Un hôtel avec check-in tardif propose un hébergement de courte durée, avec la possibilité pour les clients d'arriver plus tard que l'heure d'enregistrement standard. Ces hôtels doivent développer des politiques et des stratégies solides autour du processus d'enregistrement.

Les arrivées tardives sont importantes car les clients souhaitent plus de flexibilité. La possibilité d'arriver à l'heure qui leur convient peut faire une première impression positive, tandis que les arrivées tardives peuvent également constituer une source de revenus supplémentaire pour les hôtels.

Dans cet article, vous découvrirez quelques stratégies clés que les hôteliers peuvent utiliser pour mettre en œuvre une politique d’enregistrement tardif efficace.

Table des matières:

Qu'est-ce qu'un enregistrement tardif dans un hôtel ?

Un enregistrement tardif dans un hôtel est un enregistrement des clients qui a lieu après l'heure d'enregistrement standard, qui est souvent de 14h à 16h. Les enregistrements tardifs sont importants car les clients peuvent arriver en retard pour de nombreuses raisons, notamment des vols retardés.

En proposant un service d'enregistrement tardif, vous pouvez toujours accueillir les clients qui pourraient arriver en dehors de la fenêtre d'enregistrement standard. Les différents hôtels auront différentes procédures en place pour gérer les arrivées tardives.

Dans de nombreux cas, l'enregistrement tardif dans un hôtel est si courant que l'hôtel proposera simplement des enregistrements 24h/24 et 7j/7, ou une fenêtre d'enregistrement qui s'étend bien au-delà de 16h. Certains hôtels demanderont aux clients de les laisser savoir s'ils prévoient d'arriver en retard. Cela peut aider à garantir que les chambres restent réservées et peut également aider le ménage et d'autres services hôteliers.

Certains hôtels facilitent également la tâche du personnel de la réception en proposant des enregistrements sans contact, à l'aide de clés numériques et d'une application pour smartphone. Cette utilisation efficace technologie hôtelière Cela offre une grande commodité aux clients arrivant tard et signifie également que la réception n'a pas nécessairement besoin d'être dotée d'un personnel complet 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Pourquoi une politique d’enregistrement tardif dans un hôtel est-elle importante ?

Une politique d'enregistrement tardif dans un hôtel est importante pour les clients, le personnel et opérations hôtelières de manière plus générale. Une politique solide clarifie ce que le personnel doit faire et garantit aux clients un processus d'enregistrement fluide, même s'ils arrivent en retard.

Pour les employés de l'hôtel, une politique d'enregistrement tardif fournira des informations importantes sur les procédures à suivre et peut aider à garantir que la réception est dotée du personnel approprié. Elle peut également améliorer la communication entre les différents services, permettant à l'ensemble de l'établissement de se concentrer sur les procédures d'enregistrement tardif. hôtellerie pour fonctionner plus efficacement.

Les clients bénéficient également d'une politique claire, car ils savent ce qu'ils doivent faire pour organiser un enregistrement tardif. La mise à disposition d'options d'enregistrement tardif peut augmenter la probabilité que certains clients choisissent votre hôtel. Cela peut améliorer la satisfaction des clients en leur permettant d'arriver à une heure qui correspond à leurs projets de voyage.

Vidéo : Quelle est l'heure d'enregistrement à l'hôtel ?

8 bonnes pratiques pour gérer les arrivées tardives dans un hôtel

Dans les sections qui suivent, vous pouvez lire quelques stratégies clés et bonnes pratiques pour un service hôtelier d’enregistrement tardif.

1. Donnez la priorité à une communication claire avec les invités

Vous devez privilégier une communication claire avec vos clients concernant les services d'enregistrement tardif de votre hôtel. Soyez transparent sur vos horaires d'enregistrement, sur le fonctionnement des enregistrements tardifs et sur la manière dont les clients peuvent demander un enregistrement tardif.

Une communication claire avec les clients est importante car elle permet de gérer les attentes. Lorsque les clients savent ce qu'ils doivent faire, ils peuvent profiter d'une expérience d'arrivée agréable, sans frustrations inutiles.

Inclure les informations d'enregistrement dans les e-mails de confirmation, les e-mails préalables à l'arrivée et commercialisation de l'hôtel contenu. Essayez de faire en sorte qu'il n'y ait pas de réelle place pour la confusion et vous faciliterez la vie des clients et des employés de votre hôtel.

2. Créez et fournissez un processus d'enregistrement 24h/24 et 7j/7

L'une des meilleures façons de gérer un hôtel avec enregistrement tardif est de créer un processus d'enregistrement 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Cela permettra aux clients d'arriver à tout moment et de toujours bénéficier de la chambre réservée dans votre hôtel.

Un service d'enregistrement tardif 24h/24 et 7j/7 séduira un grand nombre de clients et pourra les inciter à choisir votre hôtel plutôt qu'un concurrent. Il s'impose rapidement comme l'un des plus grands différenciateurs concurrentiels dans le secteur. hôtellerie.

Il existe ici toute une gamme d'options possibles, notamment la présence de personnel à la réception 24h/24 et 7j/7, l'utilisation d'enregistrements mobiles, la mise à disposition de systèmes d'entrée sans clé ou la mise à disposition de bornes libre-service dans la zone de réception.

Vidéo : Procédure d'enregistrement et de départ à l'hôtel

3. Investissez dans une formation et un coaching de haute qualité

Le service d'enregistrement tardif d'un hôtel repose sur la qualité du personnel de la réception. La formation est donc essentielle. Concentrez-vous sur la préparation du personnel pour qu'il puisse enregistrer efficacement les nouveaux arrivants et gérer les problèmes les plus courants qui peuvent survenir.

La formation est essentielle car le personnel doit parfaitement comprendre vos politiques et procédures d'enregistrement tardif. Il doit également savoir comment gérer les arrivées tardives et certains des défis qu'elles peuvent présenter.

Il peut également être nécessaire d’apprendre au personnel comment résoudre les problèmes liés à la technologie d’auto-enregistrement.

4. Attribuer des chambres d'hôtel à l'aide d'un processus flexible

L'enregistrement tardif dans un hôtel nécessite souvent une certaine flexibilité, et la meilleure approche consiste à s'y préparer à l'avance. Essayez de garder une ou deux chambres dans lesquelles vous pourrez vous tourner en cas de crise.

Ce type de flexibilité est important car les arrivées tardives peuvent rendre difficile de déterminer si les clients ne se sont pas présentés et si des chambres sont disponibles pour être réaffectées. de rechange, tu peux t'en occuper.

En prime, cette flexibilité peut également vous permettre de résoudre des situations de surréservation. Vous pouvez également proposer ces chambres à des personnes qui souhaitent une chambre d'hôtel à la dernière minute.

5. Créer un document sur la politique d'enregistrement tardif

Il est important non seulement de créer votre politique d'enregistrement tardif dans votre hôtel, mais également de la documenter. Décrivez ce qui est considéré comme un enregistrement tardif, comment ces enregistrements fonctionnent et ce que vous allez facturer pour les privilèges d'enregistrement tardif.

Il est essentiel d'avoir une politique claire, car cela signifie que vous pouvez vous y référer lorsque vous rencontrez des problèmes. Cela vous permet également de fournir aux clients des informations claires sur ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire.

Votre politique peut être utilisée en interne parmi gestion de l'hôtel et le personnel, mais une version devrait également être accessible au public.

6. Utilisez efficacement les notifications numériques

Les notifications numériques peuvent fournir au personnel des informations précieuses sur l'heure d'arrivée prévue d'un client. Parallèlement, des notifications peuvent également être envoyées aux clients, leur fournissant des mises à jour ou des détails utiles.

L'intérêt des notifications réside dans la rapidité de la transmission des informations. Ainsi, un client peut être informé de l'heure limite à laquelle il peut s'enregistrer ou un membre du personnel peut être informé de l'heure à laquelle il doit avoir une chambre prête.

Le logiciel hôtelier peut être essentiel pour envoyer des notifications internes. De plus, avoir votre propre application mobile est l'un des plus grands avantages tendances hôtelières et une application peut être utilisée pour envoyer des notifications sur le téléphone d'un invité.

7. Exploitez les enregistrements tardifs comme source de revenus

Une bonne façon de rendre les arrivées tardives mutuellement avantageuses est de facturer un petit supplément pour cette option. Cela permet aux clients de bénéficier du service, mais votre hôtel gagne également quelque chose grâce à ces réservations.

Le fait de facturer un supplément pour les services d'enregistrement tardif peut améliorer la santé financière de votre entreprise. Dans un secteur concurrentiel, il vaut la peine de tirer le meilleur parti de toutes les sources de revenus disponibles.

Vendre des enregistrements tardifs en supplément permet également de justifier plus facilement le travail supplémentaire impliqué dans la gestion de ce service.

Enregistrement tardif à l'hôtel

8. Essayez d’établir des partenariats de transport

Essayez de collaborer avec des sociétés de transport de la région pour fournir des services aux personnes qui utilisent votre service d'enregistrement tardif dans votre hôtel. Il peut s'agir de sociétés de taxi locales, de services de voitures privées et de sociétés de location de voitures.

Collaborer avec des entreprises de transport locales peut leur permettre de générer des revenus supplémentaires, tout en garantissant l'arrivée en toute sécurité de vos invités. Cela augmente la satisfaction des clients et donne une première impression positive.

Explorez différentes solutions dans ce domaine, notamment les entreprises de covoiturage et de location de vélos. Plus vous aurez de choix, plus il sera facile de proposer des solutions aux clients.

Surmonter les défis liés aux services d'enregistrement tardif dans les hôtels

Si vous proposez un enregistrement tardif dans un hôtel, vous devrez apprendre à résoudre les problèmes courants :

  • Surréservations : Envisagez différentes options pour gérer les surréservations. Essayez de garder une ou deux chambres disponibles, utilisez des solutions logicielles de haute qualité et créez des partenariats avec d'autres hôtels.
  • Défis de sécurité : Les clients qui utilisent les services d'enregistrement tardif des hôtels peuvent aggraver les problèmes de sécurité. Utilisez des systèmes de vidéosurveillance et de sécurité des portes et assurez-vous d'avoir suffisamment de personnel pour optimiser la sécurité dans votre hôtel.
  • Attentes : La meilleure façon de gérer les attentes des clients est d'être aussi clair et transparent que possible. Communiquez vos politiques aux clients par e-mail, sur votre site Web, sur les réseaux sociaux et via d'autres canaux.

Comprendre les solutions d'enregistrement anticipé dans les hôtels

Les services d'enregistrement anticipé et d'enregistrement tardif peuvent parfois aller de pair, mais ce n'est pas toujours le cas. Un service d'enregistrement anticipé permettra aux clients de s'enregistrer avant l'heure d'enregistrement établie, qui se situe souvent entre 14h et 16h. Les enregistrements anticipés représentent parfois un plus grand défi pour les équipes de ménage que les options d'enregistrement tardif, mais les problèmes de sécurité peuvent être plus faciles à résoudre. à surmonter, car les invités n'arrivent pas pendant la nuit.

Dans le «Hôtels à enregistrement anticipé: optimisez l'expérience client et les revenus hôteliersDans cet article, vous découvrirez tout ce que vous devez savoir sur la manière d’exploiter un service d’enregistrement anticipé et d’en faire un succès.

Exploration de l'optimisation du check-out des clients dans un hôtel

Un hôtel qui propose un check-in tardif devra également tenir compte du processus de check-out, qui intervient lorsque le client quitte l'hôtel. Il s'agit d'une étape cruciale du parcours client, où la facturation et les transactions financières ont généralement lieu. Les clients souhaitent souvent un certain degré de flexibilité et les hôtels doivent également s'assurer que le processus est aussi efficace que possible.

Dans le «Processus de départ de l'hôtel: conseils pour optimiser le départ des clientsDans cet article, vous découvrirez comment créer un processus de paiement robuste et efficace qui laisse aux clients une expérience positive.

Les offres d'enregistrement tardif des hôtels peuvent être importantes pour les clients et peuvent faire la différence entre une personne qui réserve dans votre hôtel plutôt que dans un concurrent. Les clients apprécient la flexibilité et si vous utilisez les stratégies décrites ci-dessus, vous pouvez mettre en œuvre un service d'enregistrement tardif efficace et donner aux nouveaux arrivants une excellente première impression.

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Cet article est rédigé par :

Martijn Barten

Bonjour, je suis Martijn Barten, fondateur de Revfine.com. Avec 20 ans d'expérience dans l'industrie hôtelière, je me spécialise dans l'optimisation des revenus en combinant revenue management avec des stratégies marketing. J'ai développé, mis en œuvre et géré avec succès des stratégies revenue management et de marketing pour des propriétés individuelles et des portefeuilles multi-propriétés.