La mondialisation contribuant à rendre les voyages d'affaires plus importants que jamais, la discipline de la gestion des voyages est désormais cruciale pour optimiser les performances globales. Il est important de comprendre que les voyages d'affaires sont compliqués, il ne faut donc pas les organiser au hasard, ou à la dernière minute. Dans cet article, vous en apprendrez plus sur la gestion des voyages elle-même et sur la valeur des sociétés de gestion des voyages qui vous aideront à optimiser votre stratégie.

Table des matières:

Qu'est-ce que la gestion des voyages ?

La gestion des voyages est une spécialité basée sur l'organisation des voyages d'affaires, le suivi des dépenses de voyage et l'élaboration d'une stratégie de voyage globale. En tant que discipline, elle vise à aider les entreprises et leurs employés à optimiser la façon dont ils gèrent leurs besoins de déplacement. Cela signifie s'assurer que tout est géré correctement tout en minimisant tout impact négatif sur la productivité et les résultats financiers.

Quels sont les avantages de la gestion des voyages pour les entreprises ?

L'un des principaux avantages de la gestion des déplacements est la possibilité de réduire les coûts associés aux déplacements. Cela peut inclure tout, des billets d'avion aux tarifs des chambres d'hôtel et à l'assurance voyage. En règle générale, les spécialistes de la gestion des voyages auront des contacts dans l'industrie et suffisamment d'expérience pour trouver ou négocier les meilleures offres.

En confiant cette responsabilité à un gestionnaire de voyages dédié ou à une équipe de gestion des voyages, les employés individuels peuvent passer beaucoup plus de temps à effectuer les tâches quotidiennes essentielles et moins de temps à planifier leurs voyages.

Une fois qu'une stratégie de voyage est en place, ceux qui offrent des services de gestion de voyages peuvent également vous aider à améliorer continuellement cette stratégie, en rendant compte de vos dépenses de voyage d'affaires et en suggérant des changements utiles.

Agents de voyages internes et agents de voyages externes

Les entreprises peuvent adopter deux approches principales : gérer la gestion des voyages en interne ou la sous-traiter à une agence de voyages externe, et les deux approches ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Agent de voyage interne

L'utilisation d'un agent de voyage interne à des fins de gestion des voyages signifie que la responsabilité de la gestion de votre stratégie de voyage reste au sein de votre propre entreprise. Soit vous emploierez quelqu'un spécifiquement pour le rôle, soit quelqu'un déjà sous votre emploi assumera ces responsabilités.

En termes d'avantages, cela vous permet de contrôler plus facilement le travail de l'agent de voyages qu'avec un agent externe, et vous évite également de payer la commission ou les frais d'abonnement qu'un agent externe exigerait. D'un autre côté, vous devez soit employer quelqu'un pour le poste, soit avoir un employé actuel qui partage son temps.

Agences de voyages d'affaires externes

L'alternative est de travailler avec une agence de gestion de voyages d'affaires externe. Cela signifie externaliser la responsabilité de la gestion des voyages à une autre entreprise spécialisée dans cette discipline. Vous n'employerez pas la personne qui gère votre stratégie de voyage, mais vous la rémunérerez via une commission sur les réservations ou des frais d'abonnement.

Les avantages de cette approche incluent la libération de vos propres employés pour faire d'autres choses et l'obtention d'un avis d'expert d'une entreprise qui se concentre uniquement sur la gestion des voyages. Il y a aussi la probabilité d'obtenir des tarifs de voyage moins chers. Cependant, il peut être plus difficile d'examiner le travail précis qu'ils font, donc un niveau de confiance est requis.

Quelles sont les tâches d'un agent de voyages ?

Que vous employiez un travel manager ou un agent ou que vous choisissiez de sous-traiter à une entreprise externe, les tâches principales seront très similaires. Certaines des fonctions et responsabilités les plus importantes sont expliquées ci-dessous :

1. Planification de voyage

À la base, les voyages d'affaires doivent être planifiés à l'avance, afin que toutes les bases soient couvertes. Cela implique, entre autres, de sélectionner les bonnes dates de voyage, d'identifier les meilleurs moments pour les vols, le meilleur emplacement pour l'hébergement, si des transferts aéroport sont nécessaires ou non, etc.

Laisser la planification des voyages entre les mains compétentes d'un gestionnaire de voyages ou d'une société de gestion de voyages vous aidera à vous assurer que rien n'est oublié. Leur connaissance approfondie de la l'industrie du voyage peut aussi être inestimable.

2. Négociation

Une grande partie de gestion des voyages d'affaires consiste à organiser des voyages d'affaires au meilleur prix possible. Pour y parvenir, des négociations seront probablement nécessaires avec divers fournisseurs.

Les sociétés de gestion de voyages sont idéalement équipées pour assumer cette responsabilité car leur personnel sera expérimenté dans les négociations. Ils sont également beaucoup plus susceptibles d'avoir des contacts étroits dans différentes parties de l'industrie du voyage, ce qui leur permet d'obtenir des tarifs spéciaux qui pourraient autrement vous être inaccessibles.

3. Organisation de l'hébergement

Une autre responsabilité clé lors de la gestion des préparatifs de voyage consiste à organiser des hébergements adaptés aux voyageurs d'affaires. Cela signifie examiner toutes les options disponibles, y compris les hôtels, les chambres d'hôtes et les hébergements partagés. Cela signifie également réserver le bon nombre de chambres au bon prix pour le bon moment et le bon nombre de jours.

Lorsque les entreprises ne disposent pas de suffisamment de temps, elles recherchent un logement bon marché ou un logement au bon endroit. Cependant, un travel manager pourra prendre le temps de peser tous les différents besoins, de les évaluer et de trouver un hébergement qui coche autant de cases que possible, tout en respectant le budget.

4. Transport

Le transport est une partie importante de la planification de voyage, et un bon société de gestion de voyages ou un professionnel peut vous aider à gérer tous vos besoins de transport à l'avance. Cela peut inclure la réservation de vols, l'obtention d'une voiture de location, l'organisation de transferts aéroport, l'achat de billets de train ou la réservation de laissez-passer de voyage à prix réduit.

Optimiser votre stratégie de voyages d'affaires nécessite d'organiser tout cela à l'avance, au meilleur prix possible, tout en garantissant à tous les voyageurs d'affaires d'arriver à l'heure où ils doivent être.

5. Planification de réunions et d'événements

Généralement, les voyages d'affaires seront centrés sur la participation à des réunions ou à des événements professionnels ; beaucoup de travail va dans l'organisation de cela. Par exemple, vous devrez vous assurer que tous ceux qui assistent à un événement ont les bonnes informations d'identification pour entrer et savent où ils vont et ce qu'ils font.

Si vous organisez un événement professionnel, le processus de planification devient encore plus compliqué. Dans tous les cas, des services de gestion de voyages de haute qualité seront bénéfiques, vous aidant à faire face à l'aspect logistique.

6. Gérer les frais de voyage

Enfin, la gestion des frais de voyage est sans doute la partie principale du travail, et un travel manager professionnel sera bien mieux équipé pour gérer cela que quelqu'un sans réelle expérience. En effet, bon sociétés de gestion de voyages vous aidera à simplifier les dépenses, de sorte que l'hébergement et les extras relèvent d'une même facture.

Travailler avec une entreprise professionnelle peut également vous aider à gérer les finances de votre entreprise. Les rapports financiers consolidés facilitent la lecture, et votre travel manager peut analyser ces rapports et identifier les points à améliorer.

Comment les sociétés de voyages peuvent bénéficier des sociétés de gestion de voyages

Dans le monde globalisé d'aujourd'hui, les voyages d'affaires réguliers sont désormais une réalité de la vie pour de nombreuses organisations. Cependant, il est également de plus en plus courant que les entreprises se tournent vers des agences de voyages d'affaires ou des sociétés de gestion de voyages professionnelles pour obtenir de l'aide. Un agent peut ensuite aider une entreprise à optimiser sa stratégie de voyage de plusieurs manières, souvent en assumant la responsabilité de la réservation des vols, des locations de voitures, de l'hébergement et des événements. Pour les propriétaires d'hôtels, les agents de voyages d'affaires sont un lien inestimable avec les voyageurs d'affaires.

La plupart des agents de voyages d'affaires se tourneront vers un système de distribution mondial, ou système GDS en abrégé, pour réserver l'hébergement, les vols et le transport des clients professionnels. Dans cet esprit, il est important que les entreprises opérant dans l'industrie du voyage, comme compagnies aériennes, les agences de location de voitures ou les hôtels cherchant à maximiser leur attrait pour les voyageurs d'affaires, se connectent également aux principaux systèmes GDS. Cela permettra aux agents de voyages d'accéder à des informations en temps réel sur, par exemple, les tarifs et la disponibilité des chambres d'hôtel, ce qui augmentera les chances qu'ils se tournent vers votre hôtel pour leurs besoins de voyage d'affaires et augmentera vos revenus.

Notre « Global Distribution System (GDS) : quels avantages pour les hôtels ? »“ Cet article fournit plus d'informations sur les principaux systèmes GDS, leur fonctionnement et les avantages qu'ils peuvent apporter aux entreprises opérant dans l'industrie du voyage.

Liste des sociétés de gestion de voyages

Un nombre croissant d'entreprises externalisent la responsabilité de la gestion des voyages d'affaires à des sociétés de gestion de voyages, bénéficiant de leurs contacts dans l'industrie, de leurs connaissances spécialisées et d'une assistance 24h/24 et 7j/7. Pour les hôtels, la connexion aux systèmes de distribution mondiaux utilisés par ces agents de voyages peut aider à attirer davantage de voyageurs d'affaires.

Dans l'article « Les agences de voyages d'affaires pour les hôtels gagnent plus de voyageurs d'affaires », vous en apprendrez plus sur le rôle des agents de voyages d'affaires, découvrirez pourquoi les entreprises leur externalisent de plus en plus la gestion des voyages et comprendrez pourquoi ces agents de voyages sont précieux pour les hôtels qui cherchent à attirer les voyageurs d'affaires.

Comprendre Bleisure Travel en tant que Travel Manager

Pour ceux qui sont impliqués dans la gestion des voyages, il est important de suivre le rythme de toutes les tendances émergentes, et l'une des plus importantes est celle du voyage bleisure. Essentiellement, cela décrit un voyage qui combine des éléments d'affaires et de loisirs et implique souvent que les voyageurs d'affaires prolongent la durée d'un séjour pour profiter d'autres activités.

Dans le «Qu'est-ce que Bleisure Travel ? Que recherchent les vacanciers ?», vous pouvez approfondir le sujet du voyage bleisure, pour comprendre ce que c'est, pourquoi il se développe et ce que veulent ces voyageurs.

Meilleurs sites d'emploi pour trouver des emplois dans la gestion des voyages

Les personnes à la recherche d'un emploi dans la gestion des voyages doivent utiliser les bons canaux lors de leur recherche d'emploi. Les sites d'emploi de voyage représentent l'une des meilleures options pour cela, mais il existe de nombreux sites d'emploi parmi lesquels choisir, il est donc important de concentrer les efforts sur ceux qui sont les plus susceptibles d'annoncer ces postes.

Dans l'article «Emplois de voyage : les meilleurs sites d'emploi de l'industrie du voyage pour votre carrière», vous pouvez explorer certains des sites d'emploi les plus populaires axés sur l'industrie du voyage et trouver le poste vacant idéal en gestion de voyages.

Les voyages d'affaires sont un élément clé de la gestion d'une entreprise moderne et représentent l'une des dépenses les plus importantes, avec les salaires et les coûts de marketing. Pour cette raison, vous devez obtenir le meilleur rapport qualité-prix. La gestion des voyages peut aider à cela tout en s'assurant que tous les éléments logistiques sont correctement gérés.

Plus de conseils concernant les voyages d'affaires

Le marché des voyages d'affaires fait l'objet d'une attention accrue de la part de nombreux acteurs de l'industrie du voyage, en partie les voyageurs d'affaires dépensent souvent plus d'argent pour leurs voyages, en particulier lorsque leur employeur couvre leurs frais. Cependant, plus important encore, les voyages d'affaires augmentent, grâce à des facteurs tels que la mondialisation et la disponibilité des vols. Dans les articles suivants, vous trouverez plus d'informations sur le marché des voyages d'affaires :

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Cet article est rédigé par :

Martijn Barten

Bonjour, je suis Martijn Barten, fondateur de Revfine.com. Avec 20 ans d'expérience dans l'industrie hôtelière, je me spécialise dans l'optimisation des revenus en combinant revenue management avec des stratégies marketing. J'ai développé, mis en œuvre et géré avec succès des stratégies revenue management et de marketing pour des propriétés individuelles et des portefeuilles multi-propriétés.