Meeting ed eventi Prenotazione online e suggerimenti per l'ottimizzazione del marketing

“Ah, l’enigma delle prenotazioni di eventi online. Innanzitutto, utilizzo il termine evento per QUALSIASI incontro formale (simposio, workshop, convegno, conferenza, attività sociale, ecc.). E questo da solo significa che il tuo sistema deve essere sufficientemente AMPIO da restringere le scelte per l'utente. Dovresti elencare ogni tipo di evento possibile come PRIMO passaggio di "migliore pratica", quindi restringere il campo per dimensioni, data, servizi specifici o luoghi (ad esempio, fronte spiaggia all'aperto, patio sul tetto, ecc.) in modo che più personalizzato sia l'evento. La richiesta di proposta (RFP) è quanto migliore è la sensazione dell'utente finale riguardo alla tua conoscenza della gestione degli eventi.

Il processo dovrebbe anche raccogliere informazioni nel formato più completo possibile in modo che il personale di vendita non sia costretto a fare ulteriori domande durante la prima chat virtuale o telefonata. Dovrebbero invece già sapere molto sull'evento e avere molte informazioni con cui chattare PRIMA di iniziare la conversazione introduttiva. Per me, i luoghi PIÙ preparati hanno già avuto diverse idee SOLO dal mio personale apporto di informazioni. Onestamente spingo in fondo alle scelte i luoghi in cui tornano da me con la loro prima chiamata o riunione Zoom come “Ciao. Ricominciamo da capo con il vostro incontro." Perché mai ho impiegato 20 minuti per inserire informazioni dettagliate?

Ancora una volta, poni domande pertinenti iniziando con un'ENORME varietà di possibilità di eventi e quindi utilizzando un sistema che pone strategicamente domande e informazioni di follow-up in base alla prima voce del tipo di evento. Successivamente, rispondi al cliente richiedente entro 12 ore, se possibile, o entro 24 ore al massimo. Ciò include i fine settimana e i giorni festivi. Qualcuno in tutto l'hotel deve essere in grado di monitorare questa piattaforma giorno e notte, 7 giorni alla settimana, 365 giorni all'anno.

Infine, vieni alla tua conversazione iniziale con un arsenale di materiali già preparati. Se le date non funzionano, dovresti comunque avere tutti gli altri elementi in modo da poter convincere il cliente che sei ottimamente preparato e che dovrebbe anche prendere in considerazione una settimana prima o dopo a causa della tua esperienza personale e capacità di trattarlo come un cliente .

Con il livello di sofisticazione della tecnologia odierna, se non personalizzi di conseguenza il processo di richiesta degli eventi online, uno dei tuoi concorrenti è destinato a farlo meglio e a portarti via i tuoi clienti potenziali (e quelli esistenti).

“A causa della pandemia, si è verificato un cambiamento drammatico nel panorama dei gruppi con l’aumento dei meeting planner non professionali e della cultura del lavoro a distanza. Molte aziende hanno deciso di non riportare in vita pianificatori dedicati e hanno riassegnato questi compiti agli amministratori e ad altri membri dello staff. L’elevato turnover ha aggravato il problema.

Le riunioni e gli eventi della maggior parte dei siti web degli hotel presuppongono che il visitatore sia un esperto pianificatore di riunioni privo di risorse utili o di un modo semplice per porre domande di base. È un'esperienza intimidatoria per molti nuovi al processo. Un'esperienza web altamente ottimizzata dovrebbe idealmente soddisfare entrambi i livelli di pianificazione.

Per i più esperti, offri loro la possibilità di gestire gran parte del processo nella misura in cui si sentono a proprio agio, inclusa la possibilità di prenotare piccoli incontri da soli.

Per il pianificatore non professionista, è tutta una questione di istruzione. Includi risorse approfondite, blog, domande frequenti e contenuti video. Inoltre, includi un modulo di base a quattro campi per domande di base e richieste semplici. Molto probabilmente non avranno le informazioni necessarie per compilare un lungo modulo RFP.

Alcuni dei nostri hotel riferiscono che ormai la metà del loro business proviene da potenziali clienti con poca o nessuna esperienza nella pianificazione di un evento”.

“Dal punto di vista dell’ospite/cliente, sarebbe molto utile un modulo di prenotazione sul sito web con prenotazione istantanea per l’utilizzo giornaliero delle sedi MICE. Richiede agli hotel di essere sinceri riguardo ai prezzi, agli extra opzionali, ecc., ma supporta anche un rapido processo decisionale. Andare avanti e indietro tra il reparto MICE e il cliente può richiedere molto tempo e richiede più risorse da parte dell'hotel. Inoltre, al giorno d'oggi, dover chiamare o inviare e-mail potrebbe rappresentare un ostacolo per alcuni.

Per richieste più complesse e/o soluzioni di fascia alta ha ovviamente senso avere un contatto personale per offerte e soluzioni su misura. È quindi possibile iniziare a costruire una relazione a lungo termine nella quale vale la pena investire.

Dal punto di vista del marketing, puoi sfruttare i vantaggi dei tuoi messaggi per attirare gli utenti, come "prenotazione facile", "last minute" o "soluzioni su misura", a seconda della complessità della prenotazione. Concentrarsi sulle piattaforme B2B per raggiungere i giusti decisori.”

“I siti web potenziati dall’intelligenza artificiale, dotati di chatbot interattivi guidati dall’intelligenza artificiale, forniscono supporto reattivo, rispondendo alle domande e assistendo con le prenotazioni. L'analisi predittiva personalizza l'esperienza di navigazione anticipando le preferenze dei clienti. I sistemi di prenotazione automatizzata semplificano le operazioni grazie alla sincronizzazione del calendario, all'assegnazione automatica delle camere e agli aggiornamenti in tempo reale. I tour virtuali che utilizzano la realtà aumentata aiutano a visualizzare gli spazi degli eventi in modo efficace. La personalizzazione prevede anche l’analisi dei dati da parte dell’intelligenza artificiale per personalizzare l’esperienza di prenotazione con raccomandazioni di pacchetti personalizzati e prezzi dinamici.

Nel marketing, l’intelligenza artificiale è fondamentale per individuare e coinvolgere potenziali clienti. Gli algoritmi di intelligenza artificiale consentono una pubblicità digitale mirata, identificando e raggiungendo efficacemente i potenziali clienti, in particolare sui social media e sui motori di ricerca. Le campagne e-mail automatizzate basate sull'intelligenza artificiale migliorano il coinvolgimento segmentando il pubblico e inviando messaggi personalizzati. Gli strumenti di intelligenza artificiale svolgono anche un ruolo chiave nell’analisi delle tendenze dei social media, aiutando nella creazione di contenuti che risuonano con il pubblico e automatizzando le risposte per un’interazione coerente. Inoltre, l’intelligenza artificiale migliora la personalizzazione dei contenuti su siti Web e social media e migliora il posizionamento nei motori di ricerca attraverso la SEO.

Le migliori pratiche includono la creazione di interfacce intuitive per siti Web e piattaforme di prenotazione, l'ottimizzazione per gli utenti mobili e l'utilizzo dell'intelligenza artificiale per stabilire cicli di feedback per raccogliere e analizzare il feedback dei clienti per un miglioramento continuo. È inoltre essenziale mantenere elevati standard di sicurezza e privacy, soprattutto nel rispetto delle leggi sulla privacy dei dati”.