Conseils pour la réservation en ligne et l’optimisation du marketing de réunions et d’événements

« Ah, l'énigme des réservations d'événements en ligne. Premièrement, j'utilise le terme événement pour TOUT rassemblement formel (symposium, atelier, congrès, conférence, activité sociale, etc.). Et cela signifie à lui seul que votre système doit être suffisamment LARGE pour restreindre les choix de l’utilisateur. Vous devez répertorier tous les types d'événements possibles comme une PREMIÈRE étape de « meilleures pratiques », puis les affiner par taille, date, équipements ou lieux spécifiques (c'est-à-dire, front de mer extérieur, toit-terrasse, etc.) afin que l'événement soit le plus personnalisé. La demande de proposition (RFP) est meilleure, plus l'utilisateur final se sent mieux quant à vos connaissances en matière de gestion des événements.

Le processus doit également recueillir des informations dans un format aussi complet que possible afin que votre personnel commercial ne se retrouve pas à poser davantage de questions lors d'un premier chat virtuel ou d'un premier appel téléphonique. Au lieu de cela, ils devraient déjà en savoir beaucoup sur l’événement et disposer de nombreuses informations avec lesquelles discuter AVANT de commencer la conversation d’introduction. Pour moi, les lieux les plus préparés ont déjà proposé plusieurs idées JUSTE à partir de mes informations personnelles. Honnêtement, je pousse au fond des choix les lieux qui me reviennent avec leur premier appel ou leur réunion Zoom en disant « Bonjour. Recommençons votre réunion à zéro. Pourquoi diable ai-je passé 20 minutes à saisir des informations détaillées ?

Encore une fois, posez des questions pertinentes en commençant par une ÉNORME variété de possibilités d'événements, puis en utilisant un système qui pose stratégiquement des questions et des informations de suivi en fonction de la première entrée du type d'événement. Ensuite, répondez au client demandeur dans les 12 heures si possible, ou dans les 24 heures maximum. Cela inclut les week-ends et les jours fériés. Quelqu'un dans l'hôtel doit pouvoir surveiller cette plateforme jour et nuit, 7 jours sur 7, 365 jours par an.

Enfin, participez à votre première conversation avec un arsenal de matériel déjà préparé. Si les dates ne conviennent pas, vous devriez toujours avoir tous les autres éléments afin de pouvoir convaincre le client que vous êtes parfaitement préparé et qu'il devrait même envisager une semaine avant ou plus tard en raison de votre expertise personnelle et de votre capacité à le traiter comme un client. .

Avec le niveau de sophistication de la technologie actuelle, si vous ne personnalisez pas votre processus de demande d'événement en ligne en conséquence, l'un de vos concurrents fera forcément mieux et vous privera de vos clients potentiels (et existants).

« En raison de la pandémie, le paysage des groupes a connu un changement radical avec la montée en puissance des organisateurs de réunions non professionnels et de la culture du travail à distance. De nombreuses entreprises ont choisi de ne pas faire appel à des planificateurs dédiés et ont réaffecté ces tâches aux administrateurs et autres membres du personnel. Le taux de rotation élevé a aggravé le problème.

Les réunions et événements de la plupart des sites Web d'hôtels supposent que le visiteur est un organisateur de réunions expérimenté, dépourvu de toute ressource utile ou d'un moyen simple de poser des questions de base. C'est une expérience intimidante pour beaucoup de nouveaux venus dans le processus. Une expérience de site Web hautement optimisée devrait idéalement répondre aux deux niveaux de planificateurs.

Pour les personnes expérimentées, offrez-leur la possibilité de gérer autant de processus qu’ils le souhaitent, y compris la possibilité de réserver eux-mêmes de petites réunions.

Pour l'urbaniste non professionnel, tout est question d'éducation. Incluez des ressources détaillées, des blogs, des FAQ et du contenu vidéo. Incluez également un formulaire de base à quatre champs pour les questions de base et les demandes de renseignements faciles. Ils ne disposeront probablement pas des informations nécessaires pour remplir un long formulaire de demande de propositions.

Certains de nos hôtels déclarent que jusqu'à la moitié de leur activité provient désormais de prospects ayant peu ou pas d'expérience dans la planification d'un événement.

« Du point de vue de l'invité/client, un module de réservation sur le site Web avec réservation instantanée pour l'utilisation diurne des lieux MICE serait très utile. Cela oblige les hôtels à être francs sur les prix, les extras optionnels, etc., mais cela permet également une prise de décision rapide. Les allers-retours entre le service MICE et le client peuvent prendre beaucoup de temps et nécessitent davantage de ressources de la part de l'hôtel. De plus, de nos jours, devoir appeler ou envoyer un courrier électronique pourrait être un obstacle pour certains.

Pour des demandes plus complexes et/ou des solutions haut de gamme, il est bien entendu judicieux d'avoir un interlocuteur personnel pour des offres et des solutions sur mesure. Une relation à long terme peut alors commencer à se construire et dans laquelle il vaut la peine d’investir.

Sur le plan marketing, vous pouvez utiliser les avantages de votre message pour attirer les utilisateurs, tels que la « réservation facile », la « dernière minute » ou les « solutions sur mesure » – en fonction de la complexité de la réservation. Concentrez-vous sur les plateformes B2B pour toucher les bons décideurs.

« Les sites Web améliorés par l'IA, dotés de chatbots interactifs pilotés par l'IA, fournissent une assistance réactive, répondant aux questions et aidant aux réservations. L'analyse prédictive personnalise l'expérience de navigation en anticipant les préférences des clients. Les systèmes de réservation automatisés rationalisent les opérations grâce à la synchronisation du calendrier, à l'attribution automatique des chambres et aux mises à jour en temps réel. Les visites virtuelles utilisant la réalité augmentée permettent de visualiser efficacement les espaces événementiels. La personnalisation implique également l'IA analysant les données pour adapter l'expérience de réservation avec des recommandations de forfaits personnalisées et une tarification dynamique.

En marketing, l’IA est cruciale pour cibler et engager des clients potentiels. Les algorithmes d’IA permettent une publicité numérique ciblée, identifiant et atteignant efficacement les prospects, notamment sur les réseaux sociaux et les moteurs de recherche. Les campagnes par e-mail automatisées basées sur l'IA améliorent l'engagement en segmentant les audiences et en envoyant des messages personnalisés. Les outils d'IA jouent également un rôle clé dans l'analyse des tendances des médias sociaux, en aidant à la création de contenu qui trouve un écho auprès du public et en automatisant les réponses pour une interaction cohérente. De plus, l’IA améliore la personnalisation du contenu sur les sites Web et les réseaux sociaux et améliore le classement dans les moteurs de recherche grâce au référencement.

Les meilleures pratiques incluent la création d'interfaces conviviales pour les sites Web et les plateformes de réservation, l'optimisation pour les utilisateurs mobiles et l'utilisation de l'IA pour établir des boucles de rétroaction permettant de recueillir et d'analyser les commentaires des clients en vue d'une amélioration continue. Il est également essentiel de maintenir des normes élevées de sécurité et de confidentialité, notamment en conformité avec les lois sur la confidentialité des données.