Une société de gestion de voyages d'affaires offre de nombreux avantages aux grandes et petites entreprises. Qu'il s'agisse d'économiser sur les frais de voyage ou d'organiser plusieurs itinéraires, aucune entreprise ou voyageur d'affaires ne peut se permettre de contourner les services d'une agence de voyages d'affaires, surtout s'ils voyagent souvent. Mais compte tenu du grand nombre de sociétés de gestion de voyages d'affaires, comment sélectionner la bonne société ? Continuez à lire pour le découvrir.

Table des matières:

Qu'est-ce que la gestion des voyages d'affaires ?

Fonctions de gestion des voyages d'affaires pour gérer les besoins de voyage des employés d'une entreprise et les coûts associés et respecter les politiques de voyage de l'entreprise.

Une société dédiée à la gestion des voyages d'affaires est chargée de gérer tous les aspects des voyages d'affaires pour le personnel de l'entreprise, de la signature de contrats avec des compagnies aériennes, des chaînes hôtelières et des sociétés de location de voitures à l'organisation d'autres services connexes. Les grandes organisations emploient généralement des agents de voyages internes, tandis que les petites entreprises sous-traitent leurs besoins en matière de voyages d'affaires à des sociétés externes de gestion des voyages d'affaires.

Pourquoi utiliser une société de gestion de voyages d'affaires?

Après les salaires et les primes, les déplacements et les dépenses associées représentent le coût de contrôle le plus élevé d'une entreprise. Par conséquent, la fonction de gestion des voyages d'affaires pour les entreprises revêt une importance stratégique.

Une société de gestion de voyages d'affaires établit des contrats avec des compagnies aériennes et des hôtels pour s'assurer que les employés d'une entreprise peuvent toujours trouver des vols, des moyens de transport et des chambres d'hôtel appropriés quand ils en ont besoin. C'est par l'intermédiaire de ces agents que les entreprises peuvent obtenir des rabais importants sur les voyages. Si le voyageur d'affaires avait réservé le vol ou la chambre d'hôtel, ce ne serait pas le cas.

Comment sélectionner une bonne société de gestion de voyages d'affaires ?

Étant donné qu'il existe de nombreuses sociétés de gestion de voyages d'affaires, vous devrez déterminer quelle agence répondra aux besoins spécifiques de votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous six questions essentielles qui vous aideront à faciliter votre sélection.

1. Quels sont les coûts et les économies ?

Chaque agence de voyages d'affaires doit facturer des frais pour ses services, mais vous devez déterminer comment leurs frais peuvent être compensés par les économies que vous réaliserez grâce à de meilleurs tarifs. Pour la plupart des entreprises, les frais compensent les économies potentielles, et ces services sont très intéressants à long terme, surtout si leur personnel doit régulièrement voyager pour affaires.

Étant donné que les sociétés de gestion de voyages d'affaires établies ont d'excellents contacts dans le voyage et tourisme l'industrie, ils peuvent répercuter les réductions sur les vols, les transports et les chambres d'hôtel à vos employés. De plus, lorsqu'une agence externalisée gère tous vos besoins de voyage, vos employés peuvent se concentrer sur leurs tâches quotidiennes plutôt que sur la recherche de vols et de chambres d'hôtel.

2. Offrent-ils une personnalisation ?

Il n'y a pas deux entreprises qui ont exactement les mêmes besoins de voyage. Par conséquent, certaines agences de voyages d'affaires fournissent des services de personnalisation pour ces entreprises dans des secteurs spécifiques.

Si vous évoluez dans un secteur spécialisé, par exemple, dans l'informatique, le droit, l'associatif, la vente, etc., vous devez envisager de choisir une agence spécialisée pour l'accompagnement de vos déplacements professionnels. Il existe également de plus grandes agences avec des départements dédiés pour répondre à votre secteur.

3. Quelle est l'expérience des sociétés de gestion de voyages d'affaires ?

Outre la personnalisation, vous devez également tenir compte de la fréquence et du lieu de déplacement de vos employés. Certaines agences de voyages d'affaires se spécialisent uniquement dans les voyages à l'étranger ou au pays. Pour sélectionner le bon, vous devez déterminer si vos employés voyagent uniquement vers des destinations locales ou à l'étranger. Supposons que vous fassiez appel à une agence de voyages qui n'a pas l'expérience adéquate dans la gestion des voyages internationaux. Dans ce cas, vous rencontrerez probablement des problèmes lors de changements d'itinéraire de dernière minute, de retards ou d'urgences. Vous avez besoin d'un agent de voyage hautement expérimenté pour fournir à vos employés une assistance 24h/24 et 7j/7 dans le monde entier.

Alors que certaines petites agences de voyages d'affaires se concentrent uniquement sur les voyages intérieurs, elles peuvent faire partie d'un réseau plus vaste qui peut vous offrir des voyages internationaux. Gestion des voyages. C'est très bien tant qu'ils peuvent toujours vous fournir le même niveau d'assistance sur l'ensemble du réseau.

4. Quelles technologies sont utilisées ?

Lorsqu'une entreprise utilise une technologie de pointe pour offrir un service à ses clients, elle leur fait généralement du bien. Les agences innovantes qui suivent les dernières tendances technologiques ont plus de chances de réussir dans des secteurs concurrentiels. Vous voudrez faire équipe avec les agences qui disposent d'équipes d'experts en technologie qui mettent en œuvre des interfaces utilisateur fluides et une conception intuitive des réservations de voyages.

Chaque entreprise moderne devrait être automatisée et rationalisée. Il est préférable de trouver une agence qui tire parti des dernières tendances et systèmes technologiques. Renseignez-vous sur leur système de distribution mondial et sur les applications ou logiciels qu'ils peuvent fournir à votre entreprise.

5. Quel type de rapport proposent-ils ?

Il y a plus à gestion des voyages d'affaires que de simplement organiser des voyages d'affaires. Les tâches d'une société de gestion de voyages d'affaires impliquent de fixer des objectifs, de prendre des décisions importantes et de surveiller les résultats de manière continue. Pour établir des liens à long terme avec une agence de voyages, celle-ci doit vous proposer une stratégie qui fonctionne pour vous deux.

Lorsque vous recherchez la bonne société de gestion de voyages d'affaires, renseignez-vous sur le type de rapports dont elle dispose pour ses clients et si vous pouvez y accéder quand vous en avez besoin. La bonne agence devrait vous aider à évaluer les rapports et à apporter les modifications nécessaires.

6. Peuvent-ils répondre ou dépasser vos attentes ?

Enfin, vous devez vous assurer que l'agence choisie offre un service et une communication hors pair. Avant de signer le contrat, expliquez-leur parfaitement vos attentes. Créez un plan de réunions et d'examens réguliers avec la société de gestion des voyages d'affaires. Vous devez également décrire vos objectifs commerciaux dans le contrat de service. Cela peut être fait en créant des mesures spécifiques et des détails sur la politique de voyage de votre entreprise.

En communiquant régulièrement avec votre agent de voyages d'affaires, vous aurez de bonnes chances de suivre et de surveiller ses performances. Cependant, pour vous épargner le temps et les tracas de faire des ajustements visant à améliorer les performances, vous devez opter pour une agence très réputée et bien établie avec de nombreux retours clients positifs.

Avantages de l'utilisation de sociétés de gestion de voyages d'affaires

Comme mentionné précédemment, les entreprises peuvent bénéficier d'économies à long terme lorsqu'elles optent pour les services d'une agence de voyages d'affaires pour gérer leurs déplacements professionnels. Mais il y a bien d'autres avantages dont vous n'êtes peut-être pas au courant.

L'article suivant, « Société de gestion de voyages : avantages d'utiliser une société TMC », fournit des détails complets sur toutes les principales raisons et avantages de faire appel à une agence de voyages d'affaires.

Comment les agences de voyages peuvent bénéficier des agences de gestion de voyages d'affaires

Les agences de voyage telles que les hôtels, les compagnies aériennes et les agences de location de voitures peuvent augmenter considérablement leurs réservations si elles profitent de l'opportunité unique offerte par les sociétés de gestion de voyages d'affaires. Ils peuvent le faire en se connectant au même système que les sociétés de gestion de voyages : un système de distribution mondial. GDS aidera les hôtels à nouer des relations bénéfiques avec les sociétés de gestion de voyages d'affaires et, ainsi, à attirer davantage de voyageurs d'affaires.

« Les agents de voyage d'entreprise pour les hôtels attirent plus de voyageurs d'affaires » est un article détaillé expliquant comment les sociétés de gestion de voyages d'affaires peuvent aider les hôtels à attirer davantage de voyageurs d'affaires. L'article révèle également une liste des meilleures agences de voyages d'affaires.

Votre agent de voyages d'affaires doit non seulement partager les objectifs de votre entreprise et répondre aux besoins de voyage de votre personnel, mais il doit également refléter votre politique de voyage. Choisir la meilleure agence vous permettra d'économiser sur les frais de déplacement et de rendre votre entreprise plus attrayante pour les fournisseurs.

Plus de conseils concernant les voyages d'affaires

Le marché des voyages d'affaires fait l'objet d'une attention accrue de la part de nombreux acteurs de l'industrie du voyage, en partie les voyageurs d'affaires dépensent souvent plus d'argent pour leurs voyages, en particulier lorsque leur employeur couvre leurs frais. Cependant, plus important encore, les voyages d'affaires augmentent, grâce à des facteurs tels que la mondialisation et la disponibilité des vols. Dans les articles suivants, vous trouverez plus d'informations sur le marché des voyages d'affaires :

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Cet article est rédigé par :

Martijn Barten

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