjour sera agréable.

Sincèrement,

[Votre nom]

chef de réception

[Nom de l'Hotel]

8. Lettre de bienvenue pour les clients de l'hôtel lors d'une occasion spéciale

Cher M./Madame/Mlle/Mme. [Nom de l'invité],

Bienvenue à [Nom de l'hôtel]. Nous sommes absolument honorés que vous ayez choisi de passer [Nom de l'occasion] avec nous. Nous espérons que la salle vous plaira et vous invitons à contacter un membre du personnel si vous avez des demandes supplémentaires.

Le personnel est disponible 24h/24 et 7j/7 et vous pouvez également contacter la réception au poste [Numéro de poste].

Pour vous aider à marquer l'occasion, veuillez trouver une bouteille de champagne offerte dans le seau à glace de votre chambre.

Merci encore une fois d'avoir choisi de séjourner à [Nom de l'hôtel].

Sincèrement,

[Votre nom]

chef de réception

[Nom de l'Hotel]

Lignes et expressions courantes des lettres de bienvenue des hôtels

Les lignes et expressions courantes des lettres de bienvenue des hôtels peuvent vous aider à créer votre propre message. En général, vous souhaiterez disposer de plusieurs modèles à utiliser pour différents types et situations d'invités. Après avoir essayé et testé des lignes et des phrases sur lesquelles s'appuyer, il sera beaucoup plus facile de créer ces modèles :

  • Nous sommes ravis que vous ayez choisi de séjourner à [Nom de l'hôtel] et nous espérons que votre expérience sera agréable.
  • Bienvenue à [Nom de l'hôtel] ! Nous sommes ravis que vous ayez choisi de rester avec nous.
  • Notre équipe amicale est disponible 24h/24 et 7j/7. N'hésitez pas à nous contacter si vous rencontrez des problèmes.
  • Faites-nous savoir si nous pouvons faire quelque chose pour rendre votre séjour plus confortable.
  • Nous nous efforçons de fournir un excellent service, mais sommes toujours heureux de recevoir des commentaires. Si vous avez des suggestions ou des recommandations, veuillez nous en informer en nous contactant à [Adresse e-mail].
  • Merci encore une fois d'avoir choisi de séjourner à [Nom de l'hôtel]. Nous espérons que votre séjour sera tout ce que vous espériez.

Tout ce que vous devez savoir sur le marketing par e-mail des hôtels

Selon la manière dont votre lettre de bienvenue à l'hôtel est envoyée, elle pourrait faire partie de votre stratégie de marketing par e-mail. Cependant, il est important de comprendre les autres composants d’un email marketing. stratégie, y compris les e-mails promotionnels, les e-mails transactionnels et les e-mails envoyés pendant la phase précédant l'arrivée du parcours client.

Dans le «Marketing par e-mail pour les hôtels : types, stratégies et meilleurs conseils“ Dans cet article, vous pouvez trouver une présentation des différents types d'e-mails qui composent une stratégie réussie et lire quelques conseils qui devraient améliorer votre retour sur investissement.

Créer une stratégie marketing hôtelière de haute qualité

Une lettre de bienvenue d'hôtel est idéale pour accueillir les clients, mais vous devez également générer autant de réservations que possible, ce qui implique d'utiliser des stratégies de marketing hôtelier. Les options vont du marketing de contenu et du marketing sur les réseaux sociaux à la réalisation d'une campagne publicitaire dans un hôtel ou à la création d'un programme de fidélisation de la clientèle.

Dans le «Stratégies de marketing hôtelier essentielles pour plus de réservations», vous pourrez tout savoir sur les stratégies les plus importantes à adopter et comprendre pourquoi elles sont si populaires.

Une lettre de bienvenue d’hôtel permet aux clients de se sentir valorisés, tout en leur offrant des informations importantes sur leur séjour. L'utilisation de modèles permettant de personnaliser ces lettres est devenue l'une des méthodes les plus importantes. tendances hôtelières de la période récente et en utilisant les conseils et les modèles fournis, vous pourrez peut-être améliorer l'expérience client.

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Cet article est rédigé par :

Martijn Barten

Bonjour, je suis Martijn Barten, fondateur de Revfine.com. Avec 20 ans d'expérience dans l'industrie hôtelière, je me spécialise dans l'optimisation des revenus en combinant revenue management avec des stratégies marketing. J'ai développé, mis en œuvre et géré avec succès des stratégies revenue management et de marketing pour des propriétés individuelles et des portefeuilles multi-propriétés.