I sistemi POS, o sistemi di punti vendita, possono migliorare in modo significativo le operazioni quotidiane per le aziende del settore dell'ospitalità e possono anche migliorare l'esperienza del cliente. In questo articolo, puoi saperne di più su un sistema POS, come funziona, perché può essere vantaggioso e come puoi ottenere il massimo da uno.

Sommario:

Che cos'è un sistema POS?

Un sistema POS, o sistema di punti vendita, è un sistema che può essere utilizzato per condurre transazioni al dettaglio. In sostanza, funge da strumento per l'elaborazione dei pagamenti. Tuttavia, ha una gamma di funzionalità molto più ampia rispetto a un registratore di cassa convenzionale, consentendo agli utenti di elaborare diversi tipi di pagamento, accedere a informazioni importanti, controllare le scorte e altro ancora.

I sistemi POS sono diventati più popolari nel settore dell'ospitalità perché le aziende del settore alberghiero devono effettuare vendite accedendo alle informazioni più aggiornate sugli inventari deperibili e ottimizzando i prezzi in base ai principi di gestione delle entrate. Poiché il sistema POS è un sistema integrato, le informazioni come i livelli delle scorte, il numero di vendite e le entrate totali possono essere aggiornate automaticamente in tempo reale.

Video: cos'è un sistema POS? Definizione di sistemi POS (Point of Sale) con esempi

Tipi di sistemi POS

I sistemi POS utilizzati nel settore dell'ospitalità possono essere ampiamente suddivisi in due tipi principali. È importante familiarizzare con cosa sono questi due tipi di sistemi POS, come differiscono l'uno dall'altro e quali sono le circostanze per l'uno o l'altro tipo utilizzato all'interno di un'organizzazione:

Sistemi POS basati su legacy

I sistemi POS legacy sono distribuiti in sede e i dati vengono archiviati localmente utilizzando i tuoi computer e dispositivi di archiviazione. Le commissioni anticipate tendono ad essere più elevate, ma in genere si tratta di una commissione una tantum, sebbene costi imprevedibili possano essere associati agli aggiornamenti e all'accesso al supporto, se necessario.

Sebbene l'approccio basato su legacy offra un maggiore controllo, è possibile accedere al sistema POS e ai dati associati solo utilizzando computer e sistemi interni. Per questo motivo, sta diventando un approccio meno popolare.

Sistemi POS basati su cloud

I sistemi POS basati su cloud sono un'alternativa più moderna e, come suggerisce il nome, questi sistemi utilizzano la tecnologia cloud per l'archiviazione e l'implementazione dei dati. L'approccio Software as a Service (SaaS) significa anche che è possibile accedere ai sistemi da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, in qualsiasi parte del mondo.

Quelli del settore dell'ospitalità che utilizzano sistemi POS basati su cloud pagheranno invece bassi canoni mensili di abbonamento, rendendo i costi più prevedibili. Tuttavia, è un modello che si basa sull'accesso continuo a Internet.

Elementi e strumenti dei sistemi POS

Esistono diversi strumenti ed elementi associati ai sistemi POS. Coloro che operano nel settore dell'ospitalità devono sapere cosa sono e come funzionano per contribuire al pacchetto complessivo.

Software per punti vendita

Il software POS si riferisce alle istruzioni e ai programmi che consentono ai sistemi POS di funzionare correttamente. Il software può includere vari strumenti, che vanno dalle basi, come consentire agli utenti di accedere alle informazioni sull'inventario ed effettuare vendite, a funzionalità più avanzate, come la funzionalità di coinvolgimento del cliente.

In alcuni casi, è anche possibile creare codici a barre, ordinare nuove scorte, gestire programmi di fidelizzazione dei clienti e altro ancora. Il software consente di eseguire tutte le diverse funzioni POS, ma anche di interconnetterle, in modo che i dati possano essere utilizzati in modi diversi e aggiornati su tutta la linea in tempo reale.

La complessa gamma di attività generalmente svolte quando si utilizzano i sistemi POS significa che il software POS deve essere di natura completa e in grado di far fronte a richieste elevate. Allo stesso tempo, il software deve avere un'interfaccia di alta qualità e di facile utilizzo, in modo che i dipendenti lo trovino facile da usare.

Diversi tipi di hardware POS

D'altra parte, l'hardware POS si riferisce ai componenti fisici che compongono il sistema POS. Per gli operatori del settore dell'ospitalità, alcuni dei principali esempi di hardware necessari per far funzionare un sistema POS completamente funzionante includono il registratore di cassa, un monitor o tablet con display visivo e un dispositivo per l'elaborazione dei pagamenti con carta.

A seconda della natura dell'attività di ospitalità, è possibile collegare hardware aggiuntivo al sistema POS, inclusi lettori di codici a barre, bilance o fotocamere. Nel corso del tempo, l'hardware del sistema POS si è esteso dai computer desktop o portatili ai dispositivi mobili, inclusi tablet e smartphone.

Questa compatibilità mobile significa che, in molti casi, gli strumenti per l'elaborazione dei pagamenti possono essere spostati nei locali fisici piuttosto che richiedere ai clienti di recarsi in una precisa area di pagamento.

Quali sono i costi di un sistema POS?

I costi associati all'utilizzo di un sistema POS nel settore dell'ospitalità possono essere ampiamente suddivisi in hardware, software e costi di elaborazione. C'è anche una grande varietà in quest'area, a seconda di quanto è avanzato il tuo sistema POS e di quali funzionalità opzionali vorresti includere.

Per le aziende che operano con budget, è possibile trovare soluzioni software mobili o tablet, che consentiranno di elaborare pagamenti con carta e contanti e collegare le informazioni ai dati interni, il tutto a prezzi molto contenuti, con solo una piccola tassa di elaborazione. Tuttavia, le opzioni più avanzate possono costare centinaia o addirittura migliaia di sterline. In genere, le soluzioni basate su cloud avranno costi iniziali inferiori.

L'importanza dei sistemi POS per il settore alberghiero

L'importanza dei sistemi POS è cresciuta notevolmente di recente, soprattutto quando sono emersi sistemi POS basati su cloud. Di conseguenza, non è più sufficiente pensare a un sistema POS paragonabile a un registratore di cassa al dettaglio. Questi sistemi sono ora soluzioni di servizi intelligenti con il potere di cambiare radicalmente le attività di ospitalità.

L'uso efficace di un sistema POS consente alle aziende di fornire un servizio rapido e conveniente ai clienti, consentendo loro di pagare beni e servizi in modo efficiente, utilizzando vari metodi, spesso senza la necessità di recarsi in un'area di cassa dedicata. Tuttavia, i vantaggi di un sistema POS vanno ben oltre l'esperienza del cliente.

I sistemi POS consentono una comunicazione istantanea e continua tra diversi reparti e anche diverse filiali della stessa attività. I sistemi possono aiutare a eliminare gli errori di calcolo e garantire che tutte le parti di un'azienda abbiano accesso alle informazioni più importanti relative all'inventario e alla disponibilità.

Se utilizzati a pieno effetto, i sistemi POS possono aiutare con report, analisi dei dati e vari altri processi interni cruciali per il successo aziendale. Inoltre, i migliori sistemi POS possono migliorare la produttività del personale, rimuovere attriti inutili, applicare automaticamente offerte speciali agli acquisti e aiutare con l'amministrazione aziendale.

3 punti deboli che potresti incontrare durante l'implementazione di un sistema POS nella tua azienda

Durante l'implementazione di un sistema POS all'interno di un'azienda del settore dell'ospitalità, potresti incontrare tre principali punti deboli. Puoi saperne di più su questi e su come superarli nelle sezioni seguenti.

1. Definisci l'ambito della tua attività e lo scopo del sistema POS al suo interno

Innanzitutto, è importante chiarire che le finalità di un sistema POS ei criteri per selezionarne uno possono differire in base alle dimensioni dell'azienda. Una piccola impresa locale che opera in un edificio può richiedere solo un sistema semplice. Tuttavia, se sei una catena di hotel o ristoranti, potresti aver bisogno di un sistema accessibile da qualsiasi luogo e gestito dall'esterno. Con questo in mente, dovresti definire la tua attività, i tuoi obiettivi e il motivo per cui hai bisogno di un sistema POS.

2. Definisci le funzioni di cui hai bisogno dal POS, inclusa l'analisi

Successivamente, l'utilizzo dell'ambito definito nell'ultimo passaggio è importante per individuare la funzionalità di cui hai bisogno dal tuo sistema POS. Hai bisogno di funzionalità di vendita al dettaglio? Funzionalità da asporto? Che ne dici di un negozio online? Hai bisogno di strumenti per l'analisi? Di quanta personalizzazione hai bisogno? All'interno di questo, devi anche prendere in considerazione i tuoi piani futuri e come le tue esigenze potrebbero cambiare nei mesi e negli anni a venire.

3. Formazione del personale per l'utilizzo dei sistemi POS

Sebbene i sistemi POS siano uno strumento potente nel settore dell'ospitalità, non sono solo utili per gestione dell'accoglienza. In realtà, il tuo personale ordinario dovrà utilizzare quotidianamente i sistemi POS, il che richiede una formazione. Tuttavia, è necessario pensare a questo in modo più olistico rispetto al semplice insegnare ai dipendenti come utilizzare le funzionalità fornite. In che modo il personale può identificare i momenti durante il checkout per l'upselling? Dove il personale può trovare informazioni su prodotti o servizi? Prova a formare i tuoi dipendenti per utilizzare l'intera gamma di strumenti.

Quanto è sicuro un sistema POS?

Sebbene i sistemi POS siano generalmente sicuri, possono essere vulnerabili per le aziende del settore dell'ospitalità, soprattutto a causa della quantità di dati sensibili allegati. Per questo motivo, è fondamentale adottare misure per ridurre al minimo eventuali minacce, che possono variare dalla formazione sulla consapevolezza della sicurezza all'utilizzo della crittografia.

Per ridurre le vulnerabilità, ci sono vantaggi nell'usare sistemi operativi come iOS per dispositivi Apple o Android o Chrome OS per altri dispositivi perché sono meno soggetti a virus e altre minacce dannose rispetto a Microsoft Windows. I dispositivi dovrebbero essere bloccati quando non sono in uso e le reti esterne non sicure dovrebbero essere evitate.

Sistemi POS e altri software di gestione alberghiera

Il software di gestione alberghiera è qualsiasi software progettato per migliorare le attività di gestione alberghiera. Con questo in mente, molti sistemi POS e il loro software potrebbero essere considerati un esempio di software di gestione alberghiera o potrebbero essere integrati con il software di gestione alberghiera esistente.

Leggi "Software di gestione alberghiera: quali sono i vantaggi per gli hotel?" se desideri saperne di più su cos'è un software di gestione alberghiera, come funziona e in che modo può avvantaggiare gli hotel e la loro gestione.

Sistemi POS e soluzioni software per hotel

I sistemi POS sono solo un esempio di sistemi all'interno di un hotel che possono essere migliorati attraverso un software per hotel di alta qualità. Altri esempi di sistemi e software per hotel che possono essere utili includono sistemi di gestione delle entrate (RMS), gestori di canali per hotel, chatbot per hotel e applicazioni per il check-in mobile.

Puoi esplorare un'ampia gamma di argomenti relativi alle soluzioni software per hotel e scoprire come queste soluzioni possono aiutare gli hotel a migliorare i processi interni, aumentare i risultati aziendali e migliorare l'esperienza per gli ospiti consultando il "Suggerimenti software per il settore alberghiero e dell'ospitalità" categoria.

Gli usi dei sistemi POS nel settore dell'ospitalità vanno ben oltre la semplice elaborazione dei pagamenti. Invece, i moderni sistemi POS sono parte integrante della comunicazione interna, consentendo alle aziende di monitorare con precisione i livelli delle scorte, il numero di vendite effettuate e le entrate associate, assistendo al contempo con analisi e reportistica.

I vantaggi dei sistemi POS per gli hotel

Nel settore alberghiero, i sistemi POS possono migliorare notevolmente il processo di pagamento, ma possono anche essere utilizzati in altre parti dell'hotel per effettuare ulteriori vendite e guadagnare entrate supplementari. Inoltre, un sistema POS può aiutare con l'upselling e il cross-selling, consentendo una migliore gestione dell'inventario, tra gli altri vantaggi.

Leggi il "6 vantaggi del software POS per hotel" articolo per uno sguardo completo ai vari vantaggi associati all'uso dei sistemi POS nel settore alberghiero, insieme a informazioni importanti su come dipendenti e dirigenti alberghieri possono assicurarsi di ottenere il massimo dai loro sistemi POS.

Tendenze attuali e future per i sistemi POS per ristoranti

All'interno del settore della ristorazione, i sistemi POS hanno diversi usi specifici, che possono aiutare a migliorare l'esperienza del cliente migliorando i processi interni. In particolare, alcune tendenze associate all'utilizzo di questi sistemi nei ristoranti includono l'autoordinazione, i ristoranti senza contanti e l'elaborazione dei pagamenti mobili.

Leggi il "Sistemi POS ristorante: tendenze recenti e future" articolo per esplorare in modo più approfondito il concetto di sistemi POS nei ristoranti, conoscere alcune delle tendenze esistenti ed emergenti in quest'area e scoprire come i sistemi POS possono migliorare l'esperienza del ristorante sia per i dipendenti che per i clienti.

Altri suggerimenti per far crescere la tua attività

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Questo articolo è stato scritto da:

Martijn Barten

Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.