Meilleurs conseils pour commercialiser et vendre des espaces de conférence et d'événements

« Vendez de l'expérience. Pas de l'espace.

Utilisez votre équipe commerciale pour expliquer aux prospects comment organiser le meilleur événement possible. C'est votre ticket d'or pour vous démarquer de la mer de belles propriétés qui existent.

Hôtels indépendants, c'est votre chance de vous démarquer. Contrairement aux chaînes de marques, vous avez la possibilité de mettre en avant ce qui vous distingue vraiment : l'expertise de votre équipe sur votre site Web.

De trop nombreux hôtels perdent des revenus en ne mettant pas en valeur les connaissances de leur équipe. Bon nombre de nos partenaires constatent que plus de la moitié de leurs opportunités d'organiser de petites réunions proviennent d'organisateurs peu ou pas expérimentés. Ces novices ont une tonne de questions et ont besoin d'un coup de main, mais la plupart des sites Web d'hôtels s'adressent à des organisateurs expérimentés qui sont prêts à soumettre une demande de proposition.

Voici un défi :

• Visitez votre propre site Web comme si vous étiez un planificateur débutant qui commençait tout juste ses recherches. Est-il convivial ?
• Proposez-vous des ressources, des FAQ, un formulaire simple pour les demandes de renseignements ou des vidéos pédagogiques ?

Les prospects veulent travailler avec des personnes en qui ils ont confiance. Encouragez votre équipe commerciale à partager son expertise et sa personnalité sur les réseaux sociaux, notamment sur LinkedIn, qui déploie un onglet de flux vidéo similaire à TikTok. Il s'agit d'un outil incroyable pour les experts en la matière qui souhaitent informer les prospects.

Les ventes sont beaucoup plus faciles lorsque les prospects savent déjà qui vous êtes. Alors, soyez audacieux, informez-vous et laissez l'expertise de votre équipe faire la différence.

« Il peut être difficile de cibler les décideurs des entreprises susceptibles d’être intéressées par la location d’espaces de conférence et d’événements. De plus, la concurrence peut être féroce, surtout dans les grandes villes.

En termes de canaux de marketing numérique, LinkedIn est le choix idéal pour la plupart des entreprises, car il offre la possibilité de cibler les postes et les entreprises, et les publicités laissent de la place aux visuels. Cependant, vous devrez disposer d'un budget raisonnable et d'un public cible suffisamment large. Pour que le budget dépensé en vaille la peine, il serait formidable que les invités professionnels passent également la nuit sur place. Pensez-y dans votre emballage et votre message.

Étant donné que Microsoft est propriétaire de LinkedIn, la publicité via Bing avec le ciblage LinkedIn pourrait être une alternative.

Si vous souhaitez attirer uniquement des entreprises locales, il serait peut-être plus judicieux d’organiser un événement auquel vous inviteriez les entreprises que vous souhaitez cibler. Vous pourrez leur faire visiter la propriété et nouer des contacts sur un plan personnel.

« Commencez par regrouper les forfaits pour simplifier le processus de planification et mettre en avant la valeur ajoutée. Proposer des tarifs tout compris qui couvrent les chambres, la nourriture, l'audiovisuel et l'espace de réunion permet aux clients de comprendre et d'apprécier plus facilement vos offres. Lorsque j'étais chez Dolce Hotels and Resorts, nos forfaits de réunion complets simplifiaient la prise de décision et rendaient nos services plus attractifs. De plus, des événements uniques à valeur ajoutée comme les concours Iron Chef, les tables des chefs et les concours culinaires incitent les participants à s'engager et à dépenser davantage pour l'établissement, améliorant ainsi leur expérience et générant des revenus supplémentaires.

Mettre l’accent sur les activités de team-building peut ajouter une valeur significative à tout événement. Proposer une variété d’exercices de team-building sur mesure répond aux besoins spécifiques des clients et enrichit leur expérience globale. Chez Dolce, nos activités de team-building personnalisées ont été un facteur clé de notre succès, offrant à nos clients des raisons supplémentaires de choisir nos lieux. Il est également essentiel de mettre en avant votre capacité à proposer des solutions flexibles et personnalisées. Présentez des événements passés pour illustrer votre flexibilité et votre créativité, aidant ainsi les clients potentiels à visualiser les possibilités.

Il est essentiel de tirer parti des témoignages et des études de cas de vos anciens clients pour renforcer votre crédibilité et gagner la confiance de vos clients. Le partage d'histoires de réussite et de commentaires positifs met en valeur votre expérience en matière de prestation de services irréprochables et d'expériences mémorables. Chez Dolce, les témoignages de clients satisfaits ont joué un rôle crucial pour attirer de nouveaux clients. De plus, un marketing numérique efficace et une utilisation efficace des médias sociaux sont puissants. Lancez des campagnes en ligne ciblées et engagez des clients potentiels via les plateformes de médias sociaux pour présenter vos offres uniques et vos événements réussis passés. Les mises à jour en temps réel et le contenu en coulisses suscitent un intérêt et un engagement considérables.

Enfin, proposer des visites détaillées du site et des visites virtuelles de vos espaces événementiels peut avoir un impact considérable. Ces aperçus immersifs aident les clients potentiels à visualiser leurs événements dans votre établissement, ce qui les rend plus susceptibles de s'engager. Chez Dolce, la fourniture de visites virtuelles a permis aux clients d'explorer nos espaces à distance, facilitant ainsi leur processus de prise de décision. En regroupant les packages, en créant des événements attrayants, en mettant l'accent sur la consolidation d'équipe, en proposant des personnalisations, en tirant parti des témoignages, en utilisant le marketing numérique et en proposant des visites immersives du site, vous pouvez commercialiser et vendre efficacement vos espaces de conférence et d'événement, en établissant des relations clients durables.

« Montrez que votre offre est unique. Lorsque vous créez du contenu, plongez le lecteur dans l’expérience qu’il appréciera. Fournissez des images et assurez-vous que vos réseaux sociaux reflètent l’expérience que vous vendez. »

« Cela dépend de votre marché cible. D’un point de vue marketing, il est essentiel d’aider les ventes à atteindre leurs objectifs et à communiquer. Le marketing peut vous aider à créer des newsletters B2B en exportant des segments du CRM de vente, à lancer des campagnes Google Ads/PPC ciblées, à lancer des campagnes sur les réseaux sociaux (en particulier pour les événements sociaux comme les mariages/événements de la vie), à cibler des campagnes EproDirect ou ConventionPlanIt, à organiser un partenariat avec HotelPlanner et à créer des flyers/vidéos liés aux espaces de réunion. »

« Planifier un événement d’entreprise est un processus très complexe qui comporte de nombreux éléments. Vous pouvez simplifier le travail de planification des réunions/événements en :

• Proposez un contenu de qualité sur votre site Web concernant vos réunions et événements. Faites-le de la manière la plus descriptive possible, en incluant des éléments tels que les plans d'étage, les différentes configurations, l'équipement audiovisuel, les informations sur le Wi-Fi, etc.
• Avoir la capacité d'appel d'offres sur le site Web avec des capacités de réponse aux informations immédiates.
• Affichez le calendrier de disponibilité de votre espace événementiel et de votre hébergement de groupe lié au PMS de la propriété et à son module de vente et de restauration.
• Disposer de fonctionnalités de création de réunions/événements page optimisées par le CMS (système de gestion de contenu) du site Web pour permettre la personnalisation des événements page avec un moteur de réservation intégré et des tarifs de groupe négociés. L'un de nos clients disposait de plus de 5 000 événements page de ce type, ce qui permettait aux organisateurs de réunions d'envoyer un événement page aux participants avec l'ordre du jour, les informations sur l'événement, les capacités de réservation, etc.
• Pour les petits groupes d'entreprises, les hôteliers doivent activer un moteur de réservation de groupe comme GroupSync Engage sur le site Web de leur établissement. GroupSync de Groups360 a été créé pour que les hôtels puissent proposer la réservation directe de chambres et d'espaces de réunion. Il est utilisé par de nombreuses marques indépendantes, petites, moyennes et grandes comme Accor, IHG, Hilton et Marriott.

La commercialisation de vos espaces de réunions et d'événements et de vos produits est très simple :

• Comme mentionné, créez une section Réunions et événements robuste sur le site Web de la propriété et optimisez-la pour le référencement.
  Lancez des campagnes de marketing de recherche autour de votre produit de réunion. Les organisateurs de réunions recherchent un certain nombre de mots clés liés aux réunions, par exemple « Hôtel de conférence au centre-ville de Houston », etc.
• Lancez des initiatives de marketing de contenu B2B autour de votre produit de réunions pour engager les planificateurs de groupes d'entreprise : publications et études de cas LinkedIn, livres blancs, conférenciers et participations à des panels, annonces de récompenses, tirages au sort, etc.
• Rejoignez les initiatives marketing Cvent.

Semblables aux tentacules d’une pieuvre, votre marketing B2B fait connaître l’hôtel, son produit de réunion et sa proposition de valeur, et joue un rôle important pour inciter les organisateurs de réunions et d’événements à choisir votre hôtel.

« Chez RevenYou, nous travaillons avec des petits fournisseurs d’hébergement indépendants. La plus grosse erreur que nous leur voyons commettre est de ne pas avoir de photos ou des photos datées. Les humains sont très visuels et, par conséquent, ils veulent voir ce qu’ils envisagent d’acheter.

Si vos photos sont vieilles, obsolètes et floues, personne ne va s'empêcher de faire défiler la page pour regarder votre annonce. Lorsque vous organisez une séance photo, prenez le temps de mettre en scène vos pièces. Disposez-les comme vous le feriez pour divers événements. Salle de conférence, Cabaret, Théâtre, Dîner. Ajoutez les fleurs et les centres de table. Prenez le temps de repasser les nappes et d'ajouter l'éclairage. Cachez les câbles, abaissez les sièges des toilettes et retirez les poubelles.

Assurez-vous que votre photographe prend des photos variées. En format paysage pour les agences de voyages en ligne et en format portrait pour les réseaux sociaux. Actualisez votre brochure tous les ans et assurez-vous qu'elle peut être téléchargée sur votre site Web afin que les personnes qui parcourent votre site à 21 heures puissent trouver des réponses immédiatement et n'aient pas à attendre votre arrivée au bureau le lendemain.

Une fois que vous avez de bons supports et de superbes photos, investissez dans la formation du personnel. La personne qui répond au téléphone peut-elle vendre ? Chez RevenYou, nous avons récemment effectué une série d'appels à des concurrents basés uniquement sur des événements et avons été choqués par la façon dont le téléphone a été répondu. Sur dix hôtels appelés, nous n'avons reçu de brochures que de cinq. L'un nous a dit que la personne à qui nous devions parler était en réunion (il y a tellement de réunions), un autre ne savait pas comment transférer notre appel et un troisième ne pouvait nous aider que si nous envoyions notre demande par e-mail. Deux n'ont pas répondu au téléphone ou n'ont pas renvoyé les messages vocaux. Nous n'aurions réservé qu'un seul lieu en raison de la confiance, de l'enthousiasme et de l'intérêt réel du vendeur pour notre événement. Sachez à qui vous êtes en compétition et comment vous pouvez les surpasser.

Ensuite, créez une liste de prospects en fonction des utilisateurs passés, des demandes perdues, des événements futurs, des visites et des groupes, des agences clés et des entreprises clés en déplacement dans votre région. Demandez à votre meilleur vendeur de commencer à appeler et assurez-vous que chaque appel est suivi en envoyant vos documents de support. Gardez une trace de vos appels et des conversations que vous avez eues afin de pouvoir revoir la liste d'appels la semaine prochaine et le mois prochain.

« Faites de la rétro-ingénierie pour savoir qui aurait réellement besoin de votre espace. La taille et l'ambiance d'un espace détermineront souvent qui serait le mieux placé pour l'utiliser.

Une fois que vous avez fait cela, déterminez votre TAM (Total Addressable Market) : quel est le plus grand marché que vous pouvez cibler pour utiliser cet espace ? Par exemple, les mariages, les événements professionnels, les petites expositions de boutiques ? Déterminez le marché de masse.

Développez maintenant un landing page adapté aux problèmes et aux besoins de ce TAM. Vous pouvez avoir un ou plusieurs « TAM », alors développez quelques landing page qui s'adressent à ce marché.

Effectuez maintenant un test : exploitez les publicités Facebook (et Google Ads si la recherche par mot-clé est élevée pour un terme de recherche particulier qui correspond à ce que votre TAM recherche sur Google). Placez une annonce avec un ciblage basé sur les intérêts ZÉRO (pour vous offrir la plus grande portée avec le coût par clic le plus bas) avec une annonce qui appelle spécifiquement un TAM à utiliser votre espace pour l'utilisation finale prévue (réception de bureau, exposition, gala, etc.). Qualifiez le marché au niveau de l'annonce.

Observez maintenant le taux de clics et le taux de conversion sur une page de destination page. Celui qui a obtenu les taux de conversion et de clics les plus élevés sur l'annonce vous donnera une idée de qui pourrait trouver votre espace le plus désirable. Lorsque vous êtes en appel commercial, ne dites pas de bêtises. Posez des questions ciblées telles que « Qu'est-ce qui vous a poussé à cliquer sur l'annonce et à vous renseigner ? », « À quoi comptez-vous utiliser l'espace ? », « Pourquoi souhaitez-vous utiliser notre espace plutôt qu'un autre », etc. Il s'agit d'informations essentielles qui vous aideront à mieux comprendre votre marché cible afin d'optimiser votre campagne.

Exploitez maintenant ces données pour cibler davantage cette niche et créer une offre irrésistible qu’ils se sentiraient stupides de refuser.

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Si vous n'avez pas beaucoup d'argent pour faire de la publicité, vous pouvez contacter des organisateurs d'événements sur des sites comme meetup.com et proposer votre espace à la location avec quelque chose d'inclus gratuitement pour adoucir une offre qui fera connaître votre espace. Vous pouvez ensuite enregistrer le contenu de ces événements et simplement booster vos publications pour $1 par jour sans ciblage basé sur les intérêts pour vous offrir la plus grande portée.

Quiconque regarde votre contenu pendant plus de 50% devrait recevoir une autre vidéo de témoignages.

Quiconque regarde cette vidéo sur 50% devrait recevoir une vidéo d'offre commerciale irrésistible commençant la vidéo par les mots exacts « Hé, je vois que vous avez regardé nos vidéos et nous avons pensé que vous étiez peut-être intéressé par la location de l'espace… [présenter l'offre]… [ajouter un appel à l'action] ».

« Une bonne pratique consisterait à mettre en valeur des caractéristiques uniques telles que l’emplacement, la technologie et la flexibilité.

Ensuite, utilisez des visites virtuelles pour présenter l'espace en ligne et permettre aux clients potentiels de visualiser facilement leurs événements, ce qui est particulièrement utile lorsqu'ils sont basés à distance. Cela devient désormais une évidence, donc si vous ne le faites pas, vous êtes hors course dès le départ.