La gestion des voyages d'affaires a gagné en popularité en raison de sa spécialisation inégalée dans les voyages d'affaires. La réservation de voyages pour votre entreprise peut être une tâche chronophage. Avec autant d'itinéraires et de tarifs aériens, il est difficile de trouver la meilleure offre lors de l'organisation des itinéraires de voyage de vos employés. Dans cet article, vous en apprendrez plus sur les avantages et l'importance des agences de voyages d'affaires.

Table des matières:

Qu'est-ce que la gestion des voyages d'affaires?

La gestion des voyages d'affaires est la structure d'une entreprise visant à faciliter les voyages d'affaires. Cela comprend la planification d'un voyage d'affaires, l'organisation d'un événement d'entreprise ou toute autre tâche nécessaire pour le voyageur d'affaires. S'assurer que le processus est géré correctement et conformément à la conformité est le travail des agents de voyages d'affaires. Tout cela doit être fait sans compromettre la productivité de l'entreprise.

Pourquoi les entreprises devraient utiliser des agences de gestion de voyages d'affaires

Réduire les coûts: un avantage majeur de l'utilisation d'agences de gestion de voyages d'affaires est la réduction des frais de déplacement. Cela comprend les tarifs d'hébergement, les assurances, les billets d'avion et les autres dépenses connexes. Un agent de voyages d'affaires aura l'expérience nécessaire pour trouver ou négocier les meilleures offres possibles pour l'entreprise.

Gestion du temps: organiser un voyage d'affaires peut prendre un temps considérable, donc si vous gérez une moyenne ou grande entreprise, vous n'aurez pas le temps de réserver votre voyage d'affaires. Un responsable des voyages d'affaires dédié s'occupera de ces tâches afin que vous et votre personnel puissiez vous concentrer sur tout le reste.

Efficacité: Comme les voyages d'affaires sont en augmentation, la plupart des entreprises optent pour une agence de gestion de voyages d'affaires pour s'assurer que leurs employés voyagent en toute sécurité tout en respectant toutes les politiques de voyage pertinentes.

Gestion des voyages d'affaires à l'externe par rapport à l'interne par rapport à l'agent

Les entreprises ont tendance à utiliser un société de gestion de voyages pour minimiser les coûts. Il existe deux types d'agences de voyages d'affaires ; interne et externe. Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages et inconvénients des deux approches.

Agents de gestion de voyages internes

Un agent de gestion de voyages interne est un employé que vous embauchez pour prendre la responsabilité de réserver des voyages, d'apporter des modifications de dernière minute aux itinéraires de voyage et de maximiser vos économies tout en trouvant les meilleures offres pour vos employés.
En embauchant un agent de gestion de voyages interne, vous pouvez être sûr de travailler aux côtés d'un employé de confiance qui facilitera la planification de vos voyages d'affaires. Un autre avantage de l'embauche d'un agent interne par rapport à un agent externe est les frais ou la commission que vous éviterez de payer à cet agent.

Agents externes de gestion des voyages d'affaires

Les agents de gestion de voyages externes sont spécialisés dans les voyages d'affaires et possèdent une vaste expérience dans la réservation de voyages d'affaires. Ces personnes sont disponibles à votre demande et utilisent des outils de réservation en ligne qui maximiseront les économies de coûts. La principale différence entre un agent externe et interne est que vous n'employez pas la personne pour gérer vos besoins de voyage d'affaires ; vous leur payez des frais ou une commission chaque fois qu'ils réservent pour vous.

Un agent de voyage interne peut ne pas toujours être disponible en cas de crise car il travaille souvent en solo. D'autre part, une équipe dédiée d'agents externes de gestion des voyages sera disponible 24h/24. Si l'un de vos collaborateurs rencontre des difficultés à l'étranger, qu'il soit malade ou qu'il ait perdu ses bagages, les agents sont à sa disposition 24h/24 et 7j/7 pour l'aider.

Quelles sont les tâches d'un agent de gestion de voyages d'affaires?

Que vous embauchiez un agent interne ou optiez pour une agence externe, les tâches de ces agents sont très similaires. Voici les 6 principales responsabilités des agents de voyages d'affaires :

1. Créer et gérer des itinéraires de voyage

Si vous réservez vos vols directement auprès d'une compagnie aérienne ou utilisez un service de billetterie en ligne, des frais élevés vous seront probablement facturés pour toute modification que vous souhaitez apporter à votre itinéraire. Les changements d'horaires sont difficiles à éviter dans le monde des affaires. Néanmoins, pour éviter d'être pénalisé, vous devez faire appel à un agent de voyages d'affaires pour effectuer les modifications nécessaires sans frais supplémentaires.

En laissant tous vos projets de voyage d'affaires entre les mains d'un agent de voyages d'affaires, vous pouvez être assuré que rien ne se passera mal pendant votre voyage d'affaires. C'est grâce à la connaissance approfondie des agents de l'industrie du voyage.

2. Trouvez le meilleur prix

Une grande partie de l'entreprise Gestion des voyages consiste à trouver les meilleurs tarifs possibles et à négocier avec plusieurs prestataires.
Les agents de voyages pour les entreprises ont une expertise adéquate dans la gestion des tâches de négociation, car ils traitent quotidiennement avec différentes parties de l'industrie du voyage. Cela signifie qu'ils peuvent vous trouver les meilleurs tarifs ou même obtenir des remises spéciales que vous ne pourriez pas obtenir vous-même autrement.

3. Organisez un hébergement approprié

Organiser l'hébergement le plus approprié pour les voyageurs d'affaires est une autre responsabilité clé d'un agent de voyages d'affaires. Avant de réserver le nombre de jours et d'employés requis, l'agent recherche toutes les options disponibles au bon prix, y compris les maisons d'hôtes, les auberges et les hôtels.

Si vous deviez vous occuper vous-même de cette tâche, vous n'auriez pas assez de temps pour chercher un logement bon marché au bon endroit. C'est là qu'un agent de voyages d'affaires est utile pour trouver le meilleur hébergement sans dépasser son budget.

4. Organiser le transport

Le transport est l'un des éléments les plus importants de la planification d'un voyage. Cela peut facilement être géré par un agent de voyage d'entreprise, qui organisera vos besoins de transport à l'avance. Ils s'assureront que vos vols sont réservés, qu'une voiture de location est organisée, que le transfert aéroport est organisé et que les billets de train sont achetés. Bien sûr, vous devrez payer l'agence pour ces services ; cependant, compte tenu du temps et de l'argent qu'ils vous font économiser, les frais ou la commission qu'ils facturent en valent la peine, surtout si vous ou vos employés voyagez régulièrement.

En faisant appel à une agence de gestion de voyages d'affaires, vous obtiendrez de meilleurs tarifs d'hébergement et bénéficierez de vols en classe affaires bon marché pour vos employés. Cela signifie que les coûts globaux des voyages d'affaires peuvent être considérablement réduits.

5. Organiser des réunions d'affaires et des événements

Que votre entreprise ait besoin d'organiser des événements annuels ou des réunions à l'étranger, le processus peut prendre du temps et de l'investissement. Embaucher un agent de voyages d'affaires spécialisé pour s'occuper de cette tâche réduira les coûts et rendra vos événements d'affaires plus rentables.
Le processus de planification de l'organisation d'un événement peut être complexe et prendre du temps. Par conséquent, une société de gestion de voyages réputée sera très avantageuse dans de telles situations.

6. Contrôler les frais de déplacement et la conformité aux politiques

Bien que la gestion des frais de voyage soit la tâche principale d'un agent de voyage d'entreprise, vous gagneriez beaucoup plus en permettant à une personne possédant une vaste expérience de s'occuper de ce travail. Les agents spécialisés se conforment aux politiques de voyage de l'entreprise en utilisant la gestion des politiques de voyage en temps réel pour maximiser la fonctionnalité pour le voyageur d'affaires.

L'embauche d'une agence professionnelle pour prendre en charge les besoins de voyage de votre entreprise entraînera des réductions de coûts et optimisera les relations commerciales tout en respectant les politiques de voyage.

Comment les sociétés de voyages peuvent bénéficier des sociétés de gestion de voyages d'affaires

Les entreprises de voyage comme les hôtels et les compagnies aériennes peuvent optimiser leur stratégie de voyage avec l'aide d'un agent de voyage d'entreprise. Ceci est dû au fait sociétés de gestion de voyages sont responsables de la réservation des billets d'avion, de l'hébergement, de la location de voitures, des transferts et des événements professionnels. Pour les hôtels, cela sert de lien indirect avec les voyageurs d'affaires. Ils peuvent gagner plus de clients via les agents de voyages d'affaires puisque c'est le travail de l'agent de planifier et de réserver l'hébergement et les réunions d'affaires pour les employés des entreprises.

La plupart des sociétés de gestion de voyages d'affaires se tournent vers GDS (système de distribution mondial) pour mener à bien leurs tâches, telles que la recherche de l'hébergement, des vols et du transport appropriés. GDS est également un canal de distribution important pour les hôtels, les mettant en relation avec des agents de voyages d'affaires et leur fournissant des informations à jour sur les derniers prix et disponibilités de leurs chambres. Systèmes GDS maximisez les chances des sociétés de gestion de voyages d'affaires de trouver votre hôtel et de réserver vos chambres. En faisant partie de ce système de distribution vital, votre hôtel augmentera ses revenus et touchera un public plus large.

Notre « Global Distribution System (GDS) : quels avantages pour les hôtels ? »“ Cet article fournit plus d'informations sur les principaux systèmes GDS, leur fonctionnement et les avantages qu'ils peuvent apporter aux entreprises opérant dans l'industrie du voyage.

Liste des sociétés de gestion de voyages d'affaires

L'externalisation de la gestion des voyages d'affaires à une société professionnelle de gestion des voyages d'affaires signifie que les entreprises bénéficieront de connaissances spécialisées et d'une assistance 24h/24. Pour les hôteliers connectés aux systèmes GDS, ces agents de voyages d'affaires les aideront à attirer davantage de voyageurs d'affaires.

Dans l'article « Les agents de voyage d'entreprise pour les hôtels attirent plus de voyageurs d'affaires », vous aurez une meilleure idée de la façon dont les hôtels peuvent augmenter leurs revenus avec l'aide d'agents de voyages d'affaires et des meilleurs agents de voyages d'affaires avec lesquels s'associer.

Lorsque vous considérez tous les avantages d'embaucher un agent de voyages d'affaires pour gérer les besoins de vos employés en matière de voyages d'affaires, il est logique. Ces agents garantissent le bon déroulement de vos voyages d'affaires en vous libérant du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur d'autres domaines de votre entreprise.

Plus de conseils concernant les voyages d'affaires

Le marché des voyages d'affaires fait l'objet d'une attention accrue de la part de nombreux acteurs de l'industrie du voyage, en partie les voyageurs d'affaires dépensent souvent plus d'argent pour leurs voyages, en particulier lorsque leur employeur couvre leurs frais. Cependant, plus important encore, les voyages d'affaires augmentent, grâce à des facteurs tels que la mondialisation et la disponibilité des vols. Dans les articles suivants, vous trouverez plus d'informations sur le marché des voyages d'affaires :

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Cet article est rédigé par :

Martijn Barten

Bonjour, je suis Martijn Barten, fondateur de Revfine.com. Avec 20 ans d'expérience dans l'industrie hôtelière, je me spécialise dans l'optimisation des revenus en combinant revenue management avec des stratégies marketing. J'ai développé, mis en œuvre et géré avec succès des stratégies revenue management et de marketing pour des propriétés individuelles et des portefeuilles multi-propriétés.