Pour de nombreuses entreprises, les voyages d'affaires sont un élément clé de la gestion d'une entreprise moderne et l'une des dépenses les plus importantes. Les frais de voyage doivent être soigneusement contrôlés, tandis que la logistique doit être gérée afin que les voyageurs ne rencontrent pas de difficultés. Pour cette raison, beaucoup se tournent vers une agence de gestion de voyages pour obtenir de l'aide. Dans cet article, vous en apprendrez plus sur la gestion des voyages en tant que discipline et sur certains des principaux avantages qu'une entreprise TMC peut offrir.

Table des matières:

Qu'est-ce que la gestion des voyages ?

D'une manière générale, la gestion des voyages fait référence à la gestion stratégique des besoins de voyage, avec la gestion des voyages d'entreprise comme principal exemple. Cela implique généralement tout, de l'établissement d'une politique de voyage aux relations avec les fournisseurs, en passant par les réservations et l'aide au suivi et à la gestion des frais et dépenses de voyage.

Une agence de voyages est chargée de gérer les voyages d'un client. Le client sera généralement une entreprise ou une autre organisation, mais les particuliers peuvent également choisir de faire appel à une société TMC dans certains cas.

Outre la gestion des exigences de voyage et de la logistique, une société de gestion de voyages vise généralement à faire gagner du temps et de l'argent à ses clients. Leur rôle est plus large que celui d'un agent de voyages, car un agent de voyages effectue généralement des réservations en fonction de critères définis. En revanche, une société TMC peut aider à établir les critères.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur la gestion des voyages dans l'article « Qu'est-ce que la gestion des voyages ? ».

9 avantages de faire appel à une société de gestion de voyages

Les sociétés de gestion de voyages peuvent être précieuses pour les entreprises pour de nombreuses raisons. Certains d'entre eux sont évidents, tandis que d'autres sont plus facilement négligés. Vous trouverez ci-dessous neuf principaux avantages de faire appel à une société TMC pour gérer votre stratégie de voyages d'affaires.

1. Vols et hôtels moins chers

S'il est vrai qu'une entreprise TMC exigera le paiement de ses services, souvent sur la base d'un abonnement ou en facturant des frais pour les services que vous utilisez, la réalité est qu'elle peut toujours vous faire économiser des sommes considérables. Cela est particulièrement vrai si vous voyagez régulièrement ou si vous avez des employés qui voyagent régulièrement.

Une société de gestion de voyages aura des relations d'affaires dans l'ensemble du l'industrie du voyage, leur permettant d'obtenir des tarifs hôteliers avantageux. Ils ont également l'expertise nécessaire pour rechercher des vols pas chers au bon endroit et réserver des vols au bon moment. En conséquence, les frais de déplacement globaux peuvent être considérablement réduits.

2. Conseils d'experts et perspicacité

Toute entreprise de gestion de voyages expérimentée connaîtra parfaitement l'industrie du voyage et aura appris quelques astuces en cours de route. Dans cet esprit, ils peuvent vous fournir des conseils d'experts sur la meilleure façon de dépenser votre argent, sur les meilleurs itinéraires de voyage et sur ce que vous devez savoir avant de visiter certaines destinations.

Dans de nombreux cas, les entreprises travailleront avec une société TMC spécialisée dans les relations avec les clients du même secteur. Cela peut être extrêmement utile, car certaines industries ont des besoins de voyage spécifiques ou nuancés. Une expérience antérieure peut aider le société de gestion de voyages pour optimiser votre stratégie de voyage et vous éloigner des pièges courants.

3. Assistance et assistance 24h/24 et 7j/7

Une autre grande chose à propos de travailler avec une société de gestion de voyages est la disponibilité du support. Avec la plupart des entreprises, cela sera disponible 24 heures sur 24, ou presque. Cela signifie que si quelque chose ne va pas, si vous devez faire un changement soudain ou si vous avez besoin de conseils urgents, il y aura quelqu'un pour vous aider.

Sans faire appel à un gestionnaire de voyages, vous devrez gérer tous les problèmes liés aux voyages en interne. Cela peut signifier que vous avez du mal à trouver de l'aide en dehors de vos heures de bureau principales, ou que vous êtes personnellement responsable de fournir une assistance à tous les voyageurs d'affaires de votre organisation, même s'ils ont besoin d'aide à des heures non sociables.

4. Assistance avec les politiques de voyage

Les voyages d'affaires doivent être aussi réguliers que possible, mais vous devez garder les employés en déplacement heureux et en sécurité. Pour ces raisons, vous devez établir une politique de voyage. Avec une politique claire en place, chacun sait où il en est, les comportements acceptables et inacceptables peuvent être définis et des règles sur les dépenses peuvent être établies.

Non seulement une agence de gestion de voyages peut vous aider à créer une politique solide, mais elle pourra également vous aider à l'appliquer, par exemple en recommandant uniquement des options de voyage qui répondent à toutes les exigences.

5. Reporting consolidé

En ce qui concerne la déclaration de vos frais de voyage, la plupart des sociétés de gestion de voyages regrouperont les informations dans un seul rapport, ce qui aidera à rassembler les informations importantes en un seul endroit. Cela facilite le suivi de vos dépenses de voyage et identifie si vos dépenses dans ce domaine sont trop élevées ou non.

En plus de consolider le reporting de cette manière, le meilleur gestion des voyages d'affaires des experts feront un effort supplémentaire pour vous aider à analyser les informations contenues dans vos rapports afin d'apporter des ajustements à votre stratégie.

6. Alertes ou avertissements de voyage

Avec de nombreuses entreprises, cela n'est plus à l'esprit une fois que le voyage est organisé jusqu'à un moment plus proche. Cependant, avec une société de gestion de voyages, tous les plans de voyage peuvent être surveillés et gérés plus activement. Cela se manifeste notamment par l'utilisation d'alertes de voyage ou de messages d'avertissement, qui sont envoyés pour signaler des informations importantes.

Par exemple, des alertes peuvent être envoyées en cas de perturbation sur l'itinéraire prévu, vous permettant de vous préparer à toutes les éventualités. Trouver ces informations rapidement peut également offrir d'énormes avantages financiers.

7. L'utilisation de la technologie moderne

Il est important de comprendre qu'une société de gestion de voyages moderne fournira les outils et les systèmes nécessaires pour réserver facilement votre voyage. Cela pourrait par exemple signifier qu'ils vous fourniront un logiciel informatique, ou une application mobile, qui vous permettra de soumettre vos projets ou demandes de voyage à tout moment de la journée.

L'utilisation d'une technologie de pointe permet une efficacité bien supérieure dans ce domaine. Si vous gérez vous-même les préparatifs de voyage, l'ensemble du processus peut prendre beaucoup de temps. En revanche, l'utilisation d'une application mobile ou d'un progiciel informatique pour faire une demande à votre entreprise TMC peut généralement se faire en quelques minutes.

8. Une plus grande tranquillité d'esprit

La gestion des voyages peut être compliquée et il est étonnamment facile d'oublier quelque chose, qu'il s'agisse de régler les exigences en matière de visa, de s'assurer que les voyageurs d'affaires ont la bonne couverture médicale ou d'organiser les transferts aéroport. L'un des principaux avantages de travailler avec une entreprise TMC est la tranquillité d'esprit qu'elle procure.

Votre choisi agence de voyages d'affaires travaillera avec vous pour comprendre vos besoins et s'assurer que tout est pris en charge. Leur expertise dans le domaine rend beaucoup moins probable que quoi que ce soit soit accidentellement négligé.

9. Plus de temps pour d'autres tâches

Enfin, l'une des principales raisons pour lesquelles tant d'organisations se tournent vers une agence de gestion de voyages est qu'elle libère plus de temps, qui peut ensuite être consacré à d'autres tâches cruciales pour le succès de l'entreprise. La gestion des voyages est une discipline aux multiples facettes; trouver les vols les moins chers et les meilleurs hôtels, et organiser les transferts prend du temps.

Non seulement une entreprise TMC de haute qualité sera en mesure de gérer ces responsabilités en votre nom, mais elle a également des relations commerciales existantes avec des fournisseurs, leur offrant un accès beaucoup plus rapide aux meilleurs tarifs possibles.

Comment choisir une société de gestion de voyages

Il y a plusieurs facteurs importants à considérer lors de la recherche de la bonne agence de gestion de voyages. À la base, vous souhaitez trouver une entreprise possédant une expérience pertinente et une réputation établie pour la prestation d'un excellent service. Vous devez également savoir qu'ils peuvent adapter leurs services à votre entreprise.

Lorsque cela est possible, il est conseillé de travailler avec une entreprise TMC ayant une expérience préalable dans l'industrie. Il est également préférable d'établir une politique de voyage d'entreprise avant de commencer le processus de recherche. L'entreprise que vous avez choisie pourra éventuellement vous aider à optimiser cela, mais la mise en place d'une politique de base vous aidera à trouver la bonne solution.

Vous devez tenir compte de votre budget et trouver une entreprise qui vous fournira ce dont vous avez besoin à un prix abordable. Dans le même temps, il est important de travailler avec une entreprise de haute qualité qui utilise les dernières technologies. Vous voudrez également l'assurance que l'entreprise offrira une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ou presque.

Comment les hôtels peuvent profiter des sociétés de gestion de voyages

Les voyages d'affaires fréquents peuvent être coûteux et compliqués, en particulier lorsqu'il s'agit de jongler avec plusieurs voyageurs d'affaires avec des itinéraires uniques. Pour cette raison, de nombreuses entreprises acquièrent les services de sociétés de gestion de voyages ou d'agents de voyages d'affaires. Essentiellement, ces agents assument la responsabilité de l'organisation et de la gestion des voyages d'affaires, y compris les réservations. Tout hôtel cherchant à tirer pleinement parti des voyages d'affaires doit se rendre aussi disponible que possible auprès de ces sociétés de gestion de voyages.

Un agent de voyage d'entreprise peut être chargé de trouver un logement, des vols et d'autres formes de transport et se tournera généralement vers un système de distribution mondial (GDS) pour l'aider dans ces tâches. Cela signifie que le principal Systèmes GDS fonctionner comme un canal de distribution essentiel pour les hôtels. En vous connectant à ces systèmes de distribution mondiaux, vous pouvez fournir aux agents de voyages un accès aux informations les plus récentes sur les tarifs de vos chambres et la disponibilité actuelle. Cela augmente les chances qu'ils réservent des chambres dans votre hôtel, ce qui vous aide à maximiser vos revenus.

Dans l'article « Global Distribution System (GDS) : quels avantages pour les hôtels ? »vous en apprendrez plus sur les meilleurs systèmes GDS et comment ils peuvent aider votre hôtel à bénéficier des agents de voyages et des sociétés de gestion de voyages.

Liste des sociétés de gestion de voyages

Étant donné que les sociétés de gestion de voyages organisent des voyages d'affaires et des événements pour les employés des entreprises, les hôtels peuvent créer la possibilité d'attirer davantage de voyageurs d'affaires en mettant leur propriété à la disposition de plusieurs sociétés TMC. Dans l'article « Les agents de voyage d'entreprise pour les hôtels attirent plus de voyageurs d'affaires », vous trouverez une liste de sociétés de gestion de voyages populaires.

Travel Job Boards pour trouver des sociétés de gestion de voyages

Une agence de voyages publie souvent des offres d'emploi en ligne, et l'un des moyens les plus courants de le faire est d'utiliser les sites d'emploi de voyages. Certains sites d'emploi sont spécifiquement destinés à l'industrie du voyage et sont principalement utilisés par les entreprises de l'industrie et les particuliers qui souhaitent travailler dans l'industrie.

Dans le «Emplois de voyage : les meilleurs sites d'emploi de l'industrie du voyage pour votre carrière», vous pouvez trouver une ventilation de certains des meilleurs sites d'emploi utilisés par les sociétés de gestion de voyages et d'autres dans le secteur du voyage.

Agent de voyages en ligne comme alternative à la société de gestion de voyages

Lors de la réservation d'un voyage, la principale alternative à une société de gestion de voyages est de se tourner vers une agence de voyage en ligne, ou OTA. Ceux-ci fonctionnent de la même manière que les agences de voyages conventionnelles, servant de lien entre les vendeurs et les clients, mais ils opèrent en ligne et mettent beaucoup plus l'accent sur le libre-service.

Dans l'article «12 agents de voyages en ligne (OTA) pour augmenter vos réservations d'hôtel», vous pourrez accéder à une liste de certains des OTA les plus populaires et en savoir plus sur le fonctionnement de ces plateformes et ce qu'elles peuvent offrir.

Une agence de gestion de voyages peut aider les particuliers et les entreprises en les aidant à gérer leurs besoins de voyage. Avec une entreprise TMC typique prenant en charge des tâches telles que contacter des agences de voyage, négocier avec des hôtels, organiser des vols et fournir une assistance supplémentaire, les entreprises peuvent économiser de l'argent et consacrer plus de temps à leurs opérations quotidiennes.

Plus de conseils concernant les voyages d'affaires

Le marché des voyages d'affaires fait l'objet d'une attention accrue de la part de nombreux acteurs de l'industrie du voyage, en partie les voyageurs d'affaires dépensent souvent plus d'argent pour leurs voyages, en particulier lorsque leur employeur couvre leurs frais. Cependant, plus important encore, les voyages d'affaires augmentent, grâce à des facteurs tels que la mondialisation et la disponibilité des vols. Dans les articles suivants, vous trouverez plus d'informations sur le marché des voyages d'affaires :

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Cet article est rédigé par :

Martijn Barten

Bonjour, je suis Martijn Barten, fondateur de Revfine.com. Avec 20 ans d'expérience dans l'industrie hôtelière, je me spécialise dans l'optimisation des revenus en combinant revenue management avec des stratégies marketing. J'ai développé, mis en œuvre et géré avec succès des stratégies revenue management et de marketing pour des propriétés individuelles et des portefeuilles multi-propriétés.