Il existe de nombreux avantages qu'un voyageur d'affaires peut obtenir en utilisant les services d'une agence de voyages d'affaires professionnelle. Ceux qui choisissent de ne pas utiliser ces services perdent non seulement un support client exceptionnel, mais perdent également de l'argent. Dans cet article, découvrez ce dont s'occupe exactement une société de gestion de voyages d'affaires et 9 raisons d'utiliser ce service.

Table des matières:

Qu'est-ce qu'une agence de voyages d'affaires ?

Les agences de voyages d'affaires, également connues sous le nom de sociétés de gestion de voyages, offrent des services liés aux voyages avec des remises et des avantages, qui peuvent être ajustés pour répondre à la politique de voyage de l'entreprise et au devoir de diligence pour les voyageurs d'affaires.

Ces agents de voyages d'affaires sont composés d'experts en voyages indépendants ou internes qui sont responsables de la gestion et du suivi des dépenses de voyage ainsi que de l'organisation des déplacements des entreprises ou des particuliers. L'article, « Qu'est-ce que la gestion des voyages ? », explique plus en détail le rôle des TMC pour les entreprises.

Agence de voyages d'affaires : 9 raisons d'en utiliser une

Sociétés de gestion de voyages d'affaires peut être très bénéfique pour les entreprises pour plusieurs raisons. Pour mieux comprendre leur utilité, voici 9 des principaux avantages à faire appel à une agence de voyages d'affaires pour gérer vos déplacements professionnels.

1. Voyage à prix réduit

Une agence de voyages d'affaires peut offrir aux entreprises de nombreux avantages, notamment des réductions sur les vols et l'hébergement. Les agences de voyages d'affaires de l'industrie du voyage et du tourisme réservent souvent de gros volumes de vols et de chambres d'hôtel pour des particuliers du monde entier. Cela les place dans une position favorable pour obtenir de meilleurs tarifs de vol ou des réductions. En faisant appel à une agence de voyages d'affaires, vous avez plus de chances d'obtenir un tarif spécial sur vos déplacements professionnels que si vous deviez effectuer vous-même la réservation.

Mais ce n'est pas le seul avantage d'utiliser un agent de voyages d'affaires. Puisqu'ils travaillent dans l'industrie depuis longtemps (les agences établies de longue date), ils peuvent également accéder à des surclassements de vol et de chambre d'hôtel, à des salons VIP et à un transport terrestre de première classe.

2. Gagnez du temps et de l'argent

Le gain de temps et d'argent sont des avantages évidents de faire appel à une agence de voyages d'affaires. Grâce à leurs contacts dans l'industrie et à leur expertise, ils peuvent facilement vous trouver les meilleures offres. La plupart des entreprises choisissent des agences de voyages d'affaires spécialisées dans les relations avec les clients du même secteur qu'elles. Ceci est très avantageux car les agences de voyages d'affaires expérimentées peuvent optimiser votre stratégie de voyage, vous faisant ainsi gagner du temps et de l'argent.

3. Assistance 24h/24

Votre agent de voyages d'affaires agit en tant que contact d'urgence, chaque fois que vous ou vos employés avez besoin de leur soutien avant, pendant ou après leur voyage. Que vous voyagiez à l'intérieur du pays ou à l'étranger, vous aurez probablement besoin du soutien d'une agence de voyages d'affaires, surtout si vous ne parlez pas la langue locale. Vous pouvez même vous retrouver bloqué lors d'un bouleversement politique ou climatique. C'est là que votre agent de voyages d'affaires vous sauvera de jour comme de nuit.

Peu importe où vous vous trouvez, votre agence de voyages d'affaires éliminera le stress de vos problèmes en contactant leurs contacts et en réglant tout immédiatement afin que vous puissiez continuer à profiter de votre voyage d'affaires.

4. Connaissances internes

Étant donné que les agences de voyages d'affaires ont des années d'expérience dans leur domaine, elles peuvent vous fournir des informations privilégiées, qui ne sont pas accessibles au public. Leurs vastes connaissances et leurs informations privilégiées les tiennent au courant des derniers événements concernant les changements de prix des vols.

Un autre avantage clé de leurs connaissances internes est que les changements d'itinéraire peuvent être effectués sans que vous ayez à payer de frais. Un agent de voyages d'affaires peut modifier les itinéraires à peu de frais ou sans frais pour vous, ce qui permet à votre entreprise d'économiser de l'argent.

5. Se conformer à la politique de voyage d'entreprise

Toute petite ou grande entreprise dont les employés voyagent pour le travail doit appliquer une politique de voyage d'entreprise pour s'assurer que son personnel respecte les règles de base. Ces règles incluent des tarifs de classe de vol, d'étoile de voiture de location et de classe d'hôtel spécifiques.

Un agent de voyages d'affaires aide à appliquer cette politique en guidant les employés sur toutes les options conformes. En faisant appel à une agence de voyages d'affaires, vous vous assurerez que les membres de votre personnel adhèrent à la politique de voyage de votre entreprise sans avoir besoin d'efforts supplémentaires pour suivre la conformité des voyages.

6. Un meilleur accès aux ressources

Les agents de voyages d'affaires peuvent fournir un accès étendu à toutes les ressources dont vous avez besoin pour que votre voyage d'affaires se déroule comme prévu. Ces agents utilisent les meilleurs outils en ligne pour déterminer les facteurs affectant votre voyage d'affaires. Ils peuvent également imprimer vos billets d'avion, se renseigner sur les retards potentiels, s'assurer que votre chauffeur est programmé pour venir vous chercher à l'aéroport et divers autres processus importants pour que votre voyage se déroule le mieux possible.

Étant donné que les agences de voyages d'affaires ont un meilleur accès aux outils en ligne, elles peuvent prévenir tout incident pouvant survenir pendant ou avant votre voyage prévu. Même si les changements météorologiques entraînent des retards de vol, votre agent réservera rapidement un autre vol. Lorsque vous faites appel à une agence de voyages d'affaires, vous aurez non seulement l'esprit tranquille lors de votre voyage d'affaires, mais vous saurez également qu'il y a une équipe de professionnels compétents derrière vous en cas de problème.

7. Les meilleurs systèmes de réservation de voyages

Comme mentionné précédemment, les agences de voyages d'affaires ont accès aux meilleurs systèmes en ligne pour effectuer des réservations de voyages. Dans le monde moderne des voyages d'affaires, la réservation de bout en bout sur le Web est nécessaire car elle élimine les tracas liés aux réservations individuelles de vols, de chambres, etc.
Avec l'aide d'une agence de voyages d'affaires, vous pouvez être sûr d'obtenir les meilleurs tarifs possibles. Aucune stratégie cachée n'est impliquée dans le processus, car l'agent utilise une plateforme de réservation fiable et cohérente.

Une agence de voyages d'affaires moderne fournit tous les outils nécessaires, y compris une application mobile pour soumettre vos projets de voyage et demander des modifications à toute heure du jour ou de la nuit. En utilisant la bonne technologie et le bon logiciel, vous pouvez garder la ligne de communication ouverte entre vous et votre agent de voyages.

La technologie de pointe joue un rôle important dans cette industrie. Si vous deviez gérer les itinéraires de voyage de vos employés, l'ensemble du processus pourrait prendre beaucoup de votre temps. D'autre part, l'utilisation d'une application mobile ou d'un logiciel pour envoyer vos plans de voyage à l'agent peut facilement se faire en quelques minutes.

8. Un service complet

En plus de réserver la location de voiture, les vols, les chambres et le transfert aéroport, un agent de voyage d'entreprise peut également s'occuper des formalités de visa pour la destination vers laquelle vous ou vos employés voyagez. Assurance voyage, taux de change, parking, lieux d'affaires, réunions, événements et bien plus qu'une agence de voyages d'affaires ne peut organiser pour vous. Une agence de voyages d'affaires peut fournir un service complet du début à la fin, vous n'aurez donc à vous soucier de rien pendant votre voyage d'affaires.

9. Agents dédiés

Enfin, la dernière raison d'utiliser un agent de voyages d'affaires est son dévouement à connaître vos besoins de voyage. La plupart des agences créent des profils d'entreprise et nomment leurs agents pour des clients spécifiques. Cela rend les arrangements de voyage simples et précis. De plus, vos exigences spécifiques seront satisfaites à chaque fois avec un agent dédié, vous n'aurez donc pas à revenir sur les détails avec eux encore et encore.

Les demandes spécifiques incluent les numéros de siège, les fumoirs, les exigences alimentaires et le traitement des voyageurs fréquents. Les agents avec des profils d'entreprise s'assurent que les politiques de voyage sont suivies à chaque réservation. Tout cela est important pour assurer le bon déroulement d'un voyage d'affaires.

Trouver la bonne agence de voyages d'affaires

Choisir le bon agent pour votre entreprise ne devrait pas commencer par l'agent lui-même. Vous devez d'abord évaluer votre propre politique de voyage. Une fois que vous avez défini une politique de voyage claire, l'agent que vous choisissez alignera également ses services en fonction des besoins exacts de votre entreprise. Vous devez également tenir compte des destinations vers lesquelles vos employés sont les plus susceptibles de se rendre et de votre budget pour ces voyages d'affaires. Lisez la suite pour savoir comment choisir la meilleure agence de voyages d'affaires pour votre entreprise.

Le type d'agent que vous sélectionnez doit être basé sur la taille de votre entreprise et le secteur dans lequel vous travaillez. Par exemple, si vous êtes une grande entreprise qui doit assister régulièrement à des événements professionnels, vous aurez besoin d'un agent de voyages pour organiser les bons lieux pour votre réunions ou événements. Ils devront également être suffisamment adaptables pour effectuer des changements d'itinéraire de dernière minute.

Enfin, un autre élément clé pour trouver la meilleure agence de voyages d'affaires est de s'assurer qu'elle correspond à la culture de votre entreprise. Comme ces agents travailleront en étroite collaboration avec votre personnel, ils doivent respecter vos politiques. Par exemple, si votre entreprise met l'accent sur la flexibilité des horaires de travail pour les employés en voyage d'affaires, vous voudrez un agent qui peut également respecter cette politique.

Comment les agences de voyages peuvent augmenter leurs revenus avec l'aide d'une agence de voyages d'affaires

Les voyages d'affaires fréquents peuvent être coûteux et compliqués, surtout si les voyages sont composés de plusieurs voyageurs avec des itinéraires distincts. La plupart des entreprises n'ont ni le temps ni les ressources pour effectuer ces tâches par elles-mêmes, c'est pourquoi elles optent pour les services d'une agence de voyages d'affaires. Les agences de voyages d'affaires organisent et gèrent non seulement les voyages d'affaires pour les entreprises, mais elles sont également très bénéfiques pour l'industrie hôtelière car elles doivent effectuer régulièrement plusieurs réservations de chambres.

La plupart des agences de voyages d'affaires utilisent un système GDS (système de distribution mondial) pour réserver des hébergements et bien plus encore. Les hôtels peuvent également profiter et maximiser leurs profits en se connectant à un système GDS. Ce système fournit un accès en temps réel aux prix et à la disponibilité des chambres de votre hôtel, augmentant ainsi les chances d'attirer plus de voyageurs d'affaires et d'augmenter les revenus en même temps.

Dans le guide détaillé, « Global Distribution System (GDS) : quels sont les avantages pour les hôtels ? » vous découvrirez ce qu'est un GDS et comment il peut bénéficier à l'industrie hôtelière.

Meilleures sociétés de gestion de voyages d'affaires

Comme c'est le rôle d'une agence de voyages d'affaires d'organiser des voyages d'affaires et des événements pour les employés des entreprises, les hôtels peuvent, à leur tour, attirer davantage de voyageurs d'affaires en rendant leurs chambres et leurs services accessibles aux agences de voyages d'affaires. Si vous êtes directeur ou propriétaire d'hôtel et que vous souhaitez attirer plus de voyageurs d'affaires dans votre établissement, consultez cet article informatif, «Les agents de voyages d'affaires pour les hôtels attireront plus de voyageurs d'affaires ».

Une agence de voyages d'affaires réserve non seulement des voyages d'affaires, mais encourage également les employés des entreprises à se conformer à la politique de voyage de l'entreprise. Bien qu'une agence de voyages d'affaires puisse avoir un prix, la plupart des entreprises seraient perdues sans elles, en particulier lorsqu'elles obtiennent les meilleures offres de voyage.

Plus de conseils concernant les voyages d'affaires

Le marché des voyages d'affaires fait l'objet d'une attention accrue de la part de nombreux acteurs de l'industrie du voyage, en partie les voyageurs d'affaires dépensent souvent plus d'argent pour leurs voyages, en particulier lorsque leur employeur couvre leurs frais. Cependant, plus important encore, les voyages d'affaires augmentent, grâce à des facteurs tels que la mondialisation et la disponibilité des vols. Dans les articles suivants, vous trouverez plus d'informations sur le marché des voyages d'affaires :

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Cet article est rédigé par :

Martijn Barten

Bonjour, je suis Martijn Barten, fondateur de Revfine.com. Avec 20 ans d'expérience dans l'industrie hôtelière, je me spécialise dans l'optimisation des revenus en combinant revenue management avec des stratégies marketing. J'ai développé, mis en œuvre et géré avec succès des stratégies revenue management et de marketing pour des propriétés individuelles et des portefeuilles multi-propriétés.