Un revisore dei conti notturno dell'hotel ricopre uno dei ruoli più importanti all'interno di un hotel moderno, poiché gestisce molte delle attività critiche di fine giornata, comprese le attività di reception e di contabilità. In questo articolo potrai esaminare il ruolo svolto dalla tecnologia nell'assistere i revisori dei conti notturni, apprendendo allo stesso tempo alcune delle opportunità e delle sfide future.
Sommario:
- Che cos'è l'industria alberghiera?
- Cos'è un auditor notturno di hotel?
- Revisore notturno dell'hotel come parte del front office dell'hotel
- Processo di lavoro del revisore notturno dell'hotel
- Importanza della tecnologia nel settore alberghiero
- La tecnologia alberghiera incide sul ruolo del revisore dei conti notturni dell'hotel
- 3 vantaggi della tecnologia per i revisori notturni degli hotel
- Sfide e opportunità tecnologiche future per i revisori dei pernottamenti negli hotel
- Comprendere la tecnologia alberghiera
- Software essenziale per la gestione alberghiera
- I reparti più importanti dell'hotel
Che cos'è l'industria alberghiera?
Il settore alberghiero fa parte del più ampio settore dell'ospitalità e può essere descritto come un settore di servizi incentrato sulla fornitura degli ospiti alloggio. Tuttavia, in particolare, il settore alberghiero si riferisce alla fornitura di pernottamenti e servizi correlati a clienti paganti a breve termine.
Ciò significa che il Hotel l'industria non include alcun tipo di alloggio che offra soggiorni più permanenti. Tuttavia, include tipi di alloggio che non sono necessariamente hotel, con esempi che includono motel, B&B e ostelli. Pertanto, un revisore dei conti notturno di un hotel potrebbe tecnicamente lavorare in una di queste attività.
Nel "Settore alberghiero: tutto ciò che devi sapere sugli hotel!"articolo, puoi dare un'occhiata molto più da vicino a cos'è il settore e come significato dell'hotel è definito, i diversi tipi di proprietà nel settore e altro ancora.
Cos'è un auditor notturno di hotel?
Un revisore notturno dell'hotel è impiegato per lavorare nei turni notturni in un hotel e si assumerà alcune delle responsabilità chiave che normalmente vengono gestite dalla reception dell'hotel e dal reparto contabilità. La presenza di un revisore notturno in a attività alberghiera aiuta ad evitare situazioni in cui la reception deve rimanere chiusa durante la notte.
Sebbene una parte fondamentale del suo ruolo consista nel soddisfare le esigenze degli ospiti durante la notte, un revisore notturno è anche responsabile di effettuare una verifica del registro degli ospiti. Ciò può includere la riconciliazione di tutti i conti, l'elaborazione dei pagamenti degli ospiti, la raccolta della documentazione pertinente e la garanzia che tutte le informazioni finanziarie siano accurate e aggiornate.
Nel "Doveri e responsabilità del revisore notturno in hotel: tutto da sapere", potrai saperne di più su queste responsabilità di contabilità e reception e approfondire il concetto di audit notturno.
Video: descrizione del lavoro del revisore dei conti notturno dell'hotel
Revisore notturno dell'hotel come parte del front office dell'hotel
Come accennato in precedenza, una delle principali responsabilità di un revisore dei conti notturno di un hotel è quella di assumere i compiti principali della reception durante il periodo notturno. Ciò garantisce che gli ospiti abbiano comunque accesso all'assistenza e al supporto della reception se ne hanno bisogno durante i periodi in cui i dipendenti del front office più familiari sono fuori servizio.
In questo senso, un revisore dei conti notturno dell'hotel può essere considerato parte del front office dell'hotel. Questo è un reparto cruciale all'interno degli hotel moderni, che funge da volto dell'azienda. Spesso includerà personale della reception, personale della portineria, revenue manager, alcuni di quelli con compiti di pulizia, e alcuni dipendenti incaricati di fornire altri servizi agli ospiti.
Nel "Front Office dell'hotel: informazioni su attività, responsabilità, ruoli e altro" articolo, puoi leggere molto di più sul front office dell'hotel, come viene definito, i principali ruoli lavorativi e le principali attività svolte.
Processo di lavoro del revisore notturno dell'hotel
Il ruolo del revisore notturno dell'hotel risale a un'epoca precedente all'uso della moderna tecnologia alberghiera, il che significava che era essenziale eseguire manualmente un audit del registro degli ospiti e garantire l'accuratezza di tutte le informazioni finanziarie. Di solito questo veniva fatto durante la notte perché aveva senso effettuare l'auditing alla fine della giornata lavorativa.
Oltre a ciò, l'auditing notturno era un modo per ridurre le possibilità di interruzioni. Oggi, il ruolo rimane cruciale, ma le innovazioni tecnologiche, come Sistemi POS, o finanza e bilancio dell'hotel il software ha aiutato notevolmente alcune parti di esso. Sebbene gran parte dei dati finanziari di un hotel siano soggetti ad automazione, gli audit sono comunque preziosi.
In particolare, è importante che un revisore notturno dell'hotel confronti le transazioni finanziarie che la reception ha registrato nel corso della giornata con le transazioni effettive che si sono verificate. È anche importante verificare e confermare l'accuratezza di finanziamento alberghiero relazioni ed estratti conto.
Importanza della tecnologia nel settore alberghiero
Negli ultimi anni, il settore alberghiero è stato completamente trasformato dall’emergere di alcune tecnologie chiave. Esempi di tecnologia alberghiera che hanno avuto un impatto trasformativo sul settore in generale includono piattaforme di prenotazione online, app mobili, pagamenti contactless, Internet delle cose, tecnologia cloud e strumenti di automazione.
Per un revisore dei conti notturno di un hotel, quest'ultima categoria potrebbe essere la più significativa di tutte. Le moderne soluzioni software consentono di eseguire molte attività contabili in modo automatico anziché manuale calcoli. Ciò non solo aiuta a risparmiare tempo e fatica, ma può anche ridurre i problemi associati all’errore umano.
In definitiva, questa tecnologia ha contribuito a semplificare il ruolo del tipico auditor notturno di un hotel. Ha reso più semplice l’accesso alle informazioni più aggiornate e ha consentito l’utilizzo di documenti digitali al posto dei metodi cartacei.
La tecnologia alberghiera incide sul ruolo del revisore dei conti notturni dell'hotel
Nelle sezioni che seguono potrete conoscere due importanti esempi di tecnologia alberghiera. In entrambi i casi, questi strumenti stanno contribuendo a definire il ruolo moderno del revisore dei conti notturno di un hotel.
Sistema di gestione della proprietà (PMS)
Un sistema di gestione della proprietà, o PMS in breve, è un'applicazione che può essere utilizzata per un'ampia gamma di gestione alberghiera compiti. Tra questi ci sono la gestione delle prenotazioni, la gestione del check-in e del check-out degli ospiti, l'assegnazione delle camere agli ospiti, il controllo dell'occupazione attuale, la fatturazione ai clienti e la creazione di report.
Dato che un revisore notturno dell'hotel sarà responsabile dei rapporti con gli ospiti durante un tipico turno notturno, tutte queste funzionalità sono potenzialmente preziose. Utilizzando un PMS, un revisore notturno può accedere rapidamente e facilmente alle informazioni di cui ha bisogno, svolgere attività amministrative chiave e rispondere alle esigenze degli ospiti.
Video: Video Spiegazione del software di gestione della proprietà (PMS) | SALVA il tuo Hotel!
Software contabile e finanziario
Sebbene gli auditor notturni degli hotel debbano rispondere alle esigenze degli ospiti, gran parte del loro ruolo prevede ancora lo svolgimento di un audit notturno. I software contabili e finanziari possono quindi essere uno strumento utile, contribuendo ad automatizzare gran parte della raccolta dei dati, nonché alcuni calcoli e analisi dei dati.
In particolare, l'utilizzo di soluzioni software contabili e finanziarie consentirà al revisore dei conti notturno di un hotel di tenere sotto controllo le entrate e le spese. Permetterà inoltre al revisore dei conti di scomporre le entrate in modo che tutte le transazioni avvenute in un dato giorno siano contabilizzate. Molte di queste soluzioni aiutano anche nella rendicontazione finanziaria.
3 vantaggi della tecnologia per i revisori notturni degli hotel
Successivamente, vale la pena dedicare un po’ di tempo ad esplorare i principali vantaggi associati all’investimento in tecnologia utilizzabile dai revisori dei conti notturni degli hotel. In particolare, ci sono tre vantaggi principali che any proprietario dell'albergo dovrebbe essere a conoscenza.
1. Automazione e razionalizzazione delle attività
È impossibile esplorare i vantaggi della tecnologia moderna per un revisore dei conti notturno di un hotel senza toccare l’automazione. Un PMS dell'hotel e il relativo software finanziario consentiranno a un revisore di farlo raccogliere automaticamente dati rilevanti, eseguire rapidamente calcoli complessi e creare report professionali che possono essere utilizzati per verificare le informazioni finanziarie.
Il software consente inoltre agli auditor di semplificare molte delle attività che altrimenti richiederebbero molto tempo. Ciò include tutto, dal controllo dell'accuratezza dei resoconti finanziari all'assegnazione delle camere agli ospiti che arrivano in ritardo. Risparmiare tempo può essere particolarmente importante negli hotel affollati, dove i revisori potrebbero essere presi dalla fretta.
2. Maggiore efficienza e precisione
Strumenti come software di contabilità, software finanziario o un sistema di gestione della proprietà possono migliorare notevolmente l'efficienza con cui un revisore dei conti notturni di un hotel può svolgere i propri compiti principali. Questo allora libera più tempo da dedicare ad altri compiti, incluso far fronte alle diverse esigenze degli ospiti dell'hotel.
È anche importante sottolineare che il software può fornire una precisione maggiore di quella che sarebbe possibile affidandosi solo al revisore notturno dell'hotel. Questo perché i calcoli, i resoconti finanziari e le varie attività di front desk sono soggetti a errori umani. Il software può ridurre questi errori e migliorare la qualità complessiva dei vari operazioni alberghiere.
3. Miglioramenti all'esperienza degli ospiti
Anche l’introduzione di software moderni e altre innovazioni tecnologiche possono contribuire a migliorare l’esperienza degli ospiti. Ad esempio, gli strumenti moderni consentono esperienze di check-in e check-out molto più fluide. Un revisore notturno di un hotel può ora assegnare una stanza, fornire una chiave magnetica funzionante ed elaborare rapidamente le informazioni di pagamento.
Le app e gli strumenti di comunicazione dell'hotel offrono agli ospiti nuovi modi per raggiungere un revisore notturno dell'hotel e presentare richieste, porre domande o avvisarli di una situazione. La maggiore precisione ed efficienza associate ai moderni software forniscono anche un effetto a catena sull'esperienza degli ospiti, riducendo errori o ritardi frustranti.
Sfide e opportunità tecnologiche future per i revisori dei pernottamenti negli hotel
L’uso della tecnologia sta cambiando il ruolo del revisore dei conti notturno dell’hotel e ciò offre sia opportunità che sfide. Nelle sezioni seguenti puoi approfondire due principali opportunità e due sfide chiave.
Opportunità – Analisi dei dati
Gli hotel moderni possono raccogliere molti dati sui clienti e questa raccolta di dati inizia prima che l'ospite arrivi in hotel. Gran parte di questi dati vengono utilizzati per marketing alberghiero, ma fornisce anche spazio per il ruolo di revisore notturno dell'hotel per assumere una componente di analisi dei dati e i revisori possono anche mettere a frutto i risultati.
Ad esempio, un revisore notturno potrebbe utilizzare i dati dei clienti per rispondere in modo più intelligente alle richieste degli ospiti che pernottano o per personalizzare il check-in o il check-out degli ospiti. Le tecniche di analisi dei dati possono essere utilizzate anche per identificare le tendenze finanziarie, apprendere lezioni preziose e fornire consigli su come migliorare gli aspetti dell’hotel.
La sfida: la sicurezza informatica
Sebbene le innovazioni tecnologiche abbiano senza dubbio reso la vita più semplice in quasi tutti i reparti alberghieri, compresi i revisori dei conti notturni, questa tecnologia rappresenta una sfida quando si tratta di mantenere la sicurezza. Ciò è particolarmente importante quando si ha a che fare con i dati dei clienti e i dati finanziari, che sono obiettivi ovvi.
A volte, la responsabilità del mantenimento della sicurezza informatica può spettare al revisore notturno dell'hotel. Per i gestori di hotel, ciò significa che chiunque sia incaricato di effettuare controlli notturni dovrà seguire un certo livello di formazione sulla sicurezza informatica. Richiede inoltre investimenti in aree come l’archiviazione dei dati, il software di sicurezza informatica e l’ottimizzazione di protocolli di sicurezza alberghieri più ampi.
Opportunità – Miglioramento delle competenze
L'inclusione di nuove tecnologie all'interno di un hotel offre all'hotel l'opportunità di migliorare le competenze dei revisori notturni dell'hotel. Oltre alla suddetta formazione sulla sicurezza informatica, ciò può includere cose come insegnare agli auditor come utilizzare il PMS di un hotel o insegnare loro alcune tecniche di analisi dei dati più avanzate.
C'è una forte componente di servizio al cliente nel ruolo di auditor notturno dell'hotel, mentre potrebbe anche essere possibile migliorare le competenze degli auditor con competenze legate alle pulizie o manutenzione alberghiera. Ciò è vantaggioso sia per il dipendente che per l'hotel nel suo insieme, poiché fornisce possibili nuovi rami di carriera e aggiunge valore al revisore dei conti.
La sfida: la sicurezza del lavoro
Infine, nonostante i numerosi vantaggi che la tecnologia può offrire a un revisore dei conti notturno di un hotel, è importante comprendere che essa rappresenta anche una potenziale minaccia per la sicurezza del lavoro. Molti dei compiti che un hotel di cui è tradizionalmente responsabile il revisore notturno, ora possono essere eseguiti in modo più rapido, accurato e automatico tramite software.
I migliori auditor notturni stanno raccogliendo questa sfida, acquisendo nuove competenze per dimostrare il loro valore e imparando a lavorare insieme agli strumenti di automazione. Tuttavia, gli hotel potrebbero dover adottare misure per rassicurare i revisori dei conti notturni sulla sicurezza del lavoro o per fornire il tipo di formazione che li aiuterà a fornire valore aggiunto all'hotel.
Comprendere la tecnologia alberghiera
Il ruolo del revisore dei conti notturno dell'hotel non è l'unico lavoro all'interno degli hotel che viene modificato dalle nuove tecnologie. Gli hotel devono stare costantemente al passo con nuovi strumenti, nuovi software, nuove idee e novità approcci. Ciò può includere qualsiasi cosa, dalla comprensione dei modi in cui può essere implementata l’intelligenza artificiale, al tenere il passo con la più recente tecnologia Wi-Fi.
Nel "Tendenze della tecnologia alberghiera: 16 innovazioni imminenti che devi conoscere" articolo, potrai leggere circa 16 delle più importanti tendenze tecnologiche, dalla realtà virtuale alla robotica alberghiera e tutto il resto.
Software essenziale per la gestione alberghiera
A volte, un revisore dei conti notturno di un hotel potrebbe dover utilizzare un software di gestione alberghiera, come un sistema di gestione della proprietà. Detto questo, le soluzioni di gestione alberghiera si estendono molto oltre includono sistemi di gestione delle entrate, gestori dei canali di distribuzione e soluzioni di gestione della reputazione.
Nel "Soluzioni software di gestione alberghiera di cui ogni hotel ha bisogno", puoi esplorare a fondo le diverse opzioni di software di gestione alberghiera disponibili e apprezzare il motivo per cui sono così utili.
I reparti più importanti dell'hotel
In un certo senso, il ruolo del revisore dei conti notturno dell'hotel può essere visto a cavallo tra diversi reparti dell'hotel, tra cui il dipartimento finanziario e il front office. Indipendentemente da come vengono categorizzati, tutti i diversi reparti di un hotel devono avere una chiara comprensione delle proprie responsabilità e devono essere allineati nei propri obiettivi.
Nel "Dipartimenti alberghieri: scopri tutte le sezioni di un hotel", puoi esplorare i principali reparti di un hotel e capire dove i diversi ruoli lavorativi si inseriscono nel quadro più ampio della tua struttura.
Domande frequenti sull'Auditor notturno dell'hotel
Il ruolo del revisore dei conti notturno di un hotel è senza dubbio cambiato con l'emergere di nuove tecnologie, come i sistemi PMS e gli strumenti di automazione. Sebbene queste innovazioni pongano alcune sfide, offrono anche grandi opportunità per aumentare la produttività e la precisione, rendendo al tempo stesso molto più semplice la vita di un revisore.
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Ciao, sono Martijn Barten, fondatore di Revfine.com. Con 20 anni di esperienza nel settore dell'ospitalità, sono specializzato nell'ottimizzazione dei ricavi combinando revenue management con strategie di marketing. Ho sviluppato, implementato e gestito con successo revenue management e strategie di marketing per proprietà individuali e portafogli multiproprietà.
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