Les hôtels perdent des millions de dollars grâce à leurs ventes groupées. Voici pourquoi (et comment y remédier)

Il existe un curieux paradoxe dans l'industrie hôtelière. Les hôtels sont passés maîtres dans l'art de permettre à leurs clients de réserver facilement une chambre individuelle pour une nuit. Pourtant, dès qu'un groupe entre en jeu, qu'il s'agisse d'une réservation pour une équipe d'entreprise, un club sportif ou un événement nécessitant des chambres et des espaces de réunion, tout le processus s'arrête. Soudain, place aux chaînes d'e-mails, aux appels d'offres manuels et à un processus de vente plus adapté aux années 1990 qu'à un secteur qui se targue d'une hospitalité sans faille.

Et si les réservations de groupe étaient aussi simples, efficaces et génératrices de revenus que les réservations de passage ? La solution ne réside pas seulement dans l'automatisation. Il s'agit de repenser la façon dont les hôtels commercialisent leurs services aux groupes.

La fuite de revenus dont personne ne parle

Il y a un responsable des recettes d'un hôtel quelque part en ce moment, probablement dans un bureau mal éclairé, obsédé par les tarifs des chambres, les recettes par nuit et les objectifs d'occupation. Mais voici un sujet qui revient rarement dans la conversation : combien de réservations de groupe sont perdues avant même d'être enregistrées dans le système ?

Voici la dure réalité :

• Le temps de réponse tue les affaires. Les organisateurs d'événements et les agences de réservation d'entreprise multiplient les appels d'offres. La première réponse satisfaisante est souvent gagnante.
• L’opacité des prix entraîne une baisse. Le client moderne s'attend à une disponibilité et des prix instantanés, pas à un e-mail disant : « Nous vous répondrons dans les 48 heures. »
• Un service irrégulier décourage les clients réguliers. Pourquoi un agent de réservation d'entreprise devrait-il réexpliquer ses exigences à chaque fois qu'il s'engage avec une nouvelle propriété ?

Les clients de groupe ne sont pas perdus à cause d'une demande insuffisante, mais parce que les hôtels ne facilitent pas l'achat.

Pourquoi les ventes de groupe devraient fonctionner comme le commerce électronique

Imaginez si Amazon fonctionnait comme la plupart des hôtels pour les réservations de groupe. Vous ajouteriez quelques articles à votre panier, cliqueriez sur “vérifier,“ et au lieu d'une confirmation instantanée, vous recevrez un e-mail disant :

Merci de l'intérêt que vous portez à ces produits. Notre équipe commerciale examinera votre demande et vous répondra sous 48 heures.

Vous abandonneriez ce panier immédiatement. Pourtant, c'est exactement ainsi que fonctionnent les réservations de groupe dans la plupart des hôtels. Le secteur a passé des années à perfectionner les flux de réservation automatisés, tandis que les ventes de groupe se font encore par e-mail, appels téléphoniques et négociations interminables.

La solution ? Un Système central de réservation (CRS) pour les voyages d'affaires de groupeUn système qui s'intègre parfaitement à chaque canal de vente, fournit une disponibilité et des prix en temps réel et rend l'ensemble du processus aussi simple qu'une réservation transitoire directe.

Couvrant tous les canaux de vente : en ligne, hors ligne et indirects

Pour gérer les ventes de groupe, les hôtels ont besoin d'une solution universelle couvrant tous les modes de réservation des clients. Ces solutions peuvent être classées selon les trois grandes catégories suivantes :

1. Ventes hors ligne (traditionnelles, mais toujours pertinentes)
   • Ventes par téléphone, par e-mail et en personne
   • Un CRS de groupe garantit que ces demandes ne se perdent pas dans une boîte de réception encombrée et que les réponses sont rapides et traçables.

2. Ventes directes en ligne (l'opportunité manquée évidente)
   • Un moteur de réservation de groupe sur le site Web de l'hôtel
   • Permet aux clients de visualiser instantanément les prix et la disponibilité, réduisant ainsi le volume des demandes de propositions et augmentant la conversion directe

3. Ventes indirectes en ligne (où l'échelle se produit)
   • OTA, sociétés de gestion de voyages (TMC) et plateformes tierces
   • Sans système centralisé, les hôtels ont du mal à gérer les activités de groupe sur plusieurs plateformes

La plupart des hôtels excellent sur un ou deux de ces canaux, mais rares sont ceux qui les intègrent tous les trois. C'est là qu'un CRS pour les groupes devient un multiplicateur de revenus, garantissant que chaque demande, quelle qu'en soit la source, est saisie, traitée et convertie.

Les hôtels intermédiaires dont ils ont désespérément besoin

Il ne s'agit pas seulement d'automatiser les réservations de groupe. Il s'agit de relier les points.

Un CRS de groupe agit comme intermédiaire, assurant une communication fluide entre tous les différents logiciels, y compris, mais sans s'y limiter :

• PMS – pour que les chambres restent précises et disponibles
• Logiciel de vente et de restauration – les salles de réunion, les installations audiovisuelles et les forfaits de restauration sont donc pris en compte
• Systèmes CRM – afin que les hôtels puissent suivre les prospects et assurer un suivi efficace
• RMS – les prix s’ajustent donc de manière dynamique plutôt que de s’appuyer sur des grilles tarifaires statiques et obsolètes

Sans ce niveau d’intégration back-end, les hôtels laissent de l’argent sur la table et cèdent des affaires à des concurrents qui réagissent plus rapidement.

Le véritable retour sur investissement : revenus, efficacité et expérience

Les hôtels demandent souvent : « Quel est le retour sur investissement d’un CRS de groupe ? » La vraie question est : quel est le coût de l’absence de système ?

Les organisateurs de réunions et les entreprises clientes attendent des réponses immédiates, une communication fluide et des tarifs transparents. Sans système centralisé, les hôtels risquent des délais de réponse longs, des opportunités manquées et des processus de vente inefficaces. Un CRS apporte une valeur ajoutée dans les domaines clés suivants :

• Plus de revenus. Les hôtels réagissent plus rapidement, ce qui entraîne des taux de conversion plus élevés
• Gain de temps. Les équipes commerciales consacrent moins de temps à l'administration et plus de temps aux réservations à forte valeur ajoutée.
• Meilleure expérience. Les clients bénéficient de tarifs et de disponibilités instantanés. Les hôtels bénéficient d'un suivi et de conversions fluides.

La différence entre gagner une vente groupée et la perdre réside souvent dans la rapidité, la transparence et la commodité.

Repenser les activités de groupe pour l'avenir

Si l'industrie hôtelière veut être compétitive à l'ère du numérique, il est temps de traiter les ventes de groupe comme des ventes transitoires avec automatisation, efficacité et une expérience de réservation sans friction.

Il est temps de repenser la façon dont les hôtels vendent leurs prestations aux groupes. Les outils existent, la demande est là, et l'opportunité est trop belle pour la laisser passer. La seule question qui reste est : combien de temps les hôtels continueront-ils à faire attendre leurs clients ?

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